Como economizar tempo na elaboração de Relatórios Gerenciais

Publicado dia 9 de dezembro de 2014

Geralmente, a equipe de Planejamento e Controladoria enfrenta dois grandes desafios em uma empresa. Além do trabalho para gerar o planejamento estratégico, elaborar o orçamento anual e acompanhar os resultados mensalmente, é preciso também demonstrar estes resultados de uma forma que seja clara e de fácil entendimento aos demais interessados na empresa (conselho, diretoria, gerentes e demais decisores).

relatórios gerenciais

Dentro deste processo, uma das maiores barreiras encontradas pela equipe de controladoria é a construção dos relatórios e indicadores. Apesar de serem extremamente necessários para as empresas, muitas vezes a forma e a dificuldade de construí-los pode atrapalhar a entrega dos resultados.

Isso acontece por dois motivos:

– São usadas muitas ferramentas complicadas e que não conversam entre si. Por exemplo, um ERP, um CRM dados da contabilidade e planilhas.

– É necessário muito tempo para reunir os dados e de fato construir o relatório. É necessário exportar os dados do ERP, CRM, contabilidade e ainda consolidar com o planejamento que está espalhado por dezenas de planilhas para montar os relatórios gerenciais, criar gráficos e tirar printscreens para montar apresentações.

Consequentemente, muito tempo é desperdiçado para construir os relatórios e pouco tempo é gasto para interpretá-los, deixando de lado as análises que realmente importam no final da história. Além disso, acabam sendo gerados relatórios que trazem montanhas de dados e resultados operacionais, mas não necessariamente atacam de forma pragmática o que realmente importa para a diretoria.

Impactos de criar Relatórios Gerenciais desta forma

Fazer os relatórios com desperdício de tempo e com ferramentas inadequadas tem grandes consequências para sua empresa:

  • Você pode tirar conclusões erradas – Se as ferramentas não se conectam, fica muito mais difícil relacionar os dados, fazer boas análises e chegar às conclusões corretas.
  • Sua empresa perde oportunidades – Com o excesso de informações, pouca análise e dados que não são realmente importantes, grandes oportunidades de melhoria e crescimento acabam passando despercebidas.
  • É caro – Alguém vai precisar gastar tempo fazendo esse trabalho (ou você ou um funcionário). Não usar o tempo da forma mais produtiva possível afeta diretamente os custos da empresa.

Como gastar menos tempo e entregar análises melhores

Para conseguir isso sua empresa vai precisar de duas coisas: ferramentas de análise integradas e um método de análise bem definido.

É essencial trabalhar com ferramentas integradas para correlacionar melhor as informações, extrair dados mais completos e agilizar a construção dos relatórios. Isso proporciona tempo e análises mais valiosas.

Além da ferramenta, você precisa de um método de análise (metodologia) bem definido. Com isso, você não precisa começar do zero a cada relatório, garante que está sempre avaliando as coisas da mesma forma e passa a usar o tempo nas melhorias e oportunidades de crescimento.

Melhor ainda se o metodologia e a ferramenta conversarem, ou seja, a ferramenta já consegue gerar de forma rápida, precisa e com poucos esforços as informações exatas que precisa em seu processo de análise.

Abaixo segue uma sugestão de método de análise que usamos na própria Treasy e que tem nos ajudado muito a manter um crescimento acelerado.

Passo 01 – Definir exatamente o que é importante planejar e acompanhar

É necessário que os relatórios gerenciais tragam as informações mais importantes tanto para a equipe de controladoria, quanto para a diretoria.

Estas métricas devem mostrar o impacto do trabalho da equipe de planejamento e controladoria no negócio. Ou seja, o quanto está auxiliando a enxergar novas oportunidades (vendas), como está ajudando a reduzir custos e despesas, bem como o retorno de cada investimento realizado (ROI).

Além disto, é importante que os detalhes estejam a mão e com acesso fácil caso seja necessário. Alguns exemplos de detalhamentos importantes de se analisar: margem de contribuição por canal, por clientes e por produtos, despesas por unidade, por contas e centros de custo, investimentos previstos e realizados, entre outras.

Passo 02 – Comece analisando macro e depois vá para análises mais detalhadas

Primeiro veja as informações mais importantes do negócio e analise o desempenho do mês, entendendo se o planejado foi atingido é a tendência atual.

Na sequência, utilize o “drill-down” nas informações para entender cada ponto e aprofundar a análise, entendendo mais detalhadamente o que proporcionou cada um dos resultados.

Exemplo: a rentabilidade ficou abaixo do esperado. Quais foram os canais e produtos que performaram bem e quais não tiveram bons resultados. A rentabilidade baixou porque vendemos menos, porque vendemos mais barato ou porque o custo de produção ficou acima do planejado?

Passo 03 – Identifique os piores e os melhores resultados

Esse passo te ajuda a encontrar os maiores gargalos e oportunidades da sua empresa. É a partir daí que é possível encontrar as maiores alavancas de crescimento.

Exemplo: qual canal de aquisição gerou mais vendas e qual teve o pior desempenho.

Passo 04 – Priorize os maiores pontos de alavancagem

Aqui é importante procurar o que pode gerar mais resultados com o menor esforço.

Os piores resultados costumam ter maior potencial de melhora. Uma unidade de negócios que está com os custos de produção muito acima do planejado pode apresentar resultados muito melhores com uma revisão dos processos produtivos e implantação de práticas que estejam funcionando bem em outras unidades.

Já os melhores resultados podem servir de boa prática para outras ações. Um canal de vendas que esteja performando bem pode servir de modelo para adoção da estratégia em outros canais.

Em alguns casos, algo que tem funcionado bem também pode receber um investimento ainda maior, trazendo resultados ainda maiores que os atuais.

Passo 05 – Crie relatórios gerenciais completos

Um bom relatório econômico-financeiro contém não só os indicadores principais do negócio, como também a análise destes indicadores, as oportunidades de melhoria e priorização das atividades.

Com isso você consegue mostrar os reais resultados da empresa e os próximos passos que deverão ser dados.

Com um método definido e tendo mais tempo para identificar e atuar nos pontos certos, a área de planejamento e controladoria terá um grande impacto na empresa e conseguirá provar seu valor. Os relatórios gerenciais deixam de ser uma atividade mecânica e passam ser grande aliados, focados em inteligência e melhorias.

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