Problemas, problemas e mais problemas. É a planilha de orçamento que é ineficiente. É o fluxo de caixa que saiu do controle. É o orçamento que não foi aprovado. Atrás disso tudo, está a ausência da Cultura Orçamentária. Que desafio trabalhar assim, não acha?
Problemas fazem parte da rotina de qualquer profissional, independentemente de sua área de atuação. Por isso, é importante saber como resolver problemas, afinal passamos em média 90.000 horas na vida trabalhando e nesse tempo irão surgir muitos problemas para serem solucionados.
A questão fica ainda mais grave quando falamos do setor de planejamento e controladoria, pois um pequeno problema pode ser sinônimo de um rombo no orçamento. Sem os dados orçamentários corretos, por exemplo, os relatórios de análises serão mal elaborados, não conterão as informações precisas e, por consequência, direcionarão gestores para tomadas de decisão erradas (isso sim é um senhor de um problema!).
Bom, e se não tem como evitar os obstáculos da rotina, o jeito é encontrar ferramentas que identifiquem pontos que precisam ser considerados e resolvidos o quanto antes. Em outras palavras, é preciso priorizar a resolução de problemas.
Dentre as ferramentas de priorização existe uma que é bem eficaz no dia a dia, que é conhecida como Matriz GUT ou também como matriz de priorização.
Iremos abordar tudo sobre a ferramenta GUT, para que a solução de problemas não seja mais um obstáculo na sua rotina e não acabe com seu dia animado de trabalho.
- #01 ? Listagem dos problemas
- #02 ? Definição da Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)
- #03 ? Cálculo G x U x T e classificação dos problemas
- #04 ? Elaboração de planos de ação
O que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas (por isso é também conhecida como Matriz de Prioridades). A análise GUT é muito utilizada naquelas questões em que é preciso de uma orientação para tomar decisões complexas e que exigem a análise de vários problemas. Para isso, com o sistema GUT é possível classificar cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (e assim temos a sigla GUT).
Imagine que você tenha um incêndio para apagar e não sabe por onde começar: pelo quarto, sala ou cozinha. No caso da sua rotina profissional, seria o mesmo que se você tivesse que apagar o fogo causado pela inadimplência de clientes ou pelas despesas que superam a receita, para citar dois exemplos. Para tomar a decisão certa sobre qual fogo apagar primeiro será preciso trabalhar com prioridades, ou seja, com a Tabela GUT.
Proposta por dois especialistas em resoluções de questões organizacionais, Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, além da resolução de problemas a matriz GUT é utilizada em situações como estratégias, desenvolvimento de projetos, tomadas de decisão etc.
Na maioria das vezes existe a associação do Método GUT com a Matriz SWOT, pois ele é comumente utilizado para analisar a prioridade de resolução de problemas tanto no ambiente interno quanto no externo (pode ser utilizado também com Ciclo PDCA, Diagrama de Pareto ou Diagrama de Ishikawa).
Mais adiante veremos como funciona o Modelo GUT e você entenderá que a ferramenta é bastante prática e intuitiva (por isso vem ganhando muitos adeptos). A principal vantagem dessa matriz de priorização está em trazer uma avaliação quantitativa dos problemas de uma área ou da organização como um todo, possibilitando que sejam priorizadas ações corretivas e preventivas para que o problema seja eliminado (parcialmente ou em sua totalidade).
Para você entender bem a aplicação de como fazer uma matriz GUT, vamos esmiuçar um pouco mais a utilidade e importância dessa matriz de priorização de problemas.
Para que serve a Matriz GUT?
Entendemos que a Ferramenta GUT é uma metodologia que trabalha com a priorização da resolução de problemas. Mas para entender para que o Diagrama de GUT serve, vamos analisar mais detalhadamente a sigla GUT:
- Gravidade (G): trata do impacto que o problema gerará nos envolvidos, podendo ser os colaboradores, os processos, tarefas, resultados da empresa etc. A análise é feita nos efeitos que o problema, caso não seja resolvido, acarretará em médio e longo prazo.
- Urgência (U): é o prazo, ou o tempo disponível para a resolução do problema. Aqui não tem segredo: quanto menor o tempo, mais urgente será o problema que deverá ser resolvido. O recomendado é fazer a pergunta: Isso pode esperar?
- Tendência (T): trata da probabilidade (ou do potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo. Aqui é feita uma previsão da evolução do problema. A pergunta a ser feita é: Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?
Você já entendeu que a Matriz GUT é utilizada para priorizar a resolução de problemas. Um outro uso bem comum que se dá a ela é para dar prioridade aos planos de ação oriundos do planejamento, de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência.
Ao criar um Plano Estratégico é necessário, dentre outras coisas, definir as ações que precisarão ser realizadas de modo a garantir que os objetivos táticos (as metas) sejam alcançadas. A Tabela GUT pode ser usada para priorizar essas ações, garantindo que as metas sejam alcançadas por ordem de prioridade.
Assim, podemos dizer que a Matriz GUT auxilia também o Planejamento Estratégico a sair do papel e ser colocado em prática. Aqui não nos alongaremos nessa questão do plano estratégico, mas para que você consiga entender sua importância e como fazer o Modelo GUT, sugerimos a leitura do e-book Planejamento Estratégico e Orçamentário sem complicações, que pode ser baixado gratuitamente pela imagem abaixo:
Assim, sobre para que serve a Matriz GUT (ou Matriz de prioridades), citamos suas vantagens:
- Pode ser utilizada por qualquer empresa e qualquer área;
- A ferramenta GUT auxilia na resolução de problemas que afetam a execução do planejamento estratégico;
- Facilita tomadas de decisão;
- É fácil de ser aplicada (conforme veremos);
- O Método GUT indica quais problemas precisarão de mais recursos, evitando desperdícios;
- Reduz ou elimina os problemas mais sérios.
Já percebeu que a Matriz de Prioridades é bastante útil, não é mesmo? Por isso, agora temos que entender melhor como fazer uma Matriz GUT na prática.
Como funciona o Modelo GUT?
Os fatores trabalhados com a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) são pontuados de 1 a 5, sendo que:
Gravidade:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
Urgência:
- Pode esperar
- Pouco urgente
- Urgente, merece atenção no curto prazo
- Muito urgente
- Necessidade de ação imediata
Tendência:
- Não irá mudar
- Irá piorar a longo prazo
- Irá piorar a médio prazo
- Irá piorar a curto prazo
- Irá piorar rapidamente
A combinação dessas pontuações definirá quais ações serão prioritárias. Essa combinação é feita com um cálculo de multiplicação dos três fatores (G) x (U) x (T). Portanto, o resultado com maior pontuação no Método GUT será o de 125 pontos e o menor, 1.
Como a Matriz GUT é uma matriz de priorização de problemas, aquele cujo resultado da multiplicação for mais alto deverá ter prioridade para tomada de ação. Fácil, não é mesmo? Entendido isso, vamos colocar a mão na massa!
Como montar a Matriz GUT?
O Método GUT é bem simples, não é mesmo? Sabemos que você já deve estar louco para listar seus problemas e priorizar, mas tenha um pouquinho de paciência pois ainda tem muita coisa que pode te ajudar nesse artigo.
A seguir mostramos um passo a passo de como preencher o Modelo GUT:
#01 – Listagem dos problemas
A primeira ação a tomar na Análise GUT é elencar os problemas que precisam ser resolvidos em uma determinada atividade, área, projeto etc. Nesta etapa a Matriz SWOT pode ser bastante útil. Se você quiser conhecer mais sobre a Matriz de Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, salve a leitura do artigo: Matriz SWOT ou Matriz FOFA: utilizando a Análise SWOT para conhecer as cartas do jogo e aumentar as chances de vitória de sua empresa!
#02 – Definição da Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)
Para cada problema listado na Tabela GUT, dê uma pontuação, lembrando que situações menos favoráveis recebem nota máxima (5) e as mais favoráveis recebem nota 1. Sendo assim, se o problema for extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar com o tempo receberá a pontuação conforme a seguir:
Gravidade = 5 | Urgência = 5 | Tendência = 5
O quadro abaixo como exemplo da Matriz GUT, ajuda a visualizar melhor:
#03 – Cálculo G x U x T e classificação dos problemas
Com problemas listados e notas atribuídas, é hora de multiplicar os valores de cada um dos atributos: Gravidade, Urgência e Tendência. O problema que obtiver a pontuação mais alta na Tabela GUT terá prioridade na resolução, uma vez que será mais grave, urgente e com maior tendência a se tornar pior.
#04 – Elaboração de planos de ação
Se você descobriu na Matriz de prioridades onde está o fogo é hora de apagar o incêndio, certo? Então, é hora de começar a elaborar o plano de ação. Geralmente, planos de ação são criados em planilhas (eletrônica ou mesmo de papel). Eles contêm informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas, conforme abaixo:
O plano acima foi feito no Excel e se você quiser utilizar a mesma planilha (tanto para executar o 5W2H quanto o Plano de Ação) ela está disponível gratuitamente para download. Basta clicar na imagem para acessá-la:
Entendendo melhor: exemplo de Matriz GUT
Nada como usar um exemplo de Matriz GUT para deixar tudo bem esclarecido.
Após ter comprovado os pontos negativos de uma planilha para o orçamento, e depois de o problema ter sido considerado extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar, a Empresa A adotará uma solução para Gestão Orçamentária, que inclusive ajudará a solucionar problemas como falta de controle do fluxo de caixa.
Bom, e já que a empresa do nosso exemplo encontrou a solução, vamos dar uma ajudinha para ela não errar na escolha de um software para Gestão do Orçamento. Temos dois artigos muito especiais que irão esclarecer as dúvidas do controller da Empresa A:
- 13 cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa
- Como escolher a Solução de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa
E se você se identificou com essa rotina do controller, indicamos o nosso Podcast chamado Controller Cast que fala tudo sobre os desafios dessa área e como superá-los
Concluindo
Matriz Gravidade, Urgência e Tendência (GUT). Com a análise desses três fatores a Matriz GUT consegue ser uma ferramenta muito importante e de grande ajuda para priorização da solução de problemas (por isso também é chamada de Matriz de Priorização). Apesar de ser bem simples de utilizá-la, sua eficácia faz com que tomadas de decisão sejam mais precisas.
A Matriz GUT também é utilizada no Planejamento Estratégico, uma vez que auxilia na definição das ações que precisarão ser realizadas para garantir o atingimento das metas. Como controller, você sabe o quanto isso é importante, principalmente porque o atingimento das metas estratégicas significa que o orçamento empresarial também está sendo cumprido, já que deve existir um alinhamento entre estratégia e planejamento orçamentário.
Ah! E lembra do exemplo da Empresa A, que colocou no Sistema GUT o problema com a planilha orçamentária? Pois bem, após testar várias soluções para Gestão Orçamentária ela acabou optando pelo Treasy. Se você estiver com um problema parecido, ou se quiser ver o que um software pode fazer pela sua empresa, você pode experimentar o Treasy por 7 dias, sem custo algum. Caso te interesse, é só fazer um cadastro bem rápido (bem rápido mesmo) clicando na imagem abaixo:
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