Um planejamento empresarial errado pode representar grandes perdas no resultado do negócio. Imagine você, ao desenvolver o planejamento anual, perceber meses depois, durante o acompanhamento, que o cenário que sua empresa passará é muito diferente do imaginado.
Esse tipo de coisa acontece, é verdade. Mas existem estratégias a curto e médio prazo correlatas ao planejamento tradicional que podem ajudar a sua empresa a driblar as surpresas que o mercado reserva.
O planejamento agregado é uma delas. Que, de maneira sucinta, nada mais é do que a forma de melhorar o seu time enquanto ele ainda está em campo — antes mesmo que o juiz apite o fim do jogo.
Então confira agora como o planejamento agregado (Aggregate Planning em inglês) pode ajudar nos resultados do seu negócio a curto e médio prazo.
O que é Planejamento Agregado?
Planejamento agregado é o planejamento que busca (em média entre um período de 3 a 18 meses) equilibrar a demanda com a oferta. Para isso, considera um agregado de recursos. Esses recursos podem ser produtos, produção, mão de obra, vendas e promoção.
Quando colocado na ponta do lápis, o planejamento agregado considera a demanda do mercado, ou seja, a exigência dos consumidores por novos produtos. E, também, a capacidade para oferta: o poder da empresa para produção desses produtos.
Aliás, o “agregado” do nome é exatamente por isso: este planejamento agrega produtos em grupos sem qualquer distinção. Por exemplo: você, como dono de uma montadora de carros, está considerando produzir mais para atender o aumento repentino da demanda do mercado, deverá colocar todos os carros em apenas um grupo: o dos automóveis.
Dessa forma, quando falamos em produto, a cor, tamanho e espessura não importa, o que realmente importa é a categoria deste produto.
Confira o vídeo do professor Alessandro Lucas da Silva da Univesp e sua definição de Planejamento Agregado.
E para que serve o Planejamento Agregado?
O planejamento agregado existe pois nem sempre a demanda de uma empresa se mantém constante. Assim, o benefício deste planejamento é equilibrar oferta e demanda em um curto período de tempo.
Marketing, vendas, compras e até mesmo o financeiro. Todos trabalham juntos no momento de criar o planejamento agregado. Isso porque o planejamento ajuda a equilibrar fatores importantes para todas as áreas. Para o financeiro, por exemplo, o planejamento agregado tem como objetivo alcançar a meta financeira, tanto de investimentos como de lucro.
Portanto, este planejamento não só é necessário para maximizar a eficiência operacional, mas também os lucros. Por considerar questões de estoque e mão de obra, é possível mensurar os investimentos necessários a curto prazo, como contratação de novos funcionários e matéria prima. Por isso é tão importante um planejamento certeiro!
Estratégia de nível x Estratégia de perseguição
Podemos separar duas formas de desenvolver um planejamento agregado: utilizando uma estratégia de nível ou de perseguição.
Estratégia de nível
Ao adotar esta estratégia, a empresa estará comprometida com o nivelamento de toda a sua produção. Para o planejamento agregado isto representa o nível constante entre demanda dos clientes e oferta da empresa.
Sendo assim, a empresa deve considerar a demanda prevista dos clientes. Poderá então nivelar a sua produção durante os próximos meses, mantendo linear a contratação de funcionários, mão de obra e venda de produtos. Em contrapartida, um dos pontos negativos é o alto investimento com estoque para suprir a demanda.
Estratégia de perseguição
Esta estratégia é mais brusca que a anterior. Primeiro, como de costume, é importante analisar a demanda dos clientes. É necessário também considerar se a empresa deverá aumentar ou diminuir a demanda em determinado período do ano.
Se for preciso aumentar, novos funcionários devem ser contratos e mais matéria prima será necessária. Ao contrário, haverá corte de mão de obra e utilização do estoque existente. Nessa estratégia, esse processo é repetido algumas vezes, pois a empresa estará na constante busca de se enquadrar na demanda do mercado.
Dentre as vantagens dessa estratégia, destaca-se o nível baixo de utilização de estoque. Assim, economiza-se na pouca utilização dos materiais. Por outro lado, existe a possibilidade de contratação e demissão de funcionários em períodos sazonais de produção.
Há uma terceira opção que algumas empresas acreditam ser mais vantajosa: a estratégia mista. Como sugerido pelo nome, esta estratégia é uma conexão entre as duas anteriores. Nessa terceira opção, todos os fatores anteriores, como mão de obra, produção e matéria prima, respondem diretamente com o aumento ou diminuição da demanda.
Planejamento agregado passo a passo
Tenha isso em mente: o planejamento agregado não substitui o planejamento tradicional — feito anualmente ou semestralmente. Na verdade, os dois devem trabalhar juntos, sendo o planejamento agregado uma medida a curto ou médio prazo para alcançar os objetivos a longo prazo estabelecidos no planejamento tradicional.
Para desenvolver um planejamento agregado, você deverá seguir os seguintes passos:
- Entender a demanda do período;
- Desenvolver sua oferta;
- Considerar as variáveis que possam surgir, trabalhando com a Simulação de Cenários;
- Calcular o seu estoque para o período;
- Montar o planejamento orçamentário.
Se você quiser se aprofundar um pouco mais no planejamento, recomendo este artigo: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional – O Guia completo para sua empresa garantir os melhores resultados! Além de dar uma visão completa de diferentes formas de planejar, ajudará você a montar seu planejamento agregado com as melhores práticas do mercado.
A simulação de cenários (passo 3) é uma etapa importante de um planejamento e merece um cuidado especial. Para isso, utilize de nosso Modelo para Análise e Simulações de Cenários Financeiros.
Gestão Orçamentária: etapa crucial do Planejamento Agregado
Planejamento agregado é, ainda, um assunto pouco discutido entre gestores e comunidade. Por isso, artigos e exemplos de empresas para nos espelharmos pode ser difícil de encontrar. De qualquer forma, uma certeza que existe é que a gestão orçamentária é essencial em qualquer método de planejamento.
Isso porque o planejamento orçamentário fornece uma visão a longo prazo para a empresa, considerando variáveis de cenários e as metas estabelecidas. É também uma grande ajuda na hora de analisar os resultados planejados e realizados com o planejamento agregado.
Em outra palavras, planejar o orçamento evitará perdas e organizará as projeções da empresa para cada período específico. Podendo, também, fornecer uma visão do resultado a curto e médio prazo.
Como fazer uma boa Gestão Orçamentária?
Se você entendeu a importância e está preocupado com a gestão orçamentária de sua empresa, confira esse passo a passo de como desenvolver um orçamento de forma eficiente:
- Defina o seu OMTM (One Metric That Matters)
A Única Métrica que Importa, em português, é um método de definição da métrica mais importante para uma empresa. Dessa forma, ao defini-la, toda a empresa dedicará maior parte dos esforços para alcançá-la. Essa é uma boa maneira de nortear sua empresa para que todos trabalhem em sinergia para alcançar o resultado almejado.
- Elabore o seu Plano Orçamentário
Neste momento é onde você fará uma coleta de dados e levantamento de informações de cada área da empresa. Aqui, cada gestor da sua respectiva área irá considerar as despesas que o setor passará nos próximos meses, os investimentos, qual será a meta e as receitas previstas. Assim você poderá, com maior facilidade, calcular o orçamento adequado para o período previsto.
- Pense nas possibilidades de cenários
Este é o momento onde haverá a revisão dos planos de orçamento. A maioria dos planos não são aprovados na primeira tentativa. Por isso, ao receber o retorno do plano de orçamento, cada gestor terá um novo cenário para trabalhar. Considerando este cenário, uma nova versão do plano orçamentário irá surgir.
- Acompanhe os resultados
Após a aprovação dos planos e execução, chegou o momento de acompanhar e analisar os resultados obtidos. Feito mensalmente, este acompanhamento irá considerar cada área e seu desempenho está dentro do esperado. Com base em gráficos e tabelas gerados com os dados de cada setor, a diretoria poderá tomar decisões para cada área considerando os resultados mensais.
O planejamento orçamentário inclui todas as outras áreas da empresa, por esta razão é um fator-chave na hora de desenvolver um planejamento agregado efetivo.
Otimizando a Gestão Orçamentária
Em primeiro momento uma gestão orçamentária pode parecer complexa, mas não se desespere. Por mais difícil que pareça, existem soluções para facilitar este processo em empresas como a sua.
Se a sua empresa já desenvolve uma gestão orçamentária e está buscando evoluí-la, recomendo que você conheça mais sobre as premissas orçamentárias. Dependendo do estágio da sua gestão, as premissas poderão servir como norteadores para uma gestão mais efetiva e certeira.
Além das premissas, uma boa forma de otimizar a sua gestão é utilizar de ferramentas e plataformas que facilitam o seu trabalho. Uma solução de planejamento e gestão orçamentária, por exemplo, ajudará você não apenas no planejamento anual, como no agregado também.
Com um sistema ao seu lado e uma metodologia focada em resultado; os dados, contabilizados no sistema, e os processos se tornarão mais simples. A partir desse momento, sua posição se tornará mais gerencial do que operacional.
Planejamento agregado x Solução de Planejamento Orçamentário
Uma solução tecnológica é importante em um planejamento agregado porque os acontecimentos são rápidos e, sua reação (e do seu time) diante deles, deverá ser ainda mais rápida. Entre a etapa de análise de cenário e desenvolvimento do cronograma se possui pouco tempo. Por isso, um software de planejamento orçamentário é de grande ajuda neste momento.
Com um sistema orçamentário, toda a equipe estará integrada e poderá desenvolver um planejamento sem utilizar inúmeras planilhas ultrapassadas.
Lembre-se: antes de colocar a mão da massa, é preciso planejar. Seja no planejamento agregado ou na gestão orçamentária, tomar decisões certeiras com antecedência é o caminho para melhores resultados.
