Como ser mais produtivo? Conheça o Método GTD (Getting Things Done)

Publicado dia 5 de abril de 2018

Método GTD

Produtividade no trabalho. Uma rápida olhada no Google vemos 10.300.000 resultados em 0,31 segundos. Com isso, já dá para ter uma ideia de que uma das preocupações de todos nós é como ser mais produtivos em nossas vidas. Não é para menos, afinal, quantos de nós conseguem concluir nossos dias fazendo tudo o que havíamos programado?

Existem dias mais tranquilos, que conseguimos assobiar, chupar cana e dar conta do recado. Mas em outros, nem se as 24 horas se transformassem em 36 conseguiríamos terminar nossa lista de tarefas do dia.

Em outra oportunidade, abordamos como formar times de controladoria e finanças produtivas, de alto desempenho. Contudo, a questão é: como aplicar técnicas de produtividade para nossas atividades rotineiras? Para responder à pergunta, levamos você até David Allen, criador do Método GTD de produtividade (ou metodologia Getting Things Done). Vamos conferir?

O que é GTD?

Livro a arte de fazer acontecerQuando falamos em Metodologia Getting Things Done estamos, na verdade, falando de duas coisas:

  1. Método de produtividade e
  2. Best-seller do consultor de produtividade David Allen (livro A Arte de Fazer Acontecer).

Colocado de uma maneira bem simples, o método GTD é uma metodologia criada para organizar tarefas, prioridades e programação do dia de forma a torná-las gerenciáveis. Um dos objetivos da metodologia de David Allen é minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo em que maximiza a produtividade (no sentido de maximizar o número de tarefas úteis).

Ser produtivo não é fazer ou produzir mais, mas sim conseguir aproveitar melhor seu tempo e focar-se na atividade em andamento. O maior problema enfrentado pela maioria das pessoas hoje em dia não está em lidar com a grande quantidade de tarefas (afinal, estamos acostumados a isso), mas sim em conseguir dar a cada tarefa a atenção que ela merece. Em outras palavras: ter a mente vazia para lidar com uma demanda por vez, maximizando a atenção e o foco no que está sendo trabalhado.

Para conseguir colocar isso em prática, a metodologia de David Allen se propõe a algumas etapas.

Os 5 passos do método GTD

O GTD é um sistema organizacional e não se importa em como você faz seu trabalho propriamente dito, mas sim em como você captura, organiza e escolhe o que precisa de atenção. Em sua essência, GTD possui cinco pilares, ou passos a serem seguidos:

#01 – Capturar: “Sua mente é para ter ideias, não para guardá-las”. A frase é de David Allen e resume o primeiro passo do Método GTD: capture tudo, tarefas, ideias etc. Tire da cabeça tudo que vier à mente, seja fazendo anotações em um caderno, utilizando um aplicativo de tarefas ou um planner. Não importa a ferramenta que você utilize, o que importa é sempre anotar uma ideia ou tarefa no momento que ela surgir.

Muitas pessoas vivem suas vidas reagindo, tentando apagar os incêndios que surgem continuamente porque acabam se esquecendo de coisas que precisavam fazer (falaremos sobre isso no tópico Aplicando GTD no dia a dia). Por isso, capture em uma ferramenta tudo o que chama a atenção. Algumas dicas de ferramentas incluem:

#02 – Esclarecer: é neste momento que você deve analisar cada um dos itens que registrou e verificar o que merece sua atenção ou não. Para isso, o Método GTD estabelece um fluxograma, que mostraremos mais adiante, mas basicamente é nesta etapa que você avaliará se o que você anotou é um item acionável, se a ação é prioridade, se pode ser adiada etc.

Por exemplo, se você sabe que precisa zerar sua caixa de entrada de e-mail, será mais fácil fazer isso quando tiver 50 mensagens ou 5.000 mensagens? Quanto maior a tarefa, maior a tendência de procrastinar.

Getting Things Done#03 – Organizar: organize os itens acionáveis por categoria e prioridade. Preste especial atenção à prioridade de cada item, para que possa definir prazos de realização de tarefas. Em seguida, descubra quais tarefas devem ser executadas juntas para que elas sejam realizadas com mais eficiência.

Ao fazer esse esforço para priorizar, pense em qual tarefa gera mais valor. Se você trabalha na área de controladoria, analisar as necessidades de cada setor para elaborar o orçamento empresarial é mais importante do que começar a construir o orçamento sem ter essa informação.

Ressaltamos que há uma enorme diferença entre urgente e importante. Para definir as prioridades, recomendamos a utilização da Matriz GUT, uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas (por isso é também conhecida como Matriz de Prioridades). Com o modelo GUT é possível classificar cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (e assim temos a sigla GUT). Neste artigo explicamos bem detalhadamente sobre a Matriz GUT.

#04 – Refletir: primeiro, examine suas tarefas para ver qual deve ser sua próxima ação. É aqui que a etapa “esclarecer” compensa, porque você deve ser capaz de escolher algo que tenha tempo e energia para fazer imediatamente. Tenha em mente também que a fase de reflexão é o momento para reavaliar prioridades, evitando que apenas coisas urgentes sejam feitas. Além disso, a reflexão deve ocorrer regularmente, tanto para que sua lista de coisas a fazer possa ser revisada, mas também para procurar maneiras de melhorar seu sistema. Perguntas a se fazer:

  • Você está capturando tudo?
  • O que você captura é claro, acionável e focado no resultado?
  • Você está priorizando de maneira certa?

Lembre-se: GTD é um processo, então veja o seu uso como um processo que pode ser melhorado.

#05 – Engajar: comece a trabalhar. A essa altura, suas tarefas são organizadas por prioridade e colocadas em categorias. Não se deixe ser interrompido, ou seja, execute a tarefa completamente. O objetivo do Método GTD não é trabalhar em um item, mas sim o de completar um item. Fazendo isso, fica mais fácil concentrar-se 100% no que está sendo feito e em cada etapa por vez.

GTD e plano de ação

O Método GTD tem a ver também com delegar, pois ao esclarecer o que precisa ser feito, pode-se chegar à conclusão de que outras pessoas deverão participar do processo. Na hora de estabelecer prioridades e, com isso, prazos, recomenda-se a utilização de um Plano de Ação.

Um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas. Este documento geralmente é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um plano de ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.

Basicamente, um plano de ação responde ao 5W2H:

Os 5W:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Os 2H:

  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

Em uma planilha, a visualização é assim:

Planilha de Plano de Ação

Caso você tenha gostado desse modelo tanto para definir prazos e responsáveis das ações baseadas na Metodologia GTD, quanto para acompanhar as atividades, a planilha está disponível para download gratuito. Basta clicar na imagem abaixo:

Modelo de Planilha de Plano de Ação

Fluxograma do GTD

Na fase “Esclarecer”, comentamos que o Método GTD estabelece um fluxograma para organizar corretamente as informações. No livro “A Arte de Fazer Acontecer” tem a seguinte versão:

Diagrama do Fluxo de Trabalho

À medida que você revisa sua caixa de entrada (seja literalmente verificando e-mails e mensagens ou revendo suas tarefas, projetos e atribuições), a primeira coisa a decidir é se a atividade é passível de ação. Em outras palavras, a pergunta é: você precisa fazer algo com essa informação? Se a resposta for não, esse material é:

  • Lixo (jogue fora imediatamente) ou
  • Algo para segurar para referência futura (fazer uma pasta de referência e colocá-lo lá) ou
  • Algo que você pode querer considerar no futuro (faça uma pasta “algum dia” e coloque-a lá).

Caso a resposta seja sim, determine qual deve ser o próximo passo. Se for parte de um projeto maior ou de um processo em andamento, trate-o de acordo e determine qual deve ser o próximo passo. Se o próximo passo demorar menos de dois minutos, execute-o imediatamente. Do contrário, ou seja, se for levar mais de dois minutos, faça o seguinte:

  • Delegue para outra pessoa ou
  • Adicione-o à lista de tarefas ou
  • Programe tempo para trabalhar nele.

Exemplo de aplicação do diagrama de GTD: expansão de empresa

A empresa XYZ quer expandir e para isso algumas ideias vêm à mente, como entrada no mercado internacional, criação de novos produtos para atender a um novo segmento, ou fusão. Após muita discussão, chega-se à conclusão de que a última opção é a mais indicada para esse momento. Assim, temos:

  • O que é? Resposta: Fusão
  • É acionável? Resposta: Sim
  • Qual a próxima ação? Resposta: como você já deve imaginar, essa ação requer muitas etapas, então, o projeto foi desenhado em um plano de ação. Algumas tarefas a serem executadas:
  • A tarefa levará menos de dois minutos? Resposta: Não, portanto, é hora de delegar.  

Aplicando GTD no dia a dia: como saber o que deve ser feito?

Metodologia de David Allen

Para isso, é preciso conhecer os níveis do GTD, também conhecidos como Horizontes de Foco (Horizons of Focus). Trata-se de uma estrutura de como alinhar ações diárias com visões, metas e propósito de vida. Em outras palavras, significa que a organização parte de um nível e, aos poucos, evolui para os outros, através da metodologia.

Não parece nada simples, certo? Bom, a verdade é que essa realmente é uma tarefa complicada, porque para usar o potencial do GTD Horizons of Focus será preciso investir muita energia e muito tempo no começo. Isso porque basicamente você tem que pensar sobre o que realmente importa para você e por quê.

Antes de explicarmos melhor, imagine que neste exato momento você esteja sentado em um avião. Aos 50.000 pés (15240 metros), não há nada além de céu azul e horizonte infinito. Aqui não há limites.

Enquanto o avião se prepara para pousar, você está entre 40.000 pés e 30.000 pés (12192 metros e 9144 metros). Não tem muita diferença da visão anterior, mas se o dia estiver limpo será possível notar algumas formas abaixo. Este é o nível de suas visões e objetivos.

Quando o avião se aproxima dos 20.000 pés (6096 metros) você conseguirá ver detalhes da paisagem. Esta deve ser sua área de foco e responsabilidade. A 10.000 pés (3048 metros) você poderá ver casas, estradas e detalhes. Estes são seus projetos ou resultados. A pista é onde você, como capitão, tem que lidar com todos os detalhes.

O que tudo isso quer dizer exatamente? Significa que esse é um jeito de dividir as tarefas de uma maneira que elas sejam gerenciáveis, permitindo-o focar em diferentes níveis conforme a necessidade. Veja a seguir:

50.000 pés: Objetivo, princípios e valores

Este é o “por que fazer tal coisa? Pergunte a si mesmo: o que me tira da cama de manhã? Estou trabalhando no tipo certo de negócio? Qual é a minha missão de vida? O que eu amo fazer? Quais são meus talentos únicos? Aqui você define seus valores e princípios fundamentais. Nesse nível, você também pode colocar suas aspirações como “começar minha própria empresa”, “tornar-me um CFO”.

40.000 pés: Visão (Próximos 3-5 anos)

Onde você quer estar daqui a 3 ou 5 anos? Quaisquer visões/resultados de longo prazo (+5 anos)? É aqui que você coloca seus objetivos profissionais. Não há planos detalhados. Serve como direcionamento.

30.000 pés: Metas e objetivos (Próximos 1-2 anos)

Quais metas você precisa ter para cumprir sua visão? O que você precisa realizar nos próximos 1 a 2 anos para fazer sua visão acontecer? Aqui você precisa fazer metas específicas e mensuráveis (SMART). Este nível irá, através dos seus projetos, atuar como seu guia no seu trabalho diário.

20.000 pés: Áreas de foco e responsabilidade

Neste nível, torna-se importante separar sua vida profissional de sua vida pessoal. A maioria de nós terá algumas áreas de foco e de responsabilidade. Por exemplo, você é responsável pela sua saúde, pelo seu trabalho etc.

10.000 pés: Projetos e resultados

Aqui estão os projetos atuais e aqueles que serão iniciados no ano corrente. Neste nível você também lista os resultados que deseja alcançar. Novamente, aqui é importante separar sua vida profissional de sua vida pessoal.

O que você colocar aqui deve ter um link claro para os compromissos de 20.000 pés e/ou suas metas e Objetivos de 30.000 pés. Todos os projetos devem ter um resultado definido, ou seja, a linha de chegada deve ser claramente identificada.

Próximas ações

Tudo o que você precisa fazer para impulsionar seus projetos. A separação entre vida profissional e vida pessoal é natural. Perceba também que todos os níveis conversam entre si e são trabalhados no GTD.

Concluindo: onde o método GTD quer chegar?

Estamos falando de produtividade no trabalho, então, para que entender sobre os Horizontes de Foco? De acordo com David Allen, a pessoa que tem todo o seu sistema sob controle (isso significa vida pessoal e profissional), está muito mais apta a definir prioridades e tem uma visão mais clara de todos os níveis. É a famosa posição de comandante e capitão do navio.

Isso ocorre porque o GTD parte do princípio que para ser produtivo, um profissional precisa ter sua cabeça sem preocupações. Sendo assim, é necessário integrar todos os Horizontes de Foco, a fim de que a pessoa tenha clareza do rumo que sua vida está seguindo e como cada atividade pode contribuir para isso.   

Como já citamos, não é algo fácil, mas ser mais produtivo não se conquista de um dia para o outro. Neste artigo abordamos o Método GTD, mas temos outros que também falam do tema:

Além dos posts, temos também um webinar sobre produtividade: como tornar seu time mais ágil, no qual mostramos como sua empresa pode fazer mais com menos por meio de ações práticas para melhorar a produtividade em áreas como a Controladoria, Marketing, Administrativo e Processos. Clique na imagem abaixo e faça o download gratuito:

Webinar sobre Produtividade: como tornar seu time mais ágil

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