Ter previsibilidade nos negócios é algo que todo empreendedor e profissionais das áreas de Finanças e Controladoria desejam. Quem nunca passou por uma situação imprevista que comprometeu o caixa, como por exemplo, pedido de demissão de vários funcionários no mesmo mês, alguma máquina cara quebrada, uma mudança na legislação? Muitas vezes é difícil mesmo prever algumas situações, mas é possível preparar o caixa da empresa por meio da Previsão e Provisão Financeira.
Muitos profissionais podem achar que esses dois termos são sinônimos, no entanto, significam coisas bem diferentes. Portanto, se você ainda tem alguma dúvida a respeito do assunto, nosso convite é para que continue aqui e entenda as principais diferenças entre Previsão e Provisão e, de quebra, entenda também sobre fundos e reserva.
O que é Previsão?
Previsão é a repetição de dados passados, ou seja, é feita com embasamento histórico de algo que se imagina que vá acontecer. Em outras palavras, trata-se de uma estimativa futura que poderá ou não acontecer.
De modo geral, utiliza-se a Previsão para a elaboração do orçamento empresarial, pois nele os valores são projetados. E que valores seriam esses? Bom, para que o orçamento possa ser elaborado, é preciso realizar algumas previsões:
- Previsão de vendas
- Previsão de Gastos com Pessoal
- Previsão de deduções de vendas e despesas variáveis (fretes, comissões, impostos, etc.)
- Previsão de custos da produção
- Previsão de despesas operacionais (gastos fixos)
- Previsão de investimentos
O Orçamento Empresarial é composto por Planejado x Realizado, certo? Na coluna Planejado é onde entram as previsões, as quais, como dissemos, baseiam-se em fatos do passado. Observe o exemplo de planilha abaixo:
Como já comentamos aqui no blog, sem um planejamento orçamentário é como se sua empresa estivesse voando em um avião guiado por um piloto de olhos vendados. Ao realizar uma Previsão, o controller planeja o futuro da empresa com mais qualidade, baseando-se em projeções realistas (já que uma previsão utiliza dados concretos do passado). Com isso, as tomadas de decisão tornam-se mais precisas.
Cada previsão (de vendas, de produção etc.) é essencial para criar orçamentos e fazer projeções do futuro. Portanto, sempre que você pensar em previsões tenha em mente que elas nada mais são do que estimativas no médio e longo prazo de algo que possa vir a tornar-se realidade. Quando falamos em orçamento, a Previsão ajuda a direcionar os esforços que serão necessários para o atingimento de metas. Sem ela, a empresa fica sem rumo e passa a ser guiada pelo piloto de olhos vendados.
Acredito que você tenha entendido a importância de realizar-se Previsões. Para que já possa também colocar em prática, disponibilizamos gratuitamente um modelo de planilha para o orçamento empresarial (a mesma que utilizamos no exemplo acima). Caso você tenha interesse, é só clicar na imagem abaixo e baixá-la. Após terminar de ler o artigo, já poderá colocar a mão na massa:
Como fazer previsões financeiras?
Entendemos que previsões trazem um adiantamento do futuro, certo? Sendo assim, uma previsão bem elaborada permite que recursos sejam alocados na área certa, maximizando oportunidades.
Via de regra, previsões financeiras baseiam-se em dados como: histórico de vendas e gastos, capacidade de produção, sazonalidade, concorrência etc. Tenha em mente que quanto mais bem embasada uma previsão for, maiores serão as chances de que ela se tornará realidade, logo, mais preparada sua empresa estará.
Infelizmente, não existe nenhuma fórmula que garanta que a previsão será concretizada, pois existem fatores internos e externos que podem ser como barreiras na jornada de todo negócio (por exemplo, mudanças políticas, novas leis de tributação, perda de cliente etc.). Por isso, para que a previsão tenha ainda mais embasamento, apoie-se em ferramentas como Análise SWOT e Análise Pest.
Aqui neste artigo, para melhor exemplificar o tópico, vamos tratar das projeções do Fluxo de Caixa, pois ele é uma das ferramentas gerenciais indispensáveis para a gestão financeira de qualquer negócio, independente do setor de atuação ou tamanho da empresa.
Com o fluxo de caixa é possível acompanhar as movimentações financeiras da empresa, identificando todas as entradas e saídas de dinheiro, bem como o saldo final que sobra no caixa. A projeção do fluxo de caixa permite responder às perguntas:
- Qual é a Previsão de Vendas e Recebimentos que sua empresa terá em caixa no próximo ano?
- Quais as Previsões de Pagamentos (Despesas e Custos)?
- Qual a Disponibilidade Financeira?
- Quanto há de recursos sobressalentes para Investimentos?
- Qual vai ser a necessidade de Capital de Giro para manter a operação?
Perceba que isso tem tudo a ver com previsão, certo? Bom, uma das formas mais comuns de saber o Caixa Projetado de sua empresa para meses e até mesmo anos à frente, é partir das estimativas obtidas com o Orçamento Empresarial (está vendo como aquela planilha lá em cima é útil?).
Além disso, sua empresa precisa conhecer os Prazos Médios de Pagamento e Recebimento, sendo que:
- Prazos Médios de Pagamento: é o tempo entre a data da compra e o pagamento efetivo ao fornecedor. Por exemplo, se sua empresa compra matérias-primas e paga seu fornecedor em duas vezes (1+1), seu prazo médio de pagamento vai ser de 50% a vista e 50% em 30 dias.
- Prazos Médios de Recebimento: é o tempo entre a venda e o efetivo recebimento do dinheiro. Por exemplo, se sua empresa vende parcelado em 3x sem entrada, seu prazo médio de recebimento vai ser de 33% em 30 dias, 33% em 60 dias e 34% em 90 dias.
Ao aplicar os prazos médios de pagamento e recebimento nas informações obtidas com o Orçamento Empresarial, sua empresa terá uma Previsão de Fluxo de Caixa. Para saber mais sobre isso, recomendamos este artigo.
Aqui demos um exemplo de como fazer projeções financeiras e, como falamos, elas podem ser utilizadas em vários momentos. O que queremos é que você perceba que toda previsão é realizada em cima de dados históricos (como a projeção do fluxo de caixa). Por isso, seu trabalho como controller é realizar as análises minuciosamente, sempre levando em considerações fatores internos e externos.
Já que esclarecemos bem o que é previsão, vamos seguir com a próxima dúvida:
O que é Provisão?
No artigo Como prever a inadimplência? explicamos sobre do que as Provisões se tratam e aqui iremos esmiuçar um pouco mais.
Começando pela teoria, assim como uma Previsão, a Provisão também se baseia em dados históricos. Provisões servem para contabilizar uma variação patrimonial ocorrida cujo valor exato ainda é desconhecido. Sendo assim, há a certeza do acontecimento, mas não se sabe exatamente o valor envolvido.
Em termos contábeis, a provisão tem o objetivo de cobrir um custo ou despesa cuja possibilidade de ocorrência seja grande. Isso significa que provisões dizem respeito aos lançamentos de valores como se fossem despesas, apesar de ainda não poderem ser classificados como tal. De acordo com resolução do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) nº 750, no artigo 9º:
“As receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem, sempre simultaneamente quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento.”
Portanto, a Provisão atende ao Princípio de Competência, ou seja, mesmo que o desembolso ocorra meses adiante, reconhece-se o fato gerador no momento em que ele ocorrer. Imaginemos uma empresa que no mês de janeiro tenha decidido dispensar alguns funcionários e que isso ocorrerá em março. Nesse caso, as provisões com relação aos desembolsos da dispensa serão realizadas em janeiro (fato gerador), enquanto que o pagamento desses funcionários ocorrerá em março.
Com isso, entendemos que provisionar significa reconhecer uma obrigação esperada que resultará na saída de dinheiro do negócio. Sendo assim, provisionamento financeiro tem a ver com deixar sua empresa preparada para acontecimentos que você tem certeza que ocorrerão no futuro (como a dispensa dos funcionários citada acima). Exemplos de Provisão incluem:
- Provisão para Imposto de Renda
- Provisão de Décimo Terceiro
- Provisões da Folha de Pagamento
- Provisão de Rescisão
- Provisão de Férias
- Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa
Observe que Provisionamento Financeiro traz um grau de expectativa sobre o valor a ser gasto para determinado evento. Sabe-se que o evento ocorrerá e estima-se uma quantia para ele. Contudo, a partir do momento que a estimativa dá lugar para a certeza, as obrigações ou perdas de ativos não são mais classificadas como provisões. Exemplos disso incluem o Pagamento de Férias, do Décimo Terceiro salário, impostos etc. Observe que todos eles se classificam como despesas ocorridas (mesmo que ainda não pagas). Assim, uma Provisão de Férias para a ser classificada como Férias a Pagar.
Como fazer provisões financeiras?
Valores provisionados servem para evitar que a empresa seja pega de surpresa e não tenha dinheiro em caixa para cobrir um evento que ela sabe que acontecerá (por exemplo, todo ano ela deve pagar o décimo terceiro). É preciso tomar cuidado ao realizar as provisões, pois:
- Caso sejam muito altas exigirão reservas financeiras igualmente elevadas, podendo, inclusive, inibir novos investimentos.
- Caso sejam muito otimistas podem trazer problemas ao caixa da empresa, pois ela não terá reserva para arcar com suas obrigações.
Assim como na Previsão, para fazer o Provisionamento Financeiro é necessário basear-se em fatos históricos e levar em consideração os fatores envolvidos em cada provisão. Por exemplo, na Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa calcula-se a média percentual de perdas dos últimos três exercícios.
Para exemplificar um pouco mais este tópico, podemos analisar também a provisão de férias.
Como provisionar férias?
O Provisionamento de Férias é classificado no Passivo Circulante em relação aos colaboradores que têm direito a férias referente ao período correspondente. O valor das férias, bem como o correspondente aos encargos sociais incidentes e abono, são contabilmente chamados de custos ou despesas operacionais.
Para saber quanto provisionar, calcula-se 1/12 sobre o salário de cada funcionário, acrescido de 1/3 relativo ao abono pecuniário, e os encargos inerentes. Você pode se perguntar: mas se eu já sei quanto a empresa vai gastar para as férias, isso ainda é um provisionamento?
Note que no momento em que a contabilização é feita, o valor real a que o funcionário terá direito quando for usufruir das férias é desconhecido. Fatores como reajuste salarial, faltas injustificadas, e outros, podem influenciar no cálculo. Exatamente por isso é que a contabilização é feita por provisão. A partir do momento que esse valor for conhecido, haverá as contas de “Férias a Pagar” e “Encargos Sociais sobre Férias a Pagar” ou uma única conta de “Férias e Encargos Sociais a Pagar”.
E agora que esclarecemos bem os dois termos, vamos entender melhor sobre Previsão x Provisão.
Diferenças entre Previsão e Provisão
Ao realizar uma previsão o controller consegue direcionar os esforços que serão necessários para o atingimento de metas. Previsões têm o caráter de incerteza, pois ao ter a estimativa do futuro não se sabe ao certo se as projeções irão tornar-se realidade. Imagine que a previsão para sua empresa, no próximo exercício, seja o de vender R$ 1 milhão no primeiro trimestre.
Para que essa previsão saia do campo “planejado” e vá para o “realizado”, algumas ações serão necessárias, como: aumento de mão de obra e investimento de equipamentos, por exemplo. Assim, na hora de elaborar o orçamento empresarial você precisará fazer toda a projeção de folha de pagamentos e de investimentos.
Perceba que tudo isso serão apenas estimativas que irão melhor preparar a empresa para ter capital de giro suficiente para cobrir gastos e despesas. É nesse ponto que entramos na Provisão.
Se Previsão é uma projeção e serve como uma meta, uma Provisão serve para contabilizar uma variação patrimonial ocorrida cujo valor exato é desconhecido. Perceba que há a certeza do acontecimento, mas não se sabe exatamente o valor envolvido. Isso ocorre porque a Provisão atende ao Princípio de Competência, ou seja, reconhece-se o fato gerador no momento em que ele ocorre. Em outras palavras: para a Provisão o desembolso ocorrerá quando o fato for gerado, podendo o valor sofrer alterações ou não. Já a previsão não leva em conta um fato gerador, sendo que funciona apenas como uma projeção.
Assim, enquanto que na Previsão são feitas as projeções, na Provisão entende-se que o acontecimento ocorrerá e, com base nas previsões e em dados históricos, é feito o provisionamento financeiro para que compromissos e obrigações possam ser saldadas.
Quando falamos em Previsão falamos de valores projetados (pense no orçamento empresarial) para direcionar a empresa a um determinado rumo e orientar a administração na elaboração do cálculo estimado das Provisões para as exigibilidades e perdas no Ativo. Portanto, Provisões nascem de Previsões de perdas e obrigações. Isso significa que ao fazer as previsões do orçamento de gastos com pessoal, por exemplo, a empresa apenas faz estimativas, sendo que em termos contábeis nada acontece. Ao fazer as provisões de folhas de pagamento, a organização contabilmente registra esses valores como provisões até ter certeza do quanto será desembolsado.
E reservas e fundos?
Fundos têm o caráter de temporalidade, sendo disponibilidades ou aplicações financeiras que figuram no Ativo com finalidade específica. Os fundos não possuem movimentação livre e são geralmente encontrados em instituições sem fins econômicos. Todavia, nada impede que uma empresa que vise ao lucro, por exemplo, aplique certos recursos que deverão ser utilizados para a modernização das suas instalações. Nesse caso, as doações financeiras por elas recebidas, vinculadas a compra de um determinado bem, aparecem habitualmente no ativo de suas demonstrações contábeis como Fundos para a consecução de objetivos específicos.
Já as reservas financeiras representam partes do Patrimônio Líquido que excedem o capital realizado. Elas podem ser:
- Reservas de Capital: contribuições recebidas dos proprietários da Entidade ou de terceiros que não têm relação com a atividade operacional da empresa.
- Reservas de Reavaliação: conforme definido no artigo 8º da Lei nº 6.404, de 1976, esse tipo de reserva representa os acréscimos de valor atribuído a elementos do ativo, baseado nos seus valores de mercado.
- Reservas de Lucros: lucros não distribuídos por vários motivos, como por exigência legal, para uso em expansão, para futura utilização em dividendos etc.
Você pode se perguntar: e a diferença entre reservas e provisões? Bom, como vimos, provisões são expectativas de obrigações ou de perdas de ativos que acarretam na diminuição do Patrimônio Líquido da empresa. Já as reservas, por outro lado, são como um reforço do Patrimônio Líquido da empresa, ou seja, não estão vinculadas a despesas ou antecipação dessas.
Ainda como diferença, tem-se que reservas financeiras se referem à destinação de parte do lucro, que tem como objetivo a proteção do patrimônio da entidade. Ao contrário das provisões, as reservas não diminuem o patrimônio líquido da empresa, ou seja, reservas aumentam seu capital próprio.
Concluindo
Previsão, provisão, fundo e reserva são quatro termos que podem causar muita confusão entre profissionais da controladoria.
- Previsões são projeções, ou seja, uma estimativa futura do que pode ou não ocorrer.
- Provisões são despesas incorridas, mas que nem sempre já terão tido o correspondente desembolso efetivo. Elas atendem ao Princípio de Competência (toda obrigação deve ser reconhecida no período em ocorreu, mesmo que seu respectivo desembolso ocorra em momento posterior).
- Reservas são partes do lucro e são feitas como medida de proteção do patrimônio da empresa
- Fundos são geralmente encontrados em instituições sem fins econômicos e têm o caráter de temporalidade, sendo disponibilidades ou aplicações financeiras que figuram no Ativo com finalidade específica.
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