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A importância dos Tipos de Estrutura Organizacional para um negócio de sucesso

Publicado dia 12 de novembro de 2016

Estrutura OrganizacionalQuando falamos em tipos de estrutura organizacional, do que você lembra? Talvez, das aulas de administração com aquele organograma clássico. Ou ainda, talvez para você a palavra organograma seja algo do passado.

Hoje discute-se tanto sobre novos modelos de empresas – com estruturas menos rígidas e mais participativas na tomada de decisão – que falar em organograma dá a impressão de irmos contra toda essa inovação no modus operandi empresarial. Mas como disse certa vez o filósofo: uma coisa é uma coisa e outra coisa é outra coisa.

Imagine uma festa com garçons, seguranças, DJs e cozinheiros sem entenderem o que têm que fazer. Ou, sem alguém que os liderem e diga onde e como devem trabalhar. Já pensou na bagunça e no tumulto na hora da festa se o segurança não sabe quem tem a entrada liberada, ou se o garçom não sabe o que pode servir?

Em qualquer empresa é assim. Antes de ela começar a funcionar, os papéis que cumprirão com o planejamento estratégico precisam ser bem definidos em uma estrutura coerente com os objetivos traçados. Além disto, os tipos de estrutura organizacional escolhidos vão impactar diretamente na formação e manutenção da Cultura Organizacional.

Por esse motivo, preparamos um artigo para auxiliá-lo a entender sobre Estrutura Organizacional e a avaliar se a estrutura da sua empresa está adequada ao seu formato de negócio.

O que é Estrutura Organizacional?

Antes de tudo, um negócio é feito por pessoas, certo? A maneira como essas pessoas estão alocadas dentro da empresa, com divisão de setores, cargos e tarefas, é chamada de Estrutura Organizacional. Indo um pouco mais além, a estrutura organizacional trabalha com níveis hierárquicos e determina a relação entre líderes e seus liderados.

Graças à estrutura organizacional é possível ter uma visão mais ampla sobre como os recursos estão distribuídos pelas áreas e como a empresa caminha para atingir objetivos estratégicos.

Como a Estrutura Organizacional influencia a eficiência de uma empresa?

Estrutura Organizacional eficiênciaPublicamos aqui no blog um artigo sobre como elaborar um Orçamento Empresarial integrado ao Planejamento Estratégico. Lá, falamos da importância desses dois itens (orçamento empresarial e planejamento estratégico) andarem de mãos dadas. Para que tudo ocorra dentro dos conformes, é preciso que existam pessoas com papéis bem definidos para realizar tarefas de acordo com suas especialidades e, com isso, andar em sintonia com o planejamento estratégico. Mais ainda, é preciso que essas pessoas estejam no local certo, exercendo a função certa.

Este é o primeiro ponto a observar quando tratamos de Estrutura Organizacional: ela identifica claramente as tarefas necessárias, organiza funções e determina responsabilidades. Afinal, uma empresa eficiente conta com pessoas que sabem quais são seus papéis dentro da organização.

Com uma estrutura organizacional bem estabelecida, é possível traçar medidas de desempenho por colaborador que sejam compatíveis com os objetivos da área e da empresa. Falando em colaboradores, a estrutura permite trabalhar com a questão motivacional e com a integração entre os funcionários.

Uma boa Estrutura Organizacional reflete também na produtividade e na excelência da gestão empresarial. Com a estrutura adequada é possível desenvolver e gerenciar melhor os indicadores de desempenho, controlar estoques, coletar e analisar diferentes dados, além de verificar em quais áreas há excesso/escassez de recursos e qual está gastando mais.

Tudo isso permite à alta gerência e ao departamento de Recursos Humanos tomar as ações necessárias. Já a equipe Administrativa consegue ter um panorama mais amplo para fazer projeções orçamentárias de forma correta.

Percebe como a Estrutura Organizacional auxilia na melhoria contínua dos resultados? E já que você entendeu que ela tem influência direta no desempenho da empresa vamos analisar os principais tipos de estrutura existentes.

Tipos de Estrutura Organizacional

Tipos de estrutura organizacional

A Estrutura Organizacional mostra a relação entre empregados e seus líderes, bem como as responsabilidades de todos os recursos da empresa. Primeiro, quando falamos em estrutura de uma organização pensamos em:

  • Estrutura Vertical
  • Estrutura Horizontal

Em uma organização vertical, o CEO encontra-se no topo e, abaixo dele, estão as divisões com os respectivos diretores. Ou seja, a escada desce até chegar aos departamentos mais baixos. Na verticalização, a relação líderes e liderados é bem definida. Neste caso, as decisões são tomadas em níveis hierárquicos. Por ter uma estrutura mais rígida, a comunicação tende a ser mais lenta.

Já em uma organização horizontal as pessoas são agrupadas com base em conhecimentos similares. Assim, há também a maior propagação do conhecimento entre as pessoas de uma mesma área. Por outro lado, enquanto a comunicação entre membros de um setor melhora, à medida que a empresa cresce a comunicação entre os departamentos fica enfraquecida.

Ainda falando sobre tipos de estrutura organizacional, podemos mencionar:

Estrutura Funcional

A estrutura mais indicada para pequenas empresas, tem como “dono” o pai da Teoria Clássica da Administração, Henri Fayol. Na estrutura funcional os recursos estão organizados em departamentos. Por exemplo: administrativo, contábil, marketing, desenvolvimento, produção, etc.

Os recursos alocados em cada departamento respondem a um único chefe. Além disso, cada área tem pessoas que compartilham de conhecimentos e habilidades similares.

Vantagens

  • Departamentos formados por pessoas que falam a mesma língua. Com isso, a comunicação dentro de cada área (intradepartamental) é facilitada.
  • A especialização é valorizada.
  • Níveis hierárquicos são bem definidos. Desse modo, cada colaborador consegue visualizar qual é o próximo degrau a atingir.
  • Incentiva as especializações, pois dentro de cada área há os especialistas.
  • Orientação de cada pessoa para atividades que utilizem sua capacidade com eficácia.

Desvantagens

  • Se a comunicação intradepartamental é rápida, o mesmo não ocorre entre as diferentes áreas (interdepartamental). Por esse motivo, a empresa demora a dar uma resposta rápida ao mercado. Essa é uma das razões pelas quais empresas dinâmicas podem ter problema com a estrutura organizacional funcional.
  • Não exista a preocupação da empresa com um todo. Cada área se preocupa em cumprir seus objetivos e prioridades.

As pequenas empresas tendem a se beneficiar dessa estrutura porque geralmente não têm problemas de comunicação.

Estrutura Divisional

Mais indicada para empresas que trabalham com diferentes mercados e uma carteira de clientes variada. É formada por divisões separadas e autossuficientes. Cada divisão é responsável por um produto ou serviço de acordo com os objetivos organizacionais.

A estrutura pode ser por: clientes, produtos ou serviços, localização geográfica, por projetos ou por processos.

Vantagens

  • Maior autonomia para cada unidade.
  • Marketing é pensado de acordo com o mercado de atuação de cada unidade.
  • Tomadas de decisão mais independentes, que permitem uma resposta mais rápida ao cliente.

Desvantagens

  • Aumento de custos, pois como cada unidade é uma operação, precisará de recursos próprios.
  • Portas abertas para desculpas. Como as divisões são autossuficientes, há o risco de a culpa pelo baixo número de vendas de um produto ser atribuído à região, por exemplo.

Estrutura Matricial

Lembra da estrutura funcional? Na matricial a regra de Fayol cai por terra e cada colaborador tem dois chefes: o do departamento ao qual se encontra e o chefe do projeto em que está alocado.

Portanto, a Estrutura Matricial envolve um pouco da estrutura funcional (chefe do departamento) e um pouco da divisional (chefe do projeto).

Como cada departamento possui dupla subordinação, aqui o princípio de comando deixa de existir. Por esse motivo, a matriz destaca a interdependência entre as áreas e apresenta para a empresa a necessidade de lidar com ambientes mais complexos.

A Estrutura Matricial tem como proposta satisfazer ambas as necessidades: de coordenação e de especialização. Seu objetivo é o de obter o maior rendimento possível. Esta é a forma mais utilizada especialmente em grandes empresas, pois cada área tem o tipo de estrutura que melhor se adapta à execução de suas tarefas.

Inclusive, quando falamos de Gestão Orçamentária, temos uma das principais Metodologias Orçamentárias que é 100% embasada pelo conceito de Estrutura Matricial. Estamos falando aqui do Orçamento Matricial.

Vantagens

  • Possibilita um ambiente mais participativo, pois depende da colaboração de muitas pessoas diferentes.
  • Colaboradores têm mais participação ao tomar decisões nos níveis mais baixos da hierarquia.
  • Enfatiza a interdependência entre os departamentos, proporcionando oportunidades de delegação, maior contribuição pessoal e participação na tomada de decisão nos níveis mais baixos da hierarquia.
  • Mais facilidade em controlar os resultados.

Desvantagens

  • A dupla subordinação (chefes funcionais e divisionais) pode criar conflito de interesses.
  • Rixas entre chefes de departamentos.
  • Dificuldade de adaptação por parte de alguns funcionários.
  • Comunicação deficitária.

Estrutura em Rede

Como a Estrutura em Rede permite a contratação de funcionários em estilo home office, a ligação de cada serviço com a organização é eletrônica. Por esse motivo, as contratações podem vir de qualquer parte do mundo.

Esta estrutura pode ser utilizada por pequenas empresas, tornando-as mais competitivas globalmente, pois permite que recursos e fornecedores sejam alocados de qualquer lugar. Adicionalmente, possibilita a venda de serviços e produtos em todo o mundo.

Vantagens

  • Competitividade global.
  • Contratação de serviços somente quando necessário.
  • Custos administrativos baixos.
  • Dois ou três níveis hierárquicos.

Desvantagens

  • Sem uma cultura corporativa corre-se o risco dos profissionais não terem o comprometimento desejado.
  • Falhas eletrônicas podem interferir com o andamento do projeto.
  • Organização não tem controle imediato de todas as operações da empresa.

Estrutura por Projetos

Este tipo é aplicável em construtoras, consultorias e empresas que trabalham por projetos. Dessa maneira, o tamanho da estrutura vai depender do número de projetos. Como o nome sugere, aqui o projeto tem importância equivalente às atividades de rotina.

Vantagens

  • Gerente de Projetos tem total autonomia.
  • Melhor visão holística do projeto.
  • Demandas do projeto são rapidamente atendidas.
  • O diferente número de especialidades na equipe aumenta a possibilidade de resultados positivos.

Desvantagens

  • Ociosidade dos recursos, considerando que em alguns momentos haverá um menor grau de exigência de algumas áreas.
  • Insegurança na equipe ao término do projeto.

Atenção! O modelo de Estrutura por Projetos é adotado juntamente com a Estrutura Funcional por empresas que trabalham com o tipo Matricial. Quando isso ocorre, equipes de projetos (coordenados por gerentes de projetos) ficam sob a responsabilidade de gerentes funcionais. É o que chamamos de Estrutura Híbrida.

Tipos de Estrutura Organizacional: como escolher e montar a ideal

Você já percebeu que cada tipo de Estrutura Organizacional tem suas vantagens, benefícios e características próprias. Também já sabe que não existe uma abordagem que se aplique a todas as empresas. Portanto, o que vai ditar o modelo de Estrutura Organizacional é o tipo do negócio.

estrutura-organizacional-escolherPequenas e médias empresas, por exemplo, devem se atentar a estruturas mais simples com baixa hierarquias nos níveis de gestão.

A questão mais importante na hora de criar a Estrutura Organizacional é evitar que cargos e funções se sobreponham uns aos outros. Em outras palavras, é definir quais são os níveis hierárquicos para que cada colaborador entenda seu papel na empresa.

Para ajudar na criação da Estrutura Organizacional, separamos alguns itens a serem observados com atenção:

Analise seu negócio

O seu negócio precisa de uma estrutura hierárquica horizontal, com incentivo à participação dos funcionários e ambiente colaborativo? Ou requer uma estrutura verticalizada, com uma diretoria mais acima dos demais níveis hierárquicos e com poder de centralização?

Não existe certo ou errado. Uma empresa cujo cerne do negócio é a criatividade, optará por uma hierarquia horizontal. Já uma que dependa de processos de trabalho, regras e procedimentos, e que prefira manter uma visão mais conservadora, optará pela verticalização.

Saber o que a empresa faz, qual produto vende, que objetivos quer atingir e qual é sua cultura organizacional dá um direcionamento melhor na análise entre as estruturas.

Estrutura organizacional adaptável ao seu negócio

Lembra dos tipos de estruturas que descrevemos lá em cima? Ao pensar na estrutura para o seu negócio, não se prenda a um único tipo. Como falamos, é possível pegar algumas características do modelo funcional e da estrutura por projetos, por exemplo, e adaptar na sua empresa.

A dica de ouro é que estrutura e planejamento estratégico têm que estar alinhados.

Preocupe-se com a comunicação entre os níveis

estrutura organizacional comunicçãoQuem conta um conto, aumenta um ponto. Sabe aquela brincadeira de telefone sem fio? Imagine se o CEO inicia a conversa. Agora imagine essa conversa chegando a diversos níveis até atingir a linha de frente. A mensagem com certeza chegará totalmente distorcida.

Por isso, o recomendado é que entre o CEO e a linha de frente não haja mais do que três níveis de hierarquia. Então, elimine gerências desnecessárias do seu organograma.

Todos devem caminhar para um mesmo objetivo certo? Tenha em mente, então, que a comunicação interna é uma ferramenta importantíssima nesse quesito. Ou seja: quanto mais clara ela chegar em todos os níveis, mais bem direcionado será o trabalho de todos.

Resumindo…

A decisão sobre o tipo de Estrutura Organizacional a ser adotado pela empresa depende do tipo e tamanho do negócio. Não existe fórmula mágica e o que funciona para um, pode não ser um caso de sucesso para outro.

Estrutura Organizacional liderançaO importante é pensar sempre na cultura organizacional e no planejamento estratégico, pois um precisa atender ao outro. Com base nisso, você poderá analisar melhor não apenas a estrutura, mas que valores são necessários que seus colaboradores tenham para que se encaixem no modelo adotado.

Uma dica aqui é que, seja qual for a estrutura escolhida, ela precisa ser compostas de pessoas que saibam ser líderes e gestores. Que saibam estimular e também gerenciar. E se todo negócio caminha para metas e objetivos definidos, a estrutura deve ser estabelecida de maneira a estimular os colaboradores a se sentirem motivados para gerar o resultado esperado.

Então, pense nos valores, metas, objetivos e cultura da sua empresa. Ela adotou a estrutura mais adequada? Caso contrário, sempre há tempo de corrigir a rota.

Esperamos que esse artigo tenha ajudado a ampliar seus conhecimentos sobre estrutura organizacional e que você possa fazer uma análise dentro do seu próprio negócio.

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