Se você ainda é daqueles profissionais que morrem de medo de fazer qualquer transação pela internet, por sentir que está em um ambiente inseguro, onde seus dados podem ser facilmente roubados, este artigo foi feito exatamente pensando no seu problema. Nele, mostramos como o certificado digital é capaz de tornar a sua empresa mais ágil, sem perder a segurança.
Apesar do receio de alguns, as transformações digitais estão impactando a cada dia mais o mundo dos negócios. Além de facilitar muitos processos, possibilitar que o trabalho seja feito fora do ambiente da empresa e economizar espaço e tempo, a tecnologia ainda contribui para o principal objetivo de qualquer empreendimento: o lucro.
Mas o que é certificado digital? Continue a leitura e descubra como ele pode impulsionar seu negócio, garantindo transações seguras para você e seus clientes.
O que é certificado digital
O certificado digital é um documento eletrônico que funciona como a identidade de uma pessoa jurídica. Nele, constam o nome, um número conhecido por chave e outros dados que identificam a empresa na Receita Federal e nos sistemas de gestão. Há 2 tipos de certificados: o e-CNPJ e o eNF-e.
Os dois foram desenvolvidos para emitir documentos fiscais, porém, apresentam algumas diferenças. O e-CNPJ foi um dos primeiros modelos de certificado digital adotado no país e é o único capaz de atender a todos os documentos fiscais eletrônicos. Ele deve ser utilizado somente pelo representante legal do negócio, pois dá acesso a uma série de informações e documentos da empresa.
Já o eNF-e pode ser usado também por funcionários, já que sua função é exclusivamente a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e). Por ter sido criado com o intuito de atender grandes demandas de emissão de notas, o que demanda uma estrutura mais robusta para verificação e validação, costuma ser mais caro do que o e-CNPJ.
Em relação às chaves, todo certificado tem duas: uma pública e outra privada. A primeira é um tipo de fórmula matemática que gera um código exclusivo para cada documento que a empresa emitir. E a segunda possibilita a leitura desse código e o reconhecimento de que o documento é autêntico.
Sem o conhecimento desta chave não é possível acessar os dados e, caso o código esteja errado, o documento não é válido. Graças a isso, ninguém consegue emitir e assinar algum documento que esteja em nome de outra pessoa, o que garante sigilo e segurança para as empresas.
Tanto o certificado e-CNPJ quanto o eNF-e possuem ainda uma outra divisão: A1 e A3. Vamos entender como funcionam e qual a diferença entre eles?
Certificados digitais A1 e A3
O certificado digital A1 é um documento eletrônico instalado diretamente no computador e não depende de cartões ou tokens para seu uso. Trata-se de um arquivo que, geralmente, possui extensão .PFX ou .P12. Sua senha de acesso precisa ser digitada uma única vez durante a instalação. Depois disso, não é mais necessário informá-la para realizar as emissões de NF-e.
Por ser apenas um arquivo instalado no computador, ele corre menos risco de se perder ou de ser roubado. Além disso, o certificado A1 tem a facilidade de poder ser utilizado em diversas plataformas, como smartphones, tablets e notebooks, o que confere mais mobilidade e a possibilidade de que você emita notas fiscais mesmo estando longe do trabalho. Com ele, sua empresa precisa apenas de um certificado para a matriz e as filiais. Porém, sua validade é de apenas 1 ano.
O certificado digital A3, por outro lado, precisa ser armazenado em algum hardware: token ou cartão. Ele só pode ser usado em um único equipamento de cada vez, pois o token ou cartão deve estar conectado a ele. Sempre que for preciso utilizar um outro equipamento, é necessário levar o hardware até ele e realizar uma nova configuração.
O A3 também possui uma senha de acesso. Contudo, ela precisa ser informada todos os dias. E caso você digite 3 vezes a sua senha errada, o certificado será bloqueado, sendo necessário adquirir um novo. Pelo menos, nesse caso, o token e o cartão podem ser reaproveitados.
Diferentemente do certificado A1, o A3 não pode ser utilizado em dispositivos móveis, como smartphones, tablets e notebooks. Além disso, no caso de filiais, cada uma deve ter o próprio certificado, pois ele precisa estar conectado ao computador de emissão da NF-e, exceto quando utilizado o HSM (Hardware Security Module), que garante acesso compartilhado aos certificados pela rede. E, caso aconteça alguma alteração no contrato social, será necessário trocar o certificado. Porém, ele tem validade de 3 anos.
Pelas características que já abordamos, pode-se dizer que financeiramente o certificado A1 é mais atraente, uma vez que não necessita de nenhum dispositivo para realizar sua leitura e pode ser utilizado em mais de um lugar ao mesmo tempo. Mas, e em relação à segurança? Qual deles mantém os dados mais protegidos?
Por contar com um token ou um cartão onde está sua assinatura digital, o certificado A3 faz com que toda a operação seja realizada pelo dispositivo, ou seja, seu computador não tem acesso ao certificado armazenado nele. Então, em tempos em que o roubo de informações digitais é tão comum, o A3 é capaz de dar mais segurança do que o certificado A1.
Para que serve o certificado digital
O certificado digital surgiu para trazer mais agilidade ao dia a dia das empresas. Com ele, tornou-se possível resolver online muitas tarefas que antes só podiam ser feitas presencialmente. Atividades como reconhecimento de firma, entrega de documentos e idas ao banco agora podem facilmente ser substituídas por transações online com garantia de autenticidade e total privacidade sobre as informações trocadas. Entre as suas principais utilidades, podemos citar:
- Assinatura e envio de documentos pela internet;
- Realização de transações bancárias;
- Envios de declarações da empresa;
- Validação de NF-e, de NFS-e, de conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) e de manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e);
- Login em ambientes virtuais com segurança.
Facilitando todos estes processos, o certificado digital garante a validade jurídica dos documentos eletrônicos, desburocratiza muitos procedimentos — pelo fato de dispensar o reconhecimento de firma — e gera economia de tempo, já que todos os serviços passam a ser feitos pela internet.
Como obter um certificado digital
Antes de explicarmos como se faz para conseguir um certificado digital, precisamos deixar claro quais são os tipos de empresas que precisam adquiri-lo. Aquelas inscritas no Lucro Real e no Lucro Presumido são obrigadas a ter um certificado digital. Já as do Simples Nacional precisam adquirir somente se tiverem mais de 5 funcionários, para poderem, assim, prestar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pela GFIP e eSocial.
Vale lembrar que com a aquisição do eNF-e, sua empresa pode emitir apenas NF-e, precisando, dessa forma, adquirir um e-CNPJ para garantir o envio dos outros tipos de informação. Por isso, a escolha do certificado não pode levar em conta somente aspectos financeiros. É preciso conhecer as necessidades do seu negócio. Se você só emite NF-e, o ideal é adquirir um certificado digital A1 pelo seu baixo investimento em relação às vantagens que apresenta.
Mas, então, como obter um certificado digital? O primeiro passo é escolher uma Autoridade Certificadora (AC), empresa habilitada pela Receita Federal e credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) a fornecer certificados digitais. Para conseguir mais informações sobre as ACs, você pode visitar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
O preço do certificado digital vai depender da AC escolhida. Por exemplo, na Imprensa Oficial de São Paulo, o valor varia entre R$ 167,00 e R$ 323,00. Já na Caixa Econômica Federal, os certificados custam entre R$ 240,00 e R$ 340,00. Tudo vai depender, de novo, das necessidades do seu negócio e do quanto você está disposto a investir.
Após escolher o tipo de certificado que mais se enquadra às necessidades de sua empresa, é preciso verificar as formas de pagamento disponíveis e efetuar a quitação. Isso feito, chega a hora de preencher a documentação. Mas faça isso com cautela, pois todos os dados precisam ser passíveis de comprovação e devem estar de acordo com as normas legais para cada tipo de empresa.
Com as informações preenchidas, é necessário agendar uma validação presencial com a empresa que fornece a certificação. É nesse momento que a documentação comprobatória precisa ser apresentada para o aval e a liberação do certificado. Lembre-se de ter todos os documentos em mãos para agilizar o processo.
Na documentação necessária estão o documento de constituição da empresa (estatuto, requerimento de empresário ou contrato social); alterações contratuais, caso haja; documento de estabelecimento ou eleição da diretoria atual, se for o caso; e cartão do CNPJ regular para validação. Este cartão precisa ser impresso um dia antes da data da validação presencial.
Existe também uma documentação mais específica, pois cada tipo de empresa possui características particulares e precisa de documentos que não se aplicam em todos os casos. Por isso, é essencial verificar com a Autoridade Certificadora quais são os itens obrigatórios para o seu negócio.
Passada esta fase, se tudo estiver correto, acontece a instalação. Como ela depende de permissões externas, é preciso realizar testes para saber se está tudo operando normalmente e se as chaves públicas e privadas estão funcionando corretamente. Quando tudo estiver checado, o processo de implementação do certificado digital está finalizado.
Conclusão
O certificado digital, como vimos, não é mais um questão de “se vou ou não usar”, mas de “qual modelo preciso escolher para atender às demandas da minha empresa”. Com a modernização no relacionamento das organizações com o governo e a consolidação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que a cada dia inclui uma nova obrigação no modelo online, os empresários e gestores precisam também se adaptar o quanto antes. Assim, garantem o crescimento e a sustentabilidade dos seus negócios.
Esperamos que este post seja bastante útil. Se tiver alguma dúvida ou quiser compartilhar sua experiência sobre o assunto com a gente, fique à vontade para deixar um comentário aqui embaixo.
E, claro, continue acompanhando o nosso blog. Toda semana publicamos novos artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Além disso, disponibilizamos, mensalmente, materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books. E se quiser receber nosso conteúdo por e-mail, cadastre-se para receber nossa newsletter e siga-nos também nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui!
