Sempre que chega o último bimestre do ano, muitas empresas começam a elaborar seu planejamento e orçamento para o próximo ano. Algumas organizações até já estão em fase mais avançada, com o orçamento concluído ou com o processo orçamentário em fase de finalização.
Aqui no blog, temos diversos materiais falando sobre este assunto, que trazem várias dicas importantes sobre orçamento. O artigo de hoje, porém, tem uma proposta diferente. Ao invés de respostas, vamos apresentar as principais questões sobre orçamento empresarial que podem e devem ser feitas para definir o que precisa ser planejado e quais receitas, custos e despesas devem ser orçados.
O ponto mais importante que queremos demonstrar com essas perguntas é que, no orçamento, todas as variáveis (receitas, despesas, custos e investimentos) são totalmente dependentes e relacionadas entre si. Por mais que a gente pense nelas separadas, elas devem, em uma visão macro, estar juntas.
Em outras palavras, o orçamento deve ser realizado sempre com uma visão sistêmica, em que a mudança de qualquer variável pode impactar de forma significativa outros pontos do processo, que, eventualmente, precisarão serem revistos. Vamos ver, então, quais são essas perguntas?
- Perguntas relacionadas ao orçamento de vendas
- Questões para o orçamento de investimentos
- Questões do orçamento de custos e despesas
Questões sobre orçamento empresarial
Em um primeiro momento, você pode até pensar que essas questões são banais e corriqueiras do negócio, mas verá que, juntas, ela oferecem respostas essenciais para o desenvolvimento de um orçamento eficiente e dentro da realidade da empresa. Essas perguntas sobre planejamento financeiro fazem toda a diferença.
Perguntas relacionadas ao orçamento de vendas
De forma resumida, o orçamento de vendas trata de estimar o quanto a empresa deve vender em determinado período, ou seja, é a projeção das receitas do negócio. É um dos pilares do processo orçamentário, pois, por meio dessa informação, os gestores podem ter uma ideia da lucratividade, uma vez que terão a possibilidade de comparar esses dados com os de custos e despesas, verificando se eles serão cobertos.
Confira as principais perguntas que devem ser feitas no orçamento de vendas:
- Quanto esperamos faturar no próximo ano?
- Queremos aumentar o faturamento ou manter o atual?
- Se quisermos aumentar, precisaremos ampliar nossa equipe de marketing e vendas?
- Nossa área produtiva está preparada para atender a nova demanda?
- Nossos canais de vendas estão com boa performance?
- Quais produtos estão com bons resultados?
- Quais produtos estão com pouca saída?
- Meus preços de venda estão de acordo com os custos e com o mercado?
Questões para o orçamento de investimentos
Como vimos, algumas respostas relacionadas às vendas podem impulsionar algumas demandas, o que, consequentemente, impacta diretamente no orçamento de investimentos. Como o nome sugere, essa parte do processo está ligada ao quanto a empresa fará de aporte financeiro para melhorar suas capacidades.
Veja algumas perguntas que surgem nessa etapa:
- Precisaremos investir em equipamentos (computadores, tablets, celulares e automóveis) para a equipe de vendas?
- Precisaremos investir em expansão da área produtiva para atender a esse novo volume de vendas?
- Que tipo de investimentos? Prédios? Máquinas? Equipamentos? Capacitações? Software?
- Quanto à logística, conseguiremos escoar essa produção? Temos onde estocar? Ou vamos precisar investir na ampliação do esquema logístico e contratar mais pessoas?
- Esse capital será próprio ou de terceiros? Quanto pagaremos de juros por isso?
- E quanto à marca (branding)? Vamos fazer algum investimento para adequação ou atualização da identidade visual?
- Temos espaço e infraestrutura para contratar mais pessoas ou precisaremos investir?
- Nossos softwares e sistemas internos estão preparados para um crescimento de demanda ou precisaremos investir em atualização, implantação e treinamento?
Questões do orçamento de custos e despesas
Agora chegamos à parte de saída do caixa, na qual passamos a considerar o quanto a empresa gasta em determinado período. E isso inclui tanto os custos, que estão ligados à produção ou prestação de serviços, quanto às despesas, que se referem mais à parte administrativa, não tão ligadas ao coração do negócio.
Vamos conferir as principais perguntas sobre custos de uma empresa:
- A equipe administrativa está preparada para dar suporte às áreas comercial e produtiva com o aumento de demanda?
- Precisaremos contratar mais pessoas para dar suporte administrativo?
- Nosso financeiro está preparado com pessoas e sistemas para faturar e controlar a nova demanda?
- Nosso fluxo de caixa está equilibrado (prazos de pagamentos e prazos de recebimentos)?
- Precisaremos de mais capital de giro para dar suporte ao aumento na operação?
- Qual a previsão de aumento de salários para o ano? Reajuste coletivo? Promoções?
- Como fortaleceremos nossa marca? Quanto custará?
- Faremos alguma campanha publicitária? Será algo pontual ou uma campanha de longo prazo? Quanto custará? Que retorno esperamos ter?
- Os novos contratados para marketing e vendas precisarão ser treinados? Quanto isto custará?
- Os custos atuais com produtos ou serviços estão de acordo?
- Os custos com matéria-prima devem subir nesse período?
- Os gastos com equipamentos serão maiores?
- Meus equipamentos vão demandar mais custos de manutenção?
Qual a relação do orçamento descentralizado com as questões sobre orçamento empresarial
Como vimos, o processo de elaborar um orçamento envolve inúmeras perguntas. E quanto mais pessoas responderem a elas e maior for a variedade das informações recebidas, melhor será para o resultado final. Uma forma de garantir essa diversidade de dados é trabalhar com o orçamento descentralizado, também chamado de colaborativo ou participativo.
Neste modelo de trabalho, os gestores e diretores de cada área participam ativamente da definição do orçamento do seu setor, ou seja, colaboram para pensar e estabelecer suas metas para um determinado período. Como eles detêm mais conhecimento sobre as condições e as necessidades de suas áreas, tanto podem auxiliar na elaboração das perguntas quanto conseguem entregar respostas mais consistentes em relação às projeções de receitas, custos, despesas e investimentos.
Dentro do orçamento colaborativo, um profissional tem papel essencial, especialmente por desempenhar a função de interlocutor entre os interesses da diretoria e as necessidades de gestores e diretores. Este profissional é o controller. Além de atuar como canal de comunicação, ele também trabalha para conscientizar toda a empresa sobre a importância de cuidar dos recursos financeiros, tanto que ele está presente no planejamento, elaboração e gestão do orçamento.
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As conexões entre as partes do orçamento
Tão importante quanto fazer as perguntas durante o processo de elaboração do orçamento é entender que elas precisam ser pensadas de forma unificada. Vamos pegar o exemplo do orçamento de vendas e de investimentos.
Se a empresa decidir que tentará ampliar suas receitas em determinado período, ela terá que aumentar as vendas e, talvez, seja necessário realizar investimentos. Para isso, ao fazer as perguntas sobre vendas, é necessário que haja seu complemento nas questões sobre investimentos. Isso também se aplica aos custos. Por exemplo, se for questionado que é preciso aumentar as receitas, é necessário perguntar se os gastos também sobem. Somente assim é possível alcançar um resultado positivo.
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Concluindo
Estas são só algumas questões de orçamento empresarial a serem respondidas durante o processo de planejamento, mas a lista não para por aí. Poderíamos facilmente dobrá-la ou triplicá-la aqui, mas o objetivo deste artigo não é este, mas, sim, despertar em sua empresa a visão da necessidade de realizar as perguntas mais importantes para obter as respostas corretas.
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*Este artigo foi atualizado em 26/09/2018
