As finanças de uma empresa são uma das primeiras partes a ficarem abaladas durante uma crise financeira. Isto porque este é um dos setores mais importantes e decisivos para manter o negócio em pé. Diante de um cenário de incertezas, o fluxo de caixa fica comprometido, o número de funcionários tende a diminuir, muitas vezes a conta acaba “não fechando”, entre outros problemas característicos de momentos de crise.
Por serem uma das principais engrenagens no funcionamento do negócio, é fundamental saber organizar as finanças de modo que, independente do momento pelo qual a empresa estiver passando, fique claro tudo que entra e sai, bem como definir o que está dando certo e corrigir eventuais erros.
Organização das finanças além do momento de crise
A importância das finanças não se limita, entretanto, ao momento da crise - embora nele este setor tenha mais evidência. O processo inverso também se aplica. Quanto mais a organização cresce, por exemplo, mais pessoas são contratadas, os processos ficam mais complexos e, se esse crescimento não ocorre de forma estruturada, não é difícil imaginar que se torna uma bagunça total.
Nas organizações, o problema é ainda mais difícil, pois a desorganização das finanças muitas vezes não é tão visível. Só vamos percebê-la quando, por exemplo, chega no final do mês e o caixa fica no negativo e você não sabe o que pode ter acontecido. Ou, você percebe que está faturando muito e não consegue identificar o que está dando tão certo.
Nem tudo está perdido se o empresário resolve colocar as finanças em ordem. É possível detectar custos altos demais, contas que consomem dinheiro além do que deveriam e até o nível de endividamento alarmantes. É aconselhável, neste processo de reestruturação das contas, fazer cenários mensais do que tem para receber e pagar e quando. Assim, o empresário consegue ver como andam as coisas mês a mês. É uma espécie de embrião de um planejamento para atuar no dia a dia do negócio.
Ao organizar o setor financeiro de uma empresa, é possível levantar custos, desperdícios, o nível exato de endividamento e os investimentos que não estão se mostrando um bom negócio.
Mas porque a organização das finanças e o controle financeiro são tão importantes?
Estes dois fatores, combinados, são importantes pois permitem que a empresa faça uma análise clara de quais produtos e serviços geram mais lucro, quais custam mais do que rendem e se a companhia está gastando mais do que deveria. Além disso, o controle é de vital importância para entender a situação financeira da empresa e permitir que o seu negócio cresça de modo saudável.
Para que o negócio cresça da forma mais saudável possível, é preciso fazer uso de algumas ferramentas “coringas”. Desde os processos mais básicos aos mais modernos, todos são válidos para colocar sua empresa na rota do sucesso.
Por este motivo, resolvemos criar um guia de como organizar as finanças da empresa. O intuito aqui é ajudar empresários a (re)organizar as contas do negócio de forma fácil e eficiente. Desde o mais básico até decisões estratégicas em relação à empresa.
As estratégias deste artigo vão muito além do simples mantra “Tenha disciplina e seja organizado”. Para organizar as contas de uma empresa é preciso muito mais! O empreendedor precisa aprender a planejar as suas finanças de modo a conseguir um lucro mais sustentável e em longo prazo.
Quer saber como fazer isto? Então confira!
TREASY_PDF_GENERATOR_HEREConfira 5 estratégias para fazer a organização das finanças da sua empresa
1. Controle de Vendas
A ferramenta de Controle de Vendas permite ao empresário saber qual foi o lucro gerado pelas vendas da empresa, bem como quais produtos tiveram maior saída, qual foi a porcentagem de vendas à vista e qual foi a porcentagem de vendas à prazo. O controle de vendas é importante pois, geralmente, reúne todas essas informações em um único documento para que o empreendedor analise ao final de cada mês.
Geralmente o controle de vendas contém algumas informações base, como a data da venda, o nome do cliente, o produto ou serviço vendido, o valor e a forma de pagamento. Ao preencher este controle diariamente, é possível ver de forma clara quais produtos tem maior saída, quais os serviços mais procurados e quais os serviços ou produtos que não vendem como deveriam.
2. Demonstração do Fluxo de Caixa
A Demonstração do Fluxo de Caixa é de extrema importância para o gestor analisar e avaliar a capacidade financeira da empresa. Ela auxilia também na elaboração de um planejamento financeiro adequado à realidade do momento, para que possa evitar que a empresa fique sem dinheiro disponível em caixa para honrar seus compromissos ou então decidir quais as aplicações mais vantajosas para investir os recursos financeiros disponíveis, seja investindo em ampliações da própria empresa ou colocando o dinheiro em aplicações financeiras externas, como fundos de investimentos.
A DFC permite saber quais foram as entradas e saídas de dinheiro que ocorreram em um período específico, seja no caixa, nas contas bancárias ou nas aplicações financeiras que a empresa possui com liquidez imediata. Com o DFC, é possível ainda averiguar qual o resultado causado na empresa por cada uma destas movimentações financeiras.
Entre diversas outras informações, a Demonstração de Fluxo de Caixa aponta onde os recursos financeiros da empresa foram aplicados e qual a origem desses recursos, possibilitando uma melhor gestão das entradas e saídas de dinheiro e evitando desvios e erros.
3. Livro Caixa
É impossível saber como controlar o financeiro de uma empresa sem organizar o que entra e o que sai do caixa. Essa organização permitirá que, lá na frente, você consiga rastrear o dinheiro. Para isso, todas as transações devem ser registradas diariamente.
O controle pode ser feito por uma planilha de Excel e o ideal é que sejam cadastradas a data e o valor de cada entrada e cada saída. Desse modo, você terá sempre um resumo com o saldo atualizado em tempo real.
O livro caixa é uma ferramenta financeira onde são registrados todos os pagamentos e recebimentos em dinheiro, lançados de forma cronológica. Por meio desse controle, é possível conhecer a origem e saber o destino de todo o dinheiro movimentado diariamente na sua empresa.
Outro benefício do controle diário é que ele permite saber exatamente quanto dinheiro da empresa foi gasto para o pagamento das despesas pessoais do empreendedor e vice-versa.
O livro caixa também permite saber quando foi usado dinheiro de outras fontes para pagar despesas da empresa. Quanto mais detalhado for esse controle, mais se saberá sobre o desempenho financeiro do negócio.
4. Exerça sempre a disciplina
Muitas empresas são eficientes em fazer o diagnóstico daquilo que está errado, mas pecam na hora de colocar em prática soluções que realmente permitam mudar o panorama para melhor. Em outras palavras, a falta de disciplina para cumprir aquilo que está no planejamento, muitas vezes pode custar uma parcela considerável do faturamento.
Uma das coisas que deve ser feita com a maior frequência possível é analisar os indicadores, de preferência diariamente. Neste ponto, é importante também ponderar se as burocracias nos processos internos da empresa cabem realmente para o momento.
Todas essas ações dão autonomia para que alguns gestores possam ter acesso não apenas a análise dos dados, mas para que também possam fazer as correções necessárias quando possível sem que isso implique em reuniões extensas ou em conversas que requeiram agendamentos.
5. Conheça e categorize custos, receitas e despesas
Entendemos que todo e qualquer evento ou operação realizada por uma empresa (compras, vendas, investimentos etc.) deve ser registrado, pois tem reflexo imediato na contabilidade. Para que isso seja possível, será necessário fazer a correta categorização de custos, despesas e receitas.
Como sabemos que categorizar essas entradas e saídas é motivo de dúvidas para muitas pessoas, acompanhe as definições seguir:
Receitas
Receitas são todos os valores recebidos pela empresa. Eles podem ser provenientes da operação direta da empresa, como venda de produtos, mercadorias ou serviços, ou ainda podem ser receitas não operacionais, como juros recebidos ou até mesmo da venda de um ativo não mais utilizado.
Despesas
Despesas são um “mal necessário”, pois nesse grupo incluem todos os gastos que a empresa precisa para manter sua estrutura funcionando, mas que não estão diretamente ligados ao objetivo final do negócio. Despesas podem ser fixas (não variam com o volume produzido ou vendido, como materiais de escritório) ou variáveis (variam em função do volume produzido ou vendido, como comissão de vendedores).
Custos
Custos são o oposto das despesas, pois são os desembolsos atribuídos ao produto final. Por estarem diretamente relacionados com a operação do negócio, são itens fundamentais. Custos podem ser diretos quando tratamos de qualquer tipo de investimento diretamente ligado à construção do produto ou serviço oferecido pela empresa, como mão de obra, matéria-prima, insumos, entre outros.
Dizemos que eles são os mais fáceis de serem identificados. Podem também ser indiretos, que é o caso de investimentos ligados à produção dos bem ou serviços oferecidos, porém de forma indireta, como manutenção, limpeza, almoxarifado, logística, energia elétrica, alimentação e todos os demais gastos de fabricação que não incidem diretamente sobre o produto em si.
Não tem como organizar as contas da empresa sem essa correta classificação. Isso porque sem ter esse registro é impossível compreender como e quando sua organização desembolsa seus recursos e de onde estão vindo suas receitas. Essa análise é fundamental para analisar quais contas estão impactando mais no total. Com essa informação, você pode criar planos de ação para melhorar o desempenho do negócio.
Concluindo
Quando o assunto é organização financeira cada empresa tem suas boas práticas e processos. Contudo, via de regra, o que abordamos neste artigo é o mínimo que você precisa ter para começar a estruturar o financeiro e conseguir controlar as finanças.
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