Como fazer o orçamento de RH: o que não pode faltar e erros comuns a evitar

Um estudo conduzido pela Onhappy, intitulado “Panorama de Benefícios Corporativos – Percepções e Expectativas para 2025”, revelou que 62,87% das empresas brasileiras planejam aumentar o orçamento de RH destinado a benefícios corporativos em 2025. Isso deixa claro o quanto as organizações estão preocupadas com o bem-estar dos colaboradores e em promover um ambiente de trabalho saudável.

E na sua empresa, quais são as prioridades ao alocar recursos para o quadro de talentos? A fim de garantir que o budget de Recursos Humanos esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa, é essencial planejar com atenção e incluir todos os elementos fundamentais. 

Isso envolve desde os custos com recrutamento, salários e encargos trabalhistas até investimentos em benefícios, treinamentos e iniciativas de retenção de talentos. Quer saber como fazer um Orçamento de Gastos de Pessoal eficiente? Confira a seguir, e veja também os principais erros a evitar.

Por que fazer o orçamento de RH?

O Orçamento de RH, também conhecido como Orçamento de Recursos Humanos,  Orçamento de Mão-de-Obra ou ainda como Orçamento de Gastos com Pessoal, consiste na projeção dos desembolsos que a empresa terá relacionados a seus funcionários. Trata-se de uma ferramenta essencial para garantir que o setor aloque seus recursos de forma eficiente e estratégica. 

Com ele, a organização tem um plano de quanto dinheiro gastará em atividades de gestão de pessoas em um determinado ano. Portanto, o orçamento permite prever despesas, planejar investimentos e ajustar o uso de recursos humanos com base nas suas necessidades. 

Ele é como o planejamento orçamentário de qualquer outro departamento, mas com um foco específico nas pessoas, que são o principal ativo de uma organização. 

Além de proporcionar maior controle financeiro, um orçamento bem estruturado ajuda o RH a atuar de forma proativa, assegurando que as demandas por talento, bem-estar e desenvolvimento sejam atendidas sem comprometer a saúde financeira do negócio como um todo.

Em suma, ele serve como um roteiro para gerenciar despesas relacionadas a:

• Recrutamento (incluindo contratação, triagem e papelada)
• Treinamento
• Salários
• Benefícios
• Demissões
• Gerenciamento de desempenho
• Engajamento dos funcionários

Importância de alinhar o orçamento de RH com o planejamento estratégico

Vamos começar do começo. O planejamento estratégico define o rumo que a empresa tomará em médio e longo prazo. A partir dele é elaborado o orçamento empresarial, que nada mais é do que a tradução em números da estratégia.

Caso queira dar uma aprofundada no tópico, convidamos você a ouvir o bate-papo que tivemos com Marcos Kayser, mestre em filosofia e CEO da Scopi, para discutir como fazer um Planejamento Estratégico, suas etapas e desafios. Ele também compartilha dicas para empresas de todos os tamanhos traçarem planos de médio e longo prazo que gerem resultados.

Você pode ouvir a conversa pelo Spotify ou clicando no botão de play abaixo:

Voltando à importância do alinhamento do orçamento de RH com o planejamento estratégico, vamos a um exemplo:

Imagine uma empresa que tenha como meta crescer 25% em dois anos. Para tanto, ela precisará alinhar seu orçamento, incluindo o de RH, com esse objetivo. 

Isso significa que, a fim de sustentar o crescimento, será necessário prever contratações, capacitação de equipes e possíveis mudanças no pacote de benefícios para atrair e reter talentos. O RH terá um papel fundamental em garantir que a organização tenha a força de trabalho adequada, tanto em quantidade quanto em qualidade, para atingir suas metas.

O exemplo ilustra o fato de que, na Gestão Empresarial, o orçamento e o planejamento devem estar alinhados. Do contrário, a execução da estratégia pode se tornar ineficaz.

Entenda: se uma organização deseja crescer, mas o orçamento de RH não prevê desembolsos consideráveis em recrutamento e seleção, ela pode enfrentar dificuldades significativas para atrair os talentos necessários. 

Isso pode resultar em lacunas de habilidades críticas na equipe, impactando diretamente a capacidade da empresa de alcançar suas metas de expansão. Além disso, a falta de investimento em processos de seleção pode levar a contratações inadequadas, aumentando a rotatividade e os custos associados ao turnover.

Dessa maneira, lembre-se que, ao sincronizar o orçamento de RH com os objetivos da organização, como crescimento, redução, expansão de mercado ou melhoria do clima organizacional, é possível direcionar os investimentos de forma mais assertiva.

Como fazer o orçamento de RH: elementos que não podem faltar

O fato é que um erro ou "descaso" na elaboração do orçamento de RH pode causar sérios problemas ao caixa da empresa, como a falta de recursos para cobrir despesas essenciais, a dificuldade em contratar os talentos necessários, uma empresa com gastos elevados com pessoal, e até mesmo a impossibilidade de oferecer benefícios competitivos. 

Em um cenário pessimista, isso é um prato cheio para um ambiente de trabalho desmotivador, aumento da rotatividade de funcionários e perda de talentos valiosos, o que, a longo prazo, pode afetar a produtividade e a competitividade da organização no mercado.

Para ter a certeza de que o orçamento de RH é elaborado de modo eficaz, é importante incluir alguns elementos essenciais. Esses componentes ajudam a garantir que todas as áreas que impactam a gestão de pessoas e a operação da empresa sejam cobertas. Confira os principais pontos:

Planejamento de contratações

Planejar contratações vai muito além de simplesmente preencher vagas. O processo é totalmente estratégico e deve ser cuidadosamente elaborado e alinhado com os objetivos organizacionais. Por exemplo, pode ser que o objetivo seja a retenção de talentos. Nesse caso, em vez de contratar profissionais, a empresa pode optar por investir em capacitação e desenvolvimento dos colaboradores atuais, criando oportunidades de crescimento interno e aumentando a satisfação dos funcionários.

Outra possibilidade é que a organização esteja buscando expandir suas operações. Em um cenário como esse, o planejamento de contratações deve considerar não apenas o número de novas contratações necessárias, mas também o tipo de competências que serão exigidas. Por exemplo, se a empresa planeja entrar em um novo mercado ou lançar um novo produto, pode precisar de profissionais com conhecimentos específicos que ainda não estão presentes na equipe atual.

Seja como for, destacamos ainda que o orçamento de RH precisa prever, no que diz sentido às contratações, não apenas os salários, mas também os encargos sociais e benefícios associados a cada novo colaborador. 

Planejamento de desligamentos

Do mesmo modo que precisa contemplar as contratações, o orçamento de RH deve prever os desligamentos. Nesse sentido, a área de Recursos Humanos tem que considerar que, financeiramente falando, a demissão não pode afetar negativamente o orçamento empresarial.

Para isso, lembre-se de prever uma provisão para as rescisões contratuais (multas pagas sobre demissões). Caso um funcionário seja demitido sem justa causa, ele terá direito a receber:

• Saldo de salário: valor proporcional aos dias trabalhados até a data da demissão.
• Aviso prévio indenizado: o empregador pode avisar sobre a demissão 30 dias antes ou pagar uma indenização de 30 dias de salário sem que o funcionário precise trabalhar.
• Aviso prévio indenizado proporcional: adicional de 3 dias de aviso prévio para cada ano trabalhado na empresa. Esse adicional é limitado a 90 dias (20 anos).
• Férias vencidas e 1/3 de férias vencidas: caso o trabalhador ainda tenha férias a tirar no ato da demissão, ele deverá receber a quantia referente às férias e ao abono de 1/3 integralmente.
• Férias proporcionais e 1/3 de férias proporcionais: são as quantias referentes às férias relativas ao ano da demissão, ainda não vencidas, na proporção dos meses trabalhados. Para esse cálculo, inclui-se o período de aviso prévio como período trabalhado.
• 13º salário proporcional: é o valor do 13º proporcional ao número de meses trabalhados no ano da demissão, a contar de 1º de janeiro e incluindo o período de aviso prévio.
• Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS): quem é demitido sem justa causa tem direito a sacar o saldo do FGTS, incluindo o depósito correspondente ao aviso prévio e outras verbas pagas na rescisão.
• Multa de 40% do saldo do FGTS: em demissões sem justa causa, o empregador também deve pagar uma multa de 40% do valor depositado no FGTS do trabalhador.

👉 Orçamento de Gastos com Pessoal “best-in-class”: Guia completo para Previsão de Despesas com RH

Previsão de salários e benefícios

Os salários e os benefícios representam as maiores despesas do orçamento de RH. Começando pelos benefícios, na maioria das vezes eles são valores fixos multiplicados pelo número de pessoas que compõem o quadro de talentos. 

Para exemplificar, se sua empresa tem 300 colaboradores e oferece um Auxílio Refeição de R$ 500 por colaborador, logo, o orçamento mensal de Auxílio Refeição será de R$ 150.000 por mês.

No entanto, também existem benefícios que são mais complicados de calcular por colaborador. Por exemplo, se a sua organização oferece Ginástica Laboral e para isso contrata uma empresa terceirizada para prestar o serviço, o valor deve ser orçado como um benefício dentro do Planejamento de Gastos com Pessoal.

Já sobre os salários, é preciso prever no orçamento de RH os reajustes e renegociações, como por exemplo, o dissídio coletivo (reajuste anual para reposição das perdas do poder aquisitivo ocasionadas pela inflação), os aumentos periódicos dados aos colaboradores, além de todos os encargos trabalhistas. 

Falando em ajustes, não esqueça de considerar os que são previstos em contratos para planos de saúde, planos odontológicos, e aumentos no valor do vale transporte e vale alimentação.

Previsão de investimentos em treinamento e desenvolvimento

Uma das maneiras de melhorar a produtividade e o engajamento dos colaboradores é investindo em programas de treinamento e desenvolvimento. Muitas empresas falham em deixar um espaço no orçamento de gastos com pessoal para essas iniciativas, o que, por sua vez, pode levar a um desempenho abaixo do esperado.

Além disso, a falta de oportunidades de aprendizado e crescimento pode aumentar a rotatividade de talentos. Colaboradores que não veem perspectivas de desenvolvimento profissional tendem a buscar novas oportunidades em outras organizações que oferecem programas de formação e desenvolvimento. 

Assim, o investimento em treinamento não apenas melhora as habilidades dos funcionários, mas também é uma estratégia eficaz para iniciativas de retenção de talentos.

Previsão de despesas com Recrutamento e Seleção

Os processos de recrutamento e seleção envolvem custos diretos, como anúncios de vagas e plataformas de recrutamento, além de custos indiretos relacionados ao tempo da equipe de RH e outras áreas envolvidas. É importante prever esses gastos para garantir que a empresa tenha dinheiro suficiente alocado para atrair os melhores talentos.

Previsão de custos administrativos e operacionais

Softwares de gestão de pessoas, equipamentos e serviços de consultoria e outros custos precisam ser considerados. Esses investimentos são fundamentais para a eficiência operacional do RH e, consequentemente, da empresa como um todo.

Erros comuns na hora de fazer o planejamento do orçamento de RH

E agora que você viu o que considerar na hora de elaborar o orçamento de RH, fizemos um resumão dos principais erros que vemos diversas organizações cometendo quando elaboram o budget de gastos com pessoal. Alguns deles citamos acima, mas para reforçar, anota aí:

Subestimar os custos de benefícios

Muitas empresas falham em considerar as variações de preços, os reajustes anuais e as possíveis expansões que benefícios como planos de saúde, vale-alimentação e programas de bem-estar podem ter ao longo dos meses.

Falta de previsão para treinamentos e desenvolvimento

Empresas que não preveem investimentos em treinamentos podem ter problemas no fluxo de caixa quando a necessidade surgir. Além do mais, ignorar o investimento em treinamento e desenvolvimento pode gerar uma equipe desatualizada e desmotivada.

Não atualizar o orçamento regularmente

Este é um erro comum. Não atualizar o orçamento ao longo do ano pode fazer com que ele perca a precisão, afetando drasticamente o financeiro. Destacamos que o orçamento não é feito em pedra, e mudanças no mercado, na economia ou nas necessidades da própria empresa exigem ajustes constantes.

Desconsiderar investimentos em tecnologia

Ferramentas como softwares de gestão de pessoas, automação de processos e plataformas de recrutamento, são essenciais para a eficiência do departamento. Dependendo da maturidade da sua organização, pode ser uma boa ideia investir em tecnologia para aumentar a produtividade do RH.

Falta de alinhamento com a estratégia organizacional

A falta de alinhamento pode criar um cenário onde os esforços e recursos são direcionados para iniciativas que não contribuem para o crescimento ou sucesso da organização. É como se você quisesse ir para o ponto A, mas o seu GPS o levasse para o ponto B.

Além disso, o desalinhamento pode resultar em dificuldade em medir a eficácia das iniciativas de RH. Colocando em outros termos, sem uma conexão clara entre os investimentos em recursos humanos e os objetivos estratégicos, fica mais difícil avaliar o impacto das ações de RH no desempenho organizacional. 

No futuro, isso pode resultar em decisões orçamentárias mal informadas, o que significa que a empresa corre o risco de perpetuar um ciclo de ineficiência e desperdício de recursos.

Não envolver as partes interessadas

Tenha em mente que o orçamento de RH precisa estar alinhado com as demais áreas. Por exemplo, quais serão as necessidades de pessoal da equipe de marketing? E de vendas? O time de desenvolvimento de produtos precisará de treinamento?

O ideal é que o departamento de Recursos Humanos colabore com os líderes de outras áreas para entender suas demandas específicas, metas e desafios. Isso garante que o orçamento de RH contribuirá de maneira significativa para o sucesso organizacional.

Adicionalmente, ao envolver as partes interessadas no processo de elaboração do orçamento, o RH pode obter insights valiosos sobre as competências necessárias e as futuras contratações. E já que tocamos no assunto, esse alinhamento é possível com o orçamento descentralizado ou colaborativo. 

Aliás, esse tipo de orçamento traz diversas vantagens para as empresas. Temos até um caso de sucesso para mostrar que estamos falando com propriedade sobre o assunto. Leia mais em:

👉 Como a Vianews usou o Orçamento para manter a rentabilidade em seu plano de expansão

Não considerar o tempo de ramp-up do funcionário

O tempo de ramp-up refere-se ao período necessário para que um novo funcionário se familiarize com a empresa, compreenda os produtos ou serviços oferecidos, construa relacionamentos internos e externos e, finalmente, comece a atingir seu desempenho esperado.

Para cargos em vendas, dependendo da complexidade do produto e da experiência anterior do vendedor, esse período pode variar de algumas semanas a vários meses.

Por exemplo, se você contrata um vendedor e espera que ele venda 100% da meta já no primeiro mês (e inclusive faz a projeção na linha de receita), dificilmente essa será a realidade, pois este profissional precisa ser treinado e “rodar” a operação para alcançar seu platô de resultado.

Por isso, se a sua empresa precisa recrutar para atingir uma meta de venda, é crucial considerar o tempo de ramp-up e ajustar a estratégia de contratação de acordo. Isso significa contratar o profissional X meses antes da meta ser alcançada.

Conclusão

O sucesso de uma organização não está apenas nos números, mas também nos talentos que compõem seus times. O que seria da Treasy sem as pessoas que dela fazem parte? O que seria da sua empresa, sem os colaboradores que, todos os dias, fazem a engrenagem funcionar? 

Garantir que os funcionários se mantenham motivados, engajados e produtivos, é uma tarefa do RH e dos líderes e gestores. Um orçamento de RH bem estruturado, alinhado com a estratégia organizacional e que considera as necessidades de cada área, é igualmente fundamental para alcançar esses objetivos.

Quando bem estruturado, o budget garante que o seu negócio estará preparado para atrair e reter talentos, desenvolver colaboradores e manter o equilíbrio financeiro. Desse modo, evitar os erros mais comuns e garantir que todos os elementos essenciais estejam incluídos permitirá que o RH cumpra seu papel de forma estratégica e contribua para o crescimento sustentável da organização.

E para auxiliar na elaboração do orçamento de RH, preparamos um E-book com tudo o que você precisa saber sobre Projeções de Salários, Encargos, Benefícios, Planejamento de Contratações e Demissões. Para fazer o download gratuito é só clicar no botão abaixo.