O ano era 2020. Não importa o quão sólido era o planejamento financeiro de uma empresa, todas (ou pelo menos 99% delas), tiveram que jogar tudo pela janela. Apesar de esperarmos que aquele tenha sido o evento único em uma vida, é fato que o ambiente em que estamos inseridos é cada vez mais volátil.
Com a volatilidade, os times de finanças e controladoria precisam ser ágeis em ajustar-se às condições do mercado. Inflexibilidade do orçamento não combina com isso e, por essa razão, muitas empresas passaram a adotar o Rolling Forecast, ou Orçamento Contínuo.
Entenda tudo sobre ele a seguir.
O que é rolling forecast?
Rolling Forecast é uma metodologia de gestão orçamentária dinâmica que envolve planejamento contínuo e é comumente usada para cobrir períodos de 12 meses.
Na prática, quando um mês se encerra é feita a revisão do orçamento. Ao final do período sendo orçado é adicionado um novo mês, fornecendo uma espécie de “janela contínua” de eventos futuros.
Aliás, o termo “rolling” faz referência ao fato de que, conforme cada período for concluído (por exemplo, um mês), um novo período futuro é adicionado à previsão. Assim, a empresa conta continuamente com um budget de 12 meses estruturado pela frente.
Isso significa que, caso algo significativo aconteça no meio do ano, é relativamente fácil ajustar o orçamento e tomar decisões baseadas em fatos mais atualizados.
Mencionamos o horizonte de 12 meses, mas o Rolling Forecast também pode cobrir 18 ou 24 meses, possibilitando à controladoria e ao financeiro atualizarem as projeções mensalmente com base em dados reais mais atualizados.
Vale ressaltar ainda que a flexibilidade é uma das características de destaque do Orçamento Contínuo. Portanto, ele fornece maior visibilidade em um horizonte de tempo estendido. Por conta disso, ajuda empresas a se prepararem e mobilizarem com agilidade e eficiência para o que está por vir.
Entendido isso, você pode se perguntar: mas não é trabalhoso? Não vamos mentir para você: em comparação com o orçamento tradicional (estático), elaborar o Rolling Forecast dá mais trabalho. No entanto, após alguns meses o processo torna-se natural e existem diversas técnicas e ferramentas para facilitá-lo (mais abaixo falamos sobre isso).
Quais as diferenças entre Rolling Forecast e budget tradicional (orçamento estático)?
Já que citamos que o Rolling Forecast dá mais trabalho de ser elaborado do que o orçamento estático, vamos dar uma olhada nas principais diferenças entre ambas as práticas orçamentárias.
Para começar, na comparação com o orçamento estático, o Rolling Forecast é mais dinâmico e adaptável. Aquele, por sua vez, é mais fixo e voltado para estimativas inalteradas ao longo do período orçamentário.
Bom, mas além disso, existem duas questões importantes e que ressaltam as diferenças entre eles. Confira:
Elaboração
No orçamento estático, as peças orçamentárias (como receitas, despesas, investimentos etc.) são elaboradas a partir de volumes de vendas ou de produção prefixados. Com base nisso são criados os Orçamentos de Gastos com Pessoal, Orçamentos de Vendas, Orçamento de Despesas Operacionais, Orçamento de Marketing e Orçamento de Investimentos, por exemplo.
Assim que a versão final do orçamento é concluída, não se espera fazer alterações em nenhuma peça orçamentária. Ou seja, o orçamento estático é engessado. Importante destacar que, como gostamos de citar no blog da Treasy, ele não é feito em pedra, o que significa que apesar de ser engessado, possibilita revisões orçamentárias.
A diferença é que, no orçamento contínuo, como você viu, assim que um mês se encerra, a revisão do orçamento é realizada e um novo mês é adicionado ao horizonte de previsão. Dessa maneira, o Rolling Forecast possibilita atualizações frequentes.
Já no budget tradicional as revisões são conduzidas em períodos pré-estabelecidos, como por trimestre ou semestre. Muitas empresas têm dificuldades em realizá-las e para abordarmos o assunto, batemos um papo com Ronaldo Nuzzi, CEO da Thompson Management Horizons, no qual ele dá dicas.
A conversa faz parte de um dos episódios do Controller Cast. Para ouvi-la, é só dar um play abaixo:
[podcast] #16
Capacidade de reagir
Outra diferença entre o Rolling Forecast e o budget estático está na identificação de tendências. Enquanto o primeiro enfatiza as tendências ao longo do tempo, o segundo é focado em estimativas fixas para o período orçamentário.
Em outras palavras, o orçamento tradicional não foca nas mudanças que podem ocorrer. Já o contínuo possibilita ao financeiro e à controladoria identificar padrões e tendências.
Isso quer dizer que o tempo de resposta que uma empresa leva para reagir face a uma mudança de mercado é muito menor no Rolling Forecast.
Quais são as vantagens e desvantagens do Rolling Forecast?
Antes de escolher qualquer metodologia de gestão orçamentária é preciso conhecer seus pontos fortes e fracos. Pensando nisso, selecionamos os principais benefícios e pontos negativos do Rolling Forecast:
Vantagens do Rolling Forecast
Para empresas que atuam em segmentos mais dinâmicos e voláteis, como tecnologia, e/ou de produtos de vida curta, como varejo, o Rolling Forecast pode ser bastante indicado. O motivo é que ele permite que as projeções estejam alinhadas às variações de mercado.
Dito de outra maneira, o Rolling Forecast tem o benefício de permitir um mapeamento de cenários de modo mais estratégico. Isso resulta em uma melhor previsão dos riscos e das oportunidades em longo prazo (mais de 12 meses para frente), o que dá um suporte essencial às tomadas de decisão mais bem informadas.
Por ser flexível e permitir revisões orçamentárias continuamente, o Rolling Forecast demanda que empresas revisem suas estratégias ao longo do ano. Essa característica contribui para negócios mais adaptáveis e mais bem alinhados com o contexto.
Outro destaque do modelo é o fato de ele possibilitar um planejamento financeiro de médio a longo prazo sempre atualizado, o que é o mesmo que dizer que o planejamento e a revisão são constantes.
Desvantagens do Rolling Forecast
Para colocá-lo em prática é imprescindível que haja engajamento dos envolvidos. Isso requer um consumo de tempo que pode ser visto como um ponto negativo (especialmente porque o planejamento e acompanhamento é realizado a cada mês). Além do mais, ele exige um esforço constante para coleta e análise de dados.
Um outro fator negativo do Rolling Forecast é a qualidade dos dados. Se eles estiverem incorretos, a precisão das análises será altamente prejudicada. A coleta também pode ser um problema, especialmente se há falta de padronização entre os departamentos.
Ainda, para negócios que não possuem tantas variações e que não são considerados voláteis, o Rolling Forecast pode não ser indicado.
Como adotá-lo na sua empresa?
Para adotar o Rolling Forecast na sua empresa é preciso considerar estes itens:
- Defina os objetivos, os quais devem estar sempre em primeiro plano na hora de fazer as revisões;
- Defina o horizonte de tempo, que pode ser o período de 12 meses, mas pode ter ciclos mais curtos, como 8 ou 6 meses, por exemplo;
- Crie uma cultura de entrega de relatórios mensais de forma ágil;
- Determine quando as revisões serão feitas (mensal ou trimestralmente);
- Analise o que está impulsionando receitas e despesas;
- Considere os fatores externos que impactam no orçamento;
- Garanta que o Rolling Forecast converse com o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional;
- Certifique-se de que os números tenham um “porquê” (veja aqui como contar a história do seu orçamento);
- Monitore a implementação do Rolling Forecast, avalie a precisão das previsões e faça os ajustes necessários.
Existem ainda outras dicas que já abordamos em outra oportunidade. Veja mais em:
Como a tecnologia pode ajudar no processo?
Uma coisa é certa: por mais que o Excel seja uma ferramenta poderosa, os níveis de dinamismo e colaboração exigidos para colocar em prática o Rolling Forecast não são suportados por ele.
Imagine ter que coletar todas as informações, inseri-las e ter que lidar com as atualizações mensais no orçamento. Só o fato de existir o risco de alguém estar analisando uma planilha desatualizada, já representa um grande problema na precisão das análises.
Somado a isso, a inserção manual de dados é um processo tedioso. Por melhores que sejam os profissionais executando a tarefa, é normal que erros ocorram. Uma solução de gestão orçamentária automatiza esse processo, considerando automaticamente todas as variáveis envolvidas.
É o caso do Treasy, que possibilita:
- Criação de orçamento colaborativo;
- Revisões orçamentárias conduzidas sempre considerando a última atualização;
- Projeções, Simulações e Cenários;
- Acompanhamento centralizado do Planejado x Realizado x Histórico;
- Relatórios e Análises Gerenciais;
- Gráficos e Indicadores de Desempenho;
- Integração com ERP e Contabilidade.
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Concluindo
Com um mercado volátil e dinâmico, as empresas já perceberam que precisam ter agilidade no processo orçamentário. Considerando isso, muitas podem ter no Rolling Forecast a metodologia ideal.
Isso porque, como você viu aqui, no lugar de criar um orçamento estático para um período específico, como um ano fiscal, o Rolling Forecast prevê um horizonte de tempo no futuro e atualiza regularmente as previsões.
Contudo, existem outras metodologias que podem ser adotadas pelo seu negócio. Abordamos as 8 principais em um e-book que ajudará você a decidir qual é a mais indicada para a sua empresa.
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