Você sabia que o pagamento de despesas de trabalho vai além de apenas reembolsar justamente os colaboradores que custeiam despesas corporativas com seu próprio dinheiro? Esse também é um tema que está intrinsecamente ligado às finanças do negócio.
Nesse sentido, é fundamental entender como o mercado atua diante da gestão de despesas corporativas. Afinal, conhecer as melhores práticas de mercado pode ajudar a estabelecer uma política de gastos ideal para a empresa.
Ela é responsável por formalizar quais despesas são elegíveis para reembolso, seus valores, como deve ser o processo de prestação de contas de funcionários e outros aspectos importantes para o reembolso das despesas.
Pensando nisso, o VExpenses acaba de lançar o Cenário das Despesas Corporativas no Brasil | 2021. Com base neste estudo, você poderá avaliar se suas políticas, práticas e gastos relacionados a reembolsos, adiantamentos, cartões corporativos e fundos fixos estão condizentes com aquilo que o mercado vem praticando.
Além de pioneiro, este estudo é o maior e o mais completo do Brasil, com dados de 1.423 empresas espalhadas por todo o país que concordaram em contribuir para esta pesquisa.
No episódio #Nº 33 do Controller Cast convidamos Thiago Campaz, CEO do VExpenses, para entender melhor sobre esse tema e o impacto da pandemia nas despesas corporativas, dê o play abaixo:
Se você ainda não conhece, o Controller Cast é um podcast onde discutimos temas de Finanças e Controladoria ou de interesse dessas áreas, trazendo ideias e exemplos práticos. Tudo por meio de entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença no mercado.
Agora você também pode nos ouvir no Spotify, Deezer e iTunes Podcast!
Ouça também os episódios anteriores:
#29 Controller Cast com Rodrigo Tognini sobre como criar boas práticas de uso de cartões corporativos
#30 Controller Cast com Frederico Rizzo sobre Gestão do Cap Table e Stock Options
#31 Controller Cast com Marina Borges sobre Os desafios de gestão das médias empresas
#32 Controller Cast com Cícero Gabriel sobre Vieses e Atalhos na Tomada de Decisão
Sobre Thiago Campaz
Thiago Campaz é graduado em Administração de Empresas pela FEA-RP USP e assessorou grandes empresas, sobretudo do agronegócio, na otimização de suas estruturas de capital, trabalhando em processos de estruturação de dívida, acesso a mercado de capitais, fusões e aquisições e outros movimentos estratégicos. Participou da captação de mais de R$ 1bi de em financiamentos. Hoje é um dos sócios fundadores do VExpenses e CEO da empresa, conduzindo juntamente com seus co-fundadores, o planejamento e a execução das estratégias da companhia.
Confira os principais tópicos que conversamos com Thiago:
Como foi o comportamento das despesas corporativas a partir do início da pandemia?
As despesas corporativas sofreram impactos consideráveis com a pandemia. Podemos dividir em três períodos principais:
- Março/2020 a Junho/2020
Esse é o primeiro momento da pandemia no Brasil, e não só as pessoas, mas empresas estavam muito assustadas com a situação. Com a paralisação de muitos setores, as despesas dos colaboradores relacionadas à viagem, como, por exemplo, alimentação, deslocamentos, hospedagens, despencaram completamente.
A partir do levantamento feito para a pesquisa, verificamos que o volume de gastos caiu 60%. Apenas as empresas de serviços essenciais continuaram suas atividades e, mesmo assim, trabalharam com o mínimo necessário.
Nessa fase, praticamente não foi possível identificar despesas novas com home office (internet, telefone, etc.). As empresas estavam assimilando a situação de insegurança econômica e reduzindo gastos.
- Junho/2020 a Dezembro/2020
O volume de gastos neste período foi apenas 35% menor do que no período pré-pandemia. Ou seja, já estávamos vendo uma retomada das atividades de campo.
Neste período, os setores das empresas foram voltando a funcionar, mesmo que com restrições. As empresas também começaram a criar maneiras de se adaptar ao home office e isso significava gastar mais em alguns aspectos.
Assim, os benefícios de auxílio home-office começaram a se tornar mais comuns em empresas que mantiveram esse regime de trabalho. No estudo vimos um aumento significativo de empresas que passaram a custear as despesas de internet, telefone, energia dos colaboradores, além de um crescente de gastos com correios/malotes e de colaboradores gastando com materiais de escritório. Isso aconteceu por conta de um efeito cascata, já que empresas e funcionários foram percebendo os players do mercado implantarem políticas como essas e foram adaptando para suas realidades.
- Janeiro/2021 até o momento
Nesse momento o cenário ficou mais definido entre empresas que só iam retomar às atividades presenciais com o sistema vacinal completo e empresas que já tinham voltado a um modelo total ou parcialmente presencial, sendo a maioria de forma híbrida.
Ainda comparando com março de 2020, pré-pandemia, em janeiro de 2021 tivemos em média 25% a menos de gastos com reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos. Isso permanece estável e fica em linha com a questão de que o cenário só muda após a vacinação completa de toda a população
O que percebemos na pesquisa, foi a sofisticação da política de despesas para o home office, com regras mais bem definidas para essa categoria de reembolso, tornando essa prática formalizada e institucional da empresa, não mais apenas como uma medida emergencial, considerando justamente um cenário híbrido posterior à pandemia.
- Qual a expectativa com relação ao retorno às atividades presenciais?
O retorno pleno das atividades nos escritórios deve acontecer apenas no final de 2021 ou início de 2022, quando o esquema vacinal estará completo e com uma redução grande de novos casos na população. Porém, uma boa parte das empresas que ainda não voltaram 100%, devem voltar de forma híbrida, parte presencial, parte home office. Cada empresa encontrando as suas regras e o melhor regime de trabalho para a empresa e os funcionários.
- Com quais despesas as empresas precisam ficar atentas nessa retomada da pandemia?
Esse é um tópico bem sensível, afinal depende bastante do modelo de trabalho escolhido pela empresa.
No entanto, é muito importante que a empresa esteja atenta às despesas que garantam a segurança do colaborador e a adaptação ao escritório. Ou seja, estabelecer políticas de despesas bem definidas, com regras claras, tanto para quem está viajando a trabalho, quanto para quem continuará recebendo o auxílio home office.
O benchmark entre empresas é uma prática bem recomendada para essas situações. No VExpenses nós vimos muito isso acontecer quando clientes nos pediram ajuda para entender como o mercado estava atuando diante desse cenário de retomada das viagens e criação de benefícios para o home office, para quem ainda estava em casa.
Um dos objetivos ao lançar o Cenário das Despesas Corporativas no Brasil | 2021 é dar às pessoas uma boa perspectiva do que vem sendo praticado no mercado, quais são as tendências, melhores práticas e insights para melhorar esse processo de prestação de contas. Com a pandemia e as mudanças constantes, as empresas perderam um pouco da referência de valores e práticas de mercado.
A partir desse estudo, é possível verificar a média do valor do quilômetro rodado versus o valor do combustível, além de identificar quais são os maiores gastos das empresas e os métodos de pagamento mais adotados no país.
- De modo geral, as companhias estão tendo menos gastos com suas operações físicas ou híbridas?
Esse é um ponto que depende muito do modelo que a empresa está adotando e a proporção de funcionários em cada regime. Mas, sem dúvidas, home office é o formato mais barato para a empresa no seu dia a dia.
Com a pandemia, muitas empresas saíram dos seus escritórios total ou parcialmente. Isso implica em redução de custos com menos aluguel e condomínio, menos limpeza, menos despesas de café (copa e lanches), menos material de escritório e também menos vale transporte.
No que diz respeito às despesas de colaboradores, nós identificamos que as empresas estão gastando muito menos. Em 2019, uma empresa que gastava R$ 100,00 no mês com colaboradores que pedem reembolso, adiantamento ou têm gastos com cartão, passou a gastar R$ 51,00 em 2020 e R$ 39,00 em 2021.
Por outro lado, as empresas em geral passaram a gastar mais com ferramentas de comunicação e videoconferência, além de gastarem mais com segurança de rede e infraestrutura, muitas tiveram que comprar notebooks e aparelhos móveis para equiparem os funcionários remotamente. Como foi pontuado anteriormente, também foi percebido um aumento significativo de gastos com Correios/Malotes, Material de Escritório e Telefone/Internet/Celular, em decorrência da implantação do auxílio Home Office em muitas empresas.
- Quais são as boas práticas de mercado que as empresas podem adotar?
O básico é ter uma boa visão do que se gasta. Então, minimamente ter a contabilidade organizada. Um plano de contas bem estruturado, em que se possa ir de forma micro nos tipos de gastos. Além disso, é importante ter sempre na mão um BP, uma DRE e uma DFC todo mês para analisar.
Além da parte contábil, ter sistemas gerenciais capazes de dar realmente uma visão mais estratégica com relatórios. Então, em despesas gerais, ter um ERP bem implementado no negócio. E também ter uma plataforma de orçamentação e controle posterior para conseguir acompanhar o orçado versus realizado.
Para a gestão das despesas dos colaboradores, é essencial estipular uma política de despesas clara para toda a empresa, e, assim, fazer o controle por centro de custos e tipos de despesas separadamente, entendendo o que está sendo gasto em alimentação, hospedagem, combustível e passagem. Dessa forma, é possível criar um histórico como base de comparação, não só para a empresa ter um controle mais apurado dos gastos, mas também para ressarcir de forma justa seus funcionários.
Estabelecer uma política de reembolso evita desgastes na relação empresa-trabalhador, afinal, todas as normas, prazos e processos estão ali disponíveis tanto para quem presta contas, quanto para quem faz a conferência dos gastos. Além disso, é importante que a empresa esteja disposta a rever as regras estabelecidas e atualizá-las, não só conforme mudanças legais, como também de acordo com o que vem sendo praticado no mercado. A transparência da empresa e do colaborador é um elemento chave para o sucesso do processo de prestação de contas.
Nesse sentido, o VExpenses é a solução ideal. Ele é um sistema multiplataforma que fornece relatórios inteligentes e dashboards gerenciais com indicadores de despesas em tempo real. Ideal para análises de custos e ainda automatiza o processo de prestação de contas e reembolsos. Com o VExpenses, o processo de registro das despesas e de conferência são simplificados, já que o app preenche automaticamente relatórios e verifica sozinho a política de despesas da empresa. Com isso, o financeiro e gestores também poupam tempo na conferência de despesas e comprovantes.
Para manter um controle de gastos, é essencial que a empresa tenha plataformas que substituam os trabalhos manuais e burocráticos e deem às pessoas informações para tomar as decisões de forma mais assertiva e eficaz para o negócio. Assim, as pessoas podem usar seu tempo de trabalho com coisas que gerem valor para a empresa a partir de dados confiáveis.
