Agências de marketing costumam ter receita por projeto, clientes com perfis muito diferentes e custos que variam conforme a carteira cresce. Isso torna o orçamento mais complexo do que parece: não basta somar o faturamento esperado. É preciso abrir por cliente, por serviço e entender exatamente quanto custa cada conta para saber se ela é lucrativa ou está consumindo margem.
Este vídeo mostra um ciclo completo de planejamento e acompanhamento orçamentário usando a Campos Agência, uma agência fictícia de marketing, como exemplo prático no Treasy. Você vê o processo rodando de ponta a ponta: da projeção de receita à importação do realizado, passando por despesas variáveis, gastos com pessoal, investimentos e simulações de cenários.
Vídeo · YouTubeA estrutura que uma agência precisa antes de planejar
O ponto de partida no Treasy é a modelagem financeira: definir como a receita vai ser aberta. Para uma agência, as duas quebras naturais são serviços e canais de distribuição. Serviços correspondem ao que a agência entrega (desenvolvimento de site, marketing de conteúdo, gestão de conta, mídia paga). Canais de distribuição correspondem aos clientes.
Essa separação não é burocracia. Ela permite, no final do mês, responder perguntas como: qual serviço gerou mais margem? Qual cliente está sendo atendido no limite da lucratividade? Sem essa abertura, o DRE só mostra o total e esconde onde o dinheiro está sendo perdido.
A Campos Agência do exemplo trabalha com dois grupos de serviços (desenvolvimento e marketing) e com cinco clientes principais. O nível de detalhe varia de agência para agência, e o Treasy se adapta: a estrutura reflete o que faz sentido para aquela operação, não um padrão genérico.
Antes de projetar qualquer número, vale entender como criar a modelagem financeira e orçamentária da sua empresa e quais são os primeiros passos para um orçamento empresarial de sucesso.
Projeção de receita: por cliente e por serviço
Com a estrutura definida, o planejamento começa pela receita. No vídeo, é adicionado um novo cliente à carteira (SC Automóveis) e são projetados dois serviços para ele: o desenvolvimento de um site em abril, por R$ 20 mil, e mídia paga a partir de maio, por R$ 10 mil mensais.
O Treasy oferece dois modelos de projeção: por quantidade e preço (útil para agências que precificam por hora) e por receita fechada (valor do projeto). A Campos Agência usa o modelo de receita fechada, mas as duas opções coexistem na mesma estrutura.
Um ponto importante mostrado no vídeo: o orçamento de receita pode ser feito de forma centralizada, só com a controladoria, ou descentralizada, envolvendo a diretoria comercial e os gestores de cada área. A segunda opção traz mais acuracidade porque quem está na linha de frente tem mais informação sobre o que vai acontecer. O Treasy permite configurar permissões por gestor, para que cada um acesse apenas a parte que lhe compete.
Para aprofundar esse tema, veja como elaborar o orçamento de vendas e como realizar a previsão de vendas e projeção de faturamento.
Deduções de venda: comissão e impostos sobre a receita
Logo após a receita, vêm as deduções: os valores que a empresa precisa desembolsar assim que a venda acontece. No caso da Campos Agência, são a comissão de vendedores (2%) e o Simples Nacional (16%).
O Treasy mantém a mesma estrutura de clientes e serviços da receita, porque a dedução incide diretamente sobre ela. Para não precisar preencher cada combinação manualmente, o vídeo mostra o recurso de "aplicar valores em lote": seleciona-se o cliente, informa-se o percentual e ele é aplicado a todos os serviços de uma vez. O mesmo recurso reaparece depois nas simulações de cenários.
Isso faz diferença prática: uma agência com dez clientes e oito serviços teria 80 combinações. Aplicar um ajuste de índice manualmente em todas elas seria inviável. O lote resolve em segundos.
Para entender mais sobre orçamento de deduções de venda, vale a leitura do post dedicado ao tema.
Despesas variáveis: o custo de atender cada cliente
Despesas variáveis são os custos que existem por causa de um cliente ou projeto específico, mas sem relação percentual direta com a receita. Para atender a SC Automóveis no desenvolvimento do site, a agência terá despesas com transporte (R$ 200), alimentação (R$ 80) e estadia (R$ 100) em abril.
Aqui a estrutura muda um pouco: em vez de canal e serviço, o controle é feito por unidade de negócio, centro de resultado (departamento) e conta de despesa. A Campos Agência tem quatro centros de resultado: administrativo, comercial, marketing e operação. As despesas lançadas dentro de cada cliente vão para o centro de operação.
Esse detalhamento permite responder quanto a agência gasta para atender cada cliente. Se o projeto de SC Automóveis gerar R$ 30 mil de receita nos próximos meses e custar R$ 15 mil em despesas diretas, a margem de contribuição é conhecida. Se esse número não existir, o gestor toma decisões de precificação e expansão no escuro.
Leitura complementar: projeção de despesas variáveis e outras despesas e controle financeiro para agências.
Despesas operacionais: o custo de manter a estrutura
Despesas operacionais são os desembolsos que acontecem independentemente de quanto a agência fatura. Aluguel, assinaturas de software, materiais de escritório: esses custos existem mesmo num mês de receita baixa. Por isso precisam ser projetados com cuidado, porque um mês de vendas fracas somado a estrutura elevada cria problema de caixa.
No vídeo, o exemplo é simples: R$ 200 em materiais de escritório para o centro de marketing em abril. Mas o ponto conceitual é mais importante que o número: saber exatamente quanto a operação custa por mês é o que permite dimensionar a receita mínima necessária para não ter prejuízo.
Esse raciocínio está relacionado ao ponto de equilíbrio financeiro e ao orçamento de despesas operacionais e gastos administrativos.
Gastos com pessoal: encargos e benefícios automatizados
Gastos com pessoal merecem um módulo próprio porque a complexidade vai além do salário. Férias, 13º, FGTS, INSS e benefícios fazem o custo real de um funcionário ser muito maior do que o salário bruto. Projetar esse item manualmente em planilha, considerando todos os encargos, é trabalhoso e sujeito a erros.
No Treasy, o processo é diferente: define-se o padrão de encargos e benefícios uma única vez (a plataforma já traz os valores de mercado, como FGTS de 8%, mas todos são configuráveis). Depois, para contratar um funcionário, basta informar o salário-base. O sistema projeta automaticamente todos os encargos mês a mês.
No exemplo, é alocado um profissional de criação para atender a SC Automóveis a partir de abril, com salário de R$ 3.500. O Treasy calcula o desembolso total com esse funcionário, com a visão separada entre caixa (quando o dinheiro sai) e competência (quando a despesa ocorre contabilmente).
Para entender mais sobre esse tema: dicas para o orçamento de gastos com pessoal, projeção de gastos com pessoal e projeção de encargos e benefícios.
Investimentos e depreciação
Para o novo colaborador, é preciso comprar um computador (R$ 3.000). No módulo de investimentos, informa-se o valor, o centro de resultado e a vida útil do equipamento (cinco anos no exemplo). O Treasy calcula automaticamente a depreciação mensal (R$ 50) e a carrega para o DRE nos exercícios seguintes.
Esse item é frequentemente esquecido em orçamentos feitos em planilha. O valor do equipamento não é despesa no mês da compra: ele vai sendo reconhecido gradualmente como depreciação. Não projetar isso distorce o resultado e pode fazer uma decisão de investimento parecer mais cara do que é no curto prazo.
Leitura relacionada: orçamento de investimentos e depreciação, amortização ou exaustão.
Simulações de cenários: e se o maior cliente crescer?
Com o orçamento base aprovado, o Treasy permite criar cenários alternativos. No vídeo, é criado um cenário otimista onde os serviços de marketing para a BMW crescem 5% a partir do segundo semestre. Usando o recurso de aplicar valores em lote, esse ajuste é feito em segundos para todas as combinações de serviço daquele cliente.
Cenários não são achismo. São perguntas formalizadas: o que acontece com o resultado se a nossa maior conta crescer 5%? Se o dissídio vier 3% acima do esperado? Se perdermos um cliente no meio do ano? Ter as respostas prontas antes de precisar delas é o que separa uma controladoria reativa de uma proativa.
O vídeo reforça um ponto importante: a simulação fica contida no cenário alternativo e não interfere no orçamento base. A diretoria pode ver os cenários lado a lado e tomar a decisão com contexto. Mais sobre isso em análise de cenários orçamentários e simulações de cenários.
Acompanhamento: importar o realizado e justificar desvios
A segunda metade do vídeo mostra o acompanhamento. Com o orçamento planejado, chega o mês de abril e o realizado precisa entrar no sistema. O Treasy aceita três formas: digitação manual, importação de planilha ou integração direta com o ERP.
No exemplo, é importado um arquivo Excel com o razão contábil exportado do ERP. O sistema mapeia as colunas automaticamente, avisa sobre inconsistências (contas duplicadas, códigos inexistentes) e permite ignorar ou ajustar cada item antes de confirmar.
Depois da importação, o Treasy exibe a variação entre planejado e realizado conta a conta. No exemplo, a conta de transporte foi planejada em R$ 200 e realizada em R$ 410. O gestor acessa o razão contábil dentro do sistema, entende que houve um deslocamento São Paulo–Santa Catarina, justifica o desvio e anexa o relatório de despesas de viagem.
Esse fluxo fecha o ciclo de acompanhamento: planejar, importar, comparar, justificar. E permite que a diretoria entenda não só o que aconteceu, mas por quê. Para aprofundar: acompanhamento orçamentário planejado x realizado x histórico e desvios orçamentários.
DRE e painéis: a visão consolidada do resultado
O ciclo termina no DRE e nos painéis visuais. O Treasy consolida automaticamente todas as peças projetadas (receita, deduções, despesas variáveis, despesas operacionais, pessoal, investimentos) em um demonstrativo de resultado.
O DRE permite filtrar por cliente, por serviço, por centro de resultado ou ver o consolidado da agência. Exporta para Excel. Permite análise vertical (quanto cada linha representa da receita) e análise horizontal (como cada conta evoluiu mês a mês).
Os painéis customizados vão além: no exemplo, é criado em tempo real um painel só para acompanhar a lucratividade da SC Automóveis, com o gráfico gerado em segundos a partir dos dados já lançados. Cada gestor pode ter o seu painel, com a visão que faz sentido para a sua área.
| Peça orçamentária | O que projeta | Estrutura usada |
|---|---|---|
| Receita de vendas | Faturamento por cliente e serviço | Canal (cliente) × Produto (serviço) |
| Deduções de venda | Comissão, impostos sobre receita | Mesma estrutura da receita |
| Despesas variáveis | Custos diretos por cliente ou projeto | Unidade de negócio × CR × Conta |
| Despesas operacionais | Custos fixos da estrutura | Unidade de negócio × CR × Conta |
| Gastos com pessoal | Salários, encargos e benefícios | CR × Cargo × Colaborador |
| Investimentos | Imobilizados e depreciação | CR × Item × Vida útil |
O que fazer na sua agência depois deste vídeo
O ponto de partida é definir a estrutura: quais são os serviços que a agência vende e como os clientes vão ser abertos como canais. Essa decisão condiciona todo o restante do orçamento e determina o nível de análise disponível no acompanhamento mensal.
Se a agência já tem essa estrutura em planilha, o próximo passo é entender como fazer o planejamento orçamentário de forma mais sistemática e avaliar os benefícios da gestão orçamentária para operações de serviço como a sua. Para agências digitais, o webinar Planejamento financeiro para agências digitais aprofunda os detalhes de cada etapa.
O vídeo mostra que o processo é mais acessível do que parece. Uma agência de tamanho médio consegue montar o orçamento de um novo cliente em poucos minutos, com o realizado importado direto do ERP e os desvios justificados pelo gestor responsável. Sem planilha, sem e-mail com versão v3-final-corrigida, sem perder o histórico.
Se quiser ver como o Treasy funciona com os dados da sua agência, experimente de graça e agende uma demonstração com um consultor especializado no seu modelo de negócio.