Orçamento empresarial: o mapa para os resultados da sua empresa

Como na frase retirada de um dialogo em uma famosa fábula "Para quem não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve".

Você sabe quanto sua empresa espera faturar no próximo ano? E nos três próximos anos? Qual sua projeção de custos e quais serão as despesas operacionais? Como vai investir seus lucros? Ou melhor, quanto espera ter de lucro? Vai expandir, adquirir mais maquinário, contratar mais pessoas? E que retorno espera ter com estas ações e investimentos?

São muitas perguntas e nem sempre as empresas possuem a resposta!

O que é orçamento empresarial?

O Orçamento Empresarial é o ato de planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro, geralmente de 1 a 3 anos, dependendo do setor de atuação, mas que pode chegar até algumas décadas, como frequentemente acontece em empresas de concessão e exploração.

O principal objetivo é estabelecer metas e objetivos, podendo assim acompanhar e comparar os resultados, tomando ações corretivas ou preventivas caso necessário.

Antes de seguir com este artigo, convido você a conhecer nosso Guia Prático do Orçamento Empresarial, um passo-a-passo para implantação do planejamento Financeiro e Acompanhamento Orçamentário em sua empresa. Basta clicar no botão abaixo para baixar.

Para que serve o orçamento empresarial

Na prática, o orçamento cumpre três papéis na gestão. O primeiro é dar previsibilidade: com receitas, custos, despesas e investimentos projetados, a empresa sabe de quanto recurso vai dispor e onde pretende alocá-lo, antes de o ano começar.

O segundo é transformar a estratégia em números. Todo planejamento estratégico precisa ser mensurado monetariamente: se a meta é expandir, o orçamento mostra quanto isso custa e de onde sai o dinheiro.

O terceiro é servir de régua para o acompanhamento. O orçamento geralmente ocorre nos últimos meses do ano, quando são feitas as projeções para o ano seguinte. A ideia é que a empresa possa acompanhar mês a mês os resultados reais e compará-los com o que foi projetado, o famoso previsto x realizado, realizando ajustes de curso quando necessário para que as metas e objetivos sejam alcançados. Voltando ao mapa: de nada adianta traçar a rota se ninguém confere, durante a viagem, se o carro continua nela.

Composição do Orçamento Empresarial

• O orçamento de uma empresa geralmente é composto pelas chamadas peças orçamentárias:
  • Orçamento ou projeção de vendas: quanto a empresa espera faturar, por produto, canal ou unidade. É a peça que puxa todas as outras;
  • Orçamento de deduções de vendas e despesas variáveis: fretes, comissões, impostos sobre venda e demais gastos que crescem junto com o faturamento;
  • Orçamento de custos da produção: matéria-prima, insumos e demais custos diretos para produzir ou entregar o que foi vendido;
  • Orçamento de RH ou mão de obra: salários, encargos, benefícios e novas contratações previstas;
  • Orçamento de despesas operacionais (gastos fixos): aluguel, energia, sistemas e demais despesas que existem independentemente do volume de vendas;
  • Orçamento de investimentos: máquinas, equipamentos, tecnologia e expansões, com suas respectivas fontes de recursos.

Saídas do Orçamento Empresarial

Após a elaboração do orçamento pelas áreas, com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa:

• Projeção de DRE - Demonstrativo de Resultados do Exercício: mostra se o plano gera lucro ou prejuízo, linha a linha, da receita ao resultado líquido;
• Projeção de FC - Demonstrativo de Fluxo de Caixa: mostra se haverá dinheiro em caixa para executar o plano, mês a mês;
• Projeção de BP - Balanço Patrimonial: mostra como o plano afeta o patrimônio, o endividamento e a estrutura de capital da empresa.

Modelos e Metodologias Orçamentárias

Existem vários modelos de orçamento e a escolha depende da cultura, do porte e do momento da empresa:

• Orçamento base histórico: parte dos números realizados no período anterior e aplica ajustes (inflação, crescimento, cortes). É o mais simples de elaborar, mas pode perpetuar ineficiências do passado;
• Orçamento base zero (OBZ): parte do zero e exige que cada gasto seja justificado novamente, como se a empresa estivesse começando. Dá mais trabalho, mas força a questionar tudo o que virou costume;
• Orçamento matricial (GMD): organiza os gastos em pacotes e entidades com controle cruzado: cada despesa é acompanhada por duas pessoas, o gestor do pacote e o da área. Muito usado para reduzir despesas com disciplina;
• Orçamento colaborativo ou participativo: os gestores de cada área elaboram e defendem suas próprias projeções, em vez de receber tudo pronto da diretoria. Aumenta o engajamento e a qualidade das premissas;
• Orçamento ajustado (forecast): revisões periódicas do orçamento ao longo do ano, incorporando o realizado e as mudanças de cenário para manter as projeções vivas e úteis.

E claro, modelos híbridos entre dois ou mais modelos acima: na prática, é o que a maioria das empresas acaba adotando.

Simulações de Cenários Orçamentários

Uma prática muito comum nas empresas é a criação de Cenários Orçamentários. Os cenários são ensaios que as empresas realizam simulando diversas possibilidades de mudanças (internas ou externas) para entender os impactos que a empresa poderia sofrer com estas mudanças.

Alguns exemplos de situações que podem ser simuladas através de cenários:

• O que aconteceria ao nosso resultado se as vendas subirem 15%? Teremos capacidade produtiva para atender aos pedidos dos clientes?
• Qual o impacto de um aumento coletivo de salários? Será que podemos pagar?
• E se o dólar subir, como fica nosso custo já que temos matérias-primas importadas?

Trabalhar com pelo menos três cenários (pessimista, realista e otimista) é uma boa prática: quando o mercado muda, a empresa já sabe qual rota alternativa do mapa seguir, em vez de decidir no susto.

Como fazer o orçamento empresarial: as 5 etapas

De forma resumida, a elaboração do orçamento passa por 5 etapas:

1. Definir as metas de vendas: a projeção de receitas precisa cobrir o ponto de equilíbrio e ainda remunerar o capital investido pelos sócios;
2. Levantar os custos e despesas fixas: detalhando por unidade de negócio, centro de custo e conta contábil, identificando oportunidades de redução;
3. Projetar a margem de contribuição: por produto, canal e segmento, para enxergar onde o resultado é gerado (e onde ele escapa);
4. Estipular os investimentos necessários: com as fontes de recursos e os custos financeiros envolvidos (vale entender a diferença entre CAPEX e OPEX);
5. Calcular a carga tributária: junto de um bom planejamento tributário, já que os tributos representam uma fatia relevante dos gastos de qualquer empresa brasileira.

Cada uma dessas etapas está detalhada, com exemplos, no artigo Como fazer um Orçamento Empresarial em 5 simples passos.

Escolhendo a melhor ferramenta para o Orçamento Empresarial

Agora você já conhece o que é orçamento empresarial e como iniciar o processo dentro da sua empresa. Tão essencial quanto essas etapas, é a escolha de uma ferramenta adequada à maturidade de orçamento que a sua empresa está. Se você não sabe em qual estágio sua empresa se encontra, o Diagnóstico de Maturidade Financeira gratuito ajuda a descobrir em poucos minutos.

• Empresas em estágio inicial: é comum não existir uma área ou profissional dedicado ao Planejamento e Controladoria, na maioria dos casos esta função é feita em "part-time" pelo financeiro ou até mesmo pelos próprios sócios da empresa. Ter Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial, é essencial para começar a Gestão Orçamentária, no entanto, empresas que estão neste estágio geralmente não possuem esses relatórios. Então se você identificou que sua empresa está nesse estágio, sugerimos que comece com algo simples, mas comece! Criamos um Modelo de Planilha para Orçamento Empresarial para te ajudar nesse início de jornada. Já possui um ERP? Então sugiro começar gratuitamente com o BI Financeiro da Treasy para organizar e analisar seus resultados financeiros.
• Empresas em estágio intermediário: é comum ter um controller dedicado para fazer a Gestão Orçamentária, muitas vezes já apoiado por um analista ou um assistente de controladoria. Gerentes e supervisores estão envolvidos no processo de elaboração e acompanhamento do orçamento. É comum surgir o pensamento "já está bom assim, já temos o suficiente", mas se sua empresa está nesse estágio, foque na melhoria contínua para levar sua empresa a um processo orçamentário "best-in-class". Então, uma boa opção é buscar uma solução de mercado para sistematizar este processo para que sua empresa consiga focar no que realmente interessa e dá resultados.
• Empresas em estágio avançado: normalmente já possuem equipes de Planejamento e Controladoria dedicadas e focadas para fazer a Gestão Orçamentária. Nesse estágio, as empresas buscam cada vez mais o detalhe do dado, por isso são essenciais "drill-down" das informações para identificar as causas de qualquer desvio. Um erro comum nas empresas neste estágio é criar um painel gigante, com diversos indicadores que não fazem sentido para os negócios da empresa. Isso pode fazer com que as planilhas virem uma dor de cabeça. Sugerimos a mesma solução do estágio anterior, pois automatizar a planilha de Gestão Orçamentária por meio de um sistema, irá gerar ganhos de produtividade significativos.

Para além da teoria, vale ver o efeito dessa escolha em empresas reais: a Senior Noroeste Paulista reduziu de 2 semanas para 2 dias o fechamento orçamentário ao sair das planilhas, e a Mercato passou a consolidar seu orçamento até 20x mais rápido. Os dois casos completos estão na nossa página de Casos de Sucesso.

Se quiser ver como isso funciona na prática, você pode criar uma conta gratuita no Treasy e testar por 7 dias o plano Avançado, com apoio de um especialista em Gestão Orçamentária.

 

Perguntas frequentes sobre orçamento empresarial

Quando o orçamento empresarial deve ser elaborado?

Normalmente nos últimos meses do ano, projetando o exercício seguinte. Durante o ano, o acompanhamento é mensal, comparando previsto e realizado, com revisões (forecast) quando o cenário muda.

Por onde começar o orçamento da minha empresa?

Comece organizando DRE, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial e projete primeiro as vendas, que puxam as demais peças. Um modelo de planilha de orçamento empresarial gratuito ajuda a dar o primeiro passo.

Qual a diferença entre orçamento empresarial e fluxo de caixa?

O fluxo de caixa registra as entradas e saídas de dinheiro que já acontecem no dia a dia. O orçamento projeta receitas, custos, despesas e investimentos futuros e serve de meta para o acompanhamento. Um complementa o outro: o orçamento define a rota, o fluxo de caixa mostra o combustível disponível para percorrê-la.

Quem deve ser o responsável pelo orçamento empresarial?

Depende da maturidade da empresa. Em negócios menores, o financeiro ou os próprios sócios assumem a tarefa. Com o crescimento, o controller e a área de Planejamento e Controladoria passam a conduzir o processo, mas cada gestor de área deve participar elaborando as projeções da sua parte, como no orçamento colaborativo.

De quanto em quanto tempo o orçamento deve ser revisado?

O acompanhamento do previsto x realizado deve ser mensal. Já as revisões formais das projeções, o forecast, costumam ser trimestrais ou disparadas por mudanças relevantes de cenário, como câmbio, juros ou uma queda inesperada nas vendas.

Orçamento empresarial vale para pequenas empresas?

Sim. O que muda é a complexidade, não a necessidade: uma planilha simples com projeção de vendas, custos e despesas já cumpre o papel de mapa. Nossa planilha de orçamento empresarial gratuita ajuda a dar o primeiro passo.

Mais sobre Orçamento Empresarial

Se interessou pelo assunto e quer começar a utilizar o orçamento em sua empresa? Ou então já o utiliza e quer aprender mais sobre o tema e obter dicas do que pode ser melhorado?

Confira o material completo (e-book + weebinar abaixo) que preparamos para sua empresa. E para seguir aprendendo, estes artigos aprofundam cada frente do tema: Gestão Orçamentária: o guia completo, Planejamento Orçamentário, Controle Orçamentário e os 13 erros do orçamento empresarial.

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