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Erros em planilhas: os 6 maiores fiascos da história

Renata Freitas de Camargo

Durante os Jogos Olímpicos de Londres, em 2012, um pequeno deslize em uma planilha quase causou um caos logístico. Um membro da equipe responsável pela contagem de ingressos digitou "2" em vez de "1" em uma célula, dobrando acidentalmente o número de assentos disponíveis para o nado sincronizado. O erro passou despercebido até que 10 mil ingressos a mais já haviam sido vendidos para um espaço que não existia.

Felizmente, o problema foi identificado antes das competições, e os torcedores prejudicados foram realocados para outros eventos olímpicos. Mas o susto deixou uma lição importante: um simples número digitado incorretamente em uma planilha pode ter consequências reais e caras.

Se esse erro aconteceu em um dos eventos mais organizados do planeta, você consegue imaginar o que pode acontecer no dia a dia de uma empresa? Embora o Excel seja uma ferramenta poderosa e amplamente utilizada em áreas como finanças, contabilidade e planejamento, ele também é extremamente suscetível a falhas humanas. Basta um número fora do lugar, uma fórmula quebrada ou um copiar e colar descuidado para gerar prejuízos.

Neste artigo, reunimos alguns dos maiores fiascos da história causados por erros em planilhas, provando que, quando o controle é feito à mão (ou melhor, célula por célula), o risco de falha é bem maior do que se imagina.

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    Os maiores fiascos da história causados por erros em planilhas

    Pesquisas indicam que 80% das planilhas contêm erros. O dado serve como um alerta importante: erros em planilhas são muito mais comuns do que se imagina, e quando essas ferramentas são utilizadas para embasar decisões estratégicas ou financeiras, o risco aumenta.

    Sabe aquela história de “quanto maior a altura, maior a queda?”. A seguir, compartilhamos com você os maiores fiascos da história que levaram empresas mundialmente conhecidas a terem uma queda como se tivessem despencado de um penhasco.

    1 - Crypto.com: reembolso errado de US$ 10,5 milhões (2021) 

    Em maio de 2021, uma das maiores corretoras de criptomoedas do mundo, a Crypto.com, deveria realizar um reembolso de US$ 100 para uma cliente na Austrália. No entanto, um funcionário cometeu um erro que entraria para a história: uma digitação incorreta fez com que, em vez de US$ 100, a empresa transferisse US$ 10,5 milhões para a conta da cliente. 

    E o mais surpreendente nessa história? O erro só foi identificado sete meses depois. Nesse meio tempo, a cliente já havia usado parte do dinheiro para comprar uma mansão de luxo de cinco quartos no valor de AUD $ 1,35 milhão, e transferido fundos para outras contas, incluindo a de sua irmã. 

    2 - Lazard: erro de US$ 400 milhões na venda da SolarCity para a Tesla (2016)

    O banco de investimentos Lazard foi contratado para assessorar a venda da SolarCity para a Tesla, uma transação de US$ 2,6 bilhões. Entretanto, um erro na planilha de avaliação acabou aplicando um desconto indevido de cerca de US$ 400 milhões no valor da empresa.

    A falha aconteceu na contabilização de certas obrigações da SolarCity. Para entender, a análise contabilizou erroneamente algumas das obrigações esperadas da empresa, contando-as duas vezes. 

    Este caso demonstra como erros em planilhas financeiras podem afetar significativamente valuations e negociações de fusões e aquisições, potencialmente alterando o curso de transações bilionárias e afetando a confiança dos investidores. 

    3 - Fidelity Investments: um sinal ausente e US$ 2,6 bilhões de confusão (1995)

    Durante a preparação do relatório anual, um analista da Fidelity esqueceu de inserir um sinal de menos (-) ao registrar uma perda de US$ 1,3 bilhão. O erro transformou a perda em um ganho ilusório, levando a empresa a anunciar dividendos que, na prática, não existiam.

    Felizmente, o erro foi detectado antes que o pagamento fosse feito, mas o estrago na imagem da empresa e a mobilização interna foram grandes. Este caso de erros em planilha se tornou um exemplo clássico de como um único caractere ausente pode ter consequências financeiras enormes e afetar a reputação de uma instituição respeitada. 

    4 - JPMorgan Chase: a “Baleia de Londres” e a perda de US$ 6,2 bilhões (2012)

    Em um dos casos mais conhecidos do mercado financeiro, erros em uma planilha de Excel foram apontados como um dos fatores que contribuíram para perdas bilionárias da JPMorgan. Um modelo com fórmulas incorretas subestimou os riscos das posições assumidas por um trader em Londres, Bruno Iksil, apelidado pela imprensa de Baleia de Londres.

    Quando investigaram a causa do desastre, descobriram que o modelo de risco utilizado envolvia cópia e colagem manual de dados de várias planilhas diferentes. As fórmulas não haviam sido ajustadas corretamente, levando a uma avaliação de risco completamente equivocada. 

    O resultado? Iksil acabou perdendo pelo menos US$ 6,2 bilhões para a empresa. A JPMorgan foi multada em US$ 920 milhões, e o salário do CEO foi cortado pela metade em 2012, de US$ 23 milhões para US$ 11,5 milhões. 

    Este caso se tornou um dos exemplos mais notórios de como erros em planilhas podem afetar até mesmo as instituições financeiras mais sofisticadas do mundo.

    5 - Fannie Mae: ajuste contábil equivocado de US$ 1,1 bilhão (2003)

    A Fannie Mae, gigante do financiamento hipotecário nos Estados Unidos, declarou em um comunicado de imprensa que havia descoberto um erro de US$ 1,136 bilhão no patrimônio total dos acionistas. A falha foi atribuída a "fórmulas incorretas e controles inadequados" , uma combinação perigosa quando se lida com bilhões.

    O caso reforçou a importância de revisões e auditorias frequentes, principalmente em instituições financeiras.

    6 - TransAlta – Erro em planilha de "Cortar e Colar" de US$ 24 milhões (2003) 

    A TransAlta, uma das maiores geradoras de energia do Canadá, sofreu um prejuízo de US$ 24 milhões. Um deslize na função “copiar e colar” em uma planilha do Excel levou a empresa a adquirir contratos de hedge de transmissão de energia nos EUA a preços mais altos do que o previsto.

    Durante uma teleconferência com investidores, o então CEO Steve Snyder foi direto ao explicar a situação. O problema foi “literalmente um erro de copiar e colar em uma planilha do Excel, que passou despercebido durante o processo de classificação final das ofertas”.

    O caso é um alerta claro: mesmo tarefas rotineiras em planilhas podem ter consequências graves quando não há revisões, validações e processos de controle adequados. 

    👉 Excel para Projeções Financeiras: será que esta é a melhor opção para sua empresa?

    Por que os erros em planilhas ainda acontecem?

    Os exemplos de erros em planilhas mostram que os fiascos acontecem até com empresas que, pelo menos em teoria, deveriam ter todos os controles em prática. No entanto, como você acompanhou, a realidade é bem diferente.

    O que chama ainda mais atenção nas histórias compartilhadas é que as falhas não foram causadas por fórmulas mirabolantes ou cálculos complexos. Pelo contrário, elas aconteceram devido a simples descuidos. Esses descuidos foram causados por: 

    Falhas humanas

    O fator mais básico e, ironicamente, o que pode causar mais problemas, é a ação humana. 

    Se você observar as histórias acima, a maioria dos grandes fiascos começa com um erro pequeno que passou despercebido: um número digitado errado, uma fórmula arrastada incorretamente, um “copiar e colar” malfeito, entre outros.

    Fórmulas manuais sem verificação 

    O caso da JPMorgan Chase ilustra bem isso. O modelo de risco envolvia cópia e colagem manual de dados entre várias planilhas, criando fórmulas desajustadas e, consequentemente, inúmeras oportunidades para erros. Sem processos robustos de verificação, esses erros em planilhas podem passar despercebidos até que seja tarde demais.

    Falta de padronização

    Infelizmente, ainda existem muitas empresas que carecem de processos padronizados. Assim, cada pessoa cria planilhas à sua maneira, o que dificulta a leitura, manutenção e auditoria. Em ambientes colaborativos, isso se torna um terreno fértil para versões desencontradas (é o que acontece quando duas pessoas trabalham na mesma planilha ao mesmo tempo, mas uma não tem conhecimento do que a outra está fazendo).

    Ausência de revisão por pares 

    Em vários dos casos mencionados, uma simples revisão poderia ter identificado o erro antes que danos fossem causados. No entanto, muitas organizações tratam a criação de planilhas como tarefas individuais, em vez de processos críticos. Por conta disso, não implementam a revisão por pares.

    Limitações técnicas 

    Esse problema pode ser ilustrado com um outro caso real, que aconteceu durante a pandemia de COVID-19. A Public Health England (PHE), órgão responsável pela saúde pública na Inglaterra, teve a não contabilização de quase 16 mil casos positivos de COVID-19 entre 25 de setembro e 2 de outubro de 2020. 

    O problema foi causado por um dos laboratórios que realizava os testes. Os resultados deste laboratório eram reportados em um arquivo CSV, que posteriormente era carregado no Excel. Como o Excel tem um limite para o número de linhas que podem ser lidas (1.048.576 linhas nas versões mais recentes), a última parte do arquivo CSV não foi incluída, e os resultados positivos foram, portanto, perdidos. 

    Além de o erro ter distorcido as estatísticas oficiais da pandemia, também comprometeu o rastreamento de contatos, potencialmente permitindo que o vírus se espalhasse mais rapidamente. O caso destacou as limitações técnicas das ferramentas de planilha quando usadas para processar grandes volumes de dados críticos. 

    Erros em planilhas: o que que aprender com eles?

    Errando é que se aprende, não é mesmo? Muito mais do que prejuízos milionários, os maiores fiascos da história são alertas valiosos para empresas como a sua. Afinal de contas, se gigantes em seu setores tropeçam e cometem erros em planilhas, o que dizer de nós, meros mortais?

    A seguir, reunimos dois grandes aprendizados retirados das histórias de (in)sucesso:

    1 - Implementação de processos de verificação e validação

    Pequenos erros, grandes problemas. Como você viu, um número no lugar errado, um sinal incorreto ou uma célula trocada podem distorcer os relatórios, gerar decisões equivocadas e causar prejuízos sérios. Para evitar isso, é importante que as organizações implementem processos formais de verificação e validação para planilhas. 

    Entenda que aqui não queremos dizer que somos contra as planilhas (mais abaixo falaremos sobre isso). O problema é quando se pensa que elas foram feitas para lidar sozinhas com processos críticos, sem nenhuma segunda camada de checagem. Ter uma rotina estruturada de revisões, testes de fórmulas, auditorias periódicas e até automações para alertar sobre inconsistências ajuda a minimizar erros antes que seja tarde demais.

    2 - Automação de tarefas repetitivas

    Não é somente no setor financeiro que as tarefas repetitivas são suscetíveis a erros. No caso das planilhas, muitos erros ocorrem na entrada de dados ou no famoso “copia e cola”. Ao automatizar essas tarefas a empresa diminui a dependência da digitação. Como resultado, isso pode reduzir significativamente a probabilidade de erros humanos. 

    Ferramentas que integram dados, padronizam operações e oferecem validações automáticas podem evitar muitos dos cenários descritos neste artigo. Para complementar o tema, não deixe de ler:

    👉 Utilizar ou não Planilha de Orçamento? Veja os 5 perigos em utilizar planilhas para fazer a Gestão Orçamentária

    Quando é hora de abandonar as planilhas (e os erros)?

    Mais uma vez: não somos contra as planilhas. Elas são ótimas aliadas quando o processo é simples, centralizado e o volume de dados é pequeno. O problema começa quando o cenário muda.

    À medida que o volume de dados cresce, fica evidente a necessidade de uma solução mais escalável. Outro sinal claro de que chegou a hora de evoluir é quando diferentes usuários ou departamentos precisam colaborar com os mesmos dados. Por exemplo, em uma empresa que precisa consolidar informações de vendas, do financeiro, do estoque e da produção para elaborar o orçamento, usar planilhas isoladas dificulta a visão completa e aumenta as chances de erro.

    E talvez o sinal mais gritante: o tempo perdido. Se o time financeiro está gastando horas apenas para manter, revisar e corrigir planilhas, é porque os limites práticos desse modelo já foram ultrapassados.

    Em resumo, estes são os principais sinais de que é hora de aposentar as planilhas:

    Qual é o passo seguinte às planilhas?

    Automatizar. Mais do que uma tendência, é uma necessidade para organizações que buscam agilidade, precisão e eficiência na tomada de decisões.

    Sim, o Excel democratizouo planejamento orçamentário. Mas à medida que as empresas crescem, os desafios também aumentam, e as planilhas deixam de ser suficientes. Sem dados confiáveis e integrados, há mais chances de erros e os prejuízos se tornam reais (como nos fiascos que mostramos neste conteúdo).

    Portanto, quando uma organização se dá conta de que as planilhas não estão mais ajudando, é hora de partir para soluções mais robustas. 

    O exemplo da Mosarte

    A Mosarte é uma empresa catarinense referência no mercado de revestimentos especiais, mosaicos e porcelanatos de alto padrão. A empresa fazia todo o seu orçamento em planilhas de Excel e, por esse motivo, tinha muita dificuldade em integrar os dados. 

    Márcio Reis, gerente de controladoria da Mosarte, explica no vídeo abaixo como a empresa superou esse desafio e encontrou uma solução mais eficaz:

    Aqui você pode ler o case completo, mas como você viu no vídeo, no exemplo da Mosarte a solução encontrada para resolver seus problemas foi o Treasy. A ferramenta automatiza muitos dos processos manuais que são propensos a erros em planilhas, como consolidação de dados, cálculos e geração de relatórios. 

    No que diz respeito à colaboração, o sistema permite que diferentes departamentos e usuários colaborem ao mesmo tempo, e possui controles rigorosos sobre quem pode acessar e modificar quais dados. Isso elimina os riscos do compartilhamento de arquivos e melhora a governança dos dados orçamentários.

    👉 15 motivos para investir em uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa

    Planejamento orçamentário mais estruturado

    Para contar um planejamento estruturado, as planilhas não são indicadas. A Mosarte sabia disso e com a automação conseguiu estruturar melhor seu processo orçamentário, reduzir o retrabalho e aumentar a confiança nos dados usados para tomada de decisão. 

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    Concluindo

    Os erros aparentemente pequenos em planilhas podem ter consequências enormes, desde perdas financeiras significativas até danos à reputação e implicações regulatórias. Embora os exemplos que compartilhamos não sejam tão comuns, eles são um alerta dos riscos ao uso de planilhas.

    Se a sua empresa está crescendo e as limitações do Excel começaram a ficar visíveis, como tempo elevado para extrair informações e enviar aos gestores, erros, inconsistências de dados e outros, é hora de agir. Somente assim a sua organização dará um passo importante rumo ao crescimento sustentável. 

    Então, nossa dica final é: avalie criticamente sua dependência de planilhas, identifique áreas de risco e considere implementar soluções mais robustas para seus processos financeiros. Para saber mais, aproveite que está aqui e leia o artigo:

    Como escolher a Solução de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa