Você já sabe daquela velha frase que aprendemos com Alice no País das Maravilhas: se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve. No mundo empresarial, é o Planejamento Estratégico que apresenta a meta, enquanto que o Orçamento Empresarial é a tradução do planejamento em números.
Sendo assim, você vai concordar que é correto afirmarmos que tanto o plano estratégico quanto o orçamentário são duas ferramentas essenciais para manter a empresa no caminho certo (inclusive, já falamos sobre a importância de ter um orçamento empresarial definido e a necessidade de alinhamento entre planejamento estratégico e orçamento empresarial).
Entrando mais especificamente no campo da Gestão Orçamentária, são vários os modelos e metodologias utilizados pelas mais diversas organizações. Em outras oportunidades, já abordamos:
- Orçamento Estático
- Orçamento Flexível
- Orçamento Contínuo
- Orçamento Revisado (Forecast)
- Orçamento Base Zero
- Orçamento Base Histórico
- Orçamento Matricial
- Orçamento Colaborativo (Descentralizado)
Às oito metodologias de Gerenciamento do Orçamento que já apresentamos a você queremos acrescentar mais uma. Dessa vez falaremos do Orçamento Baseado em Atividades, carinhosamente também chamado de Orçamento ABB (acrônimo para Activity-Based Budgeting).
O que é Orçamento Baseado em Atividades?
O Orçamento por Atividades (Orçamento ABB), é um sistema orçamentário no qual os custos são associados às atividades e as despesas são então compiladas com base no nível de atividades esperadas. Explicando de maneira mais simples, ele reflete as atividades e os processos de negócio.
Perceba que a atenção do Orçamento ABB é voltada ao volume e aos tipos de atividades executadas dentro de uma empresa. Nesse método de gestão orçamentária são registradas as tarefas que incorrem em custos dentro da estrutura organizacional, estabelecendo as relações entre elas para, depois, decidir quanto do orçamento total deve ser alocado para cada atividade.
O Orçamento por Atividade não elimina o orçamento tradicional. Contudo, serve como ferramenta gerencial para medir a quantidade necessária de equipamentos e funcionários para atender a demanda projetada para o período.
Portanto, na essência, com o Orçamento por Atividades é possível não apenas estimar a demanda de atividades da empresa, mas, o mais importante: traduzir essa demanda em valores monetários, materiais, energia, e outros recursos necessários para o atingimento dos objetivos estratégicos da organização.
Por que utilizar o ABB?
Indo direto ao ponto, o Orçamento por Atividades é especialmente utilizado quando o foco for aumentar a eficiência nas atividades de uma organização. Para você ter uma ideia de como ele funciona, esse tipo de orçamento é elaborado somente após serem justificados os custos de uma atividade. Assim, o Activity-Based Budgeting é orientado para atividades e não para funções.
Como o Orçamento por Atividades é realizado?
Primeiramente, temos que especificar o que seria uma atividade. Para fins de Orçamento ABB, uma atividade é a utilização de recursos (pessoal, máquinas, tecnologia, materiais) que, utilizados em conjunto ou isoladamente, objetivam à produção de algum bem ou serviço.
A fim de exemplificar, vamos imaginar a atividade de selecionar um pedido de cliente para a compra de um produto da Empresa XYZ. Como o produto encontra-se em estoque, temos as seguintes atividades:
- Emissão do pedido pelo vendedor;
- Emissão da nota fiscal;
- Entrega do produto;
- Emissão de duplicata;
- Cobrança da duplicata;
- Contabilização da operação.
Para a elaboração do Orçamento Baseado em Atividades uma dica é criar uma matriz de atividades de cada área. Para isso, o controller deve conversar com gestores ou até mesmo com os próprios colaboradores do setor. Observe que a identificação de atividades exige total compreensão do processo produtivo, portanto o esquecimento de alguma tarefa pode modificar o resultado final do Orçamento ABB.
Após a identificação de atividades é necessário averiguar os direcionadores de custos, que nada mais são do que os fatores que geram ou influenciam o volume dos gastos de uma atividade.
Partindo para a prática, o Orçamento Baseado em Atividades inicia com a previsão do volume de vendas planejado para cada produto. Em seguida, deve-se estimar as atividades necessárias para produzir esse volume. Para cálculo de custos, são verificados os recursos a serem utilizados para suportar essas atividades (os chamados direcionadores de custos).
Colocando de maneira mais clara, o processo de Orçamento ABB pode ser simplificado nas etapas:
- Identificação da previsão do volume de vendas planejado para cada produto;
- Mapeamento das atividades necessárias para produzir esse volume;
- Identificação dos direcionadores de custos, ou seja, recursos que serão utilizados para suportar a realização de cada tarefa;
- Cálculo de custos de cada atividade (baseando-se nos direcionadores de custos);
De modo a entender melhor, pense que para implementar o Activity-Based Budgeting deve-se realizar o seguinte fluxo:
Como o Orçamento ABB começa com a previsão do volume de vendas, é primordial que a etapa de Planejamento de Vendas e Projeção de Faturamento de sua empresa seja realizada com excelência. Caso você queira uma ajuda nessa tarefa, deixamos aqui a sugestão de um super artigo: Guia completíssimo sobre como elaborar o Orçamento de Vendas para sua empresa! Saiba tudo sobre Projeção de Faturamento e saia na frente!
Ainda como sugestão, recomenda-se que para preparar o Orçamento por Atividades da unidade, setor ou centro de custo, sejam respondidas as perguntas:
- Quais atividades a unidade precisa executar para cumprir com os objetivos orçamentários?
- Quais recursos são necessários para estas atividades
- Quais recursos financeiros (receita, custo, fluxo caixa etc.) são necessários e qual o impacto destes recursos?
Exemplo de Orçamento Baseado em Atividades
Imagine que a empresa XYZ definiu como R$ 136 mil a projeção de vendas para um de seus produtos para o período orçamentário em questão. Para processar uma única ordem, foi averiguado que o custo previsto é de R$ 17. O orçamento ABB para este produto é R$ 2.312.000,00 (136 mil x 17).
Vantagens do Orçamento por Atividades
Já que entendemos como o ABB funciona, vamos verificar os principais pontos positivos desse tipo de orçamentação. Para início de conversa, a principal vantagem do Orçamento Baseado em Atividades é que os custos são associados às atividades de maneira muito mais precisa. Isso, por consequência, faz com que o processo de planejamento orçamentário tenha muito mais precisão e que as correções a serem efetuadas sejam mais efetivas.
Outros benefícios do Orçamento ABB incluem itens como:
- Avaliação: por levar em consideração todas as etapas envolvidas em uma atividade, o método de Orçamento Baseado em Atividades avalia todo e qualquer direcionador de custo. Isso significa que a metodologia ABB apresenta uma visão muito mais precisa das atividades necessárias ao negócio.
- Redução de custos: justamente por permitir essa análise mais precisa é que o Activity-Based-Budgeting elimina quaisquer atividades desnecessárias, o que ajuda o negócio a reduzir custos e despesas.
- Aumento de competitividade: a redução de custos e despesas na execução das atividades resulta em diminuição nos custos de produção de bens e serviços. Isso pode ser um fator importantíssimo para garantir a competitividade da empresa.
- Eliminação de gargalos: como você viu no tópico sobre como preparar o Orçamento por Atividades, a aplicação desta metodologia de planejamento orçamentário envolve muita pesquisa e análise. Como ele elimina aquelas atividades não necessárias ao negócio, ocorre também a eliminação de gargalos associados a uma atividade.
Ainda como vantagens do Orçamento por Atividades, temos:
- Foca a atenção para os custos das despesas gerais, as quais podem representar uma grande proporção dos custos operacionais totais.
- Reconhece os direcionadores de custos para cada atividade. Com esse conhecimento em mãos é possível melhor controlar as causas para esses custos e trabalhar para diminui-las.
- Pode fornecer informações úteis para o Gerenciamento de Qualidade Total (TQM), relacionando o custo de uma atividade com o nível de serviço prestado.
- Serve como ferramenta de análise para decisões estratégicas como: alterações no mix de produtos, alterações no processo de formação de preços, alterações nos processos, eliminação ou redução de custos de atividades que não agregam valor, eliminação de desperdícios e redesenho de produtos.
Desvantagens do Orçamento por Atividades
O estabelecimento desta abordagem pode ser dispendioso e complexo, sendo que pode não valer muito a pena para uma pequena empresa com poucos produtos ou serviços. Além disso, citamos como desvantagens:
- Requer compreensão: como vimos, para implementá-lo é necessária uma compreensão profunda de várias áreas funcionais do negócio. Se o responsável pela preparação do orçamento não conseguir entender e avaliar detalhadamente as áreas de negócio, isso ocasionará em uma previsão orçamentária errada.
- Consumo de recursos: esta metodologia acaba consumindo muitos recursos de uma organização, pois para que ela seja executada é necessário contar com a ajuda de outros colaboradores. Isso significa que para auxiliar no processo de mapeamento das atividades eles terão que parar de focar em atividades mais estratégicas.
- Custo envolvido: o processo exige o envolvimento da diretoria, o que pode ser custoso.
- Curto prazo: o Orçamento Baseado em Atividades não considera o cenário de longo prazo do negócio. Concentrar-se mais em metas de curto prazo pode significar problemas para o futuro da organização. Como já comentamos em outro artigo, os planos de longo prazo são uma das formas mais simples e poderosas de engajar seus colaboradores com os objetivos da empresa e gerar grande satisfação com o alcance dos resultados.
Ainda como desvantagens, temos:
- Pode ser difícil identificar responsabilidades individuais claras para as atividades.
- A curto prazo muitos custos indiretos não são controláveis e não variam diretamente no volume de atividade com as mudanças do direcionador de custo.
O Orçamento ABB é para sua empresa?
Para saber se sua empresa está pronta para o Orçamento Baseado em Atividades, especialistas recomendam que este tipo de metodologia seja considerado caso os custos indiretos representarem uma proporção significativa dos custos operacionais totais. Além disso, como ele ajuda a identificar a relação custo-eficácia das atividades, o ABB é particularmente útil em um ambiente de Sistema de Gestão da Qualidade Total.
E, claro, conforme detalhamos no tópico sobre como o Orçamento ABB é realizado, para implementá-lo deve-se analisar se é possível identificar todas as atividades e custos envolvidos, e se o controller terá o tempo e o suporte necessários.
Caso sua empresa queira implementar o Orçamento por Atividades recomendamos fazer um piloto em um departamento ou centro de custo para monitorar o impacto no processo orçamentário.
Concluindo
Como vimos, no Orçamento por Atividades a atenção é retida na quantidade e nos tipos de atividades que ocorrem dentro de uma empresa. Para utilizar essa abordagem o profissional financeiro deve ter um conhecimento detalhado dos processos organizacionais. Como o ABB analisa mais minuciosamente os custos de cada atividade, ele implica no nível de redução daquelas que não são essenciais para gerar receita. Isso, por sua vez, garante uma melhora na lucratividade.
No início deste artigo falamos das mais diversas metodologias de Gestão Orçamentária. Acrescentamos, agora, o Orçamento por Atividades, e se você quiser conhecer as outras abordagens, sugerimos o e-book: Definindo a metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa.
O material está disponível gratuitamente. Se você tiver interesse, é só clicar na imagem abaixo:
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