Trilha de auditoria

Trilha de auditoria é o registro de quem fez cada lançamento financeiro, quando e com base em qual documento. Com a trilha, a conferência feita pela empresa, pelo contador ou por uma auditoria volta do número até a origem em minutos.

É um dos pilares dos controles do compliance financeiro, ao lado da segregação de funções, das alçadas, da conciliação e do calendário de obrigações. Faz diferença no dia em que alguém pergunta de onde veio um valor.

A trilha guarda três respostas junto de cada lançamento:

• Quem: a pessoa que fez o lançamento.
• Quando: a data do registro e o histórico do que mudou depois.
• Com base em quê: o documento que sustenta o valor.

Um software de orçamento dedicado reúne tudo num único ambiente, com trilha de auditoria e versionamento automático. Entre as regras de controle interno do dia a dia estão a guarda de documento e a conferência dupla, e a trilha é o registro que deixa essas etapas à vista.

Num caso hipotético, o controller de uma fábrica de embalagens fecha março e encontra um pagamento de R$ 93.900 a um fornecedor que ninguém lembra de ter autorizado.

Com trilha, ele abre o lançamento e lê em minutos: registrado pela analista de contas a pagar no dia 12, com base na nota fiscal e no pedido de compra, e aprovado pelo gerente da área. A dúvida acaba ali.

Sem trilha, o valor vira investigação: planilhas, e-mails e perguntas pelos corredores, com o fechamento parado até alguém lembrar.

A trilha está boa quando um valor qualquer se explica pelo próprio lançamento, sem perguntar a ninguém. Passa a falhar quando parte do rastro vive só na cabeça de uma pessoa.

• Lançamento sem documento: o valor entra no sistema, mas ninguém guarda a nota ou o contrato que o sustenta, e a pergunta "com base em quê" fica sem resposta.
• Valor sobrescrito sem histórico: corrigir o número por cima do antigo apaga o rastro de quem mudou e quando, e a conferência volta a depender da memória de alguém.
• Automatizar lançamentos sem avisar o contador: quando o sistema passa a gerar lançamentos contábeis sozinho, o artigo sobre inteligência artificial no financeiro e na controladoria manda falar antes com o contador e o auditor, que vão validar se há trilha de auditoria e compliance.

• Artigo: como o compliance financeiro se encaixa na gestão tributária: põe a trilha de auditoria entre os controles simples que evitam que um erro vire multa, perda ou fraude.
• Artigo: controles e auditoria em ciclos curtos: explica que o método ágil não elimina controles e que o time continua documentando, rastreando e gerando trilha de auditoria.
• Artigo: a falta de documentação no orçamento empresarial: aponta que justificativas, notas explicativas, trilhas de auditoria e aprovação sustentam a comunicação entre as áreas.