Sempre que chega o último bimestre do ano, muitas empresas começam a elaborar seu planejamento e orçamento para o próximo ano. Algumas organizações até já estão em fase mais avançada, com o orçamento concluído ou com o processo orçamentário em fase de finalização.

Aqui no blog, temos diversos materiais falando sobre este assunto, que trazem várias dicas importantes sobre orçamento. O artigo de hoje, porém, tem uma proposta diferente. Ao invés de respostas, vamos apresentar as principais questões sobre orçamento empresarial que podem e devem ser feitas para definir o que precisa ser planejado e quais receitas, custos e despesas devem ser orçados.

O ponto mais importante que queremos demonstrar com essas perguntas é que, no orçamento, todas as variáveis (receitas, despesas, custos e investimentos) são totalmente dependentes e relacionadas entre si. Por mais que a gente pense nelas separadas, elas devem, em uma visão macro, estar juntas.

Em outras palavras, o orçamento deve ser realizado sempre com uma visão sistêmica, em que a mudança de qualquer variável pode impactar de forma significativa outros pontos do processo, que, eventualmente, precisarão serem revistos. Vamos ver, então, quais são essas perguntas?

Questões sobre orçamento empresarial

Em um primeiro momento, você pode até pensar que essas questões são banais e corriqueiras do negócio, mas verá que, juntas, ela oferecem respostas essenciais para o desenvolvimento de um orçamento eficiente e dentro da realidade da empresa. Essas perguntas sobre planejamento financeiro fazem toda a diferença.

Perguntas relacionadas ao orçamento de vendas

De forma resumida, o orçamento de vendas trata de estimar o quanto a empresa deve vender em determinado período, ou seja, é a projeção das receitas do negócio. É um dos pilares do processo orçamentário, pois, por meio dessa informação, os gestores podem ter uma ideia da lucratividade, uma vez que terão a possibilidade de comparar esses dados com os de custos e despesas, verificando se eles serão cobertos.

Confira as principais perguntas que devem ser feitas no orçamento de vendas:

• Quanto esperamos faturar no próximo ano?
• Queremos aumentar o faturamento ou manter o atual?
• Se quisermos aumentar, precisaremos ampliar nossa equipe de marketing e vendas?
• Nossa área produtiva está preparada para atender a nova demanda?
• Nossos canais de vendas estão com boa performance?
• Quais produtos estão com bons resultados?
• Quais produtos estão com pouca saída?
• Meus preços de venda estão de acordo com os custos e com o mercado?

Questões para o orçamento de investimentos

Como vimos, algumas respostas relacionadas às vendas podem impulsionar algumas demandas, o que, consequentemente, impacta diretamente no orçamento de investimentos. Como o nome sugere, essa parte do processo está ligada ao quanto a empresa fará de aporte financeiro para melhorar suas capacidades.

Veja algumas perguntas que surgem nessa etapa:

• Precisaremos investir em equipamentos (computadores, tablets, celulares e automóveis) para a equipe de vendas?
• Precisaremos investir em expansão da área produtiva para atender a esse novo volume de vendas?
• Que tipo de investimentos? Prédios? Máquinas? Equipamentos? Capacitações? Software?
• Quanto à logística, conseguiremos escoar essa produção? Temos onde estocar? Ou vamos precisar investir na ampliação do esquema logístico e contratar mais pessoas?
• Esse capital será próprio ou de terceiros? Quanto pagaremos de juros por isso?
• E quanto à marca (branding)? Vamos fazer algum investimento para adequação ou atualização da identidade visual?
• Temos espaço e infraestrutura para contratar mais pessoas ou precisaremos investir?
• Nossos softwares e sistemas internos estão preparados para um crescimento de demanda ou precisaremos investir em atualização, implantação e treinamento?

Questões do orçamento de custos e despesas

Agora chegamos à parte de saída do caixa, na qual passamos a considerar o quanto a empresa gasta em determinado período. E isso inclui tanto os custos, que estão ligados à produção ou prestação de serviços, quanto às despesas, que se referem mais à parte administrativa, não tão ligadas ao coração do negócio.

Vamos conferir as principais perguntas sobre custos de uma empresa:

• A equipe administrativa está preparada para dar suporte às áreas comercial e produtiva com o aumento de demanda?
• Precisaremos contratar mais pessoas para dar suporte administrativo?
• Nosso financeiro está preparado com pessoas e sistemas para faturar e controlar a nova demanda?
• Nosso fluxo de caixa está equilibrado (prazos de pagamentos e prazos de recebimentos)?
• Precisaremos de mais capital de giro para dar suporte ao aumento na operação?
• Qual a previsão de aumento de salários para o ano? Reajuste coletivo? Promoções?
• Como fortaleceremos nossa marca? Quanto custará?
• Faremos alguma campanha publicitária? Será algo pontual ou uma campanha de longo prazo? Quanto custará? Que retorno esperamos ter?
• Os novos contratados para marketing e vendas precisarão ser treinados? Quanto isto custará?
• Os custos atuais com produtos ou serviços estão de acordo?
• Os custos com matéria-prima devem subir nesse período?
• Os gastos com equipamentos serão maiores?
• Meus equipamentos vão demandar mais custos de manutenção?

Qual a relação do orçamento descentralizado com as questões sobre orçamento empresarial

Como vimos, o processo de elaborar um orçamento envolve inúmeras perguntas. E quanto mais pessoas responderem a elas e maior for a variedade das informações recebidas, melhor será para o resultado final. Uma forma de garantir essa diversidade de dados é trabalhar com o orçamento descentralizado, também chamado de colaborativo ou participativo.

Neste modelo de trabalho, os gestores e diretores de cada área participam ativamente da definição do orçamento do seu setor, ou seja, colaboram para pensar e estabelecer suas metas para um determinado período. Como eles detêm mais conhecimento sobre as condições e as necessidades de suas áreas, tanto podem auxiliar na elaboração das perguntas quanto conseguem entregar respostas mais consistentes em relação às projeções de receitas, custos, despesas e investimentos.

Dentro do orçamento colaborativo, um profissional tem papel essencial, especialmente por desempenhar a função de interlocutor entre os interesses da diretoria e as necessidades de gestores e diretores. Este profissional é o controller. Além de atuar como canal de comunicação, ele também trabalha para conscientizar toda a empresa sobre a importância de cuidar dos recursos financeiros, tanto que ele está presente no planejamento, elaboração e gestão do orçamento.

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As conexões entre as partes do orçamento

Tão importante quanto fazer as perguntas durante o processo de elaboração do orçamento é entender que elas precisam ser pensadas de forma unificada. Vamos pegar o exemplo do orçamento de vendas e de investimentos.

Se a empresa decidir que tentará ampliar suas receitas em determinado período, ela terá que aumentar as vendas e, talvez, seja necessário realizar investimentos. Para isso, ao fazer as perguntas sobre vendas, é necessário que haja seu complemento nas questões sobre investimentos. Isso também se aplica aos custos. Por exemplo, se for questionado que é preciso aumentar as receitas, é necessário perguntar se os gastos também sobem. Somente assim é possível alcançar um resultado positivo.

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Concluindo

Estas são só algumas questões de orçamento empresarial a serem respondidas durante o processo de planejamento, mas a lista não para por aí. Poderíamos facilmente dobrá-la ou triplicá-la aqui, mas o objetivo deste artigo não é este, mas, sim, despertar em sua empresa a visão da necessidade de realizar as perguntas mais importantes para obter as respostas corretas.

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*Este artigo foi atualizado em 26/09/2018