Gestão de Indicadores Chave de Desempenho: o guia mais completo da internet!

Publicado dia 6 de março de 2016

gestão de indicadores chave de desempenhoNão temos as estatísticas precisas, mas poderíamos arriscar um palpite que “11 em cada 10” empresas com que falamos estão trabalhando ou planejam trabalhar em breve para criar ou aprimorar seus Indicadores Chave de Desempenho.

Brincadeiras a parte, esse certamente é um tema recorrente em qualquer empresa, independente do porte ou setor de atuação. E o motivo é lógico: indicadores têm o papel de protagonista na gestão, pois fornecem dados organizados, estruturados e são fundamentais no embasamento das tomadas de decisões necessárias em uma empresa.

Se sua empresa está buscando excelência na Gestão Empresarial, certamente o trabalho de criação e acompanhamento de Indicadores Chave de Desempenho faz ou fará parte de sua caminhada rumo a uma Gestão do Desempenho “best-in-class”.

Engana-se quem acredita que gestão de indicadores seja algo apenas para grandes empresas e mesmo quem pense que isso é uma fase mais avançada na gestão. Muito pelo contrário! Os KPI’s devem ser considerados desde o primeiro momento em que você começa a pensar e estruturar a Modelagem Financeira e Orçamentária de sua empresa.

Além disso, esta é uma ferramenta de gestão que deve estar descentralizada e acessível à todos na empresa, para que possa ser utilizada como um verdadeiro balizador dos resultados e atividades na companhia. Em outras palavras, a gestão por indicadores deve fazer parte do dia a dia, estando entranhada na Cultura Organizacional da empresa.

Inclusive, este é um tema tão importante que a própria Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) coloca os Indicadores Chave de Desempenho como uma das peças fundamentais para o critério de Resultados, um dos 8 pilares do Modelo de Excelência na Gestão (MEG). No vídeo abaixo (1 minutinho) você pode ter uma visão geral de como os KPI se encaixam na gestão de resultados:

 

Entendendo o fundamental sobre Indicadores Chave de Desempenho

De maneira bem sintética, podemos afirmar que um Indicador é um valor quantitativo que possibilita a empresa medir o que está sendo executado e gerenciá-la de forma adequada para o atingimento das metas organizacionais ou departamentais planejadas.

Como o próprio nome nos induz a concluir, um indicador é uma métrica que indica algo útil, relevante e que ajuda na tomada de decisões. Este é um ponto importante: um Indicador Chave precisa ser útil para ajudar a entender se a empresa está caminhando no sentido de atingir um objetivo maior, do contrário são apenas estatísticas e métricas.

gestão de indicadores chave de desempenho

Também é comum encontrarmos as definições Indicador Chave de Desempenho ou mesmo os termos em inglês como sendo Key Performance Indicator (KPI) ou ainda Key Success Indicator (KSI). Mas independente da nomenclatura adotada, o que importa mesmo é que os KPI’s são ferramentas de gestão básicas (e essenciais) e deveriam fazer parte do dia-a-dia de qualquer empresa, independente do porte ou ramo de atividade.

Apesar dos conceitos básicos serem simples de entender, seria muito leviano de nossa parte tentar resumir um assunto tão importante apenas nos três parágrafos acima. Sendo assim, separamos abaixo dois excelentes artigos que abordam os conceitos de forma bem detalhada:

Recomendamos enfaticamente a leitura dos dois itens acima (na verdade é um artigo só, dividido em duas partes) antes de continuar com este post. Vai valer a pena, pode apostar!

Classificação dos Indicadores de Desempenho

Além do cuidado em separar os KPI´s de outras métricas, para que haja uma boa estrutura de medição de desempenho, é necessário que os Indicadores Chave de Desempenho sejam capazes de indicar onde estão principais problemas organizacionais e as principais oportunidades de ganhos e melhorias.

Ou seja, dentro do Dashboard de Gestão, nem todos os indicadores serão estratégicos, mas todos devem ter a função de monitorar o desempenho dos processos atuais ou o andamento em relação aos objetivos estratégicos da organização.

planejamento estratégico tático e operacional

O Dashboards de Gestão de sua empresa deve agrupar os indicadores em níveis:

  • Indicadores Estratégicos: são os indicadores primários da organização, que serão acompanhados diretamente pela diretoria e seu principal propósito é demonstrar de forma rápida se os Objetivos Estratégicos estão sendo alcançados. Exemplo: Faturamento Bruto;
  • Indicadores Táticos: aqui são indicadores secundários, que serão acompanhados pelas gerências de cada departamento. Apesar de não serem estratégicos, seus resultados devem estar intimamente ligados aos resultados dos Indicadores Estratégicos. Exemplo: Faturamento por Linha de Produto ou por Canal de Vendas;
  • Indicadores Operacionais: por fim, temos os indicadores que serão acompanhados pelos especialistas de cada área. Estes indicadores têm a função de fornecer mais detalhes para entendimento dos resultados dos Indicadores Táticos e Estratégicos. Exemplo: Número de Vendedores por Canal de Vendas.

Nos exemplos utilizados acima, o Indicador Estratégico de Faturamento demonstra para a diretoria da empresa se a meta de vendas está sendo atingida a cada mês e também a evolução ao longo do tempo. Caso haja alguma variação em relação à meta, o Indicador Tático de Faturamento por Canal de Vendas pode ser analisado para saber qual Canal de Vendas está gerando as maiores variações em relação ao que foi planejado. E por fim, caso seja necessário ainda mais detalhes, o Indicador Operacional Numero de Vendedores por Canal pode demonstrar se existe alguma relação Causa x Efeito entre número de vendedores e o desempenho de vendas do canal.

Conhecer em detalhes o que compõe os níveis Estratégico, Tático e Operacional em sua empresa é fundamental para elaborar bons KPIs. Por isto, recomendamos bastante à leitura do post abaixo, onde falamos um pouco mais sobre como fazer o planejamento de sua empresa para cada um destes níveis:

Gestão de Indicadores Chave de Desempenho na prática

gestão de indicadores chave de desempenhoUma vez que o assunto já está devidamente introduzido e já deixamos vários links para você se aprofundar nos conceitos iniciais, vamos falar aqui de alguns dos Indicadores Chave de Desempenho mais utilizados na prática.

Nos subtópicos a seguir, reunimos alguns dos melhores artigos que já publicamos sobre indicadores específicos e agrupamos por categoria de indicadores (econômicos, financeiros, etc.). Cada um destes artigos traz os conceitos básicos do indicador, as fórmulas de cálculos e exemplos práticos de como aplicá-lo em sua empresa.

Sem mais delongas, vamos a prática!

Drops Treasy: “conhecimento em gotas”

Os Drops Treasy são vídeos curtinhos, com dicas bem práticas sobre Gestão Empresarial. Cada vídeo aborda um assunto bem específico, gerando ganhos rapidamente para a gestão de sua empresa.

Dentro da categoria Drops Treasy, temos uma série sobre Gestão de Indicadores Chave de Desempenho abordando os conceitos, exemplos práticos e também trazendo várias outras dicas bem bacanas para colocar em prática hoje mesmo.

Para conferir os vídeos já publicados (com a transcrição em texto caso você não consiga utilizar o Youtube), basta seguir os links abaixo:

Indicadores Econômicos

Indicadores Econômicos são aqueles que demonstram quão bem sua empresa está indo em relação à geração de resultados econômicos, ou seja, o quanto cada etapa do processo de produção e comercialização está contribuindo para a geração de lucro.

Indicadores Financeiros

Já os Indicadores Financeiros não se preocupam tanto com a lucratividade da empresa, mas sim com o quanto de dinheiro a empresa tem em caixa e como está se comportando o fluxo de entradas e saídas.

É importante entender que os Indicadores Econômicos e os Indicadores Financeiros, muitas vezes vão mostrar a mesma informação, mas por óticas diferentes (caixa x competência). Entender as diferenças conceituais e aplica-las na prática é fundamental para uma Gestão de Indicadores Chave de Desempenho em qualquer empresa.

Indicadores para Análise de Investimentos

Os Indicadores pra Análise de Investimentos, como o próprio nome diz, tem a função de ajudar na tomada de decisões em relação a realizar ou não um determinado investimento, bem como saber como priorizar um investimento entre vários projetos interessantes a empresa.

Além dos artigos, disponibilizamos também o E-book Indicadores Financeiros para Análise de Investimentos. Para fazer o download gratuito, basta clicar na imagem abaixo.

E-book Indicadores Financeiros para Análise de Investimentos

Indicadores para Startups e Empresas de Alto Crescimento

Alguns negócios, como startups e empresas com alto grau de alavancagem financeira possuem necessidades de gestão um pouco diferentes das empresas convencionais e os KPIs necessários para sua gestão acompanham estas necessidades.

Confusões comuns

Conforme as empresas vão evoluindo sua gestão, é normal evoluir e aprimorar também o nível de sofisticação das informações e análises. Neste processo, vemos vários conceitos que a primeira vista podem ser muito parecidos, mas são coisas diferentes e principalmente tem funções diferentes. Neste sentido, alguns dos artigos que podemos indicar são:

Escolhendo os indicadores mais importantes para sua empresa

gestão de indicadores chave de desempenhoVocê já ouviu falar que “o ótimo é inimigo do bom”? Tão importante quando a decisão de utilizar KPIs em sua empresa, é saber quais deles utilizar! Além disto, é preciso lembrar que cada área vai ter indicadores mais ou menos relevantes.

Por exemplo, um executivo de vendas não precisa controlar todos os indicadores da área de gestão de produção, pois estaria gastando parte de seu tempo e energia em algo que não é o que gera valor à sua função. Isso pode parecer meio óbvio, mas um grande erro das organizações como um todo é o emprego de tempo e esforço em atividades que não são relevantes.

É preciso muita atenção na hora de escolher quais indicadores utilizar em sua empresa. Indicadores mal definidos podem gerar decisões equivocadas. Busque sempre criar Indicadores Inteligentes, que reflitam a estratégia e a realidade da organização.

Uma boa dica para esta tarefa é utilizar o Princípio de Pareto para identificar os “20% do esforço que geram 80% dos resultados”. No artigo abaixo falamos um pouco mais desta metodologia:

PS: o artigo acima fala sobre a aplicação do Princípio de Pareto na Gestão Orçamentária, mas é só abstrair um pouquinho e utilizar os mesmos conceitos para a Gestão de Indicadores. Ok?

Definindo metas

Como dissemos antes, um indicador precisa ter uma meta a ser alcançada, precisa mostrar se a empresa está caminhando no sentido de atingir um objetivo maior. Do contrário ele é apenas uma métrica.

Nesta hora, a metodologia SMART pode ser uma mão na roda para definição de metas relevantes e que sejam facilmente mensuráveis. Confira:

Erros comuns

Algo muito frequente que vemos entre as empresas é o anseio de ter uma única ferramenta, um único painel com todos os indicadores da empresa. Já vimos casos de empresas que passaram anos tentando desenvolver um “super dashboard” para centralizar a Gestão de Indicadores Chave de Desempenho em um só lugar e que acabaram desistindo após investir muito tempo e dinheiro nisto.

Não estamos de forma alguma dizendo que você deva desistir de ter um dashboard bacana para sua empresa, muito pelo contrário. Mas é preciso entender que cada área da empresa vai ter indicadores com comportamentos, formas de cálculo, periodicidade de análise e funções bem diferentes. Isso também vai mudar bastante de empresa para empresa.

Ou seja, vamos pegar como exemplo indicadores de gestão de pessoas e indicadores de vendas. Enquanto o primeiro grupo de uma periodicidade muito menor (geralmente trimestrais ou semestrais), segundo grupo precisa de indicadores semanais ou até mesmo diários. Além disto, as fontes de dados e informações para estes indicadores são completamente diferentes.

Para fechar o que estamos tentando colocar aqui, a mensagem é que não tem problema que seus indicadores não estejam 100% em um único painel. Isso não é um problema, até porque as pessoas que vão precisar dele são de áreas e funções distintas. O importante é que os indicadores existam e sejam acompanhados pelos responsáveis das áreas pertinentes e pela diretoria.

Escolhendo as Ferramentas

Falando em painéis, sabemos que pintar um belo quadro já não é uma tarefa das mais fáceis. Imagine então sem um bom pincel!

Escolher as ferramentas mais adequadas ao tamanho e momento de sua empresa é essencial. Veja alguns artigos que podem ajudar nesta hora:

Ah, e já que estamos falando sobre ferramentas, você já conhece o Treasy, nossa solução completa para Planejamento e Controladoria?

Entre vários outros recursos como Orçamento Empresarial Descentralizado, Projeções, Simulações e Cenários, o Treasy conta também com um Dashboard e Indicadores de Desempenho contemplando os indicadores mais importes para a gestão econômica e financeira de sua empresa.

Gestão de Indicadores Chave de Desempenho

No vídeo abaixo (5 minutinhos) você pode ter uma noção de todo o potencial da solução para ajudar a tornar a Gestão do Desempenho de sua empresa Best In Class:

 

E inclusive você pode criar uma conta gratuita para experimentar neste link:

Se preferir, entre em contato conosco e marcamos uma demonstração online. Assim você já aproveita para bater um papo de alto nível com um de nossos especialistas e receber dicas gratuitas de como começar ou melhorar a Gestão Orçamentária de sua empresa!

Se mantenha atualizado!

Este é um artigo que vai crescer e ser atualizado constantemente conforme formos lançando novos conteúdos. A ideia aqui é ter literalmente tudo que você precisa saber sobre gestão de indicadores chave de desempenho em um só lugar.

Se este artigo foi útil a você e sua empresa, por favor, deixe um comentário abaixo nos contando qual parte chamou mais atenção ou como você colocou os conceitos em prática.

Lembrando que este é um artigo que estará em constante evolução, portanto, caso queira saber sobre algum outro tema relacionado a Gestão de Indicadores Chave de Desempenho, basta usar o campo de comentários ou nos enviar um e-mail. Assim podemos utilizar suas sugestões e comentários para ir evoluindo o artigo de acordo com as necessidades de gestão de sua empresa.

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