Despesa dedutível

A despesa dedutível é o gasto que a lei permite subtrair da receita para chegar ao lucro tributável, reduzindo o imposto sobre o lucro no regime do lucro real. São dedutíveis as despesas operacionais e necessárias às atividades da empresa.

No lucro presumido a lógica é outra: o imposto de renda incide sobre um percentual fixo da receita, e não sobre o lucro apurado. O tema pesa para quem apura o IRPJ com um plano de contas que separa receita, despesa dedutível e despesa não dedutível.

No lucro real, a dedução segue uma sequência curta, e cada etapa depende da anterior:

• Classificar cada gasto no plano de contas como dedutível ou não dedutível, separando-os da receita.
• Comprovar o que foi classificado: a empresa escritura toda a contabilidade e guarda as notas fiscais das despesas dedutíveis.
• Subtrair do resultado o que é dedutível. A depreciação é uma despesa dedutível do lucro tributável, e o pró-labore dos sócios entra como despesa operacional que reduz o lucro tributável.
• Aplicar o imposto sobre o lucro tributável que sobrou.

Pense numa transportadora hipotética no lucro real que fecha o trimestre com receita de R$ 985.700 e R$ 594.200 em despesas operacionais necessárias, todas com nota fiscal. Numa conta simplificada, sem outros ajustes, o lucro tributável é R$ 985.700 − R$ 594.200 = R$ 391.500.

Agora suponha que R$ 187.900 dessas despesas estavam sem comprovação e a fiscalização as recusou. As dedutíveis caem para R$ 406.300 e o lucro tributável sobe para R$ 579.400 (R$ 985.700 − R$ 406.300): são R$ 187.900 a mais para o imposto incidir.

No lucro real, quanto mais despesa dedutível comprovada, menor o lucro tributável e menor o imposto; classificação frouxa ou prova que falta desfazem esse efeito.

• Tratar todo gasto como dedutível. Só entram as despesas operacionais e necessárias às atividades da empresa, e um plano de contas bagunçado leva a pagar mais imposto do que o devido.
• Deduzir sem prova. O lucro real pede escrituração completa e nota fiscal de cada despesa dedutível, e a fiscalização costuma ser mais rigorosa.
• Levar a regra do lucro real para o presumido. No presumido, a base do PIS e da Cofins só diminui com devoluções de vendas, abatimentos e vendas canceladas; as demais despesas operacionais não são dedutíveis para esses tributos.

• Vídeo: terceirização de TI e eficiência fiscal no orçamento: compara equipe interna e terceirização e cita o contrato de serviço como despesa dedutível entre os motivos das grandes empresas.
• Artigo: gasto de capital e gasto operacional na dedução do imposto: separa o OPEX, cuja despesa é dedutível, do CAPEX, dedutível conforme as taxas da legislação.
• Artigo: despesas reembolsadas e a dedução do imposto de renda: diz que o reembolso só é dedutível se a despesa for legítima e comprovada, e por isso o comprovante importa.