Tudo inicia com a definição de metas no planejamento estratégico. Com isso definido, parte-se para a elaboração do plano orçamentário. Olhando assim, tudo pode parecer simples, mas para muitos profissionais da área financeira encontrar a melhor maneira de elaborar o orçamento representa um grande desafio.
Primeiro porque mesmo sabendo da importância de orçar os recursos da empresa, ainda existem muitas organizações por aí sem a cultura orçamentária. Segundo porque será preciso definir o tipo de metodologia orçamentária a ser utilizado, que normalmente é avaliado pelo controller.
Somado a isso existe ainda uma questão importantíssima: a estratégia para projeção orçamentária. Nesse contexto, a questão toda fica entre Orçamento Top Down e Orçamento Bottom Up. É sobre essas duas previsões que este artigo se refere. Vamos conferir?
O que é um Orçamento Top Down?
Orçamento de cima para baixo. Essa é a tradução literal para Top Down Budgeting (o Orçamento Top Down). De uma maneira bem resumida sobre o que é Top Down, trata-se de partir do geral para o específico.
No Orçamento Top Down, o orçamento inicia com a definição dos gastos totais da empresa para, em seguida, partir para cada centro de custo. Trocando em miúdos sobre o método Top Down: a alta gerência define gastos, despesas e investimentos. Uma vez que os orçamentos são criados, os montantes são alocados para os setores e esses departamentos, então, analisam os números e criam seus próprios orçamentos dentro dos limites do orçamento criado pelo nível executivo.
Isso significa que a alta gerência cria as premissas orçamentárias, define o orçamento empresarial e o quebra em partes para cada centro de custo. Observe que a estratégia Top Down não é feita com tanto detalhamento, sendo, inclusive, uma boa alternativa de abordagem orçamentária para empresas que não possuem a cultura orçamentária ou estejam nos primeiros anos de gestão orçamentária. Para esses casos, uma dica é preparar suas projeções com premissas de referência, ou seja, utilizar o conceito de Orçamento Incremental ou Orçamento Base Histórica (o controller toma como referência os valores de gastos, despesas e investimentos do período anterior).
Agora que aprendemos o que é Top Down vamos ver suas vantagens e desvantagens.
Vantagens do Orçamento Top Down
Para muitos especialistas, a vantagem da abordagem Top Down é que a responsabilidade da criação do orçamento empresarial não fica com gerentes de nível inferior, os quais podem não possuir experiência e acabar gastando um tempo que seria melhor investido no gerenciamento da área propriamente dita.
Assim, as vantagens da metodologia Top Down são:
- Gestores dos setores concentram-se nas atividades rotineiras;
- Orçamento empresarial é elaborado com mais rapidez e
- Mais facilidade ao preparar o planejamento orçamentário alinhado com a estratégia empresarial.
Desvantagens do Orçamento Top Down
A metodologia Top Down é de responsabilidade da alta administração. Isso pode significar que os executivos de alto nível podem não ter conhecimento suficiente sobre as necessidades individuais dos setores na hora de elaborar o orçamento empresarial. Nesse caso, é bem provável que o plano orçamentário seja menos realista.
Embora ajude cada departamento a entender o que se espera dele, pode ser que algumas áreas não recebam os recursos necessários para executarem suas operações. Pela falta de conhecimento de como é o dia a dia de cada setor, corre-se o risco de que recursos sejam alocados de maneira errada e uma área acabe por receber mais do que precisaria e outra, menos.
Portanto, as desvantagens do sistema Top Down são:
- Por tirar a responsabilidade dos gestores de níveis mais baixos na hierarquia organizacional, pode haver falta de comprometimento dos mesmos;
- Planejamento orçamentário é imposto e não discutido;
- Falta de conhecimento de detalhes dos processos operacionais pode resultar em planejamento orçamentário impossível de ser alcançado pelos setores.
Como colocar em prática o Orçamento Top Down?
Na prática do sistema Top Down (ou orçamento de cima pra baixo), os diretores definem metas da empresa para vendas, despesas e lucros. Geralmente, é papel do controller ou de outro profissional de finanças levar os totais aprovados e alocá-los por cada departamento.
Com o conhecimento dos recursos financeiros que sua área terá, cada gerente, com a ajuda do controller, elabora um orçamento detalhado com base nos valores que terão disponíveis (o valor foi definido pela alta administração). No orçamento mais detalhado constarão, por exemplo, a quantidade prevista de produtos vendidos e das despesas detalhadas por categoria, como material de escritório, equipamento e folha de pagamento.
Importante ressaltar que a consolidação será sempre de responsabilidade do financeiro, pois isso garantirá que os objetivos gerais sejam cumpridos.
Indo de encontro ao processo de Top Down Budgeting temos o Orçamento Bottom Up.
O que é um Orçamento Bottom Up?
Orçamento de baixo para cima. Essa é a tradução literal para Bottom Up Budgeting (o Orçamento Bottom Up). De uma maneira bem resumida sobre o que é Bottom up, trata-se de partir do específico para o geral.
Seguindo uma linha bem diferente daquela apresentada pela metodologia Top Down, no método de orçamentação Bottom Up os orçamentos são elaborados pelos gestores de cada departamento conforme as metas da organização. Trocando em miúdos: na previsão Bottom Up agrupam-se os orçamentos de cada área até que se chegue ao orçamento empresarial como um todo.
Na metodologia Bottom Up é importante ressaltar que o processo passa por algumas etapas, iniciando em cada um dos setores onde gerentes criam um orçamento e depois o enviam para aprovação. O orçamento é, então, aprovado, revisado ou enviado de volta para modificações. Isso significa que um orçamento principal somente é criado após a aprovação de cada elaboração orçamentária por departamento.
Um outro nome para Orçamento Bottom Up seria Orçamento Colaborativo, ou Descentralizado. Falamos mais sobre esse assunto, na entrevista com o gerente financeiro da Politintas, Alexsandro Lima no nosso Controller Cast:
Agora que aprendemos o que é Bottom up vamos ver suas vantagens e desvantagens.
Vantagens do Orçamento Bottom Up
Defensores do Orçamento Bottom Up dizem que ele incentiva a contribuição de gerentes de níveis mais baixos da hierarquia, motivando-os muito mais no cumprimento das metas estabelecidas no planejamento estratégico. Justamente por sentirem suas áreas valorizadas, cada gestor tende a levar o processo de elaboração do orçamento a sério, o que os torna muito mais propensos a aderirem a ele uma vez que forem aprovados e implementados.
Por terem total conhecimento sobre os processos de suas áreas, na metodologia Bottom Up o orçamento passa a ser muito mais realista e a refletir as reais necessidades dos setores. Portanto, vantagens do Orçamento Bottom Up incluem:
- Plano orçamentário elaborado com mais adequação às necessidades de cada área;
- Maior detalhamento no planejamento orçamentário e
- Colaboradores ficam mais comprometidos.
Desvantagens do Orçamento Bottom Up
Uma das principais desvantagens do Orçamento Bottom Up é que gestores podem ficar tentados a solicitar mais recursos do que realmente serão necessários. Normalmente, o Bottom Up Budgeting resulta em previsões maiores de gastos em comparação com a abordagem de orçamentação Top Down. Claro que a palavra final será sempre do controller e da diretoria, que aprovarão o orçamento de cada departamento, mas isso pode resultar em um processo bastante estressante para gestores e profissionais da área de planejamento e controladoria.
Além disso, o modelo Bottom Up pode resultar em orçamentos que não estejam alinhados com as metas corporativas, pois gestores podem acabar se concentrando mais em questões departamentais ao invés das organizacionais.
Portanto, os pontos negativos do Orçamento Bottom Up incluem:
- O processo de projeção orçamentária pode ser mais demorado e exigir diversas revisões;
- Gestores acabam deixando de focar nas atividades de suas áreas para elaborarem os orçamentos;
- Falta de alinhamento do orçamento com o planejamento estratégico, pois gestores podem focar mais em necessidades de suas áreas e
- Gestores podem definir metas orçamentárias muito baixas e fáceis de serem atingidas.
Como fazer um Orçamento Bottom Up?
Em primeiro lugar, para que seja possível colocar o Orçamento Bottom Up em prática é necessário transformar os tradicionais centros de custo em verdadeiros centros de negócio, onde seus responsáveis devem entender e comprometer-se com o resultado.
Cada centro de custo deve possuir alguma pessoa que assuma a responsabilidade e ajude a estabelecer suas metas. Estas pessoas viram “donos do negócio” e consequentemente precisam ter recursos e autonomia suficientes para lidar com as restrições e tomadas de decisão necessárias.
Cada área cria suas metas orçamentárias, lembrando que elas precisam ser SMART, ou seja:
- S – Específicos (Specific): as metas devem ser formuladas de forma específica e precisa;
- M – Mensuráveis (Measurable): as metas devem ser definidas de forma a poderem ser medidas e analisadas em termos de valores ou volumes;
- A – Atingíveis (Attainable): a possibilidade de concretização das metas deve estar presente, ou seja, devem ser alcançáveis;
- R – Realistas (Realistic): as metas não devem pretender alcançar fins superiores aos que os meios permitem;
- T – Temporizáveis (Time-bound): as metas devem ter prazo e duração definidas.
Trocando em miúdos, as metas setoriais devem puxar a empresa para um patamar acima do atual, mas não podem desestimular em função da sua dificuldade. Precisam ser razoáveis e realistas, para com isso serem críveis e servirem de referencial.
Após cada área definir seu orçamento com base em suas metas, o mesmo é enviado ao financeiro, que terá a responsabilidade de avaliar se ele cumpre com a estratégia da empresa. Caso o orçamento elaborado precise ser modificado, ele é enviado novamente ao gestor para revisões. Nesse processo o controller auxilia dando seu parecer sobre o que não está adequado.
Após todos os orçamentos serem aprovados, elabora-se o orçamento empresarial. Portanto, podemos dizer que o orçamento empresarial será uma junção da orçamentação de cada área.
Bom, e já que vimos detalhadamente os modelos de projeção orçamentária pelos métodos Top Down e Bottom Up, a pergunta é:
Abordagem Top Down ou Bottom Up: qual escolher?
Muito provavelmente, se você já leu outros artigos do nosso blog já deve ter se acostumado com a resposta: Depende! O que vimos até aqui foi que:
- Abordagem orçamentária Top Down : parte-se do todo para o individual, ou seja, os orçamentos são elaborados pela alta administração e impostos para cada departamento. O Orçamento Top Down (ou orçamento de cima pra baixo) expressa com mais exatidão as metas de desempenho e as expectativas da alta administração, mas por não incorporar a contribuição de quem irá colocar o orçamento em prática (gestores das áreas) corre-se um alto risco de ser irrealista.
- Abordagem orçamentária Bottom Up: parte-se do individual para o todo, ou seja, cada gestor elabora o orçamento que, em seguida, é encaminhado ao controller para revisão e aprovação. O modelo Bottom Up é também conhecido como Orçamento Colaborativo, e tende a ser bem mais preciso e a impactar positivamente na moral de gerentes e funcionários, pois os mesmos passam a assumir um papel ativo no processo de orçamentação.
Como o orçamento Bottom Up exige mais conhecimento do processo de elaboração do orçamento, empresas que ainda não possuem uma cultura orçamentária optam pelo Orçamento Top Down. Essa pode ser uma excelente abordagem de projeção financeira caso seja o quadro em que sua organização se encontre.
Isso não impede que negócios com processo orçamentário mais estruturado utilizem o Top Down Budgeting. A maturidade da gestão orçamentária influencia, mas a escolha também dependerá da estrutura organizacional (para o caso do orçamento Bottom Up é necessário que a empresa trabalhe com centros de negócios), dos objetivos estratégicos e do modelo de gestão adotado.
Para te ajudar nessa questão da maturidade da gestão do orçamento, ao longo dos anos e tendo contato com milhares de empresas dos mais variados setores e portes, nós, da Treasy, fomos criando uma base interna de conhecimento sobre metodologias, ferramentas e, principalmente, sobre as melhores práticas de Gestão Orçamentária do mercado (inclusive em escala mundial).
Entre estes conhecimentos adquiridos, um dos principais foi a capacidade de identificar facilmente o nível de maturidade da Gestão Orçamentária de uma empresa. Compilamos esse conhecimento em um e-book, que você pode acessar gratuitamente clicando no botão abaixo:
Para definir qual é o modelo de projeção orçamentária ideal ao seu negócio, vale a reflexão:
- Os gerentes possuem experiência em elaboração do orçamento?
- Os gerentes têm conhecimento das metas da empresa?
- A alta administração entende das operações de cada área?
- A alta administração consegue alocar os recursos necessários para cada departamento a fim de muni-los com verba suficiente para que consigam atingir seus objetivos?
Claro que, como vimos, tanto no Top Down Budgeting como na abordagem Bottom Up o controller será a figura participativa e essencial no processo de elaboração do orçamento. Seja para realizar revisões orçamentárias (como no caso do Orçamento Bottom Up) ou para verificar as necessidades das áreas para que cada departamento tenha recursos financeiros suficientes para dar conta do recado (Orçamento Top Down) é o profissional de controladoria o grande responsável por alinhar o orçamento empresarial com o planejamento estratégico da organização.
Especialmente para empresas que não possuem cultura orçamentária, é importante que comecem hoje mesmo a se preocupar com o assunto. Para ajudar, deixo duas dicas:
E para colocar em prática o que for aprendido no webinar e no e-book, que tal um Modelo de Planilha para Orçamento Empresarial? É só fazer o download clicando no botão abaixo:
Concluindo
Neste artigo, o foco foi trabalhar com os conceitos de orçamento Top Down e Bottom Up para te ajudar a entender a diferença, implantar – ou a manter – um orçamento empresarial no estado da arte. Como vimos, a escolha entre qual modelo de projeção orçamentária utilizar dependerá da maturidade da gestão, dos objetivos estratégicos, da estrutura organizacional e do modelo de gestão adotado.
No início, comentei que além de escolher entre Top Down ou Bottom Up, é importante definir a prática orçamentária que mais se adequa ao seu negócio. Para encerrar este artigo com chave de ouro, gostaria de deixar mais uma sugestão: o e-book Definindo a metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa. Nele apresentamos as 8 principais metodologias e práticas orçamentárias utilizadas pelo mercado, bem como as vantagens e benefícios de cada uma delas:
- Orçamento Estático
- Orçamento Flexível
- Orçamento Contínuo
- Orçamento Revisado (Forecast)
- Orçamento Base Zero
- Orçamento Base Histórico
- Orçamento Matricial
- Orçamento Colaborativo (Descentralizado)
Se você não quiser perder essa dica, clique no banner abaixo para fazer o download:
Espero que este artigo Sobre os métodos Top Down e Bottom Up tenha sido útil a você e que você tenha conseguido entender as diferenças entre Orçamento Top Down e Bottom Up. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.
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