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Orçamento de Gastos com Pessoal “best-in-class”: Guia completo para Previsão de Despesas com RH

Publicado dia 25 de janeiro de 2018

Uma dificuldade que percebemos como recorrente nas empresas é na hora de realizar o Orçamento de Gastos com Pessoal. São muitas as regras envolvendo diversos Encargos (INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário, cálculo de horas extras, comissões etc.), sem contar toda a parte da Gestão de Benefícios que cada empresa oferece (Vale Transporte, Vale Refeição, Bolsa de Estudos, Previdência Privada, entre outros).

Orçamento de Gastos com Pessoal

Cada vez que há a previsão de contratar um novo funcionário, realizar uma demissão ou mesmo fazer uma simples projeção para saber como ficarão as contas após um reajuste coletivo (dissídio), é um baita trabalho para refazer todos estes cálculos. Isso sem falar do risco de esquecer de considerar algum destes pontos nos cálculos.

Como disse Winston Churchill “aqueles que falham ao planejar, acabam planejando a própria falha”. Se batemos tanto na tecla que planejamento orçamentário é primordial, o mesmo podemos dizer da projeção dos desembolsos relacionados a seus funcionários, o tão famoso Orçamento de Gastos com Recursos Humanos .

Para abordar este assunto da maneira que ele merece, preparamos um guia completíssimo sobre o Orçamento de Despesas com RH, também conhecido como Orçamento de Gastos com RH, Orçamento de Gastos com Mão de Obra ou ainda como Projeção de Gastos com Pessoal.

O que você vai encontrar neste artigo:

O Planejamento e Orçamento de Gastos com RH

Dependendo do ramo de atividade e do modelo de negócio, os Gastos com Pessoal representam uma grande parcela das despesas, em alguns casos chegando a ser responsáveis por mais de 80% dos custos e despesas totais.

Isso acontece principalmente em organizações que possuem suas principais atividades produtivas baseadas em pessoas, como é o caso das empresas que trabalham com prestação de serviços ou até mesmo em indústrias em que os processos de fabricação não possam ser totalmente automatizados, portanto necessitam de grande volume de mão de obra.

Orçamento de Despesas com Recursos Humanos

Um erro comum, e que acontece com bem mais frequência que imaginamos, é que ao projetar a contratação de um novo funcionário, as empresas fazem a conta levando em consideração o salário do novo colaborador, e esquecem de incluir nos cálculos os encargos e benefícios envolvidos.

Além disso, outro erro corriqueiro e que pode causar sérios problemas ao fluxo de caixa de uma empresa é deixar de prever no orçamento os reajustes e renegociações, como por exemplo o dissídio coletivo (reajuste anual para reposição das perdas do poder aquisitivo ocasionadas pela inflação), os reajustes previstos em contratos para planos de saúde, planos odontológicos, aumentos no valor de vale transporte e vale alimentação e até mesmo os aumentos de salários reivindicados pelos funcionários periodicamente.

Também é importantíssimo que a empresa se prepare para os dois grandes desembolsos anuais, relacionados ao pagamento de férias e ao 13º salário. Aqui é ponto onde muitas organizações que não criam uma reserva acabam necessitando recorrer aos bancos, tomando empréstimos com juros altos para honrar os compromissos com os funcionários. Não podemos esquecer de prever ainda uma provisão para as rescisões contratuais (multas pagas sobre demissões).

Está vendo como o assunto dá pano pra manga? Assim, fica claro que a “rubrica” Gastos com RH é uma das mais importantes na análise do demonstrativo de despesas e custos de sua empresa, e merece atenção especial.

Portanto, um erro ou “descaso” na elaboração do orçamento das despesas de RH pode causar sérios problemas ao caixa da empresa, ocasionando despesas adicionais com juros bancários e podendo, em casos mais extremos, até mesmo causar a falência.

Bom, entendendo isso, vamos direto ao ponto: como planejar o Orçamento de Gastos com pessoal? Para responder a esta pergunta, vamos trabalhar em etapas conforme abaixo:

  • Planejamento de Novas Contratações (Onboarding)
  • Planejamento de Desligamentos (Offboarding)
  • Planejamento de Benefícios

Planejamento de Novas Contratações (Onboarding)

Contratar é o primeiro verbo que os leigos associam ao RH. Aliás, essa é a atividade que as outras áreas também tendem a mais valorizar no departamento de Recursos Humanos. Afinal, escolher os candidatos certos pode elevar a empresa de patamar, ao passo que escolher os candidatos errados pode ser um perigoso desperdício de dinheiro.

Principais desafios do Planejamento de Novas Contratações:

  • #01 – Escolher o candidato certo
  • #02 – Escolher o tipo de contratação mais adequada: mão de obra fixa ou temporária?
  • #03 – Não ter clareza sobre as rotinas obrigatórias na admissão de um colaborador: é necessário solicitar documentos como Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS), Carteira de identidade, Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF), Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições, Cartão de inscrição no PIS; Certificado de Reservista (se menor de 45 anos), Cópia do comprovante de residência, Cópia da certidão de casamento (se for o caso), Foto 3×4, Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte, Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte e Atestado médico admissional.

Planejamento de Desligamentos (Offboarding)

Orçamento de Despesas com RH

Dispensar um colaborador é visto como o “trabalho sujo”, um mal necessário nas empresas. Isso porque desligamentos costumam ser um momento de constrangimento, tanto para o gestor que precisa demitir um subordinado, como para o funcionário que vai pedir as contas.

Se algumas empresas se sentem instigadas a contratar um terceiro para cuidar dos desligamentos, é porque essa rotina assusta. Mas com um planejamento bem-orquestrado, não precisa ser assim.

Os itens elencados abaixo são alguns dos principais pontos que você deve considerar em seu Planejamento de Desligamentos:

  • #01 – Conduzir um processo de desligamento harmônico
  • #02 – Saber se vale a pena desligar determinado colaborador

O Orçamento de RH precisa ser completo, certo? Como você não quer que desligamentos impactem negativamente o Orçamento Empresarial, é preciso verificar se vale a pena (financeiramente falando), desligar um colaborador.

Caso seja demitido sem justa causa, o funcionário terá direito a receber:

  1. Saldo de salário: valor proporcional aos dias trabalhados até a data da demissão.
  2. Aviso prévio indenizado: o empregador pode avisar sobre a demissão 30 dias antes ou pagar uma indenização de 30 dias de salário sem que o funcionário precise trabalhar.
  3. Aviso prévio indenizado proporcional: adicional de 3 dias de aviso prévio para cada ano trabalhado na empresa. Esse adicional é limitado a 60 dias (20 anos).
  4. Férias vencidas e 1/3 de férias vencidas: caso o trabalhador ainda tenha férias a tirar no ato da demissão, ele deverá receber a quantia referente às férias e ao abono de 1/3 integralmente.
  5. Férias proporcionais e 1/3 de férias proporcionais: são as quantias referentes às férias relativas ao ano da demissão, ainda não vencidas, na proporção dos meses trabalhados. Para esse cálculo, inclui-se o período de aviso prévio como período trabalhado.
  6. 13º salário proporcional: é o valor do 13º proporcional ao número de meses trabalhados no ano da demissão, a contar de 1º de janeiro e incluindo o período de aviso prévio.
  7. Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS): quem é demitido sem justa causa tem direito a sacar o saldo do FGTS, incluindo o depósito correspondente ao aviso prévio e outras verbas pagas na rescisão.
  8. Multa de 40% do saldo do FGTS: em demissões sem justa causa, o empregador também deve pagar uma multa de 40% do valor depositado no FGTS do trabalhador.
  9. Seguro-desemprego: direito que o profissional só tem caso cumpra alguns requisitos, como ter recebido salário nos seis meses anteriores à data de demissão.

Planejamento de Benefícios

Benefícios corporativos são essenciais para atrair e reter talentos e uma das etapas fundamentais de qualquer Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos. Hoje em dia, inúmeras pesquisas acusam o forte peso que as vantagens corporativas exercem sobre a satisfação do profissional com seu emprego atual e também sobre a sua tomada de decisão no momento de escolher onde quer trabalhar. Sendo assim, é fundamental ter um Planejamento de Benefícios eficaz.

Os itens discutidos até aqui são bem explicados em um e-book super completo sobre Orçamento de Despesas com RH. Após ler este artigo, recomendamos a leitura para todos aqueles que querem se aperfeiçoar no tema Orçamento de Gastos com Pessoal. Para fazer o download gratuito, é só clicar na imagem abaixo:

Ebook Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Agora vamos partir para ação e trabalhar o Orçamento de Mão de Obra de forma mais prática.

Como realizar o Orçamento de Gastos com Pessoal?

Em primeiro lugar, não tem como falar em Previsão de Gastos com Mão de Obra sem falar em Orçamento Empresarial, que é o grande norteador financeiro de uma empresa. Como gostamos de falar aqui no blog, o Orçamento Empresarial nada mais é do que a tradução do Planejamento Estratégico em números. Em outras palavras, é o ato de planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro, geralmente de 1 a 3 anos, dependendo do setor de atuação, mas que pode chegar até algumas décadas, como frequentemente acontece em empresas de concessão e exploração.

O principal objetivo é estabelecer metas e objetivos, podendo assim acompanhar e comparar os resultados, tomando ações corretivas ou preventivas caso necessário. Como o Orçamento de Gastos com Pessoal deve estar alinhado com o Orçamento Empresarial, convido você a salvar a leitura do nosso Guia Prático do Orçamento Empresarial, um passo-a-passo para implantação do planejamento Financeiro e Acompanhamento Orçamentário em sua empresa. Basta clicar no botão abaixo para acessá-lo:

Guia Prático do Orçamento Empresarial

E para entender melhor como funciona o Planejamento de Despesas com Pessoal, acompanhe o raciocínio: o Planejamento de Vendas se traduz na Projeção de Faturamento, os Planos de Produção se tornam em Previsões de Compras de matérias-primas e insumos, os Planos de Marketing se traduzem no Orçamento de Despesas com Marketing, e assim por diante.

O mesmo ocorre com o Orçamento de Despesas com Recursos Humanos. Digamos que você planejou x, y, z. Agora é preciso converter isso em números e montar o Orçamento de RH da empresa para o período de tempo pré-estabelecido.

O mais comum é que o orçamento seja definido em 1 ano, mas algumas empresas mais dinâmicas (como startups) trabalham com períodos mais curtos, como 6 meses. Empresas mais consolidadas ou em setores menos voláteis chegam a criar projeções para 3 e até 5 anos.

Independentemente do tempo estabelecido, do setor de atuação ou do tamanho da empresa, é sempre importante ter em mente que o orçamento de gastos com pessoal é também uma forma de gerenciar e prever gastos futuros. Essa regra vale ainda mais para empresas pequenas, considerando que elas apresentam mais vulnerabilidade às influências externas e precisam estar ainda mais preparadas a tomar decisões rápidas.

A fim de realizar as projeções das principais rubricas a serem consideradas no Orçamento de Gastos com Pessoal é preciso considerar os itens:

  • Orçamento de Gastos com Salários
  • Orçamento de Gastos com Comissões
  • Orçamento de Gastos com Horas Extras
  • Orçamento de Adicionais Salariais
  • Orçamento de Gastos com Encargos
  • Orçamento de Gastos com Benefícios

Previsão de Despesas com Salários

Geralmente o “grosso da folha de pagamento”, os salários podem ser divididos em duas categorias: variáveis e fixos. O Salário Fixo é aquele definido pelo empregador em contrato e não depende de quaisquer outras circunstâncias.

Por outro lado, o Salário Variável, também conhecido como Remuneração Variável, é uma forma de recompensa utilizada por empresas dos mais diversos setores para complementar o salário fixo de seus funcionários.

Geralmente, o salário variável está atrelado ao desempenho profissional individual de cada colaborador, de uma equipe de funcionários ou até mesmo da empresa no total. Uma forma bastante comum das organizações realizarem a medição do desempenho é com a ajuda de indicadores de desempenho (KPI).

Orçamento de Gastos com Salários

Os principais intuitos da utilização de remunerações variáveis são a criação de vínculos entre o desempenho e a recompensa, compartilhamento dos resultados da empresa e, principalmente, transformar custos fixos em custos variáveis. Para isto, a remuneração variável pode ser realizada através de:

  • Prêmios e incentivos;
  • Gratificações voluntárias (fora das gratificações garantidas por lei, como a gratificação de natal no Brasil);
  • Participações acionárias;
  • Participações nos lucros.

Segundo expõe Jean Pierre Marras em seu livro Administração da Remuneração algumas das vantagens da remuneração por resultados (Pay-for-Performance) podem ser:

  • Incentivo a busca da qualidade total;
  • Melhora o conjunto da produtividade;
  • Alavanca uma redução geométrica dos custos e despesas;
  • Reforça os valores culturais da empresa;
  • Incentiva a participação individual e coletiva nos ciclos PDCA da empresa.

Além disso, o salário variável oferece duas grandes vantagens quando olhamos a empresa pela ótica de gestão de pessoas. O primeiro deles é permitir a meritocracia, em que os bons funcionários ganham mais, ajudando assim a atrair e a reter grandes talentos para a organização. Também estimula todos os empregados envolvidos na remuneração variável a sempre se esforçarem mais para darem melhores resultados, pois parte disso será revertida diretamente para seu salário.

Contudo, é preciso tomar muito cuidado, pois se o salário variável pode trazer vantagens para as empresas que o implantam, os riscos também são muitos. Se a proposta variável não for muito bem pensada, será preferível que se mantenha simplesmente um salário tradicional. Um estímulo variável que não esteja totalmente alinhado com os interesses da empresa irá gerar um comportamento altamente indesejado no seu time.

Como exemplo, imagine que meta seja para sua equipe aumentar a produção. Se a equipe que bater uma determinada meta de produtividade irá receber um bônus no final do mês, é bastante provável que a empresa tenha então uma queda na qualidade da sua produção. Isso porque os funcionários estarão tão preocupados com a quantidade a ser produzida que deixarão a qualidade de lado, pois ela não está relacionada ao prêmio do final do mês.

Dois cuidados básicos que as companhias que desejam utilizar o salário variável devem tomar são:

  • Não troque quantidade em detrimento da qualidade. Se for utilizar a quantidade como meta, use-a junto com um indicador de garantia da qualidade;
  • Os indicadores devem ser simples e fáceis de medir. Se forem muito complicados, os funcionários não os entenderão. Se forem difíceis de medir, além de custosos, não serão precisos, e isso pode dar margem para desconfianças e ruídos na relação com seus empregados.

No exemplo que utilizamos antes, um bom indicador de qualidade que poderia ser utilizado em conjunto com o indicador de quantidade é o número de defeitos encontrados, onde para cada produto com defeito encontrado, desconta-se um número pré-determinado de unidades do total produzido. Assim, o interesse do funcionário estará bem mais alinhado com interesse da empresa.

Para áreas como vendas ou produção é mais simples criar indicadores para remuneração variável, pois os resultados destas áreas são facilmente medidos com o faturamento mensal ou o número de itens produzidos. Todavia, a situação complica um pouco quando falamos de áreas como marketing, administração, TI ou logística. Nestes casos, uma solução é o uso de pesquisas internas de satisfação e disponibilidade dos serviços, com o restante da empresa realizando a avaliação dos serviços oferecidos por estas áreas. Mais uma forma de incentivar a melhoria contínua e colaboração entre as equipes.

Previsão de Despesas com Comissões

Fazer a Projeção de Despesas com Comissões não é fácil, mas é preciso. Geralmente quem recebe comissões é a área comercial e não dá para prever exatamente o quanto cada vendedor vai vender. No entanto, não é porque é difícil que você não vai fazer, certo?

Em primeiro lugar, comissão não nasce na base do chute. Deve-se buscar por alguma forma de estimar. Vamos usar o exemplo da equipe de vendas: antes de definir qual será o valor do comissionamento é preciso analisar o quanto a empresa deve vender para lucrar. Projetar custos de venda, produção, matéria-prima, funcionários e marketing – para citar alguns – deve também estar na lista de ações a serem executadas para achar um coeficiente razoável de comissão.

Lembre-se: a não estimativa pode dar um efeito gigantesco no resultado final da companhia e pode acabar virando um tiro no pé. Comissionamento definido ao acaso pode até deixar o funcionário satisfeito, mas a saúde financeira da empresa dependerá de aparelhos para sobreviver.

Em seguida, tudo deve estar registrado. O ideal é fazer uma planilha com os nomes de todos os funcionários e com o quanto cada um ganhará de comissão. Crie também gráficos de avaliação de desempenho individual e, claro, não se esqueça de sempre avaliar o valor e a forma de comissionamento.

A intenção é manter o colaborador motivado sempre e o negócio com um bom fluxo de caixa! Por esse motivo, se em sua empresa as comissões fazem parte das recompensas dos trabalhadores não esqueça de separar uma linha especial para elas no orçamento.

Previsão de Despesas com Horas Extras

O pagamento de horas extras é um tema muito controverso no universo corporativo. Algumas empresas defendem que é necessário o colaborador ficar algumas horas a mais para cumprir suas atividades quando preciso. Outras são contra que eles passem horas a mais trabalhando, pois afeta a qualidade de vida.

Para aquelas que utilizam da hora extra, o primeiro passo para calcular seu valor é saber o valor da hora trabalhada, ou o salário-hora. Para isso, divida o salário por 220 (total de horas trabalhadas por mês). Ao resultado dessa conta, acrescente 50% (percentual legal da hora extra), que será o valor de uma hora extra. Agora multiplique esse número pela quantidade de horas trabalhadas a mais pelo colaborador. Este será o resultado em dinheiro que deverá ser pago adicionalmente ao salário.

Importante ressaltar que no exemplo acima simplificamos as variáveis de Carga Horária e Adicional, mas vale entender melhor como isso funciona para o setor de atuação (ou sindicato) de sua empresa. A carga horária pode variar (geralmente) para menos. Os adicionais também podem variar dependendo das circunstâncias. Horas extras feitas durante a semana têm pesos diferentes das horas extras feitas aos sábados. Nos domingos este adicional chega a dobrar.

Orçamento de Gastos com Horas Extras

Há as empresas que trabalham com banco de horas no lugar do pagamento de horas extras. Seja qual for o caso da sua, o importante é evitar horas extras desperdiçadas ou desnecessárias. Além de, claro, acompanhar de perto por meio de planilhas/gráficos a quantidade de horas a mais trabalhadas por cada funcionário.

É difícil realizar a Projeção de Gastos com Horas Extras com exatidão. Contudo, para termos de projeção orçamentária recomenda-se fazer uma estimativa baseada em períodos anteriores. Uma observação é necessária nesse item: é importante que gestores estejam alinhados com os profissionais da área financeira para que o valor sendo pago por horas extras não extrapole o budget definido para isso. Assim, quando esse valor estiver sendo atingido os líderes das áreas podem ser comunicados e tomar as providências necessárias. Não esqueça que o foco é sempre andar conforme o orçamento!

Orçamento de Adicionais Salariais

Além das Estimativas de Gastos com Horas Extras, da Previsão de Gastos com Comissões e, claro, do salário em si, o Orçamento de Gastos com Pessoal precisa constar itens como Adicional Noturno, Insalubridade e Periculosidade (quando for o caso):

  • Adicional noturno: recebido pelo empregado que trabalha integralmente ou tenha parte de sua jornada no período noturno (entre 22h e 05h). A regra geral é de um acréscimo mínimo de 20% sobre a hora diurna para o trabalho noturno urbano.
  • Insalubridade: recebido pelo empregado que exerce atividade profissional nociva a sua saúde, ou seja, acima dos limites tolerados. O valor adicional é de 40% para o grau máximo; 20% para o médio e 10% ao mínimo. Quem determina os limites de tolerância é o Ministério do Trabalho. Já a definição de atividade insalubre é determinada por meio de perícia.
  • Periculosidade: recebido pelo empregado que exerce atividade de risco acentuado devido à exposição permanente a 1) inflamáveis, explosivos e energia elétrica, 2) roubos ou quaisquer outros tipos de violência física provenientes de atividades exercidas por profissionais de segurança pessoal ou patrimonial. Para os casos citados, será acrescentado o valor de 30% sobre o salário.

No que diz respeito à insalubridade e à periculosidade, o trabalhador pode receber somente um desses adicionais, prevalecendo o de maior valor.

Orçamento de Encargos

Os encargos dizem respeito aos custos indiretos do trabalhador. Assim, temos:

  • Encargos sociais: contribuições pagas pelo empregador que influenciam indiretamente o colaborador, como INSS/PSS, FGTS, PIS/PASEP, salário educação (setor privado empresarial), contribuição para o Sistema S (SESC/SENAC, SENAI/SESI, SEBRAE, INCRA), entre outros;
  • Encargos trabalhistas: valor recebido diretamente pelo colaborador mensalmente ou no final do contrato de trabalho. Aqui entram: décimo-terceiro, férias, ausência/ repouso remunerado, adicional de remuneração/férias, licenças, rescisão contratual, vale transporte/alimentação e outros benefícios.

Podem haver exceções, mas geralmente os encargos são calculados aplicando percentuais sobre os salários dos colaboradores. As Horas Extras, Comissões e todos os adicionais devem ser considerados como base para cálculo dos encargos.

Algo que acaba dando uma rasteira em vários marinheiros de primeira viagem são as provisões. Provisões são alguns encargos que não saem do caixa da empresa mês a mês, mas vão acumulando e em algum momento precisarão ser pagos. Como o próprio nome sugere, são valores provisionados por um período de tempo e o desembolso acontece numa paulada só (para entender melhor, sugerimos este artigo).

Graças às provisões é possível ter um conhecimento antecipado dos pagamentos das despesas e dos recebimentos futuros. O motivo de elas serem tão importantes no Orçamento de Gastos com Pessoal você já sabe: a programação com as despesas que terá com cada colaborador no decorrer do exercício garante um fluxo de caixa saudável. Exemplos de provisões são:

  • Desembolsos Mensais. Não há como preparar um Orçamento de Despesas com Folha de Pagamento sem considerar os seguintes desembolsos mensais: INSS e FGTS (que corresponde a 8% da remuneração do empregado, incluindo no cálculo as horas extras, 13º salário, férias, entre outros).
  • Desembolsos Anuais. Tratam-se dos valores que não chegam a sair do caixa da empresa mensalmente: Férias, INSS sobre Férias, FGTS sobre Férias, 13º Salário, INSS sobre 13º Salário, FGTS sobre 13º Salário.

Previsão de Despesas com Benefícios

Na lista de benefícios entra tudo que foi concedido ao colaborador, como por exemplo: bolsa de estudos, cesta básica, plano de saúde, etc. Enquanto a forma mais comum de se calcular encargos é por meio de percentuais sobre os salários, geralmente os benefícios variam por “headcount”, ou quadro de pessoal.

Ou seja, na maioria das vezes benefícios são valores fixos multiplicados pelo número de pessoas na empresa. Por exemplo, se sua empresa tem 100 colaboradores e oferece um Auxílio Refeição de R$ 500 por colaborador, logo a orçamento mensal de Auxílio Refeição será de R$ 50.000 por mês.

No entanto, também existem benefícios que são mais complicados de calcular por headcount. Por exemplo, se a empresa oferece Ginástica Laboral e para isso contrata uma empresa terceirizada para prestar o serviço, o valor deve ser orçado como um benefício dentro do Planejamento de Gastos com Pessoal.

Bônus (apenas para clientes Treasy) realizando sua Projeção de Salários Encargos e Benefícios no Orçamento de Despesas com Pessoal

Umas das dificuldades apontadas pelos nossos clientes, é fazer a projeção de gastos com salários e benefícios. Isso acontece porque há várias regras envolvendo os encargos de (INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário, cálculo de horas extras, comissões, etc.), sem contar que cada empresa oferece benefícios de maneira diferente.

Cada vez que há a previsão de contratar um novo funcionário, realizar uma demissão ou mesmo fazer uma simples projeção para saber como ficarão as contas após um reajuste coletivo (dissídio) é um baita trabalho para refazer todos estes cálculos. Isso sem falar do risco de esquecer de considerar algum destes pontos.

Se você também tem essa dúvida, acompanhe nosso passo a passo usando o Treasy, com ele você conseguirá projetar em minutos todas as despesas envolvendo funcionários, como Salários, Encargos, Benefícios ou qualquer outra despesa relacionada a gestão de pessoas. Além disto, você pode criar templates para cada uma destas despesas e economizar ainda mais tempo e trabalho com as projeções.

#1º Passo: para realizar a Projeção de Gastos com Pessoal em sua empresa utilizando o Treasy, o primeiro passo é criar a estrutura de Cargos e Funcionários, como no exemplo da imagem abaixo:

Gastos com Pessoal

OBS: as estruturas de Unidades de Negócios e Centros de Resultados são as mesmas utilizadas para as Projeções de Despesas Operacionais e Investimentos, então o Treasy já traz estas estruturas automaticamente. Caso sua empresa ainda não tenha criado suas estruturas de Unidades de Negócios e Centros de Resultados, basta criá-las seguindo os passos sugeridos pelo próprio Treasy.

#2º Passo: depois de criadas as estruturas acima, você pode pré-configurar todas as despesas que são pagas de forma geral para os funcionários de sua empresa. Isso facilita bastante as coisas, pois você não precisará refazer estes cálculos para cada novo Cargo ou Centro de Resultado orçado. É só configurar uma vez e depois o Treasy assume estes valores como padrão e você só altera se precisar ou tiver alguma especificidade.

Para realizar a configuração, basta acessar “Mais Opções” posteriormente em “Definir Valores Padrões”, como demonstrado a seguir:

Definir Valores Padrões

Na tela que será exibida, o Treasy já traz pré-cadastradas as despesas mais comuns envolvendo funcionários e também os valores e percentuais padrões para cada despesa.

Orçamento de Pessoal

Mas você pode alterar os valores e percentuais ou mesmo incluir outras despesas que sua empresa possua, como por exemplo, uma Bolsa Cultura ou Vale Academia. Se este for o caso de sua empresa, é só incluir a nova despesa clicando no sinal “+”.

Incluir Benefícios

Na tela que será exibida, você pode configurar a nova despesa como:

  • Um Valor Informado: útil para casos onde você tem um valor padrão, fixo por funcionário. Exemplo: Vale Alimentação ou Plano de Saúde.
  • Um Percentual: mais apropriado para casos onde o Encargo ou Benefício seja calculado sobre alguma outra despesa. Neste caso você precisará informar qual a base para o cálculo (salários, horas extras, etc.). Exemplo: Remuneração Variável ou Previdência Privada.

Orçamento de despesas com pessoalDepois de criado o novo campo, basta informar os valores padrões para a despesa:

Orçamento de RH

Uma vez configurados os Valores Padrões, basta retornar a tela principal e realizar a sua Projeção de Gastos com Pessoal por combinação (Unidade de Negócio, Centro de Resultado e Cargo). A projeção é feita em dois passos:

Primeiro você deve informar a Quantidade de Funcionários para a combinação selecionada:

Orçamento de despesas com salários

E na sequência informar o Salário Unitário para esta mesma combinação:

Projeção de Salários

E o Treasy se encarregará de realizar todos os demais cálculos, como INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário e todos os demais Encargos e Benefícios que sua empresa tem com seus funcionários.

#3º Passo: após realizar o Orçamento de Gastos com Pessoal, você pode visualizar no Demonstrativo de Resultados e Fluxo de Caixa qual será o impacto na rentabilidade e também as projeções de desembolso com pessoal que sua empresa terá.

Veja abaixo como locar os valores referentes a Projeção de Gastos com Pessoal em seu DRE:

Demonstrativo de Resultado

E também em sua Projeção de Fluxo de Caixa:

Fluxo de Caixa

#4º Passo: você também pode utilizar os Gráficos e Indicadores de Desempenho do Dashboard Gerencial para uma análise mais visual das projeções.

Indicadores:

Indicadores de Desempenho

Gráficos:

Gráficos

Acredito que você tenha percebido o ganho de tempo ao projetar as despesas com pessoal usando o Treasy. Se tiver alguma dúvida na hora de executar essa atividade, entre em contato com os nossos consultores clicando no ícone de “Ajuda” ao lado direito da tela.

Se você ainda não é cliente, mas ficou interessado em saber mais sobre a ferramenta, clique na imagem a seguir, faça o cadastro rápido, que nós entramos em contanto com você para agendarmos uma demonstração:

Cadastre-se no Treasy

 

Resumindo: quais os principais itens para prever nas Estimativas de Gastos com Pessoal?

Com o que vimos até aqui, no Planejamento de Gastos com Folha de Pagamento deve-se considerar:

  • Orçamento de Despesas com Salários (Orçamento de Gastos com Salário Fixo e Orçamento de Gastos com Salário Variável)
  • Orçamento de Despesas com Encargos
  • Orçamento de Despesas com Benefícios
  • Orçamento de Despesas com Comissões
  • Orçamento de Gastos com Horas Extras

Cada item foi abordado anteriormente, mas queremos fazer um complemento nas Estimativas de Gastos com Salários. Conforme vimos, neste item entram a Previsão de Gastos com Salário Fixo e a Projeção de Gastos com Salário Variável.

Quando falamos dos sócios da empresa, temos que lembrar que os mesmos são pagos de forma um pouco diferente, sendo possível sua remuneração através do pró-labore ou da divisão de lucros.

Orçamento de Gastos com pessoal e o Pró-labore

Pró-labore é um termo em latim, que em tradução literal significa “pelo trabalho”. E é exatamente o valor que o sócio recebe mensalmente por trabalhar na empresa. Este valor deve ser definido com base em critérios justos e de comum acordo entre todos os demais sócios.

Importante ressaltar que, enquanto a empresa não registrar seu primeiro faturamento, não é obrigatório realizar o pagamento aos sócios. Todavia, a partir do momento que for emitida a primeira nota fiscal deve-se iniciar a remuneração dos sócios, conforme regulamentado pela Receita Federal.

Abaixo relacionamos algumas dicas de como definir o pró-labore de cada sócio:

  • Definir quais são as responsabilidade e atividades que o sócio realiza na empresa;
  • Realizar uma pesquisa no mercado e descobrir qual é a média de salário de um profissional que faça as mesmas atividades do sócio;
  • Definir o valor do pró-labore do sócio baseado na média de salarial do mercado;
  • Programar e considerar no fluxo de caixa da empresa o pagamento deste valor todo mês, como se fosse o salário de outro funcionário qualquer.

Um equívoco frequente, principalmente nas empresas menores, é não fixar um valor para cada sócio e não garantir que a retirada seja realizada periodicamente conforme planejado. Sabe aquela história de “Não tenho salário. Vejo o que sobra no fim do mês e faço uma retirada”? Pois é, este é um fortíssimo ponto de atenção na gestão de qualquer empresa, pois é uma prática que pode afetar de forma significativa o resultado da organização.

Isso acontece porque, não retirando o valor referente ao que pagariam a um profissional de mercado daquela mesma função, os sócios podem fazer com que a empresa pareça ter um resultado melhor do que ela realmente teria se estivesse pagando um profissional pelas atividades. Trocando em miúdos: esta não é uma prática sustentável em longo prazo.

Já o segundo erro comum é achar justo todos os sócios terem o mesmo valor de pró-labore. A regra para não errar aqui é sempre realizar a pergunta “Quanto eu ganharia se executasse as mesmas tarefas em outra empresa?”.

Orçamento de Despesas com Pessoal e a Divisão de Lucros

Orçamento de Despesas com Pessoal e a Divisão de Lucros

Também conhecida como dividendos, a Distribuição de Lucros é a remuneração ao sócio pelo capital investido na empresa. Diferente do pró-labore, os sócios têm direito à divisão de lucros, trabalhando ou não na organização. Ou seja, o recebimento desse valor é a forma de o empreendedor (ou acionista) ser compensado por ter seu capital empatado na empresa e por ter assumido os riscos do empreendimento.

Essa divisão deve ser proporcional à quantidade de cotas que cada sócio possui na constituição do capital social, discriminada no contrato social. Vamos imaginar que, por exemplo, uma empresa foi constituída com R$ 100 mil de capital social. Um dos sócios investiu R$ 30 mil na empresa, logo ele vai receber 30% do lucro.

A frequência que distribuição dos lucros vai acontecer também deve ser definida no contrato social e pode ser realizada de acordo com os critérios de cada empresa. No entanto, o mais comum é realizar a distribuição uma vez por ano. Mas, cuidado: não havendo lucro contábil no período, não pode haver o pagamento dos dividendos.

Dicas para elaborar o Planejamento de Despesas com RH

Se você chegou até aqui, já percebeu que a Projeção de Despesas com Pessoal é assunto sério, mas não é nenhum bicho de sete cabeças. Mas, se você ainda precisa de uma ajudinha na Projeção de Gastos com Mão de Obra, separamos algumas dicas para que você consiga construir uma estratégia de Planejamento de Recursos Humanos no estado da arte. As dicas são oriundas de uma pesquisa do Workday em conjunto com o Human Capital Institute (HCI):

#01 – Alinhe os resultados individuais e os resultados do negócio

Para chegar a resultados que façam sentido, é preciso articular processos de Planejamento de Recursos Humanos que suportem e sincronizem os resultados dos talentos e dos negócios.

A dica é trabalhar com uma forma de Planejamento de RH que possa ser ajustado em tempo real, utilizando informações atualizadas para que os Diretores possam identificar lacunas de habilidades e melhorar a eficiência operacional. Isso garantirá que os resultados virão de acordo com as metas da empresa.

#02 – Segmente e encontre os papéis chave

A segmentação de papéis e responsabilidades pode ser fundamental para determinar itens como:

  • Cada posição de trabalho contribui para o atingimento dos resultados;
  • Quais papéis são prioridade e
  • Quais podem não ser assim tão importantes ou até mesmo devam ser descontinuados.

Você por acaso tem executivos de contas demais e engenheiros de menos? Ou muitas pessoas no departamento financeiro e poucas no marketing? Para determinar isso, gerentes de RH precisam identificar as habilidades-chave na empresa, particularmente aquelas diretamente ligadas à Receita, Custos, Controle, ou Eficiência Operacional.

Por exemplo, em uma economia forte, organizações buscam o incremento da receita. Para isso, aumentam as metas de vendas para os executivos de contas. Os gerentes de RH e de contratação precisam então, rapidamente, determinar quanto de suporte os executivos de contas precisarão a partir de uma perspectiva de geração de demanda e, a partir disso, fazer as contratações necessárias. Por outro lado, se a economia retrai/oscila e a empresa passa por uma queda de demanda, é interessante diminuir ou parar as contratações para papéis que não sejam essenciais.

#03 – Monitore e identifique tendências

Dicas para elaborar o Planejamento de Despesas com RHMonitore continuamente o local de trabalho para identificar tendências que possam afetar o bem-estar dos funcionários, bem como os resultados individuais e da empresa como um todo.

Com o crescente desengajamento dos colaboradores, desenvolver programas de engajamento de funcionários para lidar com o risco de retenção se tornou muito importante para companhias que querem atrair e manter bons talentos. Se a sua empresa ainda não faz isso, um bom local pra começar seria analisar a sua base de funcionários.

Além disso, apesar de parecer um pouco controverso, você deve continuar fazendo avaliações de desempenho. Uma maneira de garantir que o processo seja justo é “avaliar o avaliador” ou, em muitos casos, fazer uma avaliação dos colaboradores para os líderes (a famosa avaliação 360), o que permite normalizar as notas dos extremos, tanto para baixo quanto para cima.

#04 – Avalie a percepção dos funcionários em relação a seus gestores

Esse ponto lembra muito o anterior, principalmente por tratar de um planejamento de retenção de talentos, mas existe uma leve diferença entre eles: olhando os dados de todos funcionários, os líderes conseguem perceber se em algum determinado departamento existe algum problema de relacionamento entre os funcionários e seu gestor direto.

Uma vez que esse problema seja identificado, é possível buscar por uma solução que seja muito mais adequada ao tema, como por exemplo, um treinamento das lideranças da área para gerenciar melhor com a situação.

O boca a boca (ou o famoso rádio peão) pode gerar ótimos resultados para a empresa caso as coisas estejam saindo bem. Mas pode ser devastador caso as pessoas estejam insatisfeitas. Mantenha-se sempre alerta em relação a este ponto em seu Planejamento de Recursos Humanos!

#05 – Planeje olhando para “o que a empresa buscar ser”

Um segredo para um bom Planejamento de Recursos Humanos é construí-lo detalhadamente, buscando entender como a organização está planejando crescer e como o ambiente de trabalho deverá se tornar nos próximos anos.

Mercados estão em constante evolução. Questões demográficas mudam, novas regiões envelhecem – enquanto as mais velhas revivem – e as demandas dos consumidores sofrem alterações. Para continuar sendo competitivo no mercado, você precisa considerar avanços tanto em tecnologia quanto em normas operacionais. Por exemplo, as novas tecnologias podem ajudar você a identificar o número de funcionários necessários para atuar em um novo mercado ou redistribuir o número atual de funcionários com base na demanda do consumidor.

Ter um processo que facilite as trocas de informação entre os muitos líderes de áreas da empresa e o Departamento de Pessoal é fundamental para fazer emergir futuras habilidades que serão necessárias. E ter a estratégia correta para solucionar essas necessidades pode ajudar muito.

O primeiro passo é determinar qual conjunto de habilidades são necessários para ficar à frente de disruptores (baseados em tendência ou tecnologia) no seu mercado atual e novos mercados, assim como para os canais recentemente identificados que irão entregar seu produto ou serviço. O processo também deve abranger a identificação de tendências na forma como a sua mão de obra será distribuída.

#06 – Identifique gaps entre o atual estado da sua força de trabalho e o futuro almejado da sua empresa

Isso nos leva novamente para o item #04, que ressalta a importância de criar processos e avaliar tanto os funcionários como a gerência. Tendo os dados das pessoas que trabalham na empresa, você pode usá-los para fazer comparações e verificar se a sua mão de obra atende e atenderá as necessidades da sua empresa num futuro próximo. Se forem necessários novos conjuntos de habilidades ou treinamentos, você pode criar um plano de ações (5W2H) para resolver essas questões e garantir que ficará à frente dos seus competidores.

#07 – Construa um Planejamento de RH repetível e escalável

Construir um processo repetível (e replicável) do seu Planejamento de Recursos Humanos é fundamental para contemplar as mudanças organizacionais que acontecerão.

A colaboração total entre pessoas, dados e tecnologia é a chave para a manutenção de um processo de Planejamento de RH. Como mencionamos no item 1 do post e de acordo com o relatório do HCI, o Planejamento de Recursos Humanos Estratégico deve fluir por toda organização e ser repetido quantas vezes for necessário para atingir o sucesso desejado.

#08 – Monitore e reporte quantitativamente e qualitativamente benchmarks e milestones para stakeholders e gerentes

Orçamento de RH análiseA falta de capacidades de análise é uma das maiores barreiras para utilizar os dados para criar um Planejamento de RH que seja utilizado de maneira estratégica e efetiva, o que gera uma forte demanda para softwares de gestão de talentos nas empresas.

E não é de se espantar mesmo: na pesquisa realizada pela HCI, menos da metade (45%) dos entrevistados responderam que o time responsável pelo Planejamento de RH analisa efetivamente os dados. 71% citaram que utilizar análise preditiva de talentos é um dos maiores desafios, enquanto 66% disseram que a capacidade de acessar dados que abrange o ciclo de vida talento inteira foi um desafio. Também, 55% dos que responderam disseram que amarrar os dados dos talentos com os resultados dos negócios foi difícil e 61% tiveram problemas para integrar dados de outras funções dos negócios.

Controller, não esqueça: Use e abuse do Orçamento Colaborativo!

Geralmente, os responsáveis pelo Orçamento de Gastos com Pessoal são o Gerente de Controladoria e o Gerente de RH. Mas em uma empresa com 100, 200, 300 ou até mais pessoas, é praticamente impossível que apenas estes dois profissionais consigam realizar uma Projeção de Despesas com RH bem acertada sozinhos. E nem precisam!

Com o Orçamento Colaborativo, também conhecido como participativo, ou descentralizado, o orçamento sai do nível estratégico e é compartilhado com os níveis táticos e operacionais. Cada área da empresa é vista como centro de negócio com um planejamento financeiro. Assim, é a junção dos centros de negócio que formam a empresa como um todo.

Sabe aquela história de efeito borboleta? Então, imagine que integrantes de uma determinada área participem da definição de metas e sabem claramente o orçamento que têm para trabalhar, além do quanto precisam obter para ajudar a empresa a lucrar. O empregado passa a sentir-se dono do orçamento. O resultado disso é que ele com certeza se esforçará mais para que sua área lucre mais. E com certeza lucrará.

Para dar certo, cada centro de custo deve também ter sua autonomia e a empresa precisa ter arraigada entre seus funcionários a visão de que se todos estão envolvidos com o resultado final, todos têm que estar comprometidos. Não tem como pensar em orçamento colaborativo sem pensar em comprometimento.

Como entendemos que o orçamento colaborativo ganhará cada vez mais destaque no mundo corporativo, preparamos 7 dicas práticas para um departamento financeiro mais colaborativo. Não deixe de ler!

Para fechar: webinar de Orçamento de RH

Ao longo deste artigo apontamos os maiores desafios do RH no Planejamento de Gastos com Mão de Obra. Se o departamento de Recursos Humanos da empresa onde você trabalha conduzir a Projeção de Despesas com Folha de Pagamento de maneira bem-orquestrada, a área se tornará imediatamente muito mais estratégica do que é hoje (e do que é na grande maioria das empresas).

Não temos dúvidas de que um RH estratégico é o mais poderoso de todos, tendo mais voz ativa em decisões gerenciais e trazendo mais resultados financeiros à empresa (e, por consequência, sendo contemplado com budgets mais generosos).

Caso queira aprofundar seus conhecimento em Orçamento de RH, nós reunimos feras no assunto para discutir em um evento chamado Semana do Planejamento Orçamentário. O evento ocorreu de 20/11/2017 até 24/11/2017, a conversa reuniu algumas feras do mercado: Ricardo Nóbrega da Intelligenza; Rodrigo Silveira da Convenia; Luis Felipe Rodrigues da SumOne; e Mônica Hauck da Solides. Caso queira conferir o vídeo do bate papo na íntegra, basta acessar o link:

Webinar Orçamento de RH

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