É neste ultimo ponto que vamos focar este artigo. E para ser ainda mais específico, o objetivo deste post é abordar alguns dos principais erros cometidos pelas empresas durante a elaboração do Planejamento Orçamentário. Portanto, não vamos tratar aqui dos conceitos básicos de Planejamento Empresarial e Gestão Orçamentária, mas se você precisar tirar alguma dúvida ou confirmar alguma informação, separamos alguns artigos que podem ajudar bastante:
- O que é Planejamento Orçamentário: o guia com tudo que você precisa saber
- Orçamento Empresarial: um mapa para os resultados de sua empresa
- Gestão Orçamentária: o guia completo com conceito, dicas e melhores práticas
- Premissas Orçamentárias: como melhorar a gestão de sua empresa com elas
- Revisões Orçamentárias e sua importância na manutenção dos planos
- Simulações de Cenários: criando alternativas para o futuro de sua empresa
Como o foco do artigo é falar sobre os erros mais comuns da Gestão Orçamentária, seria muito fácil para nós criar aqui uma lista com páginas e mais páginas sobre os principais deslizes que vemos as empresas cometerem durante os vários estágios de maturidade da Gestão Orçamentária pelos quais passam enquanto vão aprimorando seus processos, até que seja criada e difundida a Cultura Organizacional de foco nos resultados e orientação por dados e fatos (“data-driven”) na empresa.
Mas, porém, entretanto, todavia... Em vez de elaborar uma lista gigante, resolvemos elencar aqui o que consideramos os 3 principais erros do Planejamento Orçamentário que uma empresa pode cometer. Confira na sequencia quais são eles e depois deixe um comentário contando se concorda ou não com esta visão. Bom proveito para você e sua empresa!
Erro Número 1 - Pressa e Correria
Ora bolas, estamos falando de planejamento! Está implícito na própria palavra o cerne da atividade. Mas na prática vemos muitas empresas deixando o Planejamento Orçamentário para ultima hora e isso, claro, além de diminuir a qualidade dos planos e informações para tomada de decisões, ainda acaba aumentando muito o risco de erros e elevando o nível de estresse de todos os envolvidos no processo.
Se você já conhece o Blog do Treasy, já deve ter lido aqui que “o orçamento empresarial é a tradução do planejamento estratégico em números”. E isso tem um motivo. Esta é a sequencia lógica e natural pela qual as coisas acontecem em uma empresa.
No post Planejamento Estratégico, Tático e Operacional abordamos o tema com mais detalhes, mas de forma resumida, é preciso estabelecer quais são os Objetivos Estratégicos da organização para o período que está sendo planejado e a partir destes objetivos, desdobrá-los em partes menores, ou seja, em Objetivos Táticos e Objetivos Operacionais. A imagem abaixo demonstra bem isto:
Somente com os Objetivos Estratégicos, Táticos e Operacionais muito bem definidos é que se deve partir para elaboração do Planejamento Orçamentário. Do contrário, as chances de sua empresa estar criando um Orçamento Empresarial desconexo do Planejamento Estratégico aumentam muito. Inclusive já publicamos aqui no blog diversos textos com dicas de como elaborar um Orçamento Empresarial integrado ao Planejamento Estratégico.
Além disto, é preciso entender que a primeira ideia nem sempre é a melhor, e que ideias levam tempo para amadurecer. E quando falamos de planejamento, não estamos falando de mais nada que não sejam ideias. Algumas destas ideias precisarão ser cortadas, outras lapidadas e talvez algumas novas precisarão ser obtidas.
No Orçamento Empresarial, este fluxo de exploração de ideias se traduz nas famosas Simulações de Cenários. A cada mudança nos Planos Estratégicos, normalmente será preciso reavaliar se Planejamento Orçamentário ainda está adequado e faz sentido. Além disto, principalmente mudanças dos planos nos níveis Tático e Operacional exigem Revisões Orçamentárias. Ou seja, se serão feitas novas contratações, se uma nova maquina vai ser adquirida, se a força de vendas será expandida, etc., o Planejamento Orçamentário precisa ser revisado.
Empresas em estágios de maturidade mais avançados geralmente começam o processo de elaboração do planejamento com bastante antecedência, sendo que em alguns casos, até meses antes do prazo final de entrega. Lembre-se de que o Orçamento Empresarial nada mais é do que o reflexo dos demais planos da empresa em números. Então reserve tempo e energia para trabalhar neles com calma.
Erro Número 2 - Não envolver as pessoas
Mas se o item do tópico anterior não foi respeitado, é bem provável que logo surja a frase “estamos atrasados, melhor envolver menos gente” e a equipe de planejamento e controladoria ou mesmo a diretoria resolva elaborar o orçamento de forma mais centralizada, “só desta vez”.
O problema é que se as pessoas não participam da elaboração do orçamento, as chances de “comprarem a meta” diminuem muito e quando chegar na etapa de Acompanhamento e Controle Orçamentário, é muito provável que os gestores não aceitem a cobrança dos resultados, alegando não ser possível bater as metas de receita ou respeitar os limites de custos e despesas. Mas na verdade, o real motivo pode ser um “boicote velado” por não terem sido envolvidos na etapa de elaboração.
Para evitar que isto aconteça, o primeiro passo é transformar os tradicionais centros de custo em verdadeiros centros de negócio, onde seus responsáveis devem entender perfeitamente as metas e se comprometer fielmente com os resultados. As metas orçamentárias precisam ser muito bem discutidas e negociadas antes de serem adotadas. Jamais impostas!
E este compromisso deve acontecer “pelo amor e não pela dor”. Ou seja, com o entendimento e participação dos gestores na construção do orçamento de suas respectivas áreas. Assim, estas pessoas viram “donas do negócio” e consequentemente precisam ter recursos e autonomia suficientes para lidar com as restrições e tomada de decisões necessárias.
Além disto, as metas orçamentárias precisam ser exequíveis. Elas precisam puxar a empresa para um patamar acima do atual, mas não podem desestimular em função da sua dificuldade. Precisam ser razoáveis e realistas, para com isso serem críveis e servirem de referencial dos gestores de todos os níveis.
Este é um tema bem amplo e não podemos nos aprofundar tanto no assunto quanto gostaríamos (o post ficaria enorme). Mas para conhecer mais sobre o assunto, recomendamos muito conhecer o Blog Cultura Colaborativa. O blog aborda a colaboração no ambiente empresarial por diferentes óticas e contextos. Certamente você pode aproveitar muitos dos conceitos para melhorar o nível de engajamento de todos os gestores envolvidos com os resultados e metas globais da empresa.
Erro Número 3 - Não utilizar ferramentas adequadas
Ferramentas são apenas ferramentas. Servem para facilitar o trabalho e torna-lo mais seguro. Não existe melhor ou pior, existe a que funciona bem para cada um. Mas deixe-nos narrar o “calvário” de um processo convencional de Planejamento Orçamentário feito por um gerente de controladoria fictício e no final reflita se você e sua empresa passam pela mesma situação.
Meu nome é Pedro e sou gerente de controladoria da Campos Confecções. Todo ano é a mesma coisa. Nas semanas que antecedem o início do orçamento o desânimo já paira sobre toda a equipe de controladoria e possivelmente sobre muitos gerentes da organização.
Começo o trabalho procurando pela velha planilha Excel utilizada para o orçamento do ano anterior e começo a fazer as alterações nas diversas abas e pastas.
Primeiro atualizo a lista de produtos e serviços oferecidos pela empresa, depois revejo na planilha os canais de distribuição, segregando por loja, representantes ou por regiões em que atuamos para que o comercial possa realizar a Projeção de Faturamento. Então parto para as alterações na parte de matérias-primas e insumos para o PCP e Compras realizarem a Projeção de Custos Variáveis. Na sequencia vem a atualização das contas contábeis e centros de custos que também devem ser incorporadas a “super mega planilha” para que os gestores de departamento possam realizar seus Orçamentos de Despesas Operacionais. Isso sem falar de toda a parte que envolve cargos, funcionário, tabelas salariais, percentuais de encargos e benefícios para o Orçamento de Gastos com Pessoal.
Mas ainda não terminou. Agora preciso carregar os dados realizados do ano atual e também o histórico do ano anterior, para servir de referência aos gestores.
Adicionalmente podem ser necessárias algumas “macros” para facilitar a navegação e utilização por parte dos gestores e evitar que eles façam algo que não deveriam com as planilhas. Depois disto, peço para um colega da controladoria testar tudo e verificar se o funcionamento está coerente e as consolidações estão corretas.
O próximo passo é quebrar a planilha em diversos arquivos que serão encaminhados para os responsáveis pelo preenchimento (conforme estrutura organizacional da empresa) e ai finalmente chegamos ao momento tão esperado por todos: envio das planilhas para os gestores departamentais.
Encaminho as planilhas todas por e-mail, gestor a gestor, informando os prazos acordados pela diretoria para a conclusão da tarefa. Com isso a primeira fase do processo está concluída, agora é só aguardar o recebimento das planilhas atualizadas.
Neste momento é que se inicia um novo calvário. Talvez a parte mais difícil para mim!
Primeiramente pela necessidade constante de follow-up constante, cobrando pelos prazos acordados. A prioridade demandada pela equipe na elaboração do Planejamento Orçamentário é menor que as demais atividades que sobrecarregam suas mesas. Poucos conseguem atender os prazos definidos.
Outro problema bem complicado que tenho que lidar envolve a tarefa de consolidação das planilhas. Apesar das inúmeras recomendações para que os dados sejam digitados somente nos campos definidos, é comum que alterações (como incluir linhas ou colunas) sejam feitas indevidamente pelos gestores. Teoricamente, a tarefa de consolidação, que deveria ser apenas copiar o conteúdo dos arquivos recebidos e colar na planilha final, acaba ficando comprometida e sem garantia de credibilidade. É preciso revisar e conferir tudo antes de copiar.
Uma vez que todos os dados estão novamente em um único arquivo e os totais calculados, o próximo passo é gerar a versão do Planejamento Orçamentário para avaliação da alta administração.
Normalmente aqui na Campos Confecções o Orçamento nunca é aprovado na primeira versão e são precisos de três a cinco ciclos de revisões, refinamento e ajustes dos valores, normalmente envolvendo os gerentes dos centros de custo impactados. Tudo que posso fazer é encaminhar os e-mails e aguardar as correções e para gerar nova consolidação dos dados.
O processo orçamentário por si só já é bastante complexo aqui na Campos Confecções pelo tamanho e número de pessoas envolvidas, mas a batalha fica ainda mais árdua e consome muito mais tempo do que deveria devido aos inúmeros problemas de desempenho, travamentos e segurança do Excel. E o pior de tudo é que nem posso colocar a culpa nele, afinal, ele não foi feito para isto!
A forma de trabalho descrita acima é a realidade da maior parte das empresas de porte médio no Brasil. O uso de planilhas na Gestão Orçamentária é muito comum no mercado pela facilidade e flexibilidade de uso que o software possui. Além disto, soluções especializadas costumavam ser muito caras e levavam meses para serem implantadas, o que está fora da realidade da maior parte das empresas brasileiras.
E por que muitas empresas ainda insistem em utilizar planilhas para a Gestão Orçamentária? Simplesmente por desconhecer que existem soluções especializadas no mercado e muitas vezes por imaginar que este é o método mais barato de realizar sua Gestão Orçamentária.
Com a popularização da computação em nuvem, o custo de sistemas especializados caiu drasticamente e hoje é possível ter uma solução completa de Gestão Orçamentária para sua empresa pagando apenas uma pequena mensalidade, sem ter que desembolsar grandes somas para aquisição de licenças de uso, compra de servidores e não é preciso nem ter uma equipe de TI para dar suporte a aplicação, pois isto tudo fica a cargo do fornecedor.
Utilizar planilhas para o orçamento ou qualquer outro processo de Gestão Empresarial é o famoso “barato que sai caro”. Hoje em dia é muito mais barato e seguro aproveitar os benefícios das aplicações em nuvem para tornar os processos de sua empresa mais eficientes e seguros.
Não acredita? Então faça uma conta simples conosco: comece pegando o valor de seu salário como controller e some a ele os encargos e benefícios pagos pela empresa. Agora divida este valor por 160 (o número de horas úteis de trabalho em um mês). Você tem então quanto custa 1 hora sua para a empresa. Agora faça as contas de quantas horas você economizaria com uma solução especializada e multiplique pelo custo de sua hora de trabalho.
Compensa a mensalidade de uma solução facilmente, não? E isto que nem estamos entrando aqui nos méritos dos riscos de tomar uma decisão com base em dados incorretos (causados por erros de fórmulas) ou desatualizados (por conta das inúmeras trocas de arquivos por e-mail). Estamos falando apenas no custo bruto.
Pense sobre isto, e se você quiser conhecer um pouco mais do tema, separamos dois artigos bem bacanas:
- Self-Service Planning and Budgeting: foco no sucesso do cliente
- As vantagens de manter o controle empresarial na web
Tornando o Planejamento Orçamentário de sua empresa “Best in Class”
Aqui na Treasy somos adeptos da metodologia de melhoria contínua. Sabemos que nenhum processo começa perfeito logo no começo e com o Planejamento Orçamentário não seria diferente. Mas para definir o que pode ser melhorado, o primeiro passo é saber em que ponto sua empresa se encontra.
Pensando nisto, lançamos o e-book Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária, que reúne o conhecimento de anos e centenas de empresas, abordando os principais desafios superados pelas empresas desde os estágios mais iniciais até os mais avançados dentro do processo orçamentário.
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Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!