O que as finanças corporativas e a Amazon Go têm em comum

Neste artigo

Gargalos comuns que afetam as equipes de finanças
Quais são os gargalos financeiros causados pelo uso de processos e ferramentas manuais?
O consumidor da Amazon X o consumidor financeiro

Recentemente, a Amazon divulgou a inauguração de sua tão aguardada primeira loja de conveniência sem caixa, a Amazon Go. Combinando alta capacidade de rastreamento em conjunto com uma tecnologia inovadora por meio do aplicativo Amazon Go, a recém-inaugurada loja em Seattle permite que os consumidores comprem produtos sem precisar esperar na fila do caixa para pagar.

Amazon GO

Na opinião do Chefe de soluções financeiras da Anaplan, Tony Levy, não é a economia de tempo que mais impacta na evolução da experiência do consumidor, mas sim, o conceito que a Amazon Go representa: o uso da tecnologia para agilizar processos e remover gargalos.

Para o consumidor, o operador de caixa é retratado como uma das causas desse processo de gargalo, pois, está sujeito a vulnerabilidades técnicas como o uso de sistemas ou até mesmo na falta de pessoas que estejam capacitadas para executar as demandas de tarefas. Em ambos os casos, estes problemas de processo podem resultar ao consumidor um longo tempo de espera.

Processos de gargalo e entrega de tempo não afetam somente consumidores de lojas de conveniência. Eles desafiam também equipes de finanças dentro do seu próprio ambiente de trabalho. E, como na Amazon, essas equipes também podem utilizar da tecnologia para automatizar processos e ajudar a eliminá-los. Confira como isso é possível nesse texto!

Gargalos comuns que afetam as equipes de finanças

Antes de partimos para o assunto que nos propomos, confira o vídeo que como ficou a loja Amazon Go.

Vídeo · YouTube

Nos dias de hoje, as organizações estão evoluindo cada vez mais seus modelos operacionais. Em muitos casos, influenciadas por fatores que simplesmente não existiam há 10 anos atrás, como por exemplo: o crescimento da globalização, a valorização cada vez maior da análise de conjunto de dados, os avanços tecnológicos, as mudanças regulatórias e as mudanças demográficas. Em outros casos, as organizações estão direcionando forças em buscar crescimento do negócio com os mesmos - ou até menos - recursos.

No entanto, conforme as organizações evoluem em condições emergenciais de mercado, os processos de planejamento financeiro estão - em grande parte - permanecendo intactos.

Uma recente pesquisa da Harvard Business Review aponta que 9 em cada 10 empresas nos dias atuais ainda utilizam planilhas para fazer seu planejamento. De acordo com a pesquisa, o uso deste tipo de ferramenta impede que os executivos colaborarem de forma ágil e efetiva no processo e que a empresa responda de forma rápida às mudanças do mercado.

Quais são os gargalos financeiros causados pelo uso de processos e ferramentas manuais?

O Processo Orçamentário anual é um exemplo. Quando executado por meio de planilhas, torna-se rapidamente uma atividade trabalhosa que requer um tempo significativo para a coleta e validação das informações vindas por meio das centenas de planilhas complementares que representam as várias fontes de dados.

Escrevemos um artigo bem completo sobre o uso da planilha no Orçamento, confira: Utilizar ou não Planilha de Orçamento? Veja os 5 perigos em utilizar planilhas para fazer a Gestão Orçamentária.

O acompanhamento mensal é outro exemplo. A maioria das empresas continua dependendo das planilhas para obterem suas previsões mensais, o que aumenta a demanda de equipe, tempo e está propenso a erros humanos.

A racionalização desses processos por meio da tecnologia automatizada permite por exemplo, que uma organização transfira o tempo investido em alimentar planilhas para recursos significativos como, direcionar seus analistas da área de finanças à tomada de decisões mais estratégicas e de maior valor agregado

Nesse infográfico que criamos, fizemos um comparativo de como seria o Processo Orçamentário com o uso de uma planilha X o uso de um Software de Gestão Orçamentária. Para conferir, basta clicar na imagem a seguir:

O consumidor da Amazon X o consumidor financeiro

Uma das razões por trás do sucesso da Amazon é a sua capacidade de aproveitar a demanda de seus consumidores e redefinir o comércio. Os consumidores de hoje, continuam priorizando a velocidade, custo e a comodidade em relação a outros fatores na experiência de compra.

Mas afinal, o que os “consumidores” da área de finanças querem?

Nos dias de hoje, a área de finanças corporativa possui a oportunidade de se relacionar melhor com o restante da empresa e equipa-lá com insights financeiros que permitem aos líderes tomarem decisões munidos de maiores informações. Isso pode ser alcançado através de otimização de processos que resultam em maior velocidade, agilidade e uma visão empresarial mais voltada para o futuro.

No entanto, o uso de ferramentas não flexíveis (como as planilhas) e outros processos manuais podem impedir o desenvolvimento desta confiança na área de finanças.

As plataformas de planejamento disponíveis no mercado são capazes de automatizar os processos que causam e sustentam os gargalos e também apoiar uma parceria estratégica com o negócio. Podem ajudar a área de finanças a redefinir o mundo das finanças corporativas através de uma maior facilidade de planejamento e análise financeira.

Caso você tenha interesse em conhecer uma plataforma de planejamento para substituir as planilhas, conheça o Treasy. Você pode acessar a ferramenta por 7 dias de graça (cadastro sem dados de cobrança) para analisar se atende a sua demanda. Basta clicar na imagem a seguir:

Por fim, embora pareça que a Amazon Go e as finanças corporativas não possuem relação, podemos destacar que elas compartilham de uma visão em comum: onde a Amazon busca aprimorar a capacidade de seu consumidor, a área de finanças busca aprimorar a capacidade da sua equipe. Ambos visam a desconexão dos processos improdutivos que consomem tempo desnecessário.

Esperamos que você tenha gostado deste artigo. Ficou com alguma dúvida ou quer contar uma experiência? Fique à vontade. Estamos aqui para ouvi-lo e trocar ideias.

*Texto original em Inglês por Tony Levy e publicado no blog https://www.anaplan.com/blog/what-corporate-finance-amazon-go-have-common/

Perguntas frequentes

O que a Amazon Go tem a ver com finanças corporativas?

A Amazon Go elimina gargalos usando tecnologia para automatizar um processo manual (o caixa). O mesmo conceito funciona em finanças: em vez de gastar dias alimentando planilhas, você usa tecnologia para automatizar coleta, validação e análise de dados. O resultado é tempo da equipe liberado para decisões estratégicas, não para digitação.

Por que 9 em cada 10 empresas ainda usam planilha para planejamento financeiro?

É o que sempre funcionou. A planilha é flexível, familiar e não requer investimento inicial em novo software. Mas essa flexibilidade vira armadilha quando o volume de dados cresce — aí vira um processo manual que consome semanas de trabalho a cada ciclo de orçamento ou fechamento.

Qual é o principal gargalo causado por processos financeiros manuais?

O tempo perdido alimentando e validando dados vindos de centenas de fontes diferentes. Uma empresa típica gasta 15 a 20 dias no ciclo de orçamento só coletando informações em planilhas. Esse tempo poderia ser usado em análise, cenários e realmente planejar o negócio.

Automação financeira é só para grandes empresas?

Não. PMEs na verdade ganham mais com automação porque têm menos gente e menos paciência para perder com planilha. Uma empresa com 50 funcionários pode ganhar 2 dias inteiros por mês só automatizando o fechamento financeiro.

Qual é a diferença entre eliminar gargalos e só acelerar o processo?

Eliminar é acabar com o gargalo — a Amazon Go eliminou a fila. Acelerar é fazer o mesmo processo mais rápido — seria colocar 5 caixas em vez de 1. Na financeira, acelerar a planilha (usar macros, por exemplo) não resolve; automatizar (usar um sistema integrado) resolve.

Como a tecnologia pode ajudar equipes pequenas de finanças a fazerem mais?

Automatizando tarefas repetitivas (importar dados, validar informações, gerar relatórios) e eliminando reentradas manuais. Uma empresa com 2 pessoas no financeiro consegue fazer o trabalho de 3 ou 4 porque o sistema faz a operação, não a pessoa.

Qual é o custo de continuar usando só planilha conforme a empresa cresce?

Além do tempo perdido, aumenta o risco de erro humano, reduz a colaboração em tempo real e deixa impossível responder rápido a mudanças de mercado. Se o mercado cai 20%, você descobre isso no fechamento mensal, não em tempo real.

Como a automação financeira permite responder mais rápido a mudanças do mercado?

Com dados atualizados em tempo real, em vez de mensalmente. Se você vê que um segmento de cliente está puxando menos receita, consegue ajustar o planejamento em dias, não em semanas esperando o próximo ciclo de previsão.

Processo manual em finanças gera quantos erros típicos?

Pesquisas apontam que planilhas de finanças têm erro em até 1 em cada 20 células. Quando você tem milhares de células, isso vira dezenas ou centenas de erros. Um sistema integrado valida automaticamente, reduzindo erros para menos de 1%.

O orçamento anual com planilha realmente toma tanto tempo assim?

Sim. Entre coletar dados de dezenas de planilhas complementares, validar inconsistências, fazer ajustes e consolidar, a maioria das empresas gasta entre 4 a 8 semanas. Metade disso é só esperando que as pessoas preencham suas planilhas e retornem.

Se a gente tem um orçamento só, por que não continuar com planilha?

Porque o orçamento é só o começo. Depois vêm as previsões mensais, acompanhamento, análises de desvio, projeções de caixa, cenários. Cada uma dessas atividades requer alterar e replicar a mesma planilha base. Um sistema estruturado resolve todas de uma vez.

Migrar para um sistema automatizado é complicado?

Menos do que parece. O trabalho real é estruturar como seus dados vão ser organizados (plano de contas, dimensões, contextos). Depois que isso está pronto, o sistema importa os dados e elimina a trabalho manual de forma progressiva — você não precisa de um 'big bang'.

Como a colaboração melhora quando saem das planilhas?

Em planilhas, 5 pessoas editam a mesma versão, ninguém sabe quem mudou o quê, e volta e meia alguém copia dados errados. Em um sistema estruturado, todos veem os mesmos números em tempo real, as mudanças são rastreadas e as análises são construídas sobre dados validados.

Vale a pena implementar automação se a equipe de finanças é muito pequena?

Vale mais ainda. Uma pessoa gastando 10 dias por mês com planilha é 50% do tempo dela. Se um sistema queda isso para 2 dias, você ganhou 8 dias por mês de uma pessoa — isso é tempo real liberado para análise e planejamento estratégico.

Qual é o primeiro processo que vale automatizar nas finanças?

O ciclo de fechamento mensal. É repetitivo, urgente e afeta tudo que vem depois. Automatizar a consolidação de contas, validação de saldos e geração de relatórios elimina gargalos imediatamente e libera o time para análise de desvios em tempo real.

Tecnologia em finanças é só ferramentas caras para grandes corporações?

Não mais. Existem plataformas de FP&A desenhadas para PMEs que custam uma fração do que você gasta em software corporativo legado. A economia de tempo da equipe paga a ferramenta em meses.

Como saber se o problema da equipe financeira é realmente gargalo ou falta de pessoas?

Observe: se 70% do tempo está em atividades repetitivas (digitar dados, validar informações, gerar relatórios), é gargalo — automação resolve. Se está em análise e decisão estratégica, é falta de pessoa. Na maioria dos casos é gargalo disfarçado de falta de recurso.