Puxe pela memória e nos diga: você lembra quantas vezes utilizou a Matriz SWOT em sua infância e adolescência para tomar as mais variadas decisões? Como assim? Não se lembra de ter utilizado a famosa Matriz FOFA para isto?

Então vamos dar um passo atrás e tentar nos recordar da época da escola. Se você era um dos mais altos da turma, geralmente aproveitava desta força para se destacar em esportes como baquete ou vôlei, não é mesmo? E quando chegou a hora de escolher uma profissão, se a matemática não foi muito seu forte durante o ensino médio (ou colegial para os mais experientes), provavelmente você deve ter contornado essa fraqueza escolhendo uma carreira em que pudesse ter êxito sem precisar lidar com tantos números, certo?

E hoje, em seu dia-a-dia, quando você está passeando com seu cachorro e avista um cachorro maior na rua, não é muito provável que você troque de calçada ou mesmo mude o caminho para evitar a ameaça?  Mas se ao invés disto você avistar aquela pessoa que há tempos quer conhecer, também passeando com seu cachorrinho, você não vai deixar passar em branco esta oportunidade de se apresentar passar, acertei?

Se qualquer uma destas situações fez sentido para você, parabéns! Você está usando a Análise SWOT (mesmo sem saber disto) para embasar suas decisões.

O que é a Análise SWOT (Matriz FOFA)

Também conhecida com Matriz SWOT, Análise FOFA ou ainda Matriz FOFA, dentro da Gestão do Desempenho Empresarial, a Análise SWOT é uma das ferramentas mais simples e ao mesmo tempo úteis que uma empresa tem ao seu dispor para entender o ambiente em que está inserida e criar a base de informações necessárias para planejar seu futuro.

O termo SWOT é o acrônimo para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats que quando traduzimos para o português temos a sigla FOFA que significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

A partir destes quatro termos podemos gerar uma matriz como esta abaixo:

A Matriz SWOT avalia a empresa olhando para suas forças e fraquezas e também levando em consideração os fatores internos e externos a organização.

Vamos entender direitinho o que significa cada um dos quadrantes da Matriz SWOT.

Os 4 quadrantes da Matriz SWOT

A Matriz SWOT é uma ferramenta relativamente simples, ideal para começar o Planejamento Estratégico em sua empresa e que visa posicionar ou verificar o posicionamento da companhia em seu ramo de atuação. Devido sua simplicidade e abrangência metodológica pode ser utilizada para fazer qualquer tipo de análise de cenário ou ambiente, desde a criação de uma pequena empresa à gestão de uma multinacional.

Mas para entendermos como colocar em prática a Análise SWOT precisamos entender seu conceito e o que cada quadrante, bem como a palavra que compõe seu nome representa:

S (strengths ou forças)

Como o próprio nome diz, neste quadrante devemos elencar todas as forças, as vantagens internas da empresa em relação a seus concorrentes. Algumas perguntas que podem ajudar aqui são:

• Quais nossas melhores atividades e processos?
• Quais nossos melhores produtos?
• Quais nossos melhores recursos?
• Qual nossa maior vantagem competitiva?

W (weaknesses ou fraquezas)

Aqui temos o oposto. Neste quadrante precisamos levantar quais as principais desvantagens internas da empresa em relação às empresas concorrentes. De forma bem sincera e honesta, é preciso saber quais são as fraquezas da organização de prejudicam de alguma forma o negócio, fazendo perguntas como:

• Nosso pessoal está devidamente capacitado?
• Nossas matérias-primas são de qualidade?
• Nossos processos são confiáveis?
• Conhecemos nossa concorrência?

O (opportunities ou oportunidades)

São as forças externas que influenciam positivamente o negócio, os aspectos com potencial de fazer crescer a vantagem competitiva da empresa. Por serem fatores externos, não temos como influenciar estes aspectos, porém é extremamente importante conhecer cada um deles para que sua empresa possa se preparar para aproveitar estas oportunidades. Algumas perguntas que podem ajudar a conhecer estes fatores são:

• Alguma política pública de ampliação de crédito que possa alavancar as vendas?
• Alguma redução temporária de impostos que possa nos beneficiar?
• Algum evento esportivo ou cultural na região que possamos aproveitar?

T (threats ou ameaças)

Por fim temos os aspectos negativos e com potencial de comprometer a vantagem competitiva da empresa, ou seja, o oposto das oportunidades. As ameaças devem ser tratadas com bastante cautela, pois podem prejudicar não apenas o planejamento estratégico da empresa, mas também os resultados. Aqui, as perguntas sobre o cenário econômico continuam valendo, mas olhando pela ótica negativa, como:

• Alguma nova politica de tributação pode afetar nossa Margem de Contribuição?
• A variação cambial pode tornar inviável a importação de matérias-primas?
• Algum grande concorrente entrando em nosso mercado?

Análise FOFA: visão do ambiente interno X ambiente externo

Ao utilizar a Matriz SWOT, temos as análises divididas em duas grandes óticas:

• Análise do ambiente interno: quando fazemos a análise das Forças e Fraquezas, estamos falando aqui de fatores internos e gerenciáveis. Ou seja, uma vez que sua empresa conheça quais são suas forças, ela pode trabalhar para manter e tornar estes pontos mais fortes e cada dia. E conhecendo as fraquezas, pode tomar as ações necessárias para corrigi-las ou evita-las.
• Análise do ambiente externo: já as Oportunidades e Ameaças são fatores externos a organização e não temos como manipulá-los diretamente. Mas nem por isto sua empresa deve deixar de monitorar as oportunidades e ameaças. Uma vez que sua empresa conhece quais são as oportunidades do ambiente em que está inserida, pode atuar pró-ativamente para aproveitar estas oportunidades. E conhecendo as principais ameaças do cenário em que se encontra, é possível atual para minimizar os riscos e impedir que estas ameaças afetem os resultados da companhia.

Abaixo temos um vídeo curtinho (1 minuto) produzido pelo Movimento Empreenda em que o Marcelo Nakagawa fala um pouco mais sobre a Análise SWOT:

Como criar uma Matriz FOFA em sua empresa:

A parte mais simples da utilização da Matriz FOFA é a ferramenta em si. A grande sacada da Análise SWOT está no exercício de reflexão, que nos ajuda a descobrir oportunidades e ameaças num negócio. O modelo SWOT pode ser aplicado na análise de qualquer tipo de cenário, desde a criação de um blog até a gestão de uma multinacional.

Na prática, tudo que você precisa para montar sua é de uma planilha do Excel ou mesmo uma cartolina, dividida em quatro quadrantes e em cada um deles listar:

• As características do negócio que o fortalecem, que são suas principais vantagens competitivas;
• As fragilidades do negócio, ou seja, suas desvantagens e pontos fracos;
• Os aspectos externos positivos que se usam das forças da empresa para gerar oportunidades de melhoria;
• Os aspectos externos que representam riscos para a companhia.

Fácil, não?

Depois de feito este brainstorm, o segredo é cruzar as informações e pensar nos planos de ações para aproveitar as forças e oportunidades e também para reduzir os riscos identificados como fraquezas ou ameaças. E falando em planos de ações, outra excelente ferramenta que pode ajudar muito são os Planos de Ações 5W2H.

Por que usar a Análise SWOT?

Aqui no Treasy somos defensores ferrenhos do Orçamento Empresarial com o instrumento de gestão ideal para sua empresa definir as metas e objetivos futuros e acompanhar os resultados regularmente, identificando desvios e tomando as devidas ações para garantir que os resultados planejados sejam atingidos.

Porém, sabemos que o Orçamento Empresarial funciona muito melhor quando alinhado ao Planejamento Estratégico da organização para os próximos anos. E é aqui que a Análise SWOT entra na história! Para que sua empresa possa criar um bom Planejamento Estratégico, Tático e Operacional, é fundamental que a companhia “se conheça” muito bem, sabendo exatamente quais são suas principais forças e fraquezas e que também conheça muito bem o contexto em que está se posicionando, identificando as oportunidades e ameaças do cenário econômico em que está inserida.

A busca pela Excelência na Gestão Empresarial é como um “grande jogo de tabuleiro”. E como em qualquer jogo, conhecer bem as regras do jogo e também os recursos que você tem em mãos é fundamental para decidir quais as melhores jogadas e tomar decisões sempre olhando para o objetivo final. Neste sentido, a Análise SWOT é o instrumento ideal para que sua empresa possa fazer um mapeamento completo e “começar o jogo” muito melhor preparada para sair vitoriosa.

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