Melhore o contas a receber com a diminuição da taxa de inadimplência

Publicado dia 17 de janeiro de 2018

A inadimplência é um problema incômodo e grave para qualquer empresa. Incômodo porque exige todo um trabalho de recuperação de crédito e diálogo com o devedor para não ficar no prejuízo. E grave porque, em maior ou menor grau, acaba impactando negativamente no fluxo de caixa e no planejamento financeiro. Por isso é tão importante ter uma política de gestão de cobrança na empresa. É ela que vai permitir que as consequências da falta de pagamento por parte de algum cliente sejam minimizadas.

Inadimplência

Neste artigo, vamos falar da gestão de cobrança, sobre como evitar a inadimplência e quais cuidados são indispensáveis na hora de entrar em contato com alguém que está devendo. É importante ressaltar que existe um passo a passo a ser cumprido para reaver o valor devido e isso exige muita resiliência e profissionalismo. Assustar o cliente com ameaças não é a forma mais efetiva de receber por aquilo que se tem direito.

Parece ser uma recomendação simpática demais com quem agiu de má-fé, não é verdade? Bom, você até pode ter essa impressão. Mas a verdade é que nem sempre o não pagamento é intencional. Por isso, colocar-se como um parceiro, buscar a recuperação de crédito e contribuir para a busca de uma solução benéfica para ambas as partes tende a ser mais eficaz e prudente, até para evitar constrangimentos ao cliente, que pode acusar a sua empresa de intimidação e, assim, fazê-lo perder a razão.

Sem mais delongas, vamos entender exatamente esse complexo assunto, que é a resolução da inadimplência e a gestão de cobrança. Mas fique tranquilo! Por mais que ele exija atenção, é algo perfeitamente possível de ser realizado. Aproveite o conteúdo!

Realidade da inadimplência

Sabe aquelas pessoas que passam por algum problema e têm dificuldade de enfrentá-lo? Um vício, um medo, um trauma? Então, a inadimplência é um problema desse tipo, só que das empresas. Muitas podem até não tê-la sentido ainda ou talvez tenham se incomodado de verdade pouquíssimas vezes. Mas para que este assunto seja tratado com seriedade é preciso reconhecer que a inadimplência existe e pode acontecer com qualquer negócio, em qualquer época, por melhores e mais fiéis que sejam os clientes, especialmente em épocas desafiadoras da economia.

E se, por acaso, esses desafios econômicos afetassem o seu negócio, refletindo de forma mais direta nas suas finanças, você e sua equipe estariam preparados para superá-los? Para ajudá-lo a responder essa pergunta, temos um material que mostra como enfrentar tempestades na gestão e navegar com tranquilidade nos mares revoltos do mercado. Clique na imagem abaixo, confira as dicas e saiba como reforçar as bases do seu negócio para não balançar diante das dificuldades.

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Resumindo: todo cuidado é pouco! Só para se ter uma ideia, em 2016, de acordo com a Boa Vista SCPC, o número de empresas que deixaram de pagar suas contas subiu 3,3% em relação a 2015. Quer dizer, mais CNPJs tiveram cheques devolvidos e títulos protestados. E tem muitos gestores que vivem essa realidade contra a vontade, ou seja, não é uma prática habitual deixar de pagar seus fornecedores.

Por conta de todo esse contexto, é preciso tomar três atitudes iniciais:

  1. Reconhecer que a inadimplência existe e que ela pode acontecer a qualquer momento;
  2. Entender que qualquer negócio pode passar por isso, mesmo que involuntariamente. Portanto, é preciso fazer uma abordagem resiliente e responsável;
  3. Tomar medidas imediatas para impedir que a situação se prolongue por muito tempo.

Lembre-se: quanto mais demorar para a dívida ser paga, menos chances a sua empresa vai ter de receber o que tem direito. Então, vamos conhecer qual é o passo a passo para lidar com esse problema.

Como evitar a inadimplência

A primeira etapa para controlar a inadimplência com efetividade é conhecer o seu público. Um atendimento próximo e humanizado faz toda a diferença. Além disso, um cadastro completo realizado antes mesmo do primeiro negócio ser fechado, e atualizado com frequência, é de extrema necessidade.

Com essas duas atitudes resolvem-se dois problemas: o primeiro é barrar qualquer dificuldade de diálogo com o cliente no caso de um eventual contratempo. Sendo mais próximo, ele ouvirá a sua equipe de cobrança sabendo que o contato tem o objetivo de manter o relacionamento saudável, lucrativo e respeitoso. O segundo é certificar-se de que as formas de contato são válidas para evitar problemas na hora de falar com o cliente.

Na sequência, é importante tomar algumas iniciativas, como confirmar os dados e fazer consultas sobre disponibilidade de crédito. Quer dizer, é preciso se certificar de que aquele cliente está falando a verdade e tem condições de arcar com os custos do que está comprando. Para tanto, existem algumas ferramentas, como a verificação do CNPJ (ou CPF, em caso de pessoa física) e do Score de Crédito, um dispositivo que classifica determinada pessoa ou empresa de acordo com o risco que ela tem de não pagar. Essa classificação é feita por uma pontuação que varia de 0 a 1000, sendo:

  • Até 300 pontos: alto risco de inadimplência;
  • De 300 a 700 pontos: médio risco de inadimplência;
  • De 700 a 1000 pontos: baixo risco de inadimplência.

Para entendermos efetivamente os principais cuidados para a prevenção à inadimplência, que tal ilustrarmos com um exemplo?

Imaginemos que uma madeireira recebe um grande pedido de uma fábrica de móveis. No contato inicial, a madeireira pede informações básicas, como endereço, telefone e CNPJ. Porém, antes de avançar com qualquer negociação, a equipe de crédito e cobrança faz uma pesquisa básica e descobre, no site dessa empresa, que ela se diz uma das maiores fabricantes de determinada região do país. Entretanto, ao consultar o endereço, verifica-se que o imóvel pertencente à fábrica é um pequeno espaço muito parecido com a garagem de uma casa.

Gestão de cobrança

Obviamente que só essa diferença entre o que se diz e o que se mostra não é parâmetro para intuir que esse novo cliente é mau pagador. Mas trata-se de um elemento que vai exigir mais atenção no caso de o negócio seguir adiante. Assim, primeiramente é preciso entender se essa informação do site procede, se é apenas uma estratégia de marketing ou se está ali com a intenção de levar ao engano.

Isso pode ser constatado ao consultar outros fornecedores dessa fábrica, mas também mapeando os clientes, pesquisando sobre a qualidade dos produtos e sobre a pontualidade na entrega dos pedidos. Enfim, é preciso fazer um verdadeiro raio X.

Ao fazer tudo isso, apesar da informação do site ser incoerente em relação ao endereço, a equipe constata que não há razão para receios: a empresa é boa pagadora, tem um bom Score, uma boa relação com clientes e fornecedores, não está negativada e faz as entregas com qualidade, dentro do prazo. Ainda assim, decide-se começar essa parceria com um volume menor, aumentando conforme a confiança for crescendo na mesma medida.

Todo o passo a passo executado por essa madeireira é o mesmo que deve ser seguido por qualquer empresa. Conhecer o cliente é o princípio de tudo. Garantir um bom relacionamento e buscar a fidelidade dele é outra etapa muito importante. Em seguida, é só acompanhar. Lembrando que a equipe de crédito e cobrança precisa ser exclusivamente dedicada a esta atividade e tem de estar sempre ativa, agindo no momento em que constatar qualquer falha no pagamento de algum cliente.

E por falar em acompanhamento, não é só o cliente que precisa dessa atenção. O seu negócio também precisa ser observado de perto. Para isso, além de um bom planejamento, é necessário analisar constantemente as informações financeiras e de orçamento para garantir que sua empresa não tenha prejuízo. Descubra como fazer isso no white paper especial publicado pela Harvard Business Review. Clique na imagem abaixo e faça o download gratuito.
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Como recuperar um inadimplente

Não se pode deixar passar dois dias do vencimento. Se o dinheiro não entrou na conta da sua empresa na data estipulada, a equipe de cobrança deve começar a atuar. Mas atenção! Sempre com muita cordialidade!

O primeiro contato precisa acontecer no sentido de entender as circunstâncias do atraso. Essa equipe precisa ter liberdade para negociar dependendo da ocasião. Se for alguma falha no planejamento do cliente, basta acertar uma nova data para vencimento, aplicando os juros e multas cabíveis, e ficar atento. Porém, caso o cliente relate dificuldades de fazer o acerto, é necessário ter um plano de ação, para já propor uma ideia de regularização.

Crédito e Cobrança

Neste caso, a dívida pode ser parcelada e pode ser negociado um novo prazo com taxas mais amigáveis, por exemplo. O importante é firmar um acordo e ficar atento ao cumprimento dele. Se ele for descumprido, passe para a etapa seguinte.

Nela, pode ser enviada uma carta registrada, com Aviso de Recebimento (AR), indicando o prazo de uma semana para acerto de contas. Caso isso não ocorra, as medidas cabíveis serão tomadas. Essas medidas fazem parte da terceira etapa, que é o aviso aos fiadores da situação de inadimplência. Qualquer tipo de fornecimento também pode ser encerrado nesta fase.

Se a inadimplência persistir, a quarta etapa é comunicar a situação ao mercado em que o cliente atua. De acordo com o Sebrae, essa iniciativa costuma surtir efeito quase imediato, porque impede que o devedor feche novos negócios. Para não ficar parado, ele vai buscar uma maneira de acertar a dívida. Mas se ainda assim esse acerto não ocorrer, o passo seguinte deve ser acionado: a cobrança presencial.

Se mesmo dessa maneira não houver resposta, a cobrança pode ir para via judicial, envolvendo os advogados da sua empresa e fazendo protesto em cartório. Em seguida, é possível executar as garantias, responsabilizar os fiadores e fazer o pedido de falência.

É importante definir um prazo entre uma etapa e outra. Lembrando que essa ordem é apenas um exemplo e pode ser adaptada conforme a necessidade da empresa, sempre observando as recomendações legais para evitar constrangimento, ameaças ou acusações indevidas. Certifique-se de que, antes de avançar em qualquer novo método de cobrança, haja um extenso diálogo e uma abertura ao acordo.

Em últimos casos, se nada surtir efeito, procure receber o que for possível, mesmo que isso não corresponda ao valor total, ou tente recuperar algum produto que foi vendido, para não deixar a sua empresa totalmente no prejuízo.

Concluindo

Preparar a sua empresa para lidar com a inadimplência é uma atitude fundamental. Ainda que a ocorrência seja baixa, uma situação extrema pode ocupar muito tempo e energia de todas as suas equipes, caso não haja profissionais capacitados e específicos para lidar com o problema.

Além disso, fique atento ao processo pré-contrato, certificando-se da idoneidade dos novos clientes e os acompanhe a todo momento, garantindo que paguem em dia. Em caso de atraso, execute o planejamento de cobrança, que precisa ser feito por essa equipe específica.

Por fim, lembre-se que a gestão financeira da sua empresa precisa ser responsável o suficiente para que o orçamento não dependa de um ou poucos clientes. Isso porque, no caso de uma adversidade, os seus negócios não podem ficar comprometidos. Organize-se ao máximo para garantir a saúde das finanças da sua empresa.

Espero que este artigo tenha sido útil e que você tenha conseguido entender o passo a passo para fazer uma cobrança eficaz, além, claro, de conhecer maneiras de evitar a inadimplência. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.

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Este tópico contém resposta, possui 1 voz e foi atualizado pela última vez por  Daniela Pereira Fernandes 1 ano, 11 meses atrás.

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