Reduza custo: 7 dicas para uma gestão de contas a pagar eficiente

Juntamente com as contas a receber, um controle preciso das contas a pagar é essencial para uma boa gestão financeira. A falta dele pode fazer uma empresa ter problemas com funcionários, manchar a imagem no mercado com fornecedores, direcionar recursos para contas erradas, pagar com juros e multas, enfim, perder um dinheiro que certamente não gostaria.

Uma gestão de contas a pagar eficiente não apenas mantém a organização em dia com suas obrigações, como é essencial para um fluxo de caixa saudável. Além disso, ajuda a identificar oportunidades de redução de custos e otimização dos processos financeiros. Em outras palavras, não tem como tomar decisão com embasamento, principalmente no curto prazo, sem olhar para as contas a pagar.

Então, já deu pra ver que não dá para brincar com o assunto, concorda? Por isso, você é nosso convidado para explorar sete dicas fundamentais para tornar a gestão de contas a pagar em sua empresa mais eficiente. 

Mas antes: o que são contas a pagar?

Contas a pagar são todas as obrigações financeiras que uma empresa assumiu. Engloba os pagamentos de custos e despesas fixos ou variáveis, como contas de água, luz e internet, salários dos colaboradores, fornecedores, compras de matéria-prima, entre outros compromissos financeiros. 

Em um primeiro momento, temos a impressão de que o setor está lá somente para garantir que as obrigações sejam pagas no prazo e que tudo o que os profissionais fazem é agendar pagamentos. No entanto, sua função vai muito além, pois a gestão de contas a pagar garante saúde financeira à organização e influencia na capacidade que ela possui de investir para atingir metas de crescimento.

E se você gosta de mais detalhes, saiba que no Balanço Patrimonial (BP) as contas a pagar são registradas como passivos. Abrindo um parênteses, o BP é um dos mais importantes relatórios na análise da saúde econômica e financeira de um negócio. Caso você queira ajuda para construir o seu, aproveite a planilha gratuita com um modelo de balanço patrimonial que disponibilizamos. 

Ela vai ser bastante útil para acompanhar a posição contábil, financeira e econômica de sua empresa. Acesse-a agora mesmo clicando na imagem abaixo:

Importância de uma gestão de contas a pagar eficiente

Como comentado, o setor de contas a pagar faz muito mais do que pagar boletos e enviar Pix. Uma gestão eficiente rastreia todas as contas pendentes e quando o pagamento precisa ser feito. Isso parece simples, mas é fundamental para:

• Melhorar o fluxo de caixa;

• Garantir que as previsões sejam precisas;

• Otimizar o capital de giro.

Falando em otimização do capital de giro, uma boa análise nas contas a pagar é uma maneira de avaliar quais custos podem ser cortados. Além do mais, as transações de contas a pagar fornecem uma visão mais profunda tanto da saúde financeira quanto da liquidez da empresa, o que ajuda no cálculo preciso dos principais índices financeiros, como os indicadores de liquidez.

Para você entender, esses indicadores avaliam qual a capacidade de pagamento da empresa quando comparado a suas obrigações junto a fornecedores e funcionários. Dentre outras coisas, eles trazem insights sobre a solvência de uma organização em curto prazo e possibilitam aos gestores identificarem problemas financeiros antes que eles se tornem crises.

As variações dos indicadores de liquidez, os quais dependem dos dados das contas a pagar, devem ser acompanhadas e analisadas regularmente pela gerência. Caso queira se aprofundar no tema, sugerimos a leitura:

👉 Indicadores de Liquidez – Corrente, Seca, Imediata e Geral

Com isso, queremos dizer que uma gestão de contas a pagar eficiente fornece insumos para tomar decisões mais informadas sobre investimentos, expansão, financiamento e redução de custos e despesas.

7 Dicas para realizar uma gestão eficiente

Já que com as contas a pagar não se brinca, separamos 7 dicas para uma gestão eficiente. Anote aí:

1 - Registre todas as transações

Se você gosta de educação financeira pessoal, provavelmente deve ter escutado ou lido sobre a importância de anotar todos os gastos para entender para onde o seu dinheiro está indo. Como dizem os educadores financeiros: “anote até a bala comprada no bar da esquina, o misto quente do dia, enfim, tudo”. 

Com as empresas acontece o mesmo, pois registrar todas as transações financeiras é fundamental para manter um controle rigoroso sobre as contas a pagar. Isso significa fazer o devido registro das faturas, notas fiscais e recibos. Além de evitar esquecimentos, essa prática garante que todas as despesas sejam contabilizadas.

Vale destacar que deixar de registrar os desembolsos dará uma visão errada da real situação financeira da empresa.

2 - Categorize as contas

Registrar informações financeiras diferentes em um mesmo item dificulta tomadas de decisão, como por exemplo, para diminuir despesas. Um plano de contas ajuda nessa categorização. Embora as categorias variem de negócio para negócio, existe uma estrutura base. Veja a seguir:

• Fornecedores;
• Financiamento para ativo circulante;
• Financiamento para ativo permanente;
• Ordenados e salários a pagar;
• Provisão para férias;
• Provisão para 13 salário;
• Obrigações previdenciárias (INSS, FGTS, IR Fonte);
• Obrigações fiscais (ICMS, IPI, Cofins, PIS, ISS;
• Provisão para imposto de renda;
• Contribuição social a recolher;
• Outras obrigações (energia elétrica, água, telefone e outras contas a pagar);
• Despesas administrativas;
• Etc.

Esses itens são apresentados no plano de contas, que é essencial para dar um norte ao financeiro. Com ele, você consegue fazer uma classificação e segmentação correta dos passivos, custos e despesas de sua empresa, mas também dos ativos e receitas. Se interessar, utilize o plano de contas que disponibilizamos gratuitamente. Faça o download do material clicando na imagem:

3 - Controle o fluxo de caixa e faça previsões

O controle do fluxo de caixa garante que a empresa tenha liquidez suficiente para cumprir suas obrigações financeiras. Destacamos ainda que, quando se fala em Gestão Orçamentária, um dos passos mais importantes é uma boa Projeção do Fluxo de Caixa. 

Isso porque com ela os gestores têm uma visão mais completa do que está por vir e são capazes de se antecipar a possíveis dificuldades financeiras. Assim, são mais preparados para tomar medidas preventivas e agir proativamente, como fazer ajustes nos prazos de pagamento ou buscar antecipação de recebíveis.

4 - Gerencie prazos e prioridades

A entrada de dinheiro nas empresas costuma ser distribuída ao longo do mês. Portanto, organize e priorize os pagamentos de acordo com seus vencimentos e a importância estratégica de cada conta.

O ideal é sempre pagar tudo em dia, mas caso perceba que o prazo de recebimento não está atendendo o prazo de pagamento, negocie com fornecedores. Se necessário, veja se é possível mudar as condições de pagamento.

5 - Analise os prazos de recebimento

Uma gestão de contas a pagar eficiente requer um controle rigoroso das datas de pagamento, mas também dos prazos de recebimento. Muitas vezes, as empresas enfrentam situações em que precisam fazer pagamentos, mas não têm dinheiro suficiente porque os recebimentos ainda não aconteceram (ou não na quantia necessária).

Para garantir que haja dinheiro em caixa para cumprir com as obrigações financeiras, não tem outro jeito: é preciso equilibrar a balança de pagamentos e recebimentos. Isso significa olhar para os prazos médios de entradas e saídas e verificar se é preciso melhorar a relação.

Por exemplo, se a maioria dos seus clientes paga no dia 20, mas suas maiores contas vencem no dia 10 de cada mês, isso pode causar desequilíbrio de caixa e aumentar a Necessidade de Capital de Giro. Nessa situação, você pode:

• Negociar prazos de pagamento;
• Acelerar recebimentos, oferecendo descontos ou incentivos para que seus clientes paguem antecipadamente;
• Negociar novos prazos de pagamentos com os fornecedores;
• Rever políticas de crédito a fim de reduzir os prazos de recebimento, sem comprometer as relações com os clientes.

Como o assunto é bem importante e rende bons minutos de conversa, assim que terminar de ler este artigo, acesse:

👉 Prazos Médios de Pagamento e Recebimento: qual a política ideal para sua empresa?

7 - Monitore e controle de perto

Para monitorar e controlar as contas a pagar, ao mesmo tempo que possui dados em tempo real para análises, uma boa prática é utilizar um dashboard financeiro. Com o BI Financeiro Gratuito da Treasy você tem acesso a uma série de indicadores financeiros e gráficos detalhados das entradas e saídas de valores do seu caixa (bem como as previsões).

O BI integra múltiplas fontes de dados provenientes de ERPs, Meios de Pagamento e demais soluções financeiras, e mostra uma visão:

• Dos valores realizados, ou seja, que possuem data de pagamento e recebimento informada;
• Dos valores comprometidos, aqueles que possuem data de vencimento, mas não possuem data de pagamento; e
• Do histórico, mostrando o quanto foi realizado no mesmo período do ano anterior. 

Mas em vez de ficarmos aqui descrevendo para você tudo o que o BI Financeiro Gratuito da Treasy pode fazer, assista à apresentação abaixo:

A integração do BI é feita de forma “plug-and-play”, isto é, não necessita de um técnico ou consultor para configurar suas análises, e usufruir de gráficos, relatórios e mapas de indicadores totalmente personalizáveis. 

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Conclusão

Uma gestão de contas a pagar eficiente possibilita uma melhor administração financeira, reduz custos e promove a sustentabilidade financeira a longo prazo. Como você viu, adotar uma abordagem proativa e organizada melhora o fluxo de caixa, diminui a necessidade de recorrer a capital de giro de terceiros e fortalece o relacionamento com fornecedores e credores.

Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Caso queira contribuir com o tema ou tirar alguma dúvida, deixe um comentário. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.