Em 2001, um grupo de desenvolvedores se reuniu, na cidade norte-americana de Utah, para debater sobre as metodologias utilizadas no desenvolvimento de softwares. Foi assim que surgiu o Manifesto Ágil, um documento que define os principais valores e princípios para ajudar as equipes de desenvolvimento de software a trabalhar de forma mais eficiente.
Esses valores e princípios estão relacionados com a metodologia ágil, que logo ganhou novos horizontes e foi muito além do universo da TI. Tão além que, hoje, falamos em métodos ágeis aplicados à rotinas do financeiro e da controladoria, como é o caso da gestão orçamentária, por exemplo.
De fato, a metodologia pode ajudar o time de finanças e controladoria e, nas próximas linhas, vamos mostrar a você como isso é possível.
O que é são os métodos ágeis no financeiro?
A Metodologia Ágil (ou Agile Methodology, em inglês), refere-se a um conjunto de técnicas que fazem com que a gestão de projetos seja mais rápida, interativa e colaborativa. O objetivo é a redução dos prazos de entrega sem afetar a qualidade do produto final.
Antes de você entender o que o método tem a ver com as operações financeiras, vamos voltar uma casa. No início do artigo citamos o Manifesto Ágil, certo? Pois bem, ele traz quatro princípios, que são:
- Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
- Software em funcionamento mais que documentação abrangente
- Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
- Responder a mudanças mais que seguir um plano
No financeiro, os métodos ágeis trazem mais adaptabilidade às atividades do time de finanças, tornando-os mais flexíveis e ágeis para melhor apoiar o crescimento da empresa.
Por que aplicar os métodos ágeis no financeiro?
“As organizações estão percebendo cada vez mais que a função financeira também é um elo importante para responder rapidamente às mudanças e alcançar um tempo de lançamento no mercado menor”. A frase foi extraída de uma publicação da Oracle e traz um dos motivos que mostra o quanto os métodos ágeis no financeiro podem fazer a diferença.
Pense em um controller: ele é aquele profissional que, como gostamos de comentar aqui no blog da Treasy, tem a visão de águia. Para exercer sua função, ele precisa ajudar as operações a fluírem de modo ágil, eficiente e otimizado. A fim de conseguir isso, é fundamental estar em contato com outros setores da empresa.
A metodologia ágil gira em torno da colaboração, trazendo técnicas e práticas que tornam o ambiente mais colaborativo. Dessa maneira, o método Agile torna as empresas, mais especificamente o financeiro, muito mais adaptável.
Vamos agora pensar na elaboração do orçamento. O financeiro ou o time de controladoria são responsáveis pela tarefa, ficando também com a responsabilidade de monitorá-lo.
O orçamento não é algo feito em pedra, o que significa que, dependendo do cenário, é possível – e indicado – que ele seja adaptado. Para agilmente atender a essa necessidade é que o financeiro e/ou controladoria podem aplicar os métodos ágeis.
Outra importância dos métodos ágeis no planejamento orçamentário e em outras atividades do time financeiro, é que ele propõe a divisão de processos em sub-etapas, ou ciclos, que trazem mais produtividade, eficiência e transparência.
Como aplicar o método ágil na gestão financeira?
Aplicar o método ágil na gestão financeira não é nenhum bicho de sete cabeças. Dê só uma olhada nas nossas dicas:
Entenda que ser ágil é uma mentalidade
Antes de qualquer coisa, os times responsáveis pela gestão financeira precisam entender que ser ágil vai muito além de aplicar um conjunto de procedimentos, pois tem mais a ver com mentalidade.
Por isso, o primeiro passo que financeiro e controladoria precisam dar é estarem abertos a mudanças. Nesse sentido, é fundamental contar com processos simplificados que possibilitam tomadas de decisão rápidas.
Destacamos ainda que a mentalidade ágil tem a ver também com dar valor ao trabalho colaborativo e à comunicação aberta.
Abrace a simplicidade
Qualquer entrega ou nova iniciativa empreendida pela área financeira pode seguir o conceito de desenvolvimento de software de um Produto Minimamente Viável (MVP).
Para você entender, MVP significa desenvolver uma versão mais enxuta de um produto, mas que entrega o valor principal, com o objetivo de validar o ROI. Aplicando o conceito para a área financeira, ele tem a ver com entregar valor de forma rápida e consistente, em uma cadência iterativa.
Trabalhe visualmente
Visualizar o andamento de um projeto em poucos segundos e entender em que fase ele está, e o que precisa ser feito, é uma característica dos métodos ágeis. Para isso, um quadro Kanban pode ajudar.
Aliás, o Kanban é um método ágil muito difundido no ambiente corporativo. Ele nada mais é do que um método de Gestão à Vista. Em poucas palavras, uma das belezas do Kanban é que ele busca eliminar gargalos que estão travando a fluidez de um processo e impedindo-o de avançar.
Aqui não nos prolongaremos sobre o assunto, mas temos um artigo todinho dedicado a ele em “O que é Kanban? Veja como aplicar o método ágil na sua empresa”
Dados e métricas em tempo real e acessíveis
A metodologia ágil no financeiro requer respostas rápidas, ou seja, as tomadas de decisão não podem levar dias (em alguns casos, nem muitas horas) para ocorrerem.
No entanto, as decisões precisam ser baseadas em dados, pois somente assim elas serão mais bem informadas e trarão mais confiança. A análise de indicadores e de relatórios gerenciais fornecem insights preciosos.
Divida as tarefas em ciclos
Uma característica importante da metodologia ágil é que ela gira em torno de ciclos iterativos e incrementais. Em termos práticos, enquanto em uma abordagem tradicional um projeto é desenvolvido em um passo sequencial único, a abordagem ágil divide-o em ciclos menores.
Esses ciclos possuem duração fixa, normalmente de uma a quatro semanas, e são focados em entregáveis pré-definidos. Por exemplo, na elaboração do orçamento, em vez de a área financeira ou de controladoria fazerem todo o planejamento e, ao final, apresentá-lo à diretoria, ela adota uma cadência semanal para mostrar, receber feedbacks e realizar os ajustes necessários.
Durante cada um dos ciclos, os envolvidos priorizam as tarefas conforme o que foi estabelecido previamente. Ao final de cada ciclo é feita uma revisão com o objetivo de avaliar os resultados, coletar feedback e identificar pontos de melhoria.
Em seguida, com base nas lições aprendidas, inicia-se um novo ciclo, o qual sempre se ajusta conforme as prioridades.
Desafios na implementação dos métodos ágeis na gestão orçamentária (e como superá-los)
Você entendeu o que é metodologia ágil e como aplicá-la no financeiro. Agora é preciso conhecer sobre os desafios na sua implementação e como superá-los. Para trazer mais perto da sua realidade, vamos tratar da gestão orçamentária.
A seguir, elencamos três barreiras que podem impedir a completa aplicação da Metodologia Ágil na gestão do orçamento. Confira:
- Falta de flexibilidade: a definição de metas e orçamentos fixos para um determinado período faz parte da elaboração do orçamento. No entanto, para os métodos ágeis a flexibilidade e a adaptação contínua vêm em primeiro lugar. Pensando em superar esse desafio, revise regularmente o orçamento com base nos desvios e mudanças nos cenários. Ou ainda adote um orçamento contínuo.
- Resistência à mudança: a verdade é que a maioria de nós não gosta muito de uma mudança. É possível que pessoas da equipe sejam relutantes em abandonar as práticas conhecidas para dar lugar a um orçamento que seja regularmente acompanhado, como comentamos mais acima. Por isso, explique a todos o motivo e os benefícios das mudanças.
- Falta de transparência: comunicação aberta e transparente entre as equipes financeiras e as partes interessadas é um princípio essencial das metodologias ágeis. Em uma cultura na qual a comunicação é restrita ou a transparência é limitada, isso pode ser um desafio.
Para superá-lo, as equipes envolvidas na gestão do orçamento precisam ter acesso a informações relevantes e aos dados orçamentários. Maneiras de facilitar a comunicação são: adotar reuniões regulares de acompanhamento, ter relatórios claros e utilizar softwares como o Treasy para acompanhar o orçamento de forma colaborativa.
Concluindo
As metodologias ágeis começaram com a intenção de simplificar o mundo do desenvolvimento de software. Não podemos afirmar com certeza, mas talvez aquele grupo de 17 desenvolvedores não faziam ideia do quanto essa mentalidade se expandiria para outras áreas.
No financeiro, você viu aqui com a gente como o método pode ser aplicado. Se, no final, o que ela busca é trazer mais agilidade, saiba que existem também outras estratégias que sua empresa pode adotar para ser ainda mais eficiente.
Uma delas é a automação de processos. Para falar sobre isso, compartilhamos um webinar sobre como automatizar 7 áreas da sua empresa (entre elas, a gestão financeira e a gestão orçamentária).
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