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Tudo que você precisa saber sobre Definição de Metas para transformar sua empresa em uma “Tropa de Elite” dos resultados

Publicado dia 16 de Março de 2016

Seja no trabalho, no lazer, nos esportes ou qualquer outra área, a definição de metas faz parte de nosso cotidiano. O salário que queremos ganhar, os quilos que queremos perder, os quilômetros que queremos correr e por ai vai… De forma geral, nossa vida é recheada de metas (e planos de ações para alcançá-las).

Trazendo isto para o mundo corporativo, um assunto que nunca sai de moda são os indicadores de desempenho, sejam eles criados e acompanhados utilizando como suporte o BSC, os OKR, a Gestão Orçamentária ou qualquer outra metodologia de seu agrado.

Mas de nada adianta controlar indicadores se não definirmos um valor planejado para eles. Sendo assim, a definição de metas para cada um dos indicadores é fundamental para que o ciclo de gestão de sua empresa seja feito com sucesso.

Entretanto a definição de metas pode ser bastante traiçoeira se não for feita da maneira correta. São vários pormenores a observar… Na prática, esta sensibilidade se desenvolve à medida que o modelo de gestão vai ficando mais maduro, e que a equipe vai se acostumando a medir seu próprio desempenho.

Para auxiliar nesta missão preparamos este artigo que é um guia completo da definição de metas, com conceitos, dicas, cuidados e melhores práticas para sua empresa não errar na hora de elaborar os planos. Bom proveito!

Diferença entre metas e objetivos

Antes de começarmos a falar sobre a definição de metas propriamente dita, é preciso entender bem o que é uma meta, pois algo muito comum ao começar a trabalhar orientado a metas é a confusão entre metas e objetivos.

Você pode conferir os conceitos detalhados de metas e objetivos no dicionário Michaelis (ou em outro de sua preferência), mas de forma simplificada podemos definir que objetivos fornecem uma direção, enquanto as metas são objetivos quantificados.

Meta nada mais é que uma posição no futuro relacionada a tempo e valor, que exige algum grau de esforço e dedicação para ser alcançada.

Por exemplo, para um time de futebol teremos como:

  • Objetivo: ganhar o campeonato estadual.
  • Meta: vencer 80% dos jogos como mandante e 60% dos jogos como visitante.

Já para uma família que ainda não possua casa própria, podemos pensar em:

  • Objetivo: sair do aluguel.
  • Meta: adquirir uma casa de 100m² no bairro Jardim dos Anjos pelo valor máximo de R$ 200.000,00 até o dia 31 de Outubro de 2016.

Definição de Metas SMART

Seja na hora de criar o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional, montar o Planejamento Financeiro Empresarial ou mesmo criar os Planos de Ações para sua empresa, uma grande parcela do sucesso na execução já começa muito antes, na definição das metas e objetivos.

E como sabemos, metodologias e “frameworks” costumam ajudar muito na Gestão Empresarial, afinal, carregam o aprendizado de várias pessoas e empresas, com os erros e acertos de anos sendo acumulados para o aprimoramento do modelo.

Neste sentido, uma das metodologias mais famosas e utilizadas no mundo todo é a definição de Metas e Objetivos SMART, que você pode conferir na imagem abaixo:

definição de metas

A estratégia SMART define 05 critérios simples que você deve levar em consideração ao criar metas para os planos de sua empresa. São eles:

  • S – Específicos (Specific): as metas devem ser formuladas de forma específica e precisa, sem margem para ambiguidade ou dupla intepretação;
  • M – Mensuráveis (Measurable): as metas devem ser definidas de forma a poderem ser medidas e analisadas em termos de valores ou volumes. Precisam ser quantificáveis;
  • A – Atingíveis (Attainable): a possibilidade de concretização das metas deve estar presente, ou seja, devem ser alcançáveis;
  • R – Realistas (Realistic): as metas não devem pretender alcançar fins superiores aos que os meios permitem;
  • T – Temporizáveis (Time-bound): as metas devem ter prazo e duração bem definidos.

Veja abaixo a definição de uma meta de faturamento considerando a metodologia SMART:

“Obter 15% de crescimento, chegando à R$X milhões de faturamento até o fim de 2016”

Observe que a meta é: específica, pois foi descrita claramente; mensurável, pois tem uma métrica associada (o faturamento); atingível, pois o valor a ser colocado considera valores de outros anos e os esforços planejados para o período; realista, pois um aumento de faturamento é viável, desde que o plano e o investimento o suportem; e temporizável, já que possui data de conclusão especificada.

Missão dada é missão cumprida!

Uma vez definido um conjunto de metas para sua empresa, são estas metas que devem ser utilizadas como balizadores e serem perseguidas a todo custo! Toda a equipe precisa estar alinhada em busca de um mesmo objetivo e focada em atingir as metas, do contrário não há motivos para estabelecê-las.

definição de metas

Vamos tomar como exemplo que você decidiu viajar para conhecer a Bolívia e para isto definiu como meta pessoal “economizar R$ 10.000 nos próximos 6 meses”, ou seja, um pouco menos de R$ 1.700 por mês. Com base nesta meta, vamos você criou um plano de ações com iniciativas para reduzir algumas de suas despesas pessoais e pensou também algumas formas de gerar receita adicional com a venda de cupcakes.

Vamos imaginar que passados dois meses desde que iniciou seu plano de ações, você só guardou R$ 2.000 quando deveria estar com no mínimo R$ 3.400 guardados. Quando foi  analisar as causas do desvio, percebeu que o valor que está conseguindo com a venda de cupcakes está muito abaixo do esperado e o custo de produção está mais alto do que você previa.

Em posse desta informação, é muito provável que você faça uma mudança nos planos, buscando outras alternativas para gerar receita extra, não é mesmo? Talvez busque uma forma de comprar ingredientes mais baratos, pense em formas de aumentar as vendas ou até mesmo decida abandonar a venda de cupcakes e partir para venda de outro produto. Mas uma coisa é certa: você vai fazer de tudo para bater sua meta e poder atingir seus objetivos, não é mesmo?

Na Gestão Empresarial, precisamos pensar da mesma forma. Uma vez estabelecida uma meta, vamos definir um plano de ações (preferencialmente utilizando o 5W2H) com os projetos e iniciativas a serem executados para nos levar a atingir as metas.

Em alguns casos, como no exemplo da viagem acima, pode ser que passado algum tempo, identifiquemos que os planos de ação não estão contribuindo para chegar mais perto de bater as metas. Em casos como estes, as ações devem ser alteradas (buscando outras ideias), mas nunca devemos alterar as metas, afinal, missão dada é missão cumprida!

Perseguindo as metas sem atropelar suas crenças!

Quando falamos que “as metas devem ser perseguidas a todo custo”, precisamos abrir aqui um parêntese para explicar isto um pouco melhor e não deixar margem para ambiguidade ou dupla interpretação.

Existem muitas formas de atingir um objetivo e batermos nossas metas, mas precisamos ter em mente quais são os princípios ou crenças que servem de guia para os comportamentos, atitudes e decisões de todas as pessoas na empresa, envolvidas na busca dos seus objetivos e metas. A estes princípios e crenças, damos o nome de valores.

Além dos valores convencionalmente aceitos e esperados pela sociedade em geral (como honestidade, integridade, responsabilidade, etc.), toda empresa tem definido (ou deveria ter) o seu próprio conjunto completar de valores, dos quais não abre mão em hipótese alguma, independente das metas e objetivos estabelecidos.

Ter um conjunto de valores definido e publicado, além de orientar todos na empresa sobre as atitudes e comportamentos que são inaceitáveis, também contribui para manter todos resilientes e focados missão e visão da companhia.

Para se aprofundar mais neste assunto, recomendamos (muito!) o artigo Missão, Visão e Valores – A forma mais simples e poderosa de inspirar, motivar e engajar todos em sua empresa.

Acompanhamento

Ao longo dos tópicos anteriores já fomos soltando alguns “spoilers”, então você já deve ter percebido que outro ponto fundamental para o sucesso de sua organização ao trabalhar com metas está relacionada ao processo de acompanhamento destas metas. Podemos arriscar a dizer que sem um acompanhamento constante, perde-se quase que totalmente a efetividade da definição de metas.

Acompanhar os resultados de uma empresa significa muito mais que saber se o planejamento está sendo alcançado. Este é o momento onde o alinhamento em torno dos objetivos da empresa se torna cada vez mais vivo, é onde sua empresa tem a oportunidade de unir todos em busca de uma causa maior.

E como sempre, conhecer quais as ferramentas adequadas utilizar em cada momento pode fazer muita diferença. Para o processo de acompanhamento, o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma das técnicas mais indicadas para as etapas de checagem dos resultados e das definições de ações corretivas, que definirão um novo ciclo de planejamento posteriormente.

Sendo assim, ao acompanhar suas metas, algumas perguntas que devem ser feitas são:

  • A meta está sendo atingida?
  • Se sim, como podemos evoluir e melhorar?
  • Se não, qual é a causa desse desvio?

Existem inúmeras técnicas para análise de causa de um desvio, como o Ishikawa (o famoso diagrama de espinha de peixe), Pareto, a técnica dos 5 porquês, entre outros. Entretanto estas técnicas se aplicam quando a empresa tem maior maturidade de análise de processos. Em casos mais simples, a análise pode partir direto para a definição da ação, até porque no início do trabalho de gestão, a sensibilidade dos gestores é sempre um fator de extrema importância.

Além disto, é fundamental também uma ferramenta de visualização e comunicação adequada. Um mapa estratégico com os objetivos coloridos, ou um dashboard de indicadores com cores que indiquem se as metas dentro dele estão sendo atingidas ou não, são as maneiras mais utilizadas. Mas não precisa de tecnologia de ponta, nem nada muito sofisticado: um quadro na parede com post-its já pode ser o suficiente.

Revisões das metas

Às vezes as coisas saem pior do que planejamos e precisamos revisar os planos. Outras vezes as coisas saem muito melhor do que imaginávamos e… também precisamos revisar os planos!

Sim, isto mesmo!  Afinal, se mês após mês os resultados não estão saindo como o esperado, pode ser que os planos tenham sido muito ousados e precisarão ser revistos. Mas se por outro lado está muito fácil bater as metas, porque não aproveitar a oportunidade de melhorar ainda mais os resultados da empresa?

Além disto, o mundo muda, sua empresa muda e os planos acabam ficando desconexos com o novo cenário interno ou externo da empresa. Normal, natural e não há nada de errado nisto. Errado está não revisar e atualizar seu planejamento.

Inclusive, escrevemos um post sobre Revisões Orçamentárias que entra a fundo neste tema e recomendamos a leitura.

Mais algumas dicas para definição de metas

Para fechar, separamos algumas dicas extras para você não errar na definição de metas para você, sua equipe e sua empresa:

  • Não deixe para ultima hora. Deixar para definir as metas do próximo ano (semestre ou mesmo trimestre) para última semana pode ser arriscado e comprometer bastante a qualidade dos resultados.
  • Clareza e objetividade: além de ser feito com calma e organização, é importante que o planejamento seja claro e objetivo, sem muita complexidade e metas mirabolantes. Faça-o de maneira simples e não crie muitas estratégias.
  • KISS (Keep It Simple): quanto mais simples, maiores as chances de todos entenderem os planos e a empresa obter os resultados esperados. Quando mais complexos os planos, mais reduzirão suas chances de sucesso.
  • Disciplina: a definição, o planejamento e a execução das metas exigem disciplina! Apesar de a ferramenta ser conceitualmente simples, é necessário algum esforço para que a empresa consiga ter total domínio dela no primeiro ano.
  • Melhoria contínua: todos os problemas com a aplicação da ferramenta devem ser anotados e documentados para que sejam sanados na definição das metas para o próximo ano. Faz parte do processo de aprendizado e disciplina de todos na organização.
  • Saiba o que esperar: tenha clareza do que realmente importa para empresa, com sabedoria para separar meio e fim, causa e consequência. Determinando que o objetivo é “aumentar as vendas”, todos na empresa se voltarão para isso. É possível que haja um descuido com as saídas de caixa, e, no final do ano, mesmo tendo registrado um aumento nas receitas, os lucros poderão ter caído. Por outro lado, estipulando o “aumento do lucro” como objetivo, toda a empresa pode se voltar para o corte de custos. Isso pode até aumentar o lucro no ano, mas pode prejudicar o negócio no médio e longo prazo, pois a empresa pode parar de investir em “despesas” que responderão por aumento de vendas ou eficiência no futuro. Sempre avalie as implicações positivas e negativas de uma meta e se o que você determinou é uma causa ou uma consequência, um meio ou o fim para que o objetivo maior seja atingido.
  • “Arrojo com os pés no chão”: uma meta não é um desejo ou um sonho e o grande segredo para que uma empresa atinja suas metas começa já na definição. A meta não pode ser um achismo, fruto da intuição, mas o resultado de uma pesquisa que deve ser feita em seus registros contábeis, relatórios operacionais e gerenciais.
  • Envolva as pessoas: desdobre a meta em iniciativas pessoais. Em empresas de maior porte pode existir um desdobramento intermediário em departamentos ou áreas, mas em empresas de menor porte, pode ser ainda melhor desdobrar diretamente por pessoas. Faça com que cada um conheça seu papel em relação aos resultados globais. Discuta a meta e seus desdobramentos com as pessoas que ficarão responsáveis por atingi-la. Sente-se com as pessoas e deixe claro o que espera delas com relação às iniciativas e qual o impacto de cada meta individual nos resultados gerais da organização.

E uma ultima dica: o Balanced Scorecard (BSC) é uma das metodologias mais simples de entender e colar em prática se você quer começar a trabalhar com indicadores de desempenho e com a definição de metas de forma colaborativa e integrada.

Então se você quer se aprofundar no assunto, aproveite para fazer o download do e-book gratuito que lançamos em parceria com a Syhus e Strategy Manager clicando na imagem abaixo:

Balanced Scorecard na Prática

No e-book, além de abordar com bem mais detalhes as teorias básicas, você terá contato com exemplos, templates e principalmente com o que vemos em relação às melhores práticas de mercado no uso do BSC na gestão estratégica.

Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!

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