Como implantar a Cultura Orçamentária na sua empresa?

Publicado dia 8 de fevereiro de 2018

Você olha para o céu e não sabe se precisa levar um guarda-chuva para sair de casa. Será que chove? Será que precisa usar o carro ou dá para ir de bicicleta? Você pode até dar uma espiada lá fora para ver como estão as nuvens, mas como você não tem aquele super poder que sua mãe provavelmente tem, o jeito é procurar por dados mais concretos (o app de meteorologia aí do seu celular).

O que é Cultura OrçamentáriaA sua organização passa pela mesma dúvida, só que no lugar da chuva colocamos o caixa, e ao invés da meteorologia falamos de orçamento. Para dar um exemplo, seria assim: será que se contratarmos mais três colaboradores não teremos um aumento nas despesas que nos trará problemas no fluxo de caixa? Conseguiremos comprar as três máquinas com o dinheiro que entrará ou precisaremos de um empréstimo ou financiamento?

Muitas dúvidas, não é mesmo? Quem tem um controller na empresa pode contar com um meteorologista, ou seja, com alguém que responderá a essas perguntas de maneira precisa. Contudo, assim como o homem ou a mulher do tempo, o profissional de controladoria não tem bola de cristal e precisa de algumas ferramentas para apoiar suas previsões. Dentre elas, uma é primordial: o orçamento empresarial.

Quando o orçamento é criado e realmente levado a sério, todos aqueles acontecimentos inesperados não pegam o caixa de surpresa. Um orçamento sólido é como se fosse um mapa que mostra como estarão os caminhos percorridos pela empresa a cada mês, trimestre ou ano.

Pergunte para qualquer gestor – independente do porte da empresa em que ele atua – e você verá que a maioria vai dizer que sabe o quanto o orçamento é importante. Em seguida, questione se a cultura orçamentária foi implementada e você verá que são outros quinhentos. Como diz o ditado: uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa.

Bom, se esse for o seu caso e você está lutando para implantar a Cultura Orçamentária, não se preocupe. Estamos aqui hoje para te mostrar não apenas a importância do assunto, mas também como fazer para colocar essa cultura em prática.

Era uma vez, a Cultura Empresarial

Nessa história já entendemos que a Cultura Orçamentária é nossa heroína, mas, na verdade, tudo começa com a Cultura Corporativa. Para começarmos a falar sobre ela, podemos dizer que serve como um pequeno ponto de diferença entre uma empresa e seus concorrentes. Qualquer um consegue copiar a estratégia de uma organização, mas ninguém consegue copiar sua cultura e você já vai entender o motivo. Para isso, vamos saber o que é Cultura Organizacional.

Basicamente, a cultura é conduzida pela liderança. A maneira como os líderes se comportam, o que eles dizem e o que eles valorizam são os impulsionadores da cultura. Como não existem duas pessoas iguais, não temos dois líderes iguais, logo, não conseguimos copiar a Cultura Empresarial de nenhuma organização. Entendeu a conta?

A Cultura Corporativa inclui as expectativas, experiências e filosofias de um negócio, bem como os valores que orientam o comportamento de seus membros e são expressos no funcionamento interno (como a empresa trata seus funcionários) e nas interações com o ambiente externo. Assim, dizemos que ela direciona a maneira da empresa operar e define um sistema de valores, crenças e atitudes compartilhadas que regem a forma como os profissionais se comportam nas organizações e como as operações são executadas.

Colocando de maneira bem simplificada, a Cultura Corporativa tem a ver com a maneira como as coisas são feitas. Pode servir tanto como um obstáculo para a produtividade e o desempenho (no caso de uma cultura corporativa mais opressora), quanto como uma impulsionadora.

Apesar de a Cultura Organizacional não ser a personagem  principal dessa história, seu papel não tem nada de coadjuvante. Cícero Ferreira Filho, da Consultoria Ferreira Filhos Associados, comenta que um dos principais desafios do controller ou CFO que quer implantar a Cultura Orçamentária diz respeito à Cultura Organizacional. “O profissional terá um grande desafio em mãos se a empresa for desorganizada, indisciplinada e reativa”, explica.

Antes de seguirmos, caso você queira explorar mais o universo da cultura empresarial, deixamos aqui uma sugestão de leitura: Cultura Organizacional – Como Histórias, Heróis, Rituais e Cultura podem gerar Inovação e Melhoria de Resultados.

Tipos de Cultura Organizacional

Cultura empresarial

São vários os tipos de cultura empresarial e para este artigo destacamos quatro:

  • Hierarquia: cultura baseada em estrutura e controle. O ambiente de trabalho é mais formal e é moldado por procedimentos institucionais rigorosos, com aversão ao risco e ênfase na solução de problemas. Enfatiza a eficiência e a previsibilidade, e preocupa-se com o longo prazo. Com relação à liderança, os líderes atuam no controle, monitoramento, organização e coordenação.
    Na Cultura Empresarial hierárquica é preciso tomar cuidado para que a empresa não se torne avessa a novas ideias. Além disso, deve-se cuidar para que não haja um controle excessivo.
  • Clã: tipo de cultura enraizada em colaboração. Os membros compartilham pontos comuns e se sentem como parte de uma grande família, seguindo valores como trabalho em equipe, comunicação e consenso. A liderança assume a forma de estimuladora da participação e do comprometimento e a organização está vinculada por compromissos e tradições.
    Na cultura empresarial tipo clã o ambiente de trabalho é mais humano, sendo que há um grande foco para o desenvolvimento dos colaboradores. O lado negativo é que geralmente as organizações que adotam o tipo clã falham em dar respostas rápidas.
  • Mercado: baseia-se na dinâmica da concorrência e na obtenção de resultados concretos, ou seja, é orientada para o ambiente externo. Este tipo de cultura empresarial foca na geração de lucro e seus líderes são exigentes. A organização está unida por um objetivo comum de sucesso e para vencer todos os rivais. Os principais fatores de valor são a quota de mercado e a rentabilidade.
    Para esse tipo a atenção deve-se voltar às metas, que costumam ser irrealistas. Além disso, questões como competição desnecessária, desperdício de recursos, burnout e agressão excessiva geralmente se fazem presente.
  • Adhocracia: cultura baseada em energia e criatividade. Os funcionários são encorajados a assumir riscos e os líderes são vistos como inovadores. A organização é mantida unida pela experimentação, com ênfase na flexibilidade, criatividade e inovação. Os valores fundamentais são baseados em mudanças e agilidade. Na maioria dos casos organizações adeptas à adhocracia reforçam a liberdade individual.
    Os cuidados a serem tomados dizem respeito à falta de trabalho em equipe, falta de lealdade e incapacidade de produzir ideias viáveis.

Não existe um tipo de Cultura Empresarial certa ou errada. O que existe é aquela que se adequa melhor ao seu mercado de atuação e ao tipo de gestão. Startups e empresas com foco em inovação costumam adotar a cultura da adhocracia, enquanto que empresas do setor automotivo geralmente optam pela Hierarquia. Contudo, não existe regra e o que serve para uma organização pode não funcionar para outra.

Também destacamos que a cultura não é algo gravado em uma pedra. Muito pelo contrário, pois deve ser dinâmica e responder às mudanças internas e externa.

Em outra oportunidade comentamos ​que enquanto as startups têm o luxo de construir valores e cultura a partir do zero, as empresas com alguns anos de estrada (como a sua) que querem (re)começar a inovação empresarial têm grandes dificuldades, dado que na maioria das vezes muito já está enraizado na cultura corporativa.

Não mudar a cultura da empresa pode colocar em risco todos os seus esforços na tentativa de inovar e se adequar ao mercado. Por isso, veja a gestão da cultura organizacional como algo que deve estar em constante avaliação e transformação.

Sobre a Cultura Orçamentária

Cultura OrçamentariaAté este ponto da nossa história já conhecemos uma personagem (a Cultura Empresarial) e agora chegou a hora de descrever a outra. Neste capítulo, não tem muito mistério, já que a Cultura Orçamentária tem a ver com a prática do orçamento enraizada na empresa inteira (e não restrita apenas ao departamento financeiro e de planejamento e controladoria).

Para entender melhor, vamos voltar algumas casas e estudar um pouco sobre o Orçamento Empresarial. Em linhas gerais, ele responde a perguntas como:

Traduzindo, o Orçamento Empresarial é o ato de planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro. Seu principal objetivo é estabelecer metas e objetivos para poder acompanhar e comparar os resultados, tomando ações corretivas ou preventivas caso necessário. Dizemos também que o orçamento empresarial é a expressão do planejamento estratégico em números, por isso, ambos devem caminhar juntos.

Bom, para criar a Cultura Orçamentária é necessário não apenas construir um orçamento, mas também fazer com que ele seja respeitado por todas as áreas e sirva de balizador para tomadas de decisão. Trocando em miúdos: ele precisa expandir (sair do financeiro) e fazer parte da vida corporativa da empresa.

Se você precisar se aprofundar no tema para conseguir aplicar a Cultura Orçamentária no seu negócio, confira três artigos que separamos com tudo que você precisa saber sobre o orçamento:

Além disso, uma maneira bem legal de aprender um pouco mais sobre o orçamento empresarial é com nosso curso da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária. Você pode se inscrever clicando na imagem abaixo:

Curso da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária

Esses materiais que sugerimos é para que você consiga montar um orçamento de maneira que a cultura orçamentária traga resultados para toda a empresa. E que resultados seriam esse?

Vantagens da Cultura Orçamentária

Em primeiro lugar, a cultura orçamentária limita os gastos desenfreados, pois ao entenderem que existe um orçamento para respeitar, gestores irão considerar com mais cuidado seus investimentos e os gastos de suas áreas de uma maneira em geral.

A beleza por trás do orçamento empresarial é que ele ilustra como os números estão conectados. Com a cultura orçamentária implementada melhora o entendimento que uma despesa aumentada em um departamento pode ser equilibrada por uma diminuição em outro. Isso acaba incitando gestores a trabalharem em conjunto e evitarem gastos excessivos.

Além disso, os gestores conseguem ter uma ideia muito mais clara do rumo que a empresa está tomando e podem acompanhar, durante o ano, se suas áreas estão cumprindo com as metas orçamentárias. Lembra da história de não saber se você deve levar o guarda-chuvas? Quando a mentalidade da cultura orçamentária está enraizada, fica também muito mais fácil saber se vai chover, ou melhor, de identificar que ponto da empresa está afetando o caixa e fazer as revisões e os ajustes necessários.

Como você sabe, fluxo de caixa insuficiente é uma das principais razões pelas quais as empresas se enforcam no endividamento, e é impossível ter um fluxo de caixa constante quando as despesas estão fora de controle. A Cultura Orçamentária faz com que todos trabalhem para impedir que um temporal caia na empresa de surpresa, pois a partir do momento que um orçamento passa a ser respeitado, fica muito mais fácil definir e colocar em prática planos de ação para solucionar os imprevistos normais a qualquer negócio.

Como profissional de controladoria sabemos que você tem um conhecimento mais aprofundado sobre planejamento orçamentário e sabe das vantagens que um orçamento empresarial traz para qualquer organização. Todavia, a tarefa de explicar isso para profissionais de outras áreas (incluindo a diretoria) pode ser difícil, o que dificulta também a implantação da Cultura Orçamentária. Exatamente por isso que falamos de uma relação um pouco complicada.

Para explicar melhor, chegou a hora de juntarmos nossas duas personagens.

Relação entre Cultura Orçamentária e Cultura Empresarial

A empresa que quer aplicar a cultura orçamentária precisa ter uma cultura empresarial que a incentive. Acompanhe o raciocínio:

Uma organização que quer ter sucesso e atingimento dos seus objetivos organizacionais precisa adotar um planejamento orçamentário. Para que esse planejamento seja efetivo, será necessário adotar práticas orçamentárias. Essas práticas devem ser respeitadas pela organização como um todo, do contrário não surtirão efeito.

Isso significa que para que haja atingimento dos objetivos organizacionais a organização precisa que as práticas orçamentárias sejam adotadas em todas as áreas. Resumindo: a cultura orçamentária é um atributo para o sucesso da organização, logo, a cultura corporativa deve incentivá-la e não reprimi-la.

Adotar a cultura do orçamento significa estabelecer controles financeiros mais rigorosos ao mesmo tempo que é uma ferramenta essencial para o sucesso do planejamento estratégico, o que significa que a cultura empresarial só será efetiva em seus objetivos se conseguir alinhar estratégia e orçamento.

Como implantar a Cultura Orçamentária?

Como implantar a cultura orçamentária

Quando explicamos sobre cultura corporativa comentamos o fato de ela não ser imutável. Também mencionamos que a tarefa de mudar essa cultura não é fácil, pois além de existir uma certa resistência a mudanças, certos hábitos e crenças estão enraizados.

Uma super dica de superar esse desafio é ter um entendimento mais detalhado de como está a Cultura Empresarial da organização no momento. Para que haja essa compreensão, ele sugere que o controller converse com as principais lideranças formais e informais da empresa e faça um mapeamento. A partir daí será possível definir os pontos da Cultura Corporativa que precisarão ser trabalhados para a adoção da Cultura Orçamentária.

Além disso, não tem jeito: a alta direção precisa participar do processo de implantação da Cultura Orçamentária. Isso pode significar, inclusive, que como controller você deva primeiro educar a diretoria sobre a importância da Gestão Orçamentária, especialmente porque em grande parte dos casos diretores não possuem conhecimento sobre finanças e orçamento.

É preciso criar um laço de confiança, o que significa que todo o processo de implantação deve ser transparente. Se não existe essa relação de confiança entre diretoria, gestores e controladoria, a tarefa de criar um orçamento será árdua, além de (muito provavelmente) falha. Lembre-se que seu trabalho é fazer a liderança jogar no seu time! E o mais importante: seja persistente, pois você sabe o que um orçamento empresarial faz para qualquer negócio, não é mesmo?

Benchmark é outra palavra de ordem quando o assunto é cultura do orçamento. Claro que nenhuma empresa é igual a outra, mas saber como outras organizações do seu setor conseguiram vencer desafios de colocar um orçamento em prática pode ajudar sua empresa a percorrer por caminhos menos tortuosos (além de prepará-lo para barreiras a serem eliminadas).

Outra dica para a implantação da Cultura Orçamentária é criar indicadores-chave de desempenho (KPI’s) amarrados à Gestão Orçamentária. Eles servirão para apresentar se as metas estão sendo atingidas e reforçarão a importância de levar o orçamento a sério.

Cícero Ferreira Filho que já implantou o Orçamento em diversas empresas diz que: “Além dos KPI’s ajudarem a amarrar o processo, eles também ajudam a manter o nível de serviço. É muito comum em empresas com baixa maturidade orçamentária, os gestores discutirem assim que um orçamento que eles não concordam (ou não foram brifados, ou envolvidos, ou não entendem) entra em vigor, justificando que não conseguem vender por não terem verba, não produzirem porque precisam de mais gente etc”.

Ainda sobre indicadores, é preciso tomar um cuidado redobrado porque pode haver muita desconfiança por parte de alguns gestores. Lembra que falamos sobre transparência? Isso se aplica na adoção dos KPIs também, pois a gerência precisa entender o motivo de cada indicador estar sendo estabelecido e o funcionamento das métricas. Por isso, frisamos novamente a importância de manter diretoria envolvida em todo o processo.

E se caso os gestores sejam uma grande barreira a ser ultrapassada para colocar em prática a Cultura Orçamentária (já que ela pode bater de frente com a Cultura Empresarial) a dica é, falando em bom português, mexer onde dói. Isso significa mexer no bolso, implementando uma orçamentação concatenada a uma RV (Remuneração Variável / PLR), sempre amarrada aos níveis de serviço (por isso KPI’s são importantes).

Cultura Orçamentária: qual metodologia de orçamento utilizar?

A implantação da Cultura Orçamentária tem a ver, claro, com a definição da metodologia de Gestão Orçamentária a ser aplicada. Na maioria dos casos opta-se pelo Orçamento Base Zero. Também chamado de OBZ, ele parte de uma base zerada, ou seja, sem levar em consideração as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos de exercícios anteriores (a famosa Base Histórica).

Caso você queira entender melhor sobre o Orçamento Base Zero, recomendamos a leitura deste artigo. Além do OBZ existem outras metodologias:

Para saber mais sobre cada um deles você pode clicar no link correspondente. Temos também um e-book bem completo que apresenta 8 metodologias e práticas orçamentárias. Principalmente se você quiser implantar a Cultura Orçamentária, recomendamos a leitura. É só clicar na imagem e baixar o material gratuitamente.

Definindo a metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa

Não esqueça que independentemente da metodologia a ser utilizada, seu orçamento deve estar alinhado com o Planejamento Estratégico, ok?

Resumindo

A Cultura Corporativa define a identidade da empresa. Ela apresenta como é a relação da organização com seus funcionários, clientes, fornecedores e stakeholders de um modo geral. Ao analisar a cultura de uma organização é possível saber também sobre como é sua gestão de resultados e que tipo de relacionamento os líderes têm com seus liderados.

A Gestão da Cultura Organizacional é algo extremamente delicado, pois não adequar a cultura da empresa ao mercado e ao ambiente interno pode colocar em risco os seus resultados. Por isso, dizemos que a cultura empresarial deve ser flexível e adaptável, especialmente quando o assunto é orçamento.

Para que a prática orçamentária traga bons frutos à organização, é necessário que a empresa crie a Cultura Orçamentária, ou seja, que tenha as práticas do orçamento enraizadas em toda a organização e não seja preocupação apenas de controllers.

A tarefa não é fácil, e como mostramos tudo inicia com a mudança de mentalidade de gestores e diretores. Para isso, ressaltamos a importância de apresentar à gerência os benefícios da Gestão Orçamentária.

A fim de visualizar melhor, tenha em mente que para implantar a Cultura do Orçamento você precisará:

Além de, claro:

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