De um lado temos o orçamento empresarial, considerado o pilar de sustentação das empresas. De outro, temos a tecnologia, vista hoje como essencial para trazer precisão, agilidade e eficiência aos processos.
Um pode existir sem o outro, mas o fato é que, quando decidimos unir os dois, alavancamos pessoas, processos e trabalhamos de forma eficiente. E quando aparece a Inteligência Artificial (IA) para se juntar a dupla?
Anos atrás, aqui no blog da Treasy falamos sobre a IA como uma aliada nas empresas. Hoje já não temos mais dúvidas disso, especialmente quando entramos no universo do Chat GPT (Generative Pre-trained Transformer), que é uma forma de inteligência artificial desenvolvida pela OpenAI.
Ele tem se tornado tão presente nas empresas, que muitos profissionais o utilizam para definir estratégias de marketing, elaborar um plano de negócios, fazer projeções financeiras etc. Já tem inclusive times de finanças e controladoria contando com o Chat GPT para criar o orçamento (ou, pelo menos, para ter uma ajuda) e até pedir dicas.
Como na Treasy estamos de olho no que está acontecendo por aí, neste artigo vamos mostrar como usar o Chat GPT no seu negócio, mais especificamente, para a orçamentação.
- Defina seus objetivos orçamentários
- Coleta de dados
- Análise de dados
- Criação de categorias orçamentárias
- Alocação de Recursos
- Revisão e ajustes
Vantagens do Chat GPT para criar o orçamento
Para começar: por que você, que estudou, que faz ou continua fazendo cursos e que tem experiência, precisa do Chat GPT para a elaborar o orçamento?
Na verdade, uma boa parte dos profissionais da área de controladoria/finanças já utiliza alguma ferramenta para melhorar a eficiência (e, inclusive, já nem usa mais planilhas).
A diferença é que, quando nos referimos ao Chat GPT, falamos de chatbots que são treinados pelo usuário para executar uma tarefa. No caso do planejamento orçamentário, traz vantagens como:
- Melhora a eficiência: o Chat GPT é capaz de compilar relatórios financeiros em poucos minutos. Para a coleta de mais dados, ele pode extrair informações de fontes variadas, como balanços financeiros, relatórios de vendas, fluxo de caixa, entre outros. Além de minimizar erros, há o ganho de economia de tempo e dinheiro.
- Aumenta a precisão: errar é humano, mas ninguém gosta de errar, concorda? Ainda mais ao criar o orçamento! O Chat GPT acaba com os erros que geralmente acontecem com a entrada manual de dados - e que muitas vezes demoram horas para serem encontrados.
- Análise de dados: a tecnologia consegue analisar grandes volumes de dados e identificar tendências, o que pode levar a previsões mais precisas.
- Criação de cenários hipotéticos: o Chat GPT permite a criação de cenários hipotéticos com base em dados reais. Isso ajuda a empresa a se preparar para diferentes situações, como variações no mercado, crises, eventos inesperados, mudanças econômicas ou no comportamento do cliente, entre outras.
Aqui na Treasy nós batemos na tecla da construção de cenários porque eles ajudam gestores a se preparem para aproveitar oportunidades e elaborar planos de ação eficazes para solucionar problemas.
Para auxiliar no processo de Simulação de Cenários, preparamos uma planilha gratuita. Faça o download clicando no botão abaixo.
Atenção na hora de usar o Chat GPT no processo orçamentário!
Antes de mostrarmos algumas dicas de como usar a tecnologia para criar o orçamento, tenha em mente algo de suma importância:
Nenhuma das vantagens do Chat GPT consegue substituir o senso crítico e a sensibilidade de seres humanos para entender as nuances do cenário, resolver problemas complexos e garantir o crescimento contínuo.
Sabe a frase que diz: “com grandes poderes vêm grandes responsabilidades?”. Nas mãos certas, porém, ferramentas como o Chat GPT podem complementar e aprimorar a experiência humana.
Lembramos ainda que atualmente o conhecimento do Chat GPT é limitado. Por exemplo, se você deseja insights sobre o seu setor ou mercado-alvo, os dados que ele passar não são precisos e nem atualizados.
Além do mais, como ele é alimentado por um modelo de linguagem que utiliza técnicas de aprendizado profundo para compreender e gerar texto em linguagem natural, são os dados que você insere que serão utilizados. Por essa razão, os dados que forem passados para o Chat GPT precisam estar 100% corretos.
Por fim, entenda que, pelo menos até o momento, o Chat GPT pode fazer contas e até mesmo ajudá-lo a criar uma previsão de vendas simples ou um orçamento de despesas. Mas ele não deve ser usado como uma planilha ou ferramenta de planejamento de negócios. Ele deve, sim, ser visto como uma ajuda (a famosa “mão na roda”).
Criando um orçamento com o Chat GPT
Entendido os pontos de atenção sobre o uso do Chat GPT para criar o orçamento, vamos à parte mais prática. Dê uma olhada nestes passos:
Defina seus objetivos orçamentários
O Chat GPT precisa entender onde você quer chegar, isto é, o que deseja alcançar. Por exemplo, alguns objetivos podem ser controlar os gastos, aumentar a receita, reduzir custos ou planejar um investimento.
O ideal é analisar o planejamento estratégico, pois, como já explicamos diversas vezes aqui no blog da Treasy, o orçamento empresarial é a tradução do planejamento estratégico em números.
Afinal, somente com um orçamento bem consolidado que uma empresa pode ter segurança para estabelecer as metas do seu planejamento estratégico.
Então, já que o Chat GPT não faz milagre, é importante você aprender a construir um planejamento estratégico e orçamentário efetivo. Ajudamos você a fazer isso no e-book Planejamento Estratégico e Orçamentário Sem Complicações.
Ele está disponível gratuitamente para download e você pode acessá-lo agora mesmo clicando na imagem abaixo:
Coleta de dados
O Chat GPT precisa de acesso aos dados financeiros relevantes da sua empresa. Isso pode incluir informações sobre receitas, despesas, folha de pagamento, investimentos, contas a pagar e a receber, entre outros.
Ele pode extrair esses dados de várias fontes, como relatórios financeiros (Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Demonstrativo de Resultados do Exercício) informações de receitas, despesas, entre outras.
Caso você mantenha registros financeiros em planilhas, é possível compartilhá-las com o Chat GPT. Para isso, terá que integrar as informações com a tecnologia. Existem duas maneiras principais:
- Configurar um sistema que permita ao Chat GPT acessar esses dados (por meio de criação de APIs personalizadas ou bancos de dados acessíveis pela IA);
- Inserir manualmente os dados diretamente no chat.
Análise de dados
O Chat GPT pode identificar tendências passadas, avaliar o desempenho financeiro e ajudar na projeção de receitas e despesas com base nas informações disponíveis.
Para explicar a você como fazer isso, fui direto à fonte e pedi ajuda ao Chat GPT.
O cenário é o seguinte: você deseja criar um orçamento para o próximo ano. Então, você fornece ao Chat GPT os dados de receita e despesa dos últimos três anos, bem como as metas de crescimento da empresa.
Você poderia usar um prompt como:
"Com base nos dados financeiros dos últimos três anos e nas metas de crescimento da empresa inseridos anteriormente, crie um orçamento para o próximo ano que otimize o equilíbrio entre receitas e despesas. Considere um aumento de 10% nas vendas."
Nesse caso, o Chat GPT analisa os dados fornecidos, examina o histórico de receitas e despesas, leva em consideração a meta de crescimento de 10% e, com base nisso, cria um orçamento previsto. Ele pode também sugerir ajustes nas alocações de recursos, como aumentar o orçamento de marketing para impulsionar as vendas ou reduzir as despesas em uma área específica para otimizar os custos.
Criação de categorias orçamentárias
Com base nos dados que você informou, o Chat GPT ajuda a identificar as categorias mais apropriadas para o orçamento. Exemplos incluem despesas operacionais, custos de pessoal, marketing, investimentos, entre outras.
Dê uma olhada de orçamento (bem simples) criado pela IA:
Alocação de Recursos
Com as metas e categorias definidas, use o Chat GPT para alocar recursos financeiros para cada categoria. Ele pode ajudar a distribuir os fundos de maneira equilibrada de acordo com as suas metas.
Uma dica é pedir para a ferramenta auxiliar na criação de Premissas Orçamentárias. Para entender, as premissas dão um norte a ser seguido e também definem limites mínimos e máximos do que os gestores podem trabalhar dentro do planejamento orçamentário.
Saiba mais em:
Destacamos que a partir das premissas orçamentárias, você pode solicitar ao Chat GPT para elaborar os planos financeiros de receitas, despesas e investimentos da empresa (mas lembre-se de fornecer os dados corretos). Os principais planos são:
- Projeção de faturamento
- Projeção de deduções de vendas (impostos, devoluções, abatimentos etc.)
- Projeção de custos variáveis (matérias-primas e insumos)
- Orçamento de gastos com pessoal
- Orçamento de despesas operacionais
- Orçamento de investimentos operacionais
- Levantamento da necessidade de capital de giro
Revisão e ajustes
O orçamento foi gerado pelo Chat GPT e se você pensa que é só partir para o abraço, está muito enganado. É aqui que vem o trabalho que somente um humano pode fazer, uma vez que é o momento de revisar cuidadosamente as informações.
Para tanto, profissionais financeiros podem avaliar a precisão das projeções, considerar fatores não quantitativos e fazer ajustes com base no conhecimento e experiência.
Orçamento criado pelo Chat GPT, revisado e aprovado pela controladoria. O que vem agora?
Com o orçamento aprovado e sendo colocado em prática, o financeiro/controladoria precisa acompanhar para garantir que tudo esteja saindo conforme o previsto (e se for o caso, realizar os ajustes necessários).
Em outras palavras, o orçamento deve ser constantemente monitorado. Infelizmente, muitas empresas cometem o erro de fazer o chamado “orçamento de gaveta”, que é elaborado uma vez e esquecido durante o ano. O resultado são negócios com problemas de fluxo de caixa, falta de capital de giro, dívidas elevadas e a lista segue.
Já que o orçamento precisa ser controlado, você sabia que a Inteligência Artificial pode também ajudar nessa tarefa? Ela pode, por exemplo, analisar e interpretar dados em larga escala. Se quiser saber mais sobre o tema, leia o artigo: como utilizar a IA no controle orçamentário.
E para informações mais detalhadas sobre como realizar o controle orçamentário, clique no banner e acesse o webinar que gravamos sobre o tema:
