Guia completíssimo sobre Downsizing: tudo sobre o processo para tornar a empresa mais enxuta

Em meados de 1970 os Estados Unidos viram surgir uma técnica cujo objetivo era a redução de custos por meio da redução estrutural de empresas. Conhecida como Downsizing, a técnica chegou em território tupiniquim na década de 80.  

De lá pra cá a competitividade aumentou e cada vez mais exige que empresas estejam constantemente em evolução. Para se manter no mercado organizações têm investido em tecnologia, a qual não deixa muito espaço para estruturas inchadas.

Aliás, é comum vermos empresas em grande crescimento buscando por equipes enxutas, com alto desempenho, alto capital intelectual e, por consequência, mais dinâmicas e flexíveis. Tudo isso para que o resultado financeiro não seja comprometido e o negócio seja sustentável em um longo prazo.

A ideia é colocar em prática uma maneira de reduzir custos sem prejudicar o futuro da empresa. É aí que muitas organizações se deparam com a necessidade de elaborar um Plano de Downsizing. Por isso, preparamos um artigo completíssimo com tudo que você precisa saber sobre a redução do tamanho de organizações (incluindo dicas de como evitar que isso aconteça).

O que é Downsizing?

Downsizing vem do inglês e em bom tupiniquim significa achatamento, mais precisamente, achatamento da estrutura hierárquica. Em outras palavras, um plano de downsizing refere-se à redução, seja permanente ou temporária, da força de trabalho de uma empresa. Isso ocorre por meio da extinção de um ou mais níveis hierárquicos.

Em linhas gerais, o downsizing ocorre como parte de um programa de reestruturação maior em uma organização. Importante ressaltar que a forma mais comum da redução da estrutura hierárquica é por meio de demissões de funcionários, o que reduz os custos da folha de pagamento, mas não é a única forma.

Isso porque existem outras maneiras para aplicar o downsizing (você verá nesse artigo) que não seja necessariamente demissões em massa. A estratégia de redução pode também envolver a aposentadoria antecipada de certos empregados e o fechamento de algumas operações.

Na maioria dos casos, o downsizing acontece quando a alta diretoria (CEO e CFO, por exemplo) tem todos os indícios de que a organização não está operando com a máxima eficiência. Assim, com o objetivo de tornar o negócio mais produtivo e a empresa mais enxuta, opta-se pelo downsizing organizacional.

Como você deve imaginar, a abordagem do downsizing não é algo que agrada aos gestores. Quando a empresa opta por passar por esse processo é porque, muito provavelmente, essa seja a única alternativa de a organização continuar operando.

De uma maneira geral, portanto, tornar a empresa enxuta por meio do downsizing é uma opção para reduzir custos e, desse modo, melhorar a eficiência organizacional e recuperar a competitividade e sustentabilidade futuras. Além disso, existem outros motivos que fazem a empresa passar por esse processo, como veremos a seguir.

Motivos que fazem uma empresa optar pelo downsizing

Não tem jeito, o motivo principal que justifica o achatamento da estrutura organizacional é a redução de custos. No entanto, outros motivos podem justificar o downsizing:

• Aumento de produtividade: reduzir a base de seus funcionários pode significar aumento da produtividade. Isso ocorre quando a empresa foca em aumentar a produção individual dos trabalhadores ou substituí-los por equipamentos.
• Geração de valor: redimensionar o número de funcionários indica reestruturações e mudanças em andamento, geralmente para aumentar a rentabilidade da empresa. Ao perceber que a empresa está fazendo mudanças focadas em aumentar sua lucratividade, acionistas e investidores podem ver isso como um sinal positivo. Por consequência, o valor das ações da empresa pode até aumentar (mas atenção: conforme falaremos mais adiante, isso só acontece quando o plano de downsizing é bem elaborado e o processo ocorre de maneira transparente).
• Fusões de Negócios, Aquisições e Privatizações: a fim de sobreviver, estratégias como criação de holding e fusões são estudadas pelas organizações. Como resultado, pode haver a redundância de funções e, com isso, a necessidade de reduzir o número de colaboradores.
• Necessidade de terceirização: a empresa pode optar por diminuir sua estrutura ao verificar que a terceirização de certas atividades resultará em aumento da produtividade e redução de custos.
• Busca por eficiência: em algumas situações, quanto mais colaboradores trabalharem em uma mesma função, mais ineficiente podem tornar-se as operações dessa mesma função. Reduzir o número de pessoas e, ao mesmo tempo, melhorar processos aliado com a utilização da tecnologia podem ser uma forma de resolver o problema.

Como você pode ver, as razões listadas apresentam também as vantagens do downsizing. No entanto, como sempre falamos aqui no blog, existem dois lados numa mesma moeda. A seguir, analisaremos mais alguns fatores positivos e elencaremos os contras do processo.

Vantagens e desvantagens do processo de Downsizing

Além dos motivos elencados no tópico acima (e que têm a ver com as vantagens), podemos citar ainda como pontos positivos do downsizing:

• Operações de escala: muitas vezes, durante períodos de crescimento, as empresas tendem a adicionar pessoal e equipamentos para atender a fins comerciais imediatos. Isso é natural, já que faz parte da evolução da organização. No entanto, passado o período pode ser sentida a necessidade de que o negócio seja dimensionado para um tamanho mais realista e gerenciável. Aí é que entra o downsizing, pois permite que o tamanho da organização seja reduzido para que seja mais eficiente e continue lucrativo.
• Reavaliação: ao optar pelo downsizing a organização se vê obrigada a reavaliar seus processos de negócios e reescrever o planejamento estratégico, bem como o orçamento empresarial. Isso é de suma importância já que, conforme sempre gostamos de frisar, uma empresa deve ter sua estratégia constantemente atualizada a fim de que reflita mudanças internas e externas que afetam a produtividade do negócio. Isso ocorre também com o orçamento empresarial, o qual deve passar por revisões orçamentárias. A decisão de reduzir a estrutura organizacional faz parte do processo de reavaliação do planejamento estratégico e coloca a empresa em uma posição competitiva melhor para o futuro.

Já como pontos negativos, citamos:

• Imagem: o downsizing pode ser visto de forma negativa pelo público se o CEO não for claro e transparente e evitar falar sobre o assunto. Isso dá para entender, afinal, uma empresa que dispensa colaboradores e pretende diminuir a produção pode ser sinônimo de falência. Claro que essa interpretação pode ser um equívoco, pois como vimos nos motivos que levam ao downsizing, esse processo poderá valorizar a empresa perante investidores e acionistas. A questão, nesse caso, é como o downsizing é comunicado ao público, colaboradores e stakeholders.
• Processos: como o resultado final do downsizing é tipicamente menos pessoas realizando uma tarefa, dizemos que os processos de trabalho de uma organização podem ser afetados.
• Insegurança: tornar a empresa enxuta, com demissões de funcionários, pode fazer com que aqueles que permaneceram sintam-se inseguros e desorientados. Isso pode prejudicar o comprometimento dos colaboradores.

De modo geral, alguns dos pontos negativos podem ser revertidos se a empresa agir com cautela e elaborar um plano de downsizing, conforme apresentamos em seguida.

Não deixe o feitiço virar contra o feiticeiro: estratégias para um plano de Downsizing de sucesso

O sucesso do downsizing está diretamente relacionado a dois itens:

• Adoção de uma estratégia e
• Presença de uma forte liderança.

Do contrário, sabe aquela história do feitiço que virou contra o feiticeiro? Pois é, ao fazer um downsizing sem planejamento, todos os benefícios que a empresa procura com o processo podem tornar-se em pesadelos.

Para ajudá-lo a entender melhor, dê uma olhada nas dicas de como realizar o processo de downsizing:

1. Para ter chegado à conclusão de downsizing é porque a controladoria fez todas as análises, realizou o estudo de viabilidade, trabalhou com indicadores e fez previsões de cenários e de vendas, bem como projeção de faturamento. Portanto, é papel do controller também apresentar as previsões financeiras e orçamentárias da empresa em um longo prazo. Assim, a alta diretoria terá uma ideia se seus objetivos serão atingidos com o downsizing.
2. Além disso, o controller deve analisar o plano de downsizing (quantos funcionários serão dispensados? Que setores diminuirão a produção?). Com essa análise ele consegue fazer uma projeção das despesas, projeção de vendas, projeção de fluxo de caixa e também dos custos que a empresa terá com demissão de colaboradores e redução da produção. Assim, o profissional de controladoria irá elaborar um orçamento empresarial adequado para atingir os objetivos do downsizing.
3. Falando em objetivos, é primordial que a alta diretoria se reúna a fim de definir novas metas e objetivos com o achatamento da estrutura hierárquica. Como você bem sabe, é o panorama econômico e financeiro atual da empresa que ajudará nessa definição.
4. Além de metas e objetivos, a diretoria deve definir prazos e responsabilidades.
5. É também papel da diretoria ser clara e transparente com quem faz a empresa acontecer, ou seja, seus colaboradores. Deixar que eles fiquem sabendo pela imprensa (ou por outros colegas) que a empresa enfrentará uma redução da estrutura tornará o processo ainda mais difícil. Comunicação é primordial para um downsizing de sucesso.
6. Igualmente essencial é que todos saibam o motivo de a empresa estar passando pelo processo. Isso significa ser transparente com todos sobre a situação atual do negócio.
7. Para que o downsizing ocorra da melhor maneira possível, líderes devem sempre estar acessíveis e prontos a responderem quaisquer dúvidas. Empatia se faz essencial nesse período, especialmente com aqueles que terão que ser desligados.
8. Downsizing é algo que pode afetar a moral dos colaboradores, portanto, gestores e diretores devem buscar motivar os funcionários e, principalmente, mostrar-se positivo e confiante com o futuro da empresa. Uma dica é fazer uma reunião com todos e apresentar o novo planejamento estratégico e projeções financeiras (o controller será fundamental para traduzir os números em uma linguagem que fale com todos os colaboradores).
9. É importante também que gestores forneçam feedbacks constantes aos colaboradores, especialmente para que eles vejam que seus esforços estão sendo recompensados.
10. Uma última dica que deixamos, mas não menos importante, é a de que os colaboradores sejam treinados com antecedência a ocuparem as funções e responsabilidades que deverão assumir após o downsizing. Como vimos, muitas vezes duas pessoas assumirão o trabalho de uma equipe de seis. Portanto, dê o suporte necessário para que esses funcionários consigam desempenhar suas novas funções.

Downsizing não é algo agradável e fácil de ser conduzido. Pelo contrário, o processo pode ser bem estressante e, se conduzido de maneira errada, pode passar uma imagem errada da empresa.

Bom, e já que downsizing não é um processo agradável, como fazer para evitá-lo?

Dica Treasy para evitar Downsizing

Como vimos, existem vários motivos para uma empresa passar por um downsizing. O principal é a redução de custos para aumento da lucratividade, mas itens como aumento da produtividade também estão na lista. Se você parar para analisar, verá que o segundo item impacta no primeiro. Não entendeu? Calma que vamos exemplificar:

No artigo Como os profissionais de controladoria e finanças usam seu tempo? apresentamos uma pesquisa realizada pela APQC (órgão de autoridade mundial em benchmarking, melhores práticas e melhorias de processos) com mais de 832 empresas (dos mais diversos portes e países). A pesquisa levantou o que os profissionais de finanças realmente fazem durante um dia comum de trabalho.

No artigo mostramos que em uma semana normal de trabalho equipes de controladoria e finanças estão gastando do início da manhã de segunda até o horário de almoço de quarta-feira garantindo que:

• Contas estejam sendo pagas,
• Clientes recebam suas notas,
• Contabilidade esteja fazendo seu trabalho corretamente,
• Entre muitas outras tarefas.

Quando o time financeiro gasta mais de 50% do tempo em transações operacionais – somando o tempo adicional para manter controles internos, planilhas e relatórios – não sobra muito tempo para se dedicar no suporte da tomada de decisão.

Isso pode impactar nos lucros da empresa, pois pode significar que profissionais da controladoria não estejam conseguindo ter tempo hábil para auxiliar na estratégia do negócio. Estendendo para outros departamentos (como marketing, produção e comercial), poderemos encontrar mau uso do tempo por falta de uma gestão focada em agilidade e produtividade. Lembrando que o foco desse tópico é estratégia que previna o downsizing, nossa dica é começar pelo ativo mais importante da empresa: seus colaboradores. Pensando nisso, apresentamos várias ações práticas para melhorar a produtividade em áreas como a Controladoria, Marketing, Administrativo e Processos. Para saber mais, clique no banner e faça o download do Webinar sobre produtividade: como tornar seu time mais ágil.

Neste webinar, uma das perguntas a serem respondidas será: como fazer mais com menos? (nosso foco aqui é fazer sua empresa passar longe do downsizing, lembra?).

Bom, mas além de downsizing, existe um outro termo, conhecido por rightsizing, que também trabalha com a ideia de a empresa diminuir a sua estrutura.

Ok, então o que é Rightsizing?

Se downsizing tem tudo a ver com achatamento da estrutura organizacional, o rightsizing é um pouco mais leve. Ao analisarmos as palavras em inglês “right” e “size” chegaremos ao seu significado. Portanto, rightsizing nada mais é do que “o tamanho certo”.

Em outras palavras, significa que a empresa passará por uma reestruturação a fim de maximizar a eficiência operacional. Quando falamos em otimizar o número de colaboradores e posições gerenciais a fim de tornar a organização mais eficiente e lucrativa, muitos especialistas defendem a ideia de que o termo rightsizing seja usado ao invés de downsizing.

Você pode se perguntar: mas então os dois conceitos significam a mesma coisa? Bom, desse primeiro ponto de vista, sim. A diferença é que rightsizing denota algo mais leve e suave que downsizing.

No entanto, alguns estudiosos consideram uma grande diferença entre ambos os processos. Para eles, enquanto o downsizing é reativo, o rightsizing é proativo. Explicando melhor:

• O downsizing ocorre quando a empresa precisa reduzir custos para aumentar a lucratividade. Trocando em miúdos, é quando a empresa não vê outra saída para conseguir ter um fluxo de caixa em dia e sobreviver. Digamos que seria como a busca por uma chance de reerguer-se no mercado e voltar para a competitividade.
• O rightsizing ocorre porque líderes estão olhando para tendências de mercado, tecnologias, abordagens alternativas e novas ideias. A atenção é concentrada no futuro e o planejamento estratégico da empresa é focado também em quais habilidades serão necessárias na organização para que ela lidere (ou continue liderando) no futuro.

Para exemplificar, imagine uma companhia telefônica. Por causa da recessão econômica, perda de market share e gerenciamento orçamentário mal realizado, a empresa teve que reduzir sua estrutura organizacional, diminuindo o número de colaboradores e, inclusive, fechando departamentos. Neste caso, a organização passou por um downsizing.

Agora suponha que a mesma companhia decidiu adotar novas tecnologias e investir em fibra ótica. Para isso, ela passou a precisar de outros conhecimentos e o investimento significou corte de pessoal. No entanto, esse corte ocorreu para dar espaços a novas máquinas, ou seja, a empresa diminuiu um pouco sua estrutura, mas porque avanços tecnológicos a obrigaram. Seria um donwsizing por causa de uma rightsizing.

Conseguiu entender a diferença? Conforme falamos, autores e especialistas divergem um pouco nesses dois conceitos, mas o importante é ter em mente que ambos buscam eficiência operacional e lucro.

Mas e reengenharia e downsizing, qual a diferença?

Entendido rightsizing x downsizing, não podemos deixar de falar sobre reengenharia x downsizing. Para entender melhor, vamos ao conceito de reengenharia:

Reengenharia é o processo de melhoria de uma organização. Para isso, o processo exige que gestores analisem constantemente os pontos fortes e fracos da empresa e, sempre que necessário, redesenhem e readequem processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização.

Tudo isso com o objetivo de aumentar lucros e vantagem competitiva, melhorar os resultados econômicos e financeiros e melhorar a imagem da empresa no mercado. O processo de reengenharia, portanto, identifica elementos de uma organização que geram poucos benefícios mas aumentam os custos e faz os ajustes necessários.

Basicamente, a reengenharia traz mudanças em três pilares:

• Operacional, pois as pessoas passam a trabalhar em equipes multifuncionais;
• Gestão de processos, pois todos passam a ser integrados e informatizados;
• Gestão de negócios, pois negócios são repensados, podendo até surgir novos serviços e produtos.

Os objetivos de downsizing e reengenharia são os mesmos, mas a diferença principal é que enquanto o downsizing busca por um achatamento da estrutura a fim de melhorar a performance financeira (geralmente com redução de colaboradores), a reengenharia foca em readequar processos para aumentar a lucratividade e melhorar a vantagem competitiva. Isso pode implicar em novos produtos e serviços.

Downsizing x Rightsizing x Reengenharia x Turnaround

Além de downsizing, existem outros conceitos que buscam a reestruturação da empresa, como rightsizing e reengenharia, ambos vistos neste artigo. Adicionalmente, podemos citar ainda o turnaround, já discutido aqui por nós em outro artigo.

Para não haver confusão, observe cada conceito:

• Downsizing: diminuição de tamanho. É a redução da força de trabalho, a qual pode ser temporária ou permanente. Os motivos que levam uma organização ao downsizing são vários, mas o principal é a redução de custos.
• Rightsizing: tamanho certo. A empresa passa por uma reestruturação a fim de maximizar a eficiência operacional com a atenção concentrada no futuro, ou seja, o planejamento estratégico da empresa é focado em quais habilidades serão necessárias na organização para que ela lidere (ou continue liderando) no futuro.
• Reengenharia: processo de melhoria de uma organização. A reengenharia identifica elementos de uma organização que aumentam os custos gerando poucos benefícios, e faz os ajustes necessários. Para isso, o processo exige que gestores analisem constantemente os pontos fortes e fracos da empresa e, sempre que necessário, redesenhem e readequem processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização.
• Turnaround: é a escrita de uma nova história para o negócio. Duas palavras estão em jogo aqui: reestruturação e recuperação. Isso significa dizer que um processo de turnaround será seguido, necessariamente, por mudanças que podem ser financeiras, políticas, operacionais, gerenciais e/ou tecnológicas.

Concluindo com uma super dica

O downsizing tem o objetivo de melhorar a eficiência ao mesmo tempo em que mantém ou aumenta a lucratividade. Por isso, normalmente é um processo mais comum de ser evidenciado em momentos de recessões econômicas. Isso pode ser um pouco controverso, já que ao reduzir a folha de pagamento ocorre o aumento do desemprego e a bola de neve só aumenta.

A decisão de reduzir a estrutura organizacional faz parte do processo de reavaliação do planejamento estratégico e visa colocar a empresa em uma melhor posição competitiva para o futuro. O motivo principal que justifica o achatamento da estrutura organizacional é a redução de custos.

Uma das vantagens do downsizing está no fato de a empresa ver-se obrigada a reavaliar seus processos de negócios e reescrever o planejamento estratégico e o orçamento empresarial. Falando nisso, anota mais uma dica Treasy: E-book "Planejamento Estratégico e Orçamentário sem complicações". O material foi desenvolvido para ajudar sua empresa a ter um Planejamento e Acompanhamento "best in class". Para acessá-lo, clique no banner:

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E agora que chegamos ao fim, conte para nós o que você achou deste artigo. Caso você tenha experiência com o processo de downsizing, fique à vontade para compartilhar conosco seus conhecimentos e suas observações.