Como um gestor financeiro pode alavancar pessoas, processos e tecnologia para trabalhar de forma mais eficiente?

Nenhuma organização sobrevive sem o financeiro em ordem. Isso significa que toda empresa precisa ter uma Gestão Financeira bem desenhada e isso inclui Contas a Pagar, Contas a Receber; Gestão do Fluxo de Caixa, Gestão do Saldo de Caixa, Gestão da Necessidade de Capital de Giro (NCG), Aplicação e Captação de Recursos, Crédito e Cobrança, entre outras atividades.

Acontece que, se de um lado um Gerenciamento Financeiro bem estruturado já é meio caminho andado, por outro isso não significa que o gerente de finanças pode cruzar os braços e respirar tranquilo.

Vai chegar um momento que o gestor financeiro perceberá que sua área não é tão eficiente, rápida ou flexível como deveria. Nesse caso, de quem é a culpa: dos colaboradores, dos processos ou da tecnologia?

Você vai concordar que a pergunta é um pouco cabeluda. Dando uma palhinha do que abordaremos neste artigo, já adiantamos: a resposta para o questionamento tem a ver em analisar como cada um dos elementos (colaboradores, processos e tecnologia) interagem entre si.

Então, agora o convite é que você deixe um pouco de lado suas tarefas de líder financeiro e invista uns minutinhos para entrar nessa discussão sobre como tornar sua área muito mais eficiente.

Personagem 1: a Tecnologia

A área financeira é a parte da empresa que gerencia o dinheiro. Mais: é o departamento que sabe qual é a quantia necessária para pagar os recursos humanos da organização, pagar as despesas operacionais, realizar investimentos operacionais, pagar os gastos diversos etc. É no setor de finanças que são coletados dados contábeis e criados relatórios gerenciais que gestores e CEO utilizam para tomar decisões.

Até aí, tudo bem. Agora vamos à tecnologia. De modo geral, quando falamos nela nos referimos às ferramentas de software e sistemas de computador utilizados por uma organização para:

• Automatizar as funções das áreas (aqui no caso, da área de finanças) e
• Organizar o fluxo de dados.

O gerente financeiro deve ter em mente que o objetivo da utilização da tecnologia para seu departamento é o de melhorar a análise de dados para tornar tomadas de decisão muito mais precisas. A tecnologia nas finanças auxilia para um fluxo de informações muito mais rápido, especialmente porque hoje em dia os softwares permitem que uma empresa conecte todos os departamentos da organização. Por exemplo, informações geradas pela manufatura, pelo marketing, comercial ou até mesmo pelo setor de finanças, podem ser compartilhadas em tempo real (o que não ocorre no processo manual de planilhas espalhadas por várias áreas).

Acessar esses dados por meio de um sistema requer bem menos esforço. Nesse caso, ao invés de perder tempo desenterrando números e procurando por erros, um gestor financeiro e sua área assumem um papel muito mais estratégico: o de analisar e interpretar as informações.

Adicionalmente, com acesso aos dados detalhados de todos os setores em tempo real, o pessoal da área de finanças consegue elaborar previsões muito mais precisas e que mostrem como a organização realmente funciona. A tecnologia permite ainda ao gestor financeiro ter um banco de dados centralizado com informações fundamentais para a empresa. No caso de uma organização ter escritórios espalhados pelo país ou até pelo mundo, a capacidade de acessar as mesmas informações economiza tempo e melhora a eficiência.

Personagem 2: os Processos

Pense em como você faz algo rotineiro no seu dia, como por exemplo comprar pão. A maneira como você faz isso importa, pois dependendo de como isso se encaixa no seu dia você pode ganhar tempo ou economizar gasolina fazendo apenas uma mudança no seu trajeto (ou na sua rotina).

O exemplo é bastante simples, mas como gestor financeiro pense agora no seu fluxo de caixa. Basicamente, teremos que nos preocupar com o levantamento de receitas, anotação e pagamento de despesas e custos do negócio. Se isso não for feito em uma certa ordem, isto é, se isso não seguir um fluxo definido, imagine a bagunça que seria ou o tempo que levaria registrar as entradas ou saídas.

Processos são extremamente importantes. Eles descrevem como as atividades são realizadas e determinam o sucesso dos resultados. Para levar a área financeira ao próximo nível, o gerente de finanças precisa direcionar a padronização dos processos para, em seguida, conseguir ampliar o olhar de como as coisas funcionam em seu departamento e realizar melhorias nos processos. Tudo isso para que eles tragam benefícios em termos de eficiência e produtividade.

Mais do que qualquer um dentro da empresa você, como gestor financeiro, sabe que pequenos ajustes podem resultar em pequenas economias que, somadas, resultarão em muitos reais economizados.

Personagem 3: as Pessoas

O gestor financeiro precisa ter em seu time profissionais que não sejam acomodado e que questionem todo tempo o porquê de tal atividade estar sendo executada de tal maneira, ou o motivo de tal gasto ainda existir.

A liderança financeira deve fugir do “sempre fizemos assim, portanto é assim que será feito para sempre” para partir de uma atitude reativa para uma proativa. Pessoas são os ativos mais importantes de qualquer organização, pois são elas que colocam toda a engrenagem para funcionar. Todavia, esteja ciente de que seus colaboradores precisam ser motivados a terem uma curiosidade natural para entender a história por trás de cada número, além de ter espaço para propor melhorias e colocar em prática as mudanças.

Gestor financeiro: alavancando a tecnologia, os processos e as pessoas

A essa altura, tecnologia, processos e pessoas se encontram, formando um triângulo em nossa história. Para dar um clímax imagine o processo de gestão de crédito e cobrança. Sua empresa está com uma alta taxa de inadimplência, o que significa que alguma atividade do processo citado está tendo um baixo desempenho.

Nossa reação, como seres humanos, é sempre buscar um culpado. O mais natural dos casos é culpar a tecnologia, dizendo, por exemplo, que o sistema utilizado para gestão de crédito e cobrança não está fazendo as atualizações corretas dos pagamentos dos clientes. Acontece que, na maioria dos casos, a culpa está nas três pontas do triângulo.

A alta inadimplência pode ser por um processo rodando na empresa que não esteja alinhado com as pessoas que o executam, as quais, por sua vez, não estão alinhadas com a tecnologia sendo utilizada. Perceba que não existe um culpado, mas sim uma série de fatores que precisam ser analisados.

A fim de que o gestor financeiro consiga alavancar pessoas, processos e tecnologia para que sua área trabalhe de maneira mais eficiente, é preciso:

• Contar com profissionais de finanças que sempre questionem os processos e estejam sempre focados em melhoria;
• Dar espaço para esses profissionais realizarem melhorias;
• Ter processos alinhados às pessoas e que sejam fáceis de serem compreendidos;
• Contar com o apoio da tecnologia para dar mais eficiência às operações.

A liderança financeira precisa equipar suas equipes com informações e ferramentas que lhes permitem analisar dados e projetar um cenário preciso. Para isso, os colaboradores devem envolver-se com automação, tecnologia e processos que reduzam riscos e custos.

Se a área financeira precisa ser rápida para responder às ameaças e oportunidades do mercado, o mesmo se aplica ao gerente de finanças: o líder deve garantir:

• Que seu setor tenha informações precisas, e em tempo real, sobre as finanças da empresa e
• Que essas informações sejam transmitidas com clareza para que a diretoria aja rapidamente.

Não podemos esquecer ainda que as atividades da área de finanças fazem parte de um ciclo integrado. Para entender isso, pense no planejamento estratégico, no orçamento empresarial e nos relatórios gerenciais. A elaboração do orçamento depende do que foi definido no planejamento estratégico, assim como os relatórios dependem das informações em tempo real do orçamento.

Isso significa que quanto mais vinculada estiver a estratégia com as operações da empresa, mais resultados positivos a organização terá. Para isso, o gestor financeiro tem o papel de direcionar responsabilidades e garantir que processos, tecnologia e pessoas estejam trabalhando de forma integrada.

Voltando às três pontas do triângulo, temos que:

• No que tange às pessoas, o líder financeiro precisa ter um time cujas responsabilidades estejam bem definidas. Deve ainda proporcionar a seus colaboradores os treinamentos necessários para que possam compreender processos e operar corretamente a tecnologia.
• Sobre os processos, o gestor financeiro precisa garantir a padronização dos mesmos, além de promover um ambiente no qual seu time esteja sempre buscando por melhorias e garantir controles robustos que mitiguem riscos.
• Já no que diz respeito à tecnologia, o gerente de finanças tem o papel de buscar por uma tecnologia que automatize as atividades da área e integre todos os setores, garantindo eficiência e eficácia no controle financeiro.

Não esqueça: liderar tem a ver com motivação

Como gestor financeiro e líder de sua área, é importante sempre ser aquela pessoa que inspira. Algumas dicas simples que você pode começar a seguir hoje incluem:

• Conheça as expectativas de cada membro da equipe e deixe claro as expectativas da empresa. Lembre-se da máxima: “O combinado não sai caro”;
• Aprenda a aprender, isto é, busque sempre adquirir conhecimento para trabalhar com uma competência que você não tem.
• Ser um gestor financeiro que assume o papel de líder é ter capacidade de se relacionar.
• Líderes efetivos refletem e atuam simultaneamente, ajudam a desenvolver ideias e transformam a mera conjectura das coisas em algo objetivo e concreto.
• Envolva sua equipe nas discussões sobre melhorias de desempenho na área e na empresa como um todo.
• Enxergue as diferenças como oportunidades e não como ameaças. Alguém discorda de algo na área? Ótimo! Dê espaço para que isso aconteça e chame essa pessoa para conversar. Pode ser que ela tenha algo a sugerir que poderá alavancar os resultados do setor e, por consequência, da empresa.

Para concluir a discussão, sugerimos a leitura do artigo Como criar e liderar uma equipe de Controladoria e Finanças de alto desempenho. No texto, abordamos aquele que deveria ser o principal objetivo de todo gestor financeiro: ter uma equipe que conviva em harmonia e que trabalhe com alto desempenho. Não deixe de ler!

Concluindo

Como procuramos mostrar, alavancar pessoas, processos e tecnologia é entender que cada um dos três itens forma uma ponta do triângulo. Isso significa que caso um item esteja falho, deixaremos de ter um triângulo harmonioso.

Se a área está com baixo desempenho, ou se o gestor financeiro tem a sensação de que o setor poderia ser mais eficiente, é necessário entender que é preciso avaliar as três pontas, pois tudo se conecta.

Para encerrar, convidamos você a conhecer mais de perto um dos três personagens que falamos neste artigo.  A fim de que pessoas tenham processos eficientes, é fundamental contar com a tecnologia. O setor de finanças precisa ter os recursos que o possibilite ter todas as informações de maneira rápida e precisa de modo a apoiar nas tomadas de decisão estratégica. O Software de Gestão Orçamentária da Treasy, além de integrar-se ao ERP da sua empresa, tem recursos como:

• Orçamento Empresarial Descentralizado
• Projeções, Simulações e Cenários
• Acompanhamento Planejado x Realizado
• Relatórios e Análises Gerenciais
• Gráficos e Indicadores de Desempenho para analisar todas as informações do Orçamento e garantir que sua empresa se mantenha nos trilhos, conforme seu planejamento.

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