Gestão Patrimonial e tudo que você precisa saber para realizar o inventário e o controle patrimonial da sua empresa

Na Antiguidade, quando uma pessoa morria seu legado passava como herança aos filhos ou parentes. O “processo” (se é que podemos chamar assim) era automático e a herança recebida dos pais (os pater, patris) ficou conhecida por Patrimônio.

Ao longo do tempo o termo passou a ser utilizado para quaisquer valores, não necessariamente tendo a ver com herança. Hoje, em pleno século XXI, patrimônio tem a ver com bens, direitos e obrigações de uma empresa ou pessoa.

Falar sobre patrimônio é tão importante que o Balanço Patrimonial (BP), juntamente com o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), faz parte das principais demonstrações contábeis e gerenciais de uma empresa (aliás, você sabe a diferença entre DFC e DRE?)

Por isso, hoje resolvemos focar na Gestão Patrimonial (ou seja, a empresa ter um controle patrimonial), algo que, se negligenciado, pode trazer consequências negativas para seu negócio (tão negativas quanto o que acontece com a falta de acompanhamento e controle orçamentário). Vamos conferir?

Antes, o que é Patrimônio?

Para frisar, chamamos de patrimônio os bens, direitos e obrigações de uma empresa. Como bens, consideramos tudo que tem valor econômico para uma organização. Em outras palavras, tudo o que pode ser convertido em dinheiro.

Os bens podem ser classificados em:

• Bens móveis: podem ser transferidos de lugar e não perdem suas características, ou seja, são passíveis de remoção sem danos. Como exemplo de bens móveis temos: máquinas, veículos etc.
• Bens imóveis: ao contrário do item anterior, bens imóveis não podem ser removidos do seu local natural sem sofrer danos. São todos os bens vinculados ao solo. Como exemplo, temos: terrenos, edifícios, casas etc.
• Bens tangíveis: possuem forma física. Exemplo: máquinas, equipamentos, veículos, mercadorias etc.
• Bens intangíveis: não são físicos e, portanto, não podem ser tocados. Direitos autorais, marcas e patentes entram nesta lista.
• Bens de venda: bens destinados à venda. Produtos em estoque são exemplo de bens de venda.
• Bens numerários: dinheiro disponível em caixa ou em bancos.
• Bens de consumo: usados no processo produtivo. Ao final geram despesas para a empresa. Na lista de bens de consumo entram itens como: produtos de limpeza, combustível, material de escritório etc.

Os direitos, por sua vez, dizem respeito às transações comerciais da empresa, ou seja, o que ela tem direito a receber devido a essas transações. Como exemplo podemos citar juros a receber, notas promissórias a receber, aluguéis a receber e duplicatas a receber.

Por obrigações entende-se todos os valores assumidos pela empresa como dívidas a serem pagas aos credores, como duplicatas, empréstimos, salários, impostos etc.

Patrimônio e os aspectos qualitativos e quantitativos

O patrimônio possui ainda Aspectos Qualitativos e Quantitativos. Os Aspectos Qualitativos abordam a natureza dos bens, direitos e obrigações da empresa. Explicando melhor:

• Qual é o Patrimônio da empresa?
• O que ela possui de bens, direitos e obrigações?

Ao fazer o Balanço Patrimonial, não basta apenas informar o que a empresa possui. É preciso quantificar seu patrimônio. Sendo assim, os Aspectos Quantitativos buscam quantificar, ou seja, dar valor ao patrimônio. Explicando melhor:

• Qual é o Patrimônio da empresa?
• Quanto ela possui de bens, direitos e obrigações?

Esclarecido isso, vai ficar mais fácil entender o próximo tópico deste artigo.

O que é Gestão Patrimonial?

A Gestão Patrimonial, realizada pelo Balanço Patrimonial, é fundamental para manter o controle de custos e também para acompanhamento do patrimônio da empresa. Com a Gestão do Patrimônio é possível saber a quantidade e o valor dos ativos (bens e direitos) e passivos (dívidas e obrigações) da empresa, bem como se o patrimônio acumulado está em ascensão ou declínio.

Não ter um Controle Patrimonial pode colocar em dúvida a credibilidade da organização, pois compromete a apresentação de resultados financeiros. Por isso, dizemos que a Gestão do Patrimônio é essencial para mostrar transparência aos stakeholders.

Por que realizar a Gestão do Patrimônio?

Antes de mais nada, a Gestão do Patrimônio não é algo a ser levado em segundo plano. Muito pelo contrário, profissionais de finanças devem ter em mente que esse gerenciamento permite um planejamento orçamentário mais sólido e preciso.

Além disso, ao ter qualificado e quantificado o patrimônio da empresa (lembrando aqui que ele está ligado aos bens, direitos e obrigações), investimentos futuros passam a ser baseados em necessidades reais. Somado a isso, a Gestão Patrimonial possibilita a previsão de custos, redução de gastos e de depreciação.

Outras vantagens da Gestão do Patrimônio incluem:

• Elaboração de balanços mais precisos, o que auxilia a alta diretoria na tomada de decisões;
• Ao fazer a Gestão de controle de ativos (ou seja, Gestão do Patrimônio), a empresa passa a ser avaliada pelo quanto realmente vale, o que ajuda na hora de conseguir investidores. Além disso, a diretoria financeira consegue saber quanto exatamente vale a empresa (é o famoso Valuation);
• Evita investimentos desnecessários;
• Atendimento às exigências bancárias em casos de aquisição de crédito;
• Possibilita a gestão do risco de eventuais sinistros, pois controlar os ativos significa que a cada ano os bens que devem ser segurados são listados;
• Desvio de recursos e roubo dos bens passam a ser dificultados a partir do momento em que eles estão identificados e registrados; e
• Facilita o corte de custos, pois é possível realizar projeções baseadas no tempo de uso dos equipamentos, por exemplo.

Ao deixar de fazer o Controle Patrimonial a empresa pode, inclusive, ser autuada por Omissão de Receita. Pelas leis do nosso país isso é visto como contravenção, passível de instauração de processos administrativos e fiscais com possível aplicação de multa e cobrança de impostos.

Agora que você entendeu a importância do assunto, pode ficar tranquilo: abordaremos como é realizada a Gestão do Patrimônio. Mas, antes, vamos ver dois itens importantíssimos para o correto controle patrimonial:

• Inventário empresarial e
• Classificação de ativos.

Inventário empresarial (como realizar?)

Conforme veremos adiante, o inventário empresarial é o primeiro passo para a realização da Gestão do Patrimônio. Como você deve imaginar, um inventário nada mais é do que a relação e descrição de todos os bens e materiais em posse de uma da empresa.

Por meio dele, além dos dados concreto dos bens é possível melhor controlar a evolução dos ativos quando ocorrer a criação do Balanço Patrimonial. Além disso, por mostrar uma visão ampla dos bens, com o inventário a empresa se prepara melhor para provisionar o valor necessário para compra dos ativos que perderão valor.

Caso um item não sirva mais e precise de reposição, se não houver o acompanhamento há o risco de que custos não previstos prejudiquem o fluxo de caixa da empresa. No inventário entram itens como computadores, equipamentos, mobiliário, imóveis, veículos, máquinas etc.

Portanto, além de ser item obrigatório na Gestão Patrimonial, ter um inventário é importante para a gestão de controle de ativos. Para realizar o inventário é necessário definir os funcionários responsáveis para catalogar e gerenciar as informações, e as categorias de bens patrimoniais.

Elencamos a seguir uma sugestão de informações a serem preenchidas ao fazer o lançamento de cada item (pode ser em uma planilha):

• Categoria do item;
• Responsável;
• Área do responsável;
• Data de compra;
• Idade do item;
• Valor;
• Estado de conservação;
• Vida útil em anos;
• Valor atual;
• Depreciação;
• Número de série (se houver);
• Modelo (se houver); e
• Local de armazenamento (se houver).

Classificação de ativos

No início deste artigo falamos que com a Gestão do Patrimônio é possível saber a quantidade e o valor dos ativos (bens e direitos) e passivos (dívidas e obrigações). Falando especificamente dos ativos, eles podem ser classificados em:

• Ativo Circulante; e
• Ativo Não Circulante

Os Ativos Circulantes são o dinheiro em caixa ou nos bancos, classificados como Ativo Circulante Disponível. A esta lista adicionamos também todos os valores a receber (desde que estejam dentro do prazo do término do exercício seguinte), bens e direitos, classificados como Ativo Circulante Realizável. Para fica mais fácil de entender, veja a imagem abaixo:

Já os Ativos Não Circulantes são os bens de permanência duradoura e que são destinados para o funcionamento da organização. São classificados em:

• Ativo realizável a longo prazo: possui a mesma natureza de um Ativo Circulante. A diferença é que no ativo realizável a longo prazo as contas de bens e direitos da empresa se darão no longo prazo (prazo superior a um ano a partir do próprio balanço).
  Neste grupo também estão as contas de direitos sem prazo de vencimento. Para exemplificar, imagine que sua empresa vendeu R$ 25.000,00 em mercadorias e o cliente pagará a compra em 20 parcelas. Uma parte dessas parcelas ultrapassará o ano contábil e serão pagas em longo prazo. Portanto, elas serão classificadas no grupo “Realizável a longo prazo”.
• Investimentos: participações e aplicações financeiras de caráter permanente cujo objetivo é a geração de rendimentos para a empresa de forma que esses bens e direitos não sejam destinados à manutenção das atividades normais da companhia.
• Imobilizado: ativos de menor liquidez. Entram na lista os bens necessários à manutenção das atividades da empresa, caracterizados por apresentar-se na forma tangível (imóveis, veículos, máquinas etc.).
• Intangível: bens que possuem valor econômico mas não têm existência física como marcas e patentes.

Veja como ficará na estrutura de balanço:

Agora que falamos de inventário e classificação de ativos, veremos como funciona a Gestão do Patrimônio na prática.

Como a Gestão Patrimonial é realizada?

O processo de realização da Gestão Patrimonial pode ser trabalhoso, mas não é nenhum bicho de sete cabeças. De modo geral, podemos dividi-lo nas seguintes etapas:

#01 - Inventário dos bens da empresa

Listagem de todos os ativos da empresa. Nesta primeira etapa ocorre o emplaquetamento, registro fotográfico, descrição e localização de cada bem. Importante destacar que essa etapa deve ser realizada constantemente, pois em uma empresa, com o tempo, bens são descartados ou alienados, e novos são adquiridos.

#02 - Avaliação dos ativos

Nesta etapa ocorre a identificação do custo de reposição, o valor justo e o residual (ou seja, o valor esperado pelo bem no fim de sua vida útil).

#03 - Revisão das vidas úteis dos ativos

Nesta etapa atribui-se a cada bem:

• Vida útil econômica: vida útil real esperada pela empresa para utilizar o bem;
• Vida transcorrida: tempo que o bem já foi e será utilizado.

#04 - Conciliação físico contábil

Comparação dos dados existentes na base contábil com as informações do inventário físico. Nesta etapa serão identificados os bens contabilizados, mas que não possuem existência física, bem como os existentes que não possuem registro contábil. Três relatórios são gerados:

• Bens conciliados;
• Sobras contábeis; e
• Sobras físicas.

Na maioria das empresas, após todas essas etapas ocorre ainda o Teste de Recuperabilidade do Ativo (Teste de Impairment).

Entendendo o Teste de Impairment

A palavra Impairment vem do inglês e significa deterioração. Portanto, o Teste de Impairment busca avaliar se os ativos da empresa estão desvalorizados. O objetivo é assegurar que o valor contábil registrado de um ativo seja recuperável pela capacidade de gerar receita (dinheiro) pela sua venda ou pelo uso.

O Teste de Impairment atende às Normas Contábeis Brasileiras (CPC01). De acordo com a Lei Nº. 11.638/07, ele é obrigatório para as Sociedades de Grande Porte que tiveram, no exercício anterior, ativo total superior a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões.

Gestão Patrimonial: estrutura do Balanço Patrimonial

Para entender melhor a Gestão Patrimonial, vamos relembrar sobre bens, direitos e obrigações. Bens e Direitos são representados como Ativo no Balanço.

Já as Obrigações são representadas como Passivo. Observe o exemplo de estrutura do Balanço Patrimonial abaixo:

Sabe quando uma empresa divulga que está “fechada para balanço”? Isso significa que um relatório como esse acima está sendo montado. Isso acontece geralmente com a auditoria das áreas da empresa e levantamento e conferência de todos os bens da organização, incluindo os estoques de produtos acabados e matérias-primas.

O Balanço Patrimonial é como colocar a empresa diante de um aparelho raio X. Ele ajuda a entender como o negócio se encontra nos aspectos financeiro e patrimonial, bem como onde foram aplicados os recursos gerados, sua capacidade de gerar caixa, de liquidação, de rotação de estoques, de endividamento, de lucratividade sobre o patrimônio, sobre as receitas etc.

Para que você também consiga realizar a Gestão de controle de ativos, ou seja, a Gestão Patrimonial, com êxito, preparamos uma planilha com um modelo de Balanço Patrimonial em Excel que pode ser baixada gratuitamente. Clique no banner e faça o download:

A planilha de Balanço Patrimonial ajudará sua empresa a entender como estão os Ativos, Passivos e o Patrimônio Líquido (resultante da diferença entre o total de ativos e passivos). Além disso, mostrará a posição contábil, financeira e econômica da empresa em uma determinada data, ou seja, uma fotografia da situação da organização no período analisado. Acesse!

Dicas para manter o Controle Patrimonial atualizado

Assim como é essencial realizar o monitoramento do planejamento estratégico e orçamento empresarial, o mesmo acontece com a Gestão Patrimonial. Portanto, após implantar o Controle Patrimonial você não pode esquecer de mantê-lo sempre atualizado. Por isso, anote nossas dicas:

• Elabore um manual de normas e procedimentos relacionados aos ativos, como registro, manutenção, transferências e baixas;
• Estabeleça um fluxograma das atividades;
• Adote técnicas de mapeamento dos ativos e represente-os em diagramas; e
• Utilize um software para a gestão dos bens tangíveis da empresa. Isso ajudará a automatizar informações como previsão de manutenções.

Concluindo

Deixar a Gestão Patrimonial de lado é negligenciar as informações da empresa. Ao fazer um controle do patrimônio a organização ganha em otimização de investimentos, maior economia e, como mencionamos, proteção contra multas.

A Gestão Patrimonial, realizada pelo Balanço Patrimonial, é fundamental para manter o controle de custos e também para acompanhamento do patrimônio da empresa. Com a Gestão do Patrimônio é possível saber a quantidade e o valor dos ativos (bens e direitos) e passivos (dívidas e obrigações) da empresa, bem como se o patrimônio acumulado está em ascensão ou declínio.

Quanto mais bem elaborado for o Controle Patrimonial, mais a empresa ganha em transparência das informações contábeis. Além disso, melhor será a realização da Gestão Orçamentária da organização.

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