Gerenciamento de tempo: como os profissionais financeiros podem melhorar a produtividade

Em um mundo em que cada segundo conta, como você, profissional financeiro, lida com o relógio? Da pressão constante de equilibrar tarefas com prazos rigorosos, passando por análises de relatórios gerenciais e uma pilha crescente de tarefas (e planilhas), ser produtivo é um diferencial competitivo. 

Aliás, vamos ser bem sinceros: se tem um setor onde o cumprimento de prazos e a precisão são cruciais, esse setor é o financeiro. Cada decisão impacta tanto o desempenho individual quanto o sucesso organizacional. Por isso, dominar o gerenciamento de tempo não é apenas uma habilidade útil, mas uma necessidade estratégica para alcançar metas e contribuir de forma significativa para o crescimento organizacional.

Se você tem se perguntado como ser mais produtivo, temos uma boa notícia! A seguir, compartilhamos com você um guia sobre como melhorar a gestão de tempo, adotando técnicas eficazes para otimizar seu desempenho. Compartilhamos também um bônus que vai te ajudar a usar melhor o seu tempo. Vamos lá?

Por que o gerenciamento de tempo é crucial para profissionais financeiros?

A gestão do tempo refere-se ao gerenciamento, planejamento e organização do tempo para realizar atividades específicas. Ela possibilita aos profissionais da área de finanças fazerem mais em menos tempo, e com eficiência. Em outras palavras, significa alcançar um objetivo utilizando os recursos disponíveis de forma adequada, mas minimizando desperdícios de tempo.

Destacamos que uma das maravilhas do gerenciamento do tempo é permitir que os profissionais financeiros priorizem tarefas com base no valor que elas agregarão. Não apenas isso, mas também que consigam cumprir prazos e entregar resultados mais rapidamente.

Por exemplo, imagine que você está no meio da finalização do planejamento orçamentário quando surge uma demanda urgente do CFO. Além de desviar o foco, essa interrupção  compromete a precisão e a qualidade do seu trabalho. 

Portanto, não é exagero dizer que, como para profissionais como você a eficiência pode determinar o sucesso ou fracasso das atividades executadas, o gerenciamento de tempo é fundamental para que você seja capaz de entregar melhores resultados, ser valorizado e subir na carreira.

👉 De Controller a CFO: o caminho das pedras!

Principais desafios de produtividade enfrentados por profissionais financeiros

Dizem os mais poéticos que o eterno pode durar um segundo. Mas você já percebeu o número de atividades na área financeira que parecem levar uma eternidade, e que essa eternidade dura muito mais que um segundo? 

Existem diversas razões que explicam isso, mas como o foco deste artigo é abordar a gestão do tempo, vamos analisar alguns dos desafios que impedem os profissionais de serem produtivos. Confira:

Volume excessivo de tarefas

Os profissionais financeiros lidam com um grande volume de tarefas que exigem atenção detalhada e precisa. Pagamento de fornecedores, lançamento de dados, apuração de movimentações, gestão de fluxo de caixa, previsão de orçamento e cálculos complexos fazem parte da rotina. 

Tudo isso exige uma boa gestão do tempo especialmente para evitar erros e atrasos (já pensou o estrago que um lançamento errado na planilha pode causar)? Sem contar que gerenciar esse volume de trabalho pode ser exaustivo e sem uma priorização de tarefas é fácil perder o foco.

Prazos apertados e demandas urgentes

O que você sente quando escuta “fechamento do mês”? Pois é, muitos profissionais financeiros têm pesadelos só de pensar nisso. Brincadeiras à parte, a maioria das atividades do setor é guiada por prazos rígidos. 

Os balanços mensais, o controle das transações, os prazos fiscais e os relatórios trimestrais são apenas alguns exemplos de tarefas com deadlines críticos. Somado a elas, existem aquelas demandas urgentes no meio do caminho que requerem atenção imediata, mas que desviam o foco de tarefas planejadas.

Dependência de dados precisos e atualizados

Uma boa tomada de decisão financeira requer dados precisos e atualizados. Se a empresa depender de processos manuais, o tempo para coletar as informações e garantir que elas sejam atuais acaba sendo maior do que deveria. Ou seja, o que era atualizado pode rapidamente deixar de ser.

O resultado dessa bagunça se traduz em inconsistências que podem impactar severamente a capacidade de realizar tarefas de maneira eficiente e precisa. 

Pressão por resultados e alta responsabilidade

A empresa está vendendo, mas não está lucrando. O problema disso são despesas e custos elevados? Ou, quem sabe, a questão toda está na alta taxa de inadimplência?

Para encontrar as respostas e tomar as decisões mais acertadas, é necessário fazer análises. A pressão por resultados e a urgência em atingi-los podem ser estressantes e afetar a capacidade de concentração e produtividade. Consequentemente, afeta os resultados também.

Com o gerenciamento de tempo e as ferramentas certas, os profissionais de finanças dedicam atenção necessária para realizar e revisar suas análises, garantindo a exatidão necessária.

Falta de ferramentas adequadas e automatização

Em muitas empresas, sobra tarefas para serem concluídas e faltam ferramentas para apoiar os profissionais. Em uma época na qual o Chat GPT é usado para apoiar a criação do orçamento e que a Inteligência Artificial tem ajudado profissionais do financeiro a serem mais produtivos e precisos, é até estranho se deparar com a falta de automação. 

Quando essa é a realidade da equipe, não existe milagre. Isso porque, com processos manuais e redundantes, a carga de trabalho aumenta e a produtividade cai. O tempo que poderia ser melhor utilizado em atividades estratégicas é usado para tarefas que poderiam muito bem ser executadas pela tecnologia.

Como disse Jéssica Regina, profissional com mais de 15 anos de experiência e que já passou por cargos que vão desde analista fiscal até Head of M&A/FP&A, e que hoje atua como controller, é fácil vermos analistas que, em vez de analisarem dados financeiros, passam o tempo preparando planilhas. 

Ela fez esse comentário em um bate-papo que tivemos com ela sobre O impacto da IA na carreira de controladoria e finanças. Jéssica é também fundadora do Financ.ia, um grupo de estudos de IA para Finanças & Contabilidade. Na conversa, gravada como um dos episódios do ControllerCast, ela mostra o que tem aprendido sobre a tecnologia.

Já que a IA pode ser uma boa aliada para você usar o seu tempo para atividades mais estratégicas, assim que terminar de ler este artigo dê o play no botão abaixo e escute o episódio 46 do podcast da Treasy (ou clique aqui):

Bônus 1 da Treasy para utilizar o tempo de modo estratégico!

Investir em tecnologia e automação alivia a carga de trabalho e aumenta a produtividade. Por esse motivo, se você quer melhorar o seu gerenciamento de tempo, recomendamos as análises detalhadas fornecidas pelo BI Financeiro da Treasy disponibilizado gratuitamente. Assista abaixo:

Ao utilizá-lo, você conseguirá, de modo rápido, preciso e intuitivo, gerar análises Vertical e Horizontal, Drill-Down, Slice and Dice e comparativos para ajudar nas tomadas de decisão. Com a ferramenta você também acompanha o caixa realizado e previsto sem precisar perder tempo alimentando informações, pois o BI coleta dados de múltiplas fontes como Omie, Nibo e Granatum.

Quer ajuda melhor que essa para ganhar produtividade e utilizar seu tempo tendo uma atuação mais estratégica? Clique aqui e experimente gratuitamente o BI Financeiro da Treasy!

Como priorizar tarefas e projetos financeiros de forma eficaz

Até aqui você já entendeu a importância do gerenciamento de tempo e viu como a tecnologia é crucial para garantir a participação de dois elementos: produtividade e alto desempenho.

Ok, mas além de contar com a tecnologia, o que você pode fazer para priorizar tarefas e projetos de forma eficaz? Continue a leitura e anote nossas três sugestões (com mais um bônus):

Matriz de Eisenhower para gerenciamento de tempo

Quantas vezes você ouviu alguém dizer “isso é importante”? Quantas outras vezes você teve que escolher entre uma ou outra tarefa porque, verdade seja dita, fazer duas coisas ao mesmo tempo e com qualidade não é para qualquer um?

A Matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta quando se trata de priorização de tarefas. Ela divide as tarefas em quatro quadrantes com base em dois critérios, que são urgência e importância. Dê uma olhada abaixo a matriz e a explicação em seguida:

1. Urgente e Importante: tarefas que exigem ação imediata, ou seja, é preciso agir agora!
2. Importante, mas Não Urgente: tarefas que são cruciais, mas podem ser planejadas, pois não necessitam de uma resolução imediata.
3. Urgente, mas Não Importante: tarefas que precisam de uma resolução imediata, mas que não são relevantes. Nesse caso, podem ser delegadas.
4. Nem Urgente, Nem Importante: tarefas que podem ser postergadas ou até mesmo eliminadas.

Método RICE

RICE é acrônimo para Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço). O método trabalha com pontuações e parte das seguintes perguntas:

• Alcance: quantas pessoas serão impactadas?
• Impacto: até que ponto cada pessoa será impactada?
  • Impacto Massivo: 3x
  • Grande Impacto: 2
  • Médio: 1x
  • Baixo: 0,5x
  • Impacto Mínimo:0,25x
• Confiança: quão confiantes estamos sobre os resultados?
  • Alta confiança: 100%
  • Confiança média: 80%
  • Baixa confiança: 50%
  • Mínima confiança: 20% ou menos
• Esforço: quanto tempo, esforço e complexidade será necessário? Por exemplo, um projeto pode requerer 2 meses de trabalho de uma equipe de 3 pessoas.

Para obter a pontuação RICE existe uma fórmula, que é:

R * I * C / E

Por exemplo, suponha que um dos projetos que sua área esteja trabalhando é na implementação de um novo sistema de gestão orçamentária. Seguindo o método RICE, temos:

• Alcance: 300 gestores de todas as unidades que usarão o sistema.
• Impacto: 2 (impacto massivo, pois melhora a transparência, elaboração e controle do orçamento).
• Confiança: 90% (alta confiança, pois a tecnologia é bem conhecida e já testada).
• Esforço: 4 (3 pessoas-mês, incluindo treinamento e adaptação).

Aplicando a fórmula, o resultado foi de 13500. Comparando com outros projetos, cujos resultados RICE foram de 6000 e 3562.5, a equipe resolveu priorizar a implementação de um novo sistema de gestão orçamentária.

Metas SMART para maximizar a produtividade financeira

Metas SMART são Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais. Defini-las é indispensável para manter o foco e a motivação. Um exemplo de meta SMART para o time da área financeira seria: 

Reduzir o tempo de fechamento mensal em 20% nos próximos três meses, implementando novas ferramentas de automação financeira.

Para saber mais sobre como formular as metas SMART, salve a leitura:

👉 Objetivos e Metas SMART: a base para um ótimo Planejamento Financeiro!

Bônus 2 da Treasy para dar um up na sua produtividade!

Imagine um time que leva 15 dias para o fechamento mensal. Parte desse tempo é justificado pela necessidade de reuniões para alinhar números, encontrar uma nota ou explicar algum dado. Agora imagine que de 15 dias, o mesmo time passou a precisar de apenas 3.

Foi isso que aconteceu com a Skeelo, maior plataforma de distribuição de e-books e audiobooks do Brasil, que após investir no Treasy reduziu em 80% o tempo do fechamento mensal. 

Isso mostra o quanto a tecnologia pode ser uma aliada no gerenciamento de tempo, pois ela evita que os profissionais financeiros percam um tempo que poderia ser usado para análises estratégicas. 

Com o Treasy, a Skeelo eliminou quase 100% a necessidade de reuniões de alinhamento para análise de resultados, porque o gestor tem acesso na ferramenta a todos os dados que necessita, ou seja, não precisa consultar o time para saber, por exemplo, de uma nota que gerou desvio no seu centro de custo.

Se você quiser entender melhor como um software para gestão orçamentária pode melhorar o gerenciamento do seu tempo, não deixe de ler a história completa do case:

👉 Como a Skeelo reduziu em 80% o tempo de seu fechamento mensal com o Treasy

Passo a passo para implementar um plano de gerenciamento de tempo eficiente

Com o caso de sucesso você viu que é possível para os profissionais financeiros usarem melhor o tempo e dedicarem-se a atividades mais estratégicas. Também mostramos técnicas de priorização de projetos e atividades para ajudar você a escolher em quais tarefas dedicar mais o seu tempo. 

Na sequência, desenvolvemos um passo a passo pensando em te dar uma ajuda a mais. Veja, nas próximas linhas, como implementar um plano de gerenciamento de tempo eficiente:

1 - Avaliação inicial

Identifique atividades que consomem muito tempo e que podem ser otimizadas ou eliminadas. Aqui vale também identificar qualquer comportamento que você tenha e que interfira na sua produtividade (como checar o e-mail, olhar as redes sociais, verificar o WhatsApp etc.).

Em seguida, liste todas as suas tarefas e responsabilidades. Classifique-as usando alguma técnica de priorização de processos e atividades, como a Matriz de Eisenhower ou o Método RICE. 

2 - Definição de metas

Após essa primeira identificação, defina metas mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo (SMART). Por exemplo: "completar o relatório financeiro trimestral até o final do mês, dedicando 2 horas diárias para revisão de dados."

Para facilitar, quebre as metas em tarefas menores e mais gerenciáveis. Pegando o exemplo mencionado, a fim de completar um relatório financeiro, divida-o em tarefas como coleta de dados, análise, elaboração e revisão.

3 - Planejamento

Reserve um tempo no início da semana para planejar todas as suas tarefas e compromissos. Há quem goste de fazer isso domingo à noite. Outros preferem tirar um tempo na segunda-feira, pela manhã. 

Defina o que funciona melhor para você, lembrando também de incluir um tempo na agenda para imprevistos e revisões.

4 - Uso de técnicas de produtividade

Existem algumas técnicas de produtividade que ajudam no gerenciamento de tempo. Uma delas é a Pomodoro, que funciona assim:

• Defina uma única atividade e foque nela por 25 minutos, evitando quaisquer distrações.
• Quando der o tempo (você pode usar o cronômetro do celular), faça uma pausa curta de 5 minutos. Levante-se, beba água, aproveite para olhar o e-mail, faça algo relaxante etc.
• Repita o processo mais três vezes. No quarto "Pomodoro", faça uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. 

A técnica Pomodoro ajuda a manter o foco em uma única atividade. Se for melhor para você, é possível adaptá-la, como por exemplo fazendo blocos de 40 minutos, em vez de 25. 

Outra técnica é o Time Blocking, que envolve dividir o dia em blocos de tempo dedicados a tarefas específicas. Essa técnica ajuda a garantir que você tenha tempo suficiente para tarefas importantes sem interrupções.

Existe ainda a técnica Getting Things Done, ou GTD, que explicamos aqui. 

5 - Elimine distrações 

As distrações costumam ser um grande problema no gerenciamento de tempo. Às vezes, achamos que uma olhada rápida nas redes sociais é algo inofensivo, mas quando somamos cada minuto de distração, pode acreditar: o susto pode ser grande.

Avalie o que pode ser deixado para fazer quando você não estiver trabalhando, como acessar o grupo dos amigos no WhatsApp. Defina também momentos do dia para checar e responder os e-mails, pois olhar a caixa de entrada costuma consumir um bom tempo.

6 - Revisão 

Revise suas tarefas e progresso ao final de cada dia ou semana. Ajuste o plano e as metas sempre que achar necessário. Para isso, é importante avaliar também o que funcionou e o que precisa ser melhorado. 

Concluindo

O gerenciamento de tempo impacta diretamente a precisão, a qualidade das decisões estratégicas, a gestão do estresse, a eficiência no trabalho e a carreira do profissional de finanças. Essa é a razão pela qual desenvolver habilidades nessa área não só melhora a performance individual, mas também contribui para o sucesso da empresa.

Neste guia, procuramos passar as principais informações sobre o tema e esperamos que ele seja muito útil para o seu desenvolvimento profissional. Como o que queremos é ajudar mais pessoas como você, não deixe de compartilhar este material com os seus contatos. 

E para deixarmos o artigo ainda mais completo, caso você tenha alguma outra dica sobre gerenciamento de tempo, deixe o seu comentário abaixo e compartilhe com a gente a sua experiência!