Quando uma empresa precisa aumentar a lucratividade, ou quando está com problema de capital de giro, uma das alternativas para reverter o cenário é a redução de custos. Sabendo disso, em uma reunião do time financeiro da empresa X, ficou definido que chegou a hora dos cortes.
“Onde?”, alguém pergunta. “Nesse fornecedor aqui. Está muito caro”, outra pessoa responde apontando para a planilha de orçamento. Passados alguns meses, a organização não apenas continua com problemas de capital de giro, como também passou a ter mais reclamações e diminuição nas vendas.
Sabe aquela história de “atirar para todo lado”? Pois é, quando o assunto é cortar gastos e despesas, fazer isso pode ser muito perigoso para a perenidade financeira de um negócio. Para ajudar você a passar bem longe dessa atitude, confira os erros a evitar na hora de reduzir custos.
- 1 - Não planejar os cortes com base em dados
- 2 - Cortar investimentos ligados ao crescimento
- 3 - Não considerar os efeitos de longo prazo
- 4 - Não acompanhar e monitorar o resultado após os cortes
4 erros comuns na hora de reduzir custos
A regra número 1 da redução de custos é que ela precisa ser estratégica. De nada adianta sair cortando aqui e ali, porque dependendo do caso, um corte errado pode dar um prejuízo ainda maior.
De um modo geral, empresas cometem alguns erros comuns na redução de custos, que são:
1 - Não planejar os cortes com base em dados
O primeiro passo na hora de elaborar quais ações tomar para reduzir custos (e evitar erros) é olhar os dados. Uma dica é começar com uma análise de custos e despesas. Para isso, é recomendado manter um histórico de todas as saídas. Com ele ficará muito mais fácil identificar gastos que não trazem benefício algum para o negócio.
A projeção de fluxo de caixa é outra ferramenta que deve ser analisada. Por meio dela é possível ter uma estimativa das entradas e saídas, e verificar o que pode estar afetando mais a empresa financeiramente. E, claro, se o assunto é análise de dados, não podemos deixar de mencionar a conferência do orçamento empresarial no Treasy.
Basicamente, com o Treasy os profissionais de controladoria conseguem analisar dashboards e indicadores e verificar o que está e não funcionando. Uma das possibilidades do Treasy é a acompanhamento do desempenho financeiro de cada setor. Em posse disso, o controller cruza informações com o orçamento empresarial e verifica o Previsto x Realizado.
Assim, é possível ter uma ideia mais precisa do que pode ter saído dos trilhos e verificar o motivo de isso ter acontecido..
2 - Cortar investimentos ligados ao crescimento
Dados são apenas números. É a maneira como eles são analisados que fazem a diferença (e é por isso que controllers são tão essenciais). Uma redução de custos precisa levar em consideração a estratégia de crescimento da empresa. Mas, como assim?
Simples, todo negócio que desejar crescer de modo escalável tem que entender que precisa realizar investimentos. Do mesmo modo, tem que compreender que reduzir custos no que a ajuda a crescer pode ser um tiro no pé.
Por exemplo, uma das primeiras áreas que sofrem quando chega o momento de reduzir os desembolsos é o marketing. Mas, como o negócio vai atrair novos clientes sem ser visto? A área de vendas é também muitas vezes punida. No entanto, de que modo transformar lead em cliente sem um bom investimento na área?
Lembra que comentamos sobre o orçamento empresarial? Pois bem, ele é indispensável para conhecer os custos de mão de obra e de produção, para citar dois exemplos, que são totalmente necessários para o crescimento de uma empresa.
Ao analisar o orçamento e traçar um paralelo com o planejamento estratégico, tático e operacional, finanças e controladoria têm em mãos dados para evitar que cortes errados sejam feitos (e impeçam a organização de crescer).
Caso você precise de uma ajuda com o orçamento, baixe nossa planilha gratuitamente, crie e analise projeções e tome decisões mais precisas de redução de custos. Clique no banner e faça o download:
3 - Não considerar os efeitos de longo prazo
Um dos erros na hora de reduzir custos é olhar para os curto e médio prazos. Às vezes, uma empresa realizou investimentos maiores em uma determinada área justamente porque tem uma estratégia de crescimento definida no planejamento.
Olhando para o presente isso pode ser o que está aumentando os custos. Acontece que, se em um primeiro momento esse corte pode trazer fôlego ao caixa, no futuro pode a impedir de atingir os resultados esperados no planejamento.
Por isso, aqui vale novamente a dica de fazer a análise do orçamento sem tirar o olho do planejamento empresarial.
Inclusive, planejamento estratégico e orçamento devem andar lado a lado e serem analisados em conjunto em qualquer estratégia de redução de custos. Isso porque ambos colocarão todos na mesma página com relação a como os custos, despesas e gastos se relacionam com o planejamento.
É justamente porque os planejamentos estratégico e orçamentário precisam andar juntos, que elaboramos um e-book sobre o tema. Para acessá-lo, é só clicar na imagem:
4 - Não acompanhar e monitorar o resultado após os cortes
Ok. Tudo isso foi feito. Então agora é só aguardar a mágica acontecer? Não exatamente, porque é preciso acompanhar se as medidas tomadas estão trazendo os resultados esperados.
Para isso, após os cortes, é imprescindível continuar de olho no orçamento, como também em indicadores de desempenho. Por exemplo, se com a redução de custos espera-se atingir um aumento de 5% na margem de contribuição após 4 meses, vale analisar como esse indicador tem se comportado.
Existem diversos indicadores que podem ser analisados. Aqui não iremos nos alongar nesse assunto, mas temos um conteúdo super especial que poderá ajudar:
Como adotar uma estratégia de corte de custos inteligente?
Agora que você viu os erros comuns a evitar na hora de realizar cortes, vamos fazer o inverso. Que estratégia adotar para evitar o corte de custos “a todo custo”? Compartilhamos duas dicas especiais:
3C’s: começar, continuar, cessar
A técnica do 3C’s (começar, continuar e cessar) faz parte da Metodologia Treasy e utilizamos na prática para o planejamento e execução do orçamento e, claro, redução de custos. Dê só uma olhada em como ela funciona, mapeando ações com objetivo de reduzir custos:
- Começar a fazer: identifique junto com o seu time quais ações que não são feitas e que podem começar a fazer parte das rotinas e processos com o objetivo de reduzir custos, ex.:
- Softwares não utilizados a mais de 90 dias devem ser cancelados;
- Luzes e ar condicionados devem ser desligados após o expediente.
- Continuar a fazer: identifique junto ao time quais ações que a empresa já toma para reduzir custos e que estão surtindo efeito positivo, logo, devem ser mantidas: .
- Manteremos a poĺítica de orçar no mínimo 3 fornecedores em busca do melhor custo benefício;
- Cessar de fazer: identifique junto ao time rotinas e processos que não devem ser continuados, mirando o objetivo de redução de custos:
- Contratação de softwares em dólar;
- Renovação de contratos com reajuste acima de X% para fornecedores não estratégicos.
OBZ (Orçamento Base Zero)
O Orçamento Base Zero é uma ferramenta que contribui para melhores decisões quanto à redução de custos. Isso porque ele ajuda a encontrar os gastos superficiais e traz uma visão muito mais contundente dos custos da empresa.
Como o nome sugere, o OBZ não considera a Base Histórica. Na prática, significa dizer que o orçamento é elaborado do zero mesmo, ou seja, sem levar em conta as receitas, os custos, as despesas e os investimentos de exercícios anteriores.
Justamente pelo fato de o gestor ter que analisar cada custo e despesa detalhadamente, é que o Orçamento Base Zero força um olhar mais crítico. Para se aprofundar no assunto, salve a leitura do artigo:
Além disso, temos um episódio especial sobre o OBZ em nosso Controller Cast. É só dar o play abaixo e escutar:
Concluindo
No início do nosso artigo, comentamos sobre a empresa X que, durante uma reunião do time financeiro, decidiu trocar de fornecedor. Pois bem, passados alguns meses os custos realmente diminuíram, no entanto, a qualidade também reduziu e os clientes começaram a cancelar seus contratos.
Esse é um exemplo bem simples de um corte sem embasamento. Como você pode acompanhar aqui com a gente, cortar custos é uma tarefa que exige visão estratégica e olhar bem apurado. Também é necessário controle e, se você é leitor do nosso blog, sabe que entendemos bem do assunto.
Nesse sentido, temos diversos materiais que podem te ajudar a ser ainda mais eficiente na estratégia e fugir dos erros comuns na hora de reduzir custos. Um deles é uma planilha gratuita para você registrar, classificar e acompanhar os desembolsos da sua empresa. Ela também serve para analisar como estão os custos e o que pode ser cortado.
Faça o download da planilha gratuitamente agora mesmo e comece a elaborar a estratégia de redução de custos com o pé direito. Clique no botão abaixo:
