Sei que você não está buscando um artigo sobre relacionamento, mas a relação Empresa X Fornecedor pode ser considerada um casamento. Brincadeira à parte, nesse artigo queremos enfatizar a importância em ter um relacionamento saudável para ambos por meio da Gestão de Fornecedores (SRM).
A maioria das empresas não funciona sem um fornecedor. É o caso de quando ele fornece matéria-prima ou presta algum serviço essencial para você vender seu produto.
O fornecedor também auxilia a empresa a ganhar tempo para se dedicar em atividades core, pensar em estratégias, acompanhar a operação, fazer a Gestão Orçamentária e se relacionar melhor com seus clientes, (deixando atividades fora do seu core direcionadas para execução por terceiros).
Bem provável que você concorde que nada adianta a empresa ter toda uma estratégia para produzir algum produto e executá-la perfeitamente, mas o fornecedor entregar a embalagem atrasada, a matéria-prima fora das especificações que o setor de compras solicitou ou a distribuidora gerar danos no produto na hora do transporte, certo?
Por ser uma relação recíproca, de nada adianta a empresa explorar o fornecedor exigindo preços insustentáveis ou datas de entrega inviáveis.
Ações assim vão prejudicar a saúde financeira e econômica do fornecedor e consequentemente prejudicar a sua empresa também. Esse seria um péssimo exemplo de gestão de compras e fornecedores.
Podemos dizer que fornecedores estão no coração do negócio e exatamente por isso nossa missão neste artigo é abordar um assunto importantíssimo: a Análise e Gestão de Relacionamento com Fornecedores.
O que é Gestão de Fornecedores?
Para muitas empresas, o relacionamento com fornecedores é uma dor de cabeça. Isso acontece porque a base para ter uma relação saudável está no começo do processo. Isso mesmo, é quando a empresa avalia as opções que têm e, como veremos adiante, muitas vezes ela comete o erro de basear-se apenas no preço.
No entanto, o erro mais comum é dar importância apenas a essa primeira etapa, sem se preocupar com a Gestão do Relacionamento com Fornecedores (Supplier Relationship Management, ou SRM).
Como todo casamento, a organização precisa manter contato direto com o terceiro, ter uma comunicação clara e transparente para que, juntas, alcancem os objetivos empresariais.
Mas o que é gestão de fornecedores, afinal?
A Gestão de Compras e Fornecedores é um termo abrangente e descreve os atos de identificação, aquisição e gerenciamento de produtos e/ou recursos necessários para administrar uma empresa.
Dentre os principais objetivos no gerenciamento de fornecedores estão:
- Controlar custos;
- Alocar eficientemente recursos;
- Coletar informações para serem usadas em decisões estratégicas de negócios.
Com uma Gestão de Compras e Fornecedores eficiente é possível usar os recursos de maneira que a empresa consiga aumentar lucros ao mesmo tempo em que ganha eficiência.
Portanto, gerenciar fornecedores significa analisá-los e avaliá-los constantemente a fim de que a empresa consiga maximizar a produtividade e minimizar os custos operacionais.
Sobre a Gestão de Relacionamento com Fornecedores (SRM)
A Gestão de Relacionamento com Fornecedores veio à tona em 1983. Na ocasião, Peter Kraljic, consultor da McKinsey, observou que compradores deveriam entender o impacto de risco e lucratividade que os fornecedores apresentam para uma empresa.
Podemos dizer que a gestão de compras e fornecedores (ou SMR) é a prática de avaliar e governar as relações entre as várias atividades de comprador-fornecedor dentro de uma cadeia de suprimentos.
Mas o que significa SMR, exatamente? SRM significa Supplier Relationship Management.
O SRM busca agilizar e tornar mais efetivos os processos entre uma empresa e seus fornecedores, atuando para limitar riscos financeiros, comerciais e de reputação (gestão de riscos).
Está vendo como o assunto é importante? Agora que você sabe o que é SMR, vamos entender a importância da gestão de compras e fornecedores.
Importância da Gestão de Relacionamento com Fornecedores (SRM)
Muitos anos se passaram desde o insight de Peter Kraljic e hoje percebemos que a cadeia de suprimentos tem se tornado complexa.
Isso porque são necessários cada vez mais fornecedores para apoiar a empresa na produção de seus produtos finais e/ou na realização de seus serviços.
Por isso é que a Gestão de Relacionamento com Fornecedores se faz fundamental e traz vantagens como:
- Custos mais baixos: uma relação com fornecedores deve ser vantajosa para os dois lados e, ao gerenciá-los, a organização pode conseguir economias de custos a longo prazo, especialmente nos quesitos disponibilidade, qualidade e atrasos.
- Eficiência melhorada: à medida que a relação com o fornecedor de uma organização se desenvolve, a comunicação melhora. Tal como acontece com qualquer relação, quanto mais o fornecedor conhece sobre a organização mais ele está apto a aumentar a eficiência de seus serviços. Caso haja qualquer imprevisto ou contratempo, é o forte relacionamento entre ambas as partes que tornará mais simples a resolução de problemas.
- Cadeia de suprimentos consolidada: quanto mais a organização e o fornecedor entenderem dos negócios uns dos outros, mais poderão ajudar-se. Claro que isso pode exigir adaptações de ambos os lados, mas com certeza trará mais eficiência e aumentará o valor operacional. Além disso, tendo uma cadeia de suprimentos consolidada a organização pode buscar a redução do número de fornecedores.
Se formos resumir a importância da Gestão de Relacionamento com Fornecedores podemos então dizer que uma abordagem de SRM traz a melhoria das operações, a racionalização da cadeia de suprimentos, a redução de custos e o relacionamento mais saudável.
Tudo isso impacta diretamente na Gestão Orçamentária, a qual, quando atualizada constantemente (e isso significa manter em dia os gastos com fornecedores) gera ganhos que vão desde a melhoria dos processos de gestão até o aumento do lucro líquido da organização.
Acompanhar o orçamento é fundamental. E para ajudá-lo nessa tarefa, temos uma superdica. Gravamos um webinar especial que mostra como realizar uma gestão efetiva do Orçamento Empresarial, identificando e corrigindo desvios rapidamente. Acesse clicando no banner:
Ainda sobre a importância da Gestão de Relacionamento com Fornecedores citamos:
- Menos tempo gasto na resolução de problemas;
- Menos reuniões;
- Inovação em produtos e processos;
- Solução conjunta de problemas; e
- Mais eficiência e qualidade no recebimento do produto e/ou serviço.
Você vai concordar que fornecedores de baixo desempenho afetam inclusive a competitividade da empresa. Sendo assim, uma boa Gestão de Fornecedores é primordial para gerar bons resultados econômicos e financeiros e manter a empresa saudável financeiramente falando, uma preocupação de todo o profissional de controladoria, não é mesmo?
Gestão de Fornecedores e a controladoria
Quando falamos em manter a empresa saudável não podemos deixar de citar que a Gestão de Compras e Fornecedores tem tudo a ver com a Margem de Contribuição.
Também conhecida por Ganho Bruto, ela representa o quanto o lucro da venda de cada produto contribui para a empresa cobrir todos os seus custos e despesas fixas e ainda gerar lucro.
Com base nisso é possível calcular a quantidade mínima de produtos que precisará vender.
Para encontrar a Margem de Contribuição, basta fazer a seguinte conta:
Margem de Contribuição = Valor das Vendas – (Custos Variáveis + Despesas Variáveis)
Importante lembrar que na Gestão de Desembolsos os fornecedores podem entrar tanto como um custo quanto como uma despesa (se a empresa for fornecedora de matéria-prima, é um custo, já se for de material de escritório é uma despesa).
O que vai definir a classificação é a relação do fornecedor com o produto/serviço a ser vendido. Para entender melhor, sugerimos que você salve a leitura deste artigo para depois: Custos x Despesas – Saiba a diferença.
Bom, ainda sobre a Margem de Contribuição, é ela que garantirá a cobertura do custo fixo e da geração de lucro após a empresa ter atingido o Ponto de Equilíbrio ou Break Even Point. Se ela não é conhecida, a empresa pode estar vendendo bastante e mesmo assim tendo prejuízo.
Como controller, você sabe que conhecer a Margem de Contribuição que as vendas proporcionam é fundamental para o planejamento orçamentário de qualquer empresa, além de ser essencial para apoiar gestores na tomada de decisão.
E para saber a Margem de Contribuição é preciso saber quanto está sendo gasto com fornecedores. Consegue ver a relação?
Para ajudá-lo a colocar a mão na massa, oferecemos uma planilha para download especialmente voltada ao cálculo da Margem de Contribuição. Clique no banner e acesse:
Com base nos resultados apresentados pela planilha você conseguirá entender qual é a contribuição do seu serviço ou produto para pagar os custos fixos da sua empresa e qual é a proporção do seu lucro em relação às receitas brutas.
Dessa maneira, conseguirá, inclusive, analisar e avaliar a influência dos fornecedores nos resultados financeiros de cada área da empresa e do negócio como um todo.
Ao falarmos sobre fornecedores, não podemos esquecer que uma contratação só deve ser feita após controllers analisarem os indicadores de resultados e o orçamento empresarial para verificar se há viabilidade.
Isso tudo para manter a sustentabilidade econômica da empresa (afinal, não adianta contratar fornecedores se o objetivo da organização não será atingido).
Realizando análise e avaliação de fornecedores de uma empresa: o Procurement
Ok, entendemos que não saber como lidar com fornecedores compromete toda a organização, eleva os custos da empresa, diminui a Margem de Contribuição e que para ter uma relação saudável é necessário prestar atenção desde o início do processo. Então, como fazer análise de fornecedores de uma empresa? Com avaliá-los? Ou melhor, quem desempenha essa função de gestão de relacionamento com fornecedores?
Em empresas de médio e grande porte temos os compradores, os quais, de maneira resumida, têm o objetivo de manter a empresa em funcionamento.
Para isso, esses profissionais buscam por fornecedores que entreguem produtos e/ou serviços com a qualidade necessária e no menor custo possível.
Quando o assunto é análise e avaliação de fornecedores de uma empresa temos ainda um outro profissional, o Procurement. Esse profissional é comumente visto em empresas maiores, nas quais a estrutura organizacional começa a ficar mais especializada.
É ele quem administra toda a cadeia de fornecimento e define como deve ser o relacionamento com fornecedores, ou seja, inicia pela análise de fornecedores (qualificação) e vai até o pós-compra.
Agora vem a pergunta: qual a diferença entre procurement e compras?
O dia-a-dia de um procurement é preenchido com tarefas como: análise dos tipos de fornecedores de uma empresa, contratos, expedição, avaliação de fornecedores, compras, transporte e feedback dos requisitantes. Em resumo: ele é responsável por toda gestão de fornecedores na cadeia de suprimentos.
Sendo assim, compras faz parte do processo de procurement.
Para você entender melhor, pense que:
Compras + Estratégia = Procurement
Procurement – Estratégia = Compras
Para trabalhar com compras + estratégia o procurement faz uso dos mais variados indicadores e ferramentas como: curva ABC de compras, sistema de avaliação de performance para suas compras e para os fornecedores, planejamento de aquisições, pesquisa de mercado, suporte jurídico para contratos, entre outros.
Sobre gestão de contratos de fornecedores, nunca é demais lembrar que sem o controle dos documentos contratuais a empresa poderá esquecer de renovar com algum fornecedor, o que poderá ocasionar furos no previsto x realizado.
Falamos sobre isso neste artigo.
Por ter uma visão estratégica do processo de aquisição de fornecedores, o procurement separa e avalia diferente tipos de fornecimento:
- Compra direta: insumos e matéria-prima para produção da atividade principal da empresa.
- Compra indireta: insumos e matéria-prima de suporte, tais como materiais de escritório, serviços de viagens, computadores, limpeza, entre outros.
Na Gestão de Compras e Fornecedores o procurement busca inclusive realizar negociações complexas de contratos, procurando sempre desenvolver uma relação ganha-ganha e construir um relacionamento sólido.
Outra importância do procurement é manter uma comunicação aberta, fazendo com que todos os tipos de fornecedores da empresa conheçam os processos e possam, desse modo, controlar melhor suas operações (especialmente qualidade e prazos).
Ok, mas e como fazer a avaliação de fornecedores de uma empresa?
Avaliação de Fornecedores com o método 10 C’s
Você já passou pela situação em que na hora de negociar com o fornecedor ocorreu tudo às mil maravilhas, mas quando o relacionamento foi posto em prática o sonho virou um pesadelo? Ou já lidou com um fornecedor perfeito na compra e não tão perfeito assim depois?
Em outras palavras, você já assinou contrato com um fornecedor para perceber, tempos mais tarde, que errou na escolha?
Pode ter certeza que você não está sozinho e que a sua não foi a única empresa a sofrer com aumento de custos, atrasos e retrabalho (isso sem contar quando a imagem da organização fica prejudicada). Por isso, análise e avaliação de fornecedores é primordial e faz parte do SRM de compras.
Em 1995, Ray Carter, diretor da DPSS Consultants, escreveu um artigo na “Purchasing and Supply Management” sobre os 7 C’s da avaliação de Fornecedores. Tempos depois, mais 3 C’s foram acrescentados (formando o método 10 C’s para Avaliação de Fornecedores de uma empresa). De acordo com Carter, ao usarmos os C’s como uma lista de verificação será possível avaliar os potenciais fornecedores tomando como base diferentes perspectivas.
Nessa metodologia, muito dificilmente um fornecedor terá destaque em todos os itens e a avaliação permitirá verificar se os pontos fracos do fornecedor representam riscos para a empresa.
Os 10 C’s para Avaliação de Fornecedores são:
- Competency (Competência): avalie o quão competente o fornecedor é. Uma dica aqui é conversar com outros clientes da empresa fornecedora. Todavia, lembre-se de que o que funciona para um negócio pode não funcionar para outro. Baseie-se em outros clientes, mas o critério final deve ser decidido baseado nas suas operações.
- Capacity (Capacidade): com que rapidez o fornecedor conseguirá lidar com as necessidades de sua empresa? Ele é flexível e consegue adaptar-se às mudanças?
- Commitment (Compromisso): este item deve ser avaliado especialmente para quem procura por relações de longo prazo.
- Controle (Controle): consulte o quanto o fornecedor conhece sobre suas políticas, processos, procedimentos e cadeia de suprimentos.
- Cash (Dinheiro): o fornecedor deve estar em boa saúde financeira. As empresas sólidas financeiramente falando estão em uma posição muito melhor para enfrentar os altos e baixos da economia. Que informação você consegue obter que demonstre a força financeira do fornecedor?
- Cost (Custo): a maioria das empresas considera o custo como um fator chave na escolha de um fornecedor. No entanto, o custo está no meio da lista de 10 C por um motivo: outros fatores, como um compromisso com a qualidade e a saúde financeira, podem potencialmente afetar seu negócio muito mais do que o custo sozinho, especialmente se você procura por uma relação de longo prazo.
- Consistency (Consistência): um padrão de entrega será acordado e sabemos que ninguém consegue ser perfeito o tempo todo. Todavia, é importante saber se o fornecedor aplica processos e procedimentos que garantem a consistência do seu trabalho.
- Culture (Cultura): analise quais princípios sua empresa e o fornecedor compartilham (missão e valores). Uma boa relação de negócio significa que ambas as partes têm os mesmos valores. Uma incompatibilidade pode significar uma entrega fora dos padrões para sua empresa.
- Clean (Limpeza): compromisso do fornecedor com a sustentabilidade e adesão às leis e práticas de meio ambiente. Além disso, qual é a reputação do fornecedor ao lidar com pessoas ou ao fazer negócios?
- Communication (Comunicação): como vocês manterão contato? Quais os canais de comunicação disponíveis? Também é importante saber como o fornecedor irá lidar com as comunicações em momentos de crise ou emergência.
Utilizar o método 10 C’s para avaliar competência e viabilidade de fornecedores não significa ter que aplicar todos os C’s.
Como sempre ressaltamos em nossos artigos o ideal é aplicar aquilo que for mais aderente ao seu negócio e às necessidades da empresa.
E, claro, não adianta apenas avaliar é preciso também documentar.
Suponha que você tenha contratado um fornecedor de materiais de escritório. Você acabou não fazendo uma avaliação completa e, ao utilizar os produtos, percebeu que possuíam baixa durabilidade (por exemplo, as canetas deixavam de servir num piscar de olhos).
Quando o contrato encerrou você logo iniciou o trabalho com outro fornecedor e dessa vez deu tudo certo.
Se a avaliação do fornecedor antigo não for documentada isso não virará conhecimento. Não há como fazer gestão e fornecedores sem documentar o que ocorre. Por consequência, caso a equipe mude, é bem provável que alguém cometa o mesmo erro e contrate aquela mesma empresa.
E se documentar é essencial, igualmente importante na Gestão de Compras e Fornecedores é manter sempre a regra de ouro que vale tanto para antigos quanto para novos fornecedores: mantenha comunicação efetiva.
Concluindo
A Gestão de Compras e Fornecedores descreve os atos de identificação, aquisição e gerenciamento de produtos e/ou recursos necessários para administrar uma empresa.
Para isso, temos o que conhecemos por Gestão do Relacionamento com Fornecedores (do inglês Supplier Relationship Management, ou SRM).
O SRM busca agilizar e tornar mais efetivos os processos entre uma empresa e seus fornecedores, limitando riscos financeiros, comerciais e de reputação.
Como vimos, a Gestão de Relacionamento com Fornecedores é importante por diversos fatores, dentre eles:
- Menos tempo gasto na resolução de problemas;
- Menos reuniões;
- Inovação em produtos e processos;
- Solução conjunta de problemas;
- Mais eficiência e qualidade no recebimento do produto e/ou serviço.
Para evitar surpresas desagradáveis com fornecedores, demos a dica do método 10 C’s. Lembramos que seja qual for o seu critério de avaliação ou sistema de gestão de fornecedores, sem uma boa comunicação será impossível desenvolver novos fornecedores e mantê-los como parceiros de negócio.
Aliás, nunca esqueça que a contratação de um fornecedor, bem como sua avaliação, deve sempre levar em conta o planejamento estratégico e o orçamento da sua empresa.
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Chegamos ao fim deste artigo e gostaríamos de saber sua opinião. Ficou claro para você o que é SRM?
Aproveite e conte para nós se você tem experiência com Gestão de Fornecedores e se tem alguma dica para dividir conosco.
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