Como garantir a Eficiência Operacional do seu negócio?

Em time que está ganhando não se mexe. Isso significa que, se sua empresa está batendo metas e consegue honrar com todos os compromissos financeiros, não precisamos nos preocupar, certo?

Se você discordou, ótimo. Continue aqui que já estamos alinhados. Caso tenha respondido que sim, nos dê a mão que vamos levar você a entender o quanto este pensamento pode ser perigoso – e destrutivo – para o seu negócio.

Infelizmente, ainda nos deparamos com muitas empresas que acreditam não existir um mundo além das metas batidas e acabam se conformando quando conseguem bons resultados.

Mas, então, se metas estão sendo atingidas e o fluxo de caixa vai bem, o que precisamos melhorar? Como disse Benjamin Franklin “Sem crescimento contínuo, palavras como melhoria, realização e sucesso não têm significado”. Traduzindo em miúdos: a mesma estratégia nem sempre vai fazer com que seu negócio alavanque. Para responder ao dilema, apresentaremos a Eficiência Operacional.

O que é Eficiência Operacional?

Eficiência Operacional tem a ver com a capacidade de uma empresa em fornecer produtos ou serviços de maneira mais econômica, sem que isso prejudique a qualidade, serviço ou suporte. A simplificação dos processos internos de uma organização pode ajudá-la a alcançar a eficiência operacional e também permite que ela responda efetivamente às forças de mercado em constante mudança.

A Eficiência Operacional é a comparação entre as entradas e as saídas de uma empresa, sendo que:

• Por entrada (ou input) nos referimos aos custos, pessoas, tempo e trabalho envolvidos na produção de um bem ou serviço;
• Já a saída (ou output) é o próprio serviço executado ou produto produzido.

Isso significa que o cenário ideal de eficiência é quando se investe nas entradas, mas os retornos obtidos com os produtos ou serviços são muito mais altos do que os investimentos realizados. Por isso, a Eficiência Operacional é a melhor maneira de garantir que seus investimentos produzam um retorno sustentável. Quando sua empresa atinge a máxima eficiência, haverá um retorno maior sobre seus investimentos.

E o que significa “atingir a máxima eficiência”? Basicamente, o aumento da Eficiência Operacional ocorre quando conseguimos ter o máximo de retorno com as nossas entradas. Para entender melhor, vamos abrir um parênteses e falar sobre Lean Office.

O que é Lean Office?

Antes, é preciso entender o conceito de Lean. Originário do inglês, Lean significa, em bom e velho português, “enxuto”. Os princípios Lean evoluíram a partir do Sistema Toyota de Produção. O sistema visa fornecer ao cliente a melhor qualidade com o menor custo em um tempo de espera mais curto por meio da eliminação de sete tipos de desperdícios: superprodução, tempo de espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimento e defeitos.

O objetivo do Lean é acelerar a velocidade de qualquer processo, reduzindo o desperdício em todas as suas formas. Quando a Toyota identificou as sete áreas-chave de desperdício, as mesmas foram direcionadas aos processos de fabricação, mas podem muito bem ser aplicadas um ambiente de escritório. É aí que temos o Lean Office, metodologia que tem como foco a redução de custos e despesas sem afetar a qualidade dos resultados. Assim, quando falamos em Lean Office estamos lidando com alguns desperdícios como:

• Falta de padronização;
• Longos e imprevisíveis lead time das atividades;
• Muitos erros nos dados de entrada;
• Produção de documentos ou relatórios desnecessários;
• Tarefas manuais que poderiam ser automatizadas via sistema ou aplicativos.

A metodologia Lean está totalmente relacionada com Eficiência Operacional, uma vez que visa aprimorar os processos de uma empresa para obter o máximo de retorno com suas entradas. Essa cultura da eficiência pregada pelo Lean Office tem, dentre seus objetivos, permitir que o Orçamento Empresarial tenha espaço para mais investimentos e melhorias, o que é justamente uma das importâncias da Eficiência Operacional.

Exemplos de Eficiência Operacional

Até aqui entendemos que a Eficiência Operacional tem o objetivo de fornecer produtos de qualidade aos clientes de forma mais econômica. Obter o máximo valor dos recursos e eliminar o desperdício na produção e nas operações são ações de Eficiência Operacional.

Para empresas de manufatura, a produção eficiente é um elemento importante. Isso inclui a otimização de equipamentos e processos para que sejam produzidos o maior número possível de produtos de qualidade com o tempo e o dinheiro investidos.

Sua empresa pode até bater as metas de vendas, mas será que não tem algum profissional sendo subutilizado? Se um colaborador não está na equipe certa ou não está envolvido no projeto que tem mais a ver com ele, pode ser que sua empresa esteja tendo um gasto que poderia ser revertido em lucro (e mais metas batidas).

Outro exemplo bem clássico de que sua empresa não está com Eficiência Operacional tem a ver com a ocorrência de ociosidade. Funcionários ociosos por problemas em máquinas ou porque um processo está parado (imagine uma equipe esperando um documento ser assinado para poder iniciar suas atividades) são desperdícios de tempo e, claro, de dinheiro.

Como anda a Eficiência Operacional da sua empresa?  

A Eficiência Operacional tem a ver com a relação de entrada e saída (inputs e outputs). Como vimos, as entradas são relacionadas aos custos, pessoas, tempo e trabalho envolvidos  na produção de um bem ou serviço. A saída é o próprio serviço executado ou produto produzido. O cálculo de Eficiência Operacional seria a razão entre as entradas e as saídas, lembrando que o aumento da eficiência ocorre quando conseguimos ter o máximo de retorno com as nossas entradas, ou seja, outputs devem ser maiores que os inputs.

Por exemplo, para medir a Eficiência Operacional você pode ver como andam:

• As entradas (inputs): despesas operacionais (OPEX), gastos de capital (CAPEX), número de funcionários, giro de estoque etc.;
• As saídas (outputs): qualidade dos produtos/serviços, receita, números de clientes, satisfação do cliente etc.

Claro que para cada empresa e situação há os indicadores de Eficiência Operacional mais adequados. Por exemplo, para um e-commerce pode fazer todo o sentido medir o indicador da qualidade de experiência do cliente. Nesse caso, conhecer o LTV (Lifetime Value) é fundamental. Já para uma outra empresa o indicador de giro de ativo seria o output ideal a se analisar, uma vez que ele mostra o quanto de venda é gerado com a mesma base de ativos (inputs).

Como atingir Eficiência Operacional?

Em primeiro lugar, uma empresa precisa conhecer muito bem sua força de trabalho e seus processos. Uma dica é fazer o mapeamento dos processos organizacionais para descobrir se eles estão gerando lucro, oferecendo qualidade e evitando desperdícios. Ao identificar falhas nos processos, estude alternativas para eliminá-las.

Algumas ações que sua empresa pode adotar como um planejamento operacional são:

• Implemente programas motivacionais – como distribuição de lucros – para incentivar os funcionários;
• Faça seus funcionários vestirem a camisa da empresa (temos um artigo que pode ajudar: Como fazer com que seus funcionários tenham “atitude de dono” e vistam a camisa da empresa?)
• Procure por fornecedores que darão descontos para compras em lotes;
• Certifique-se de que seus equipamentos estão atualizados e/ou que estão com a manutenção em dia;
• Verifique se seus colaboradores estão ocupando as posições de trabalho que mais têm a ver com suas habilidades;
• Certifique-se de que sua empresa tem um bom controle de estoque;
• Tenha dados precisos de suas operações (cultura data-driven) para que suas tomadas de decisão sejam igualmente precisas.

Como aumentar a Eficiência Operacional?

Existem várias estratégias que podem ser adotadas para aumento de Eficiência Operacional. O mapeamento de processos citado também deve ser utilizado para os casos em que a empresa já alcançou a eficiência, mas sabe que pode ir além. Afinal, como falamos neste artigo, o mapeamento é algo contínuo e os processos devem ser avaliados com frequência.

Uma boa maneira de verificar como a organização pode aumentar a Eficiência Operacional é entender se o valor que ela cobra por um produto ou serviço está correto ou se é possível trabalhar no preço de venda a fim de aumentar a margem de lucro. Claro que esta análise deve ser bem minuciosa, pois um aumento no preço, por menor que seja, pode afugentar clientes. Uma boa dica é analisar:

• A Margem de Contribuição
• A Projeção do Ponto de Equilíbrio
• A Concorrência e o Mercado

Informações sobre cada item podem ser obtidas em seus respectivos links, mas para te ajudar centralizamos tudo em um Guia completo para Formação de Preço de Venda. O e-book apresenta um tutorial detalhado para o cálculo do preço ideal de venda dos produtos, mercadorias e serviços de sua empresa. Baixe-o gratuitamente no link abaixo:

Igualmente fundamental para a análise da Eficiência Operacional é manter o olho no Orçamento Empresarial. Fazendo isso você conseguirá verificar se não existem gastos que podem ser cortados ou diminuídos, ou até se estão sendo realizados investimentos certos na sua empresa.

Por exemplo, quem sabe não seja a hora de trocar de fornecedor? Ou de comprar equipamentos mais modernos que tornarão funcionários mais produtivos? As respostas para essas perguntas podem ser conseguidas com uma análise do Orçamento Empresarial, uma ferramenta extremamente importante para organizações que querem ter previsibilidade financeira. Ao analisar o orçamento os gestores conseguirão entender se possuem caixa para realizar investimentos e/ou se os gastos estão realmente fazendo sentido.

O webinar “Conquiste previsibilidade financeira para sua empresa: tenha um controller” traz várias orientações para alcançar a tão sonhada previsibilidade, a qual permite que empresas consigam melhor focar suas ações para aumentar a eficiência operacional. Isso porque prever o que acontecerá com seu negócio tornará você muito mais apto a tomar decisões mais precisas, indo ao encontro da sustentabilidade financeira que tanto prega a eficiência operacional.

Para assistir ao webinar, é só clicar no banner abaixo:

Concluindo

Eficiência Operacional tem a ver com a capacidade de uma empresa em fornecer produtos ou serviços de maneira mais econômica, sem que isso prejudique a qualidade, serviço ou suporte. Para saber se seu negócio possui Eficiência Operacional, compare as entradas (inputs) e saídas (outputs), sendo que:

• Entradas são custos, pessoas, tempo e trabalho envolvido  na produção de um bem ou serviço; e
• Saídas são os serviços executados ou produtos produzidos.

O cenário ideal de eficiência é quando investe-se nas entradas mas os retornos obtidos com os produtos ou serviços são muito mais altos do que os investimentos realizados. Demos alguns exemplos de como sua empresa pode alcançar ou maximizar a Eficiência Operacional. Todavia, destacamos que a base de tudo é o Controle Financeiro. No artigo Sua empresa realiza Controle Financeiro? Saiba por onde começar! fala mais sobre isso. Caso você precise de ajuda, conte conosco, pois temos uma solução completa para agilizar a gestão de médio e longo prazo de sua empresa e ajudá-la obter os melhores resultados.

Se tiver interesse em saber mais, é só clicar na imagem abaixo:Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.

Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books.

Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos adicione nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.

---

Também publicado em Medium.