Neste cenário do “novo normal” que estamos vivendo, um dos maiores desafios para as empresas está na otimização da Gestão Orçamentária para que ela se adeque às novidades impostas a nós pela crise. Entretanto, é importante ressaltar que, uma vez superados os desafios iniciais, o sucesso da empresa acaba sendo uma consequência.
Mas até lá, é importante desenvolver uma cultura orçamentária dentro do negócio, sabendo interpretar bem os dados coletados pela empresa, os indicadores financeiros e indicadores de desempenho, aumentando, assim, a lucratividade a fim de alcançar patamares cada vez mais altos.
Por isso, vou te mostrar algumas dicas para melhorar sua Gestão Orçamentária e conseguir aumentar a lucratividade da empresa de forma estruturada e sem conceitos difíceis. Confira:
Você sabe interpretar os dados que coleta para aumentar a lucratividade da empresa?
Para aumentar a lucratividade é preciso ter mais receitas e/ou diminuir custos. Mas como entender onde é possível agir sem ter o conhecimento preciso do que está realmente acontecendo?
Para complicar ainda mais esse cenário, temos a crescente complexidade das operações das empresas, devido especialmente à globalização e ao avanço tecnológico. Agora há uma enorme quantidade de dados que, se não forem adequadamente coletados e armazenados, podem causar grandes erros e trazer prejuízos para a organização. No entanto, a análise bem feita desses dados é capaz de produzir insights importantes para o aumento da eficiência e da lucratividade.
Neste artigo, apresento abaixo 9 formas práticas para tornar a sua empresa mais lucrativa, do ponto de vista da coleta, armazenagem, organização e interpretação de dados gerados nos diversos setores da organização.
Cada item representa um avanço em direção a uma empresa integrada, ágil, flexível e pronta para atuar com sucesso em mercados cada vez mais complexos e mutáveis.
1) Alinhe sua empresa
Os departamentos da empresa falam a mesma língua no que se refere à coleta de dados e à relação entre as informações? Para alinhar a empresa será preciso uniformizar as denominações utilizadas, especialmente entre os departamentos que mais afetam custos e resultados de vendas, como produção, marketing, vendas, distribuição de atendimento ao cliente.
Essa mudança na forma de lidar com os dados - e com os outros departamentos - vai favorecer a integração das partes, aumentando o senso de comunidade dentro da empresa.
2) Envolva os departamentos
Tradicionalmente, o planejamento da empresa é realizado pelos departamentos de finanças com a participação de executivos, com pouco ou nenhum envolvimento das linhas de frente, como vendedores, gerentes e supervisores. Parte desse hábito é devido à alta complexidade das ferramentas de planejamento, além de muitos não serem adaptados para aparelhos móveis, dificultando, por exemplo, que vendedores externos adicionem dados para embasar o planejamento.
Mas hoje as coisas mudaram: os aplicativos de planejamento estão na nuvem, livres das instalações em desktop, além de serem projetados para funcionarem também em dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Agora é possível contar com a colaboração de mais pessoas para o planejamento: quanto maior a variedade de cargos e departamentos para incluir e analisar dados, mais preciso e transparente ele será. Um exemplo são os próprios vendedores externos: por que deixá-los de fora do planejamento, se são eles quem mais conhecem os clientes?
Para envolver todos os departamentos - e vários níveis hierárquicos - no processo de planejamento, é importante ter em mente que será necessário simplificar a interface de planejamento para ganhar em agilidade na tomada de decisões.
3) Garanta a qualidade dos dados
Segundo Thomas C. Redman, o Ph.D. conhecido como The Data Doc, um erro comum das empresas é conferir a responsabilidade de manter a qualidade dos dados para as equipes de TI (tecnologia da informação). Porém, segundo Redman, manter essa qualidade durante o ciclo de vida da informação está fora do alcance das equipes de TI.
Isso acontece porque o ciclo de vida de uma informação é composto por dois momentos: quando o dado é criado e quando ele é consumido. O momento da criação do dado está nas pontas: quando uma venda é realizada, quando alguém insere informações de mercado ou quando novas contratações são feitas. Mas é apenas no momento do consumo que julgamos se o dado possui qualidade ou não, momento esse que foge da alçada das equipes de TI.
Para ser capaz de utilizar o Big Data para aumentar a lucratividade da sua empresa, é essencial garantir que, na tomada das informações, a qualidade seja mantida segundo os critérios da empresa. Isso envolve favorecer a comunicação entre os criadores e os consumidores das informações, aproximando-os para maior eficiência no tráfego de informações na empresa.
4) Uma as forças das finanças e dos recursos humanos
Um estudo realizado em 2012 pela IBM mostrou como os executivos priorizavam as áreas de Operações, Clientes, Vendas, Mercado e concorrência, Recursos Humanos, Cadeia de Suprimentos, Gerenciamento de Riscos e Finanças. Finanças ficou em último lugar, e Recursos Humanos, na quinta posição. Consequentemente há menos investimento em tecnologias de planejamento e softwares de gestão para esses setores. No entanto, são os que podem causar grandes impactos à empresa, sobretudo por representarem o controle sobre custos e por cuidarem de uma das maiores fontes de despesas da empresa: capital humano.
Segundo pesquisas realizadas pelo departamento de análise da Harvard Business Review, os executivos estão negligenciando uma enorme oportunidade de integrar a empresa pelo uso combinado das informações geradas pelo departamento de finanças e de recursos humanos.
Tradicionalmente, o setor de finanças é o que mais tem acesso a dados dos outros departamentos. Já o departamento de RH mantém informações apenas sobre contratações e folhas de pagamento. Para uma empresa integrada, adepta ao planejamento contínuo e pronta para explorar ao máximo os dados que possui, será preciso quebrar esse paradigma e liberar os dados de um departamento para o outro.
Ao trabalharem juntos, barreiras importantes poderão ser quebradas com a descobertas de novos insights, como:
- Ao analisar a lucratividade por cliente, rastreando o perfil dos vendedores responsáveis pelos mais lucrativos, é possível que o RH realize novas contratações e treinamentos baseados nos traços e competências desses vendedores.
- A análise de dados demográficos para determinar estratégias de entrada em novos mercados, ou até mesmo de distribuição de produtos e serviços.
- Analisar o impacto de programas de promoção de saúde no aumento da produtividade e do bem-estar na empresa, reduzindo os gastos da empresa com planos de saúde.
5) Utilize KPIs adequados
Na hora de definir quais os KPI (indicadores de performance) que se pretende analisar para o planejamento ou forecasting da empresa, uma tendência comum é incluir dezenas de indicadores. Porém a escolha de poucos itens facilita o processo de análise e traz mais controle para todo o planejamento. É importante também se lembrar de contabilizar parâmetros que a empresa possa controlar, sob o risco de enfraquecer os planos de ação, antes mesmo de serem iniciados.
E o mais importante de tudo: você precisa entender com clareza a relação entre os indicadores. Como os planos de ação terão como meta alterar alguns indicadores, é fundamental entender suas implicações para não ter surpresas desagradáveis quando os resultados surgirem.
Para impactar na lucratividade, você poderá desenvolver seus indicadores baseados nos seguintes aspectos:
- Oferta e precificação de produtos;
- Incentivos aos canais de venda e distribuição (prêmios e comissões);
- Segmentação de marketing, e
- Políticas de atendimento ao cliente.
6) Saiba Interpretar os dados
Ter os dados à disposição não significa ter controle sobre eles, mas ter o contexto adequado para tomar decisões mais apropriadas. Para definir objetivos e arquitetar planos de ação para interferir nos indicadores da empresa rumo ao crescimento e ao aumento da lucratividade, os colaboradores precisam ter acesso a ferramentas que possibilitem, de forma flexível, a criação de métricas personalizadas e o seu acompanhamento por todos os envolvidos no projeto.
Além de manter a transparência das informações e estimular a colaboração entre departamentos, as ferramentas modernas de planejamento de empresas fornecerão dados relevantes para a tomada de decisão em diferentes níveis da empresa.
7) Não confie demais na intuição
Vendedores, por exemplo, podem ter acesso às informações da produção, para entender como os descontos que pretendem oferecer aos clientes afetam a lucratividade e o crescimento da empresa. A grande oportunidade no Big Data é a possibilidade de utilizar dados para reduzir riscos. Antigamente os executivos e gerentes utilizavam uma boa parcela de intuição e conhecimento para nortear suas decisões. Hoje a falta de informações disponíveis não é mais desculpa para confiar em decisões empíricas.
A empresa que souber utilizar dados, de forma rápida e precisa, poderá traçar caminhos com segurança e agilidade. Isso significa um grande aumento na sua competitividade e a possibilidade de crescer e conquistar mais mercados.
8) Simule cenários antes de agir
Utilizar dados do passado para prever o futuro é o ponto máximo do impacto do Big Data nas organizações. Os chamados Data Scientists (cientistas de dados) estão ganhando mais espaço e desenvolvendo novas técnicas de modelos preditivos.
Sua empresa também pode se beneficiar dos dados obtidos para simular alguns cenários, não apenas para prever possíveis crises ou problemas, mas também para ajudar novas estratégias de vendas. Por exemplo, é possível simular um cenário para aumentar a lucratividade por cliente, a partir de ações de marketing e incentivos para as vendas. Para que isso funcione será necessários ter dados suficientes para realizar a previsão. Portanto, o quanto antes sua empresa começar a coletar dados de qualidade, mais cedo poderá utilizar essa poderosa ferramenta de análise.
9) Promova a entrada automática de dados
Uma das grandes dificuldades de lidar com planilhas do Excel e planejamentos anuais é ter que lidar com grande quantidade de informações brutas. Os relatórios estáticos, gerados por planilhas, são atualizados com pouca frequência, e há grandes possibilidades de haver erros.
Uma tendência é a coleta automatizada dos dados. Isso significa coletá-los no mesmo instante em que são gerados, de forma autônoma. Hoje é possível prover aos vendedores, por exemplo, a inserção de dados de venda e diversas informações a respeito dos clientes, em vários tipos diferentes de dispositivos. É papel da empresa coletar essas informações, torná-las de fácil acesso para todos, de forma rápida, confiável e segura.
Concluindo
Percebemos, neste post, a importância do alinhamento da Gestão Orçamentária para aumentar a lucratividade da empresa. Os nove pontos levantados podem ser verdadeiros balizadores para o aumento do desempenho do negócio e a alavancada da empresa rumo a patamares cada vez mais altos.
Caso você queira conhecer nossa solução para Gestão Orçamentária, deixo o convite para que conheça seus recursos, planos e preços, e veja na prática como ele funciona.
Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.
Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books.
Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos adicione nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.