Retenção de impostos na fonte: sua empresa é obrigada a recolhê-los?

Publicado dia 12 de abril de 2018

Quando falamos em reter dinheiro na fonte, uma imagem que vem logo à cabeça é a Fontana di Trevi, em Roma, na Itália, onde milhões de turistas jogam moedas e fazem pedidos todos os anos. Os pedidos devem ser os mais diversos, mas arriscamos dizer que, se esses turistas forem profissionais de finanças, os desejos mais comuns são: que a burocracia diminua e o processo de retenção de impostos na fonte fique mais simples de fazer.

Retenção de impostos na fonte

Deixando Roma de lado, a retenção na fonte que falamos aqui é bem diferente da brincadeira praticada no famoso monumento. Na verdade, ela é bem parecida com a antecipação de recebíveis, um assunto que já tratamos aqui no blog. Nesta atividade, as empresas adiantam os vencimentos futuros para resolver uma situação emergencial, como o pagamento de uma dívida ou a obtenção de capital de giro. A retenção de impostos na fonte pelo governo funciona de modo parecido, uma vez que a função dessa norma tributária é cobrar uma parte dos impostos que devem ser pagos pelos contribuintes de forma adiantada, garantindo, assim, uma redução na sonegação e um melhor controle da arrecadação.

Falando assim parece algo bem simples, mas os profissionais que trabalham com impostos retidos na fonte sabem que é necessária muita atenção em cada um dos cálculos, pois dependem de detalhes relacionados diretamente ao regime tributário em que a empresa está inserida. Além disso, uma conta errada pode influenciar de modo negativo tanto o resultado financeiro quanto a segurança jurídica do negócio. Para que nem sua empresa e nem os profissionais da área financeira e contábil se vejam em maus lençóis, neste artigo esclarecemos algumas dúvidas sobre retenção de impostos na fonte.

O que significa fazer a retenção de impostos na fonte?

A retenção de impostos na fonte é um mecanismo usado pelo governo para antecipar uma parte dos valores dos impostos que devem ser pagos pelas empresas. Assim como a substituição tributária, essa norma foi criada para assegurar o recolhimento dos impostos de forma antecipada, dando uma previsibilidade maior ao governo sobre o montante da arrecadação.

O imposto retido é aquele que precisa ser pago sobre o valor bruto do produto ou do serviço comercializado pela empresa e deve ser lançado e descontado diretamente na nota fiscal. Quer dizer que, pelo recolhimento ter sido feito de maneira antecipada, ao invés de emitir a nota com o valor integral do que foi vendido, ela deve ser emitida com os descontos desses impostos, cujo valor é variável, pois depende do tributo e de sua respectiva alíquota.

Especificamente sobre esta obrigação, o comprador ou o tomador de serviço também é responsável pela retenção. Isso significa que, além de você, o seu cliente também deve recolher os impostos. Porém, fica sob sua responsabilidade declarar à Receita Federal tudo o que foi pago pelos dois.

Essas retenções são chamadas de Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF) e recaem sobre os seguintes impostos federais: PIS (Programa de Integração Social); COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido). Além disso, também há uma parcela descontada para o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e o INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).

A retenção do ISS (Imposto Sobre Serviços), que é um imposto municipal, também pode ocorrer na emissão da nota fiscal, mas somente em casos determinados na legislação específica de cada município.


Quais empresas precisam fazer a retenção na fonte?

Nem todas as empresas precisam fazer a retenção de imposto na nota fiscal. A obrigatoriedade está diretamente ligada à atividade desempenhada por ela e ao regime tributário em que está inserida.

Os microempreendedores individuais (MEIs), as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão isentos de fazer a retenção de impostos na nota fiscal. No caso deles, o recolhimento dos tributos ocorre de uma vez só, por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), normalmente, após o fechamento mensal. A exceção aqui fica por conta do ISS, que pode ser exigido de maneira antecipada mesmo para as empresas do Simples.

A obrigatoriedade de fazer a retenção de impostos federais sobre prestação de serviços e venda de produtos na nota fiscal é das empresas enquadradas nos regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido. A regra vale para negócios de diferentes segmentos, como: limpeza, manutenção, conservação, segurança, vigilância, auditoria, assessoria, consultoria, ensino, arquitetura e engenharia, locação de mão de obra, contabilidade e advocacia.

Porém, nem toda prestação de serviço precisa reter imposto. De acordo com a legislação, a retenção do PIS, COFINS, CSLL e IRPJ deve ocorrer quando valor da nota fiscal for superior a R$ 215,05 (de acordo com a Lei nº 13.137/2015). Cada um dos tributos possui uma alíquota base, mas algumas variam conforme a atividade da empresa.

Na hora de prestar contas ao governo sobre os impostos retidos na fonte, um ponto precisa de bastante atenção. Todo imposto retido deve ser recolhido junto ao governo, ou seja, se a empresa fizer o registro da retenção, mas o dinheiro não for repassado ao governo, ela estará cometendo o crime de apropriação indébita (Artigo 168-A, do Código Penal). Nem sempre isso ocorre por má fé, porém, é um comportamento que acaba colocando os negócios em risco.

Como funciona a retenção de impostos?

Para cumprir essa obrigação e descontar os tributos na nota fiscal é necessário calcular cada um dos impostos sobre o valor da venda. Um ponto de atenção é que, mesmo que sejam contabilizados todos de uma vez, cada um é recolhido em momentos diferentes. Por exemplo, enquanto o Imposto de Renda é descontado no pagamento, o INSS é recolhido na emissão da nota fiscal.

Quando há retenção na fonte, o valor retido no momento da emissão da nota é deduzido do seu valor bruto. Assim, o montante que resta é o valor líquido a ser recebido pelo serviço. Neste caso, a fonte pagadora (o tomador do serviço) passa a ser o responsável pelo pagamento de uma parcela dos impostos. Contudo, a parcela que não for retida precisa ser paga pelo prestador de serviço.

Como são feitos os cálculos de retenção

Contribuições sociais retidas na fonteAgora que entendemos a parte teórica, vamos ver como calcular o valor das contribuições sociais retidas na fonte. Para facilitar os nossos cálculos, vamos pegar como exemplo a empresa Alfa, que prestou um serviço para a empresa Delta no valor de R$ 10.000,00. Como vimos, quando o valor é superior a R$ 215,05, deve ocorrer retenção na fonte de PIS, COFINS, CSLL e IRPJ.

Cálculo do PIS:

Alíquota total: 0,65%

Quando retido na fonte, a responsabilidade sobre o pagamento do PIS passa integralmente para o tomador. O valor da retenção do PIS fica, então, em R$ 65,00 (R$ 10.000,00 x 0,65%) — que a empresa Delta deve pagar.

Cálculo da COFINS:

Alíquota total: 3%

Quando retido na fonte, a responsabilidade sobre o pagamento da COFINS passa integralmente para o tomador. O valor da retenção da COFINS fica, então, em R$ 300,00 (R$ 10.000,00 x 3%) — que a empresa Delta deve pagar.

Cálculo da CSLL:

Alíquota total: 2,8%

Com a retenção, a CSLL fica 1% para o tomador e 1,8% para o prestador do serviço. O valor da retenção da CSLL fica, então, em R$ 100,00 (R$ 10.0000,00 x 1%) para a empresa Delta e em R$ 180,00 (R$ 10.000,00 x 1,8%) para a empresa Alfa pagarem.

Cálculo do IRPJ:

Alíquota total: 4,8%

Com a retenção, o IRPJ fica 1,5% para o tomador e 3,3% para o prestador do serviço. O valor da retenção do IRPJ fica, então, em R$ 150,00 (R4 10.000,00 x 1,5%) para a empresa Delta e em R$ 330,00 (R$ 10.000,00 x 3,3%) para a empresa Alfa pagarem.

O total retido neste cenário foi R$ 65,00 + R$ 300,00 + R$ 100,00 + R$ 150,00, totalizando uma retenção de R$ 615,00. Isso significa que a empresa Delta pagará à empresa Alfa o valor líquido de R$ 9.385,00 (R$ 10.000,00 – R$ 615,00). A empresa Delta estabeleceu, assim, o compromisso de realizar o pagamento dos R$ 615,00 retidos, ficando à empresa Alfa a responsabilidade de pagar os tributos que não foram retidos — que, neste caso, somaram R$ 510,00 (R$ 180,00 da CSLL + R$ 330,00 do IRPJ).

Retenção de INSS: quando fazer?

A retenção do INSS ocorre quando uma empresa contrata o serviços de outra mediante a cessão de mão de obra ou por empreitada, mesmo que em regime de trabalho temporário. A alíquota é de 11% sobre o valor bruto da nota fiscal. Este valor deve ser recolhido à Previdência Social em documento de prestação de serviços identificado com o nome social e o CNPJ da empresa contratada até o dia 20 do mês subsequente ao da emissão da nota.

Assim como as demais retenções, há serviços específicos que estão sujeitos à retenção na fonte de INSS. Entre eles, podemos destacar:

  • Limpeza, conservação ou zeladoria;
  • Vigilância ou segurança
  • Construção civil;
  • Natureza rural;
  • Digitação;
  • Preparação de dados para processamento;
  • Coleta ou reciclagem de lixo ou de resíduos;
  • Entrega de contas e de documentos.

Para ver a lista completa dos serviços sujeitos à retenção se contratados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, confira os artigos 117 e 118 da Instrução Normativa RFB 971, de 13 de novembro de 2009.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): o que é e quem deve fazer?

Além da retenção de impostos federais sobre prestação de serviços e venda de produtos, ainda há uma retenção feita sobre o pagamento dos trabalhadores assalariados com carteira assinada. O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), de modo geral, é a antecipação do pagamento do imposto sobre os salários que as pessoas físicas precisam fazer anualmente à Receita Federal. O desconto é obrigatório e feito todo mês diretamente no salário do trabalhador, assim, ele não precisa se preocupar em recolher a sua contribuição mensalmente.

Neste caso, antes de fazer o pagamento do funcionário, o próprio empregador subtrai e envia à Receita o valor devido pelo trabalhador com base em seu salário, sempre usando como referência a tabela de alíquota do IR, que indica o valor do imposto de acordo com a renda mensal. É preciso deixar claro que a obrigação de apurar o valor IRRF é do empregador, que deve efetuar os cálculos de acordo com os rendimentos do funcionário e realizar o recolhimento até o 10º dia do mês seguinte ao do respectivo pagamento.

É importante destacar que não são todos os valores que têm a alíquota paga na própria fonte pagadora. Em todo caso, não é apenas quem trabalha de carteira assinada que pode ter o Imposto de Renda Retido na Fonte. Também podem ser recolhidos IR de rendimentos provenientes de trabalho não assalariado pago por pessoas jurídicas, de aluguéis, de royalties pagos por pessoa jurídica e de ganhos decorrentes de negócios feitos entre pessoas jurídicas, incluindo os de caráter profissional, como corretagem, propaganda e publicidade.

Quando não há o vínculo empregatício, cabe ao trabalhador identificar quando o imposto não é retido para ele mesmo fazer o pagamento do valor devido, evitando uma eventual pendência com o Fisco.

Conclusão

Bom, deu para perceber que entender, calcular e fazer com que todos os detalhes da legislação tributária sejam respeitados é trabalho de especialista, certo? Por isso, é importante sempre estar atualizado em relação à legislação e sua mudanças ― há quem diga que no Brasil a legislação fiscal e tributária sofre alterações no mesmo ritmo em que trocamos de roupa: todos os dias. E contar com ferramentas que possam auxiliar neste trabalho, como um bom software de gestão financeira e contábil é essencial.

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2 comentários
  1. Muitas duvidas sobre a retenção dos impostos federais e municipal, é: Ao emitir a nota fiscal nota fiscal faz-se as retenções, e o recebimento é o valor da nota fiscal menos os impostos retidos.
    Se o tomador do serviço não efetuar o pagamento dos impostos retidos, a empresa que emitiu a nota fiscal, fica responsável para pagar estes valores? pode o empresa emissora da nota fiscal não fazer a retenção e ficar responsável por efetuar o pagamento deste impostos, sendo eles federal ou municipal?

    • Olá! Muito obrigado pela sua pergunta, essa resposta foi formulada internamente por um dos membros de nossa equipe de Advisors. Espero que ela responda a sua pergunta, sinta-se livre para continuar a discussão aqui, ou encaminhar suas perguntas para nosso email e podemos responde-las diretamente contato@treasy.com.br.

      Existem leis municipais e federais em relação as retenções e não é possível o emitente da nota ficar com a responsabilidade pelo pagamento desses impostos retidos. Aqui em joinville [SC] por exemplo, toda nota fiscal de serviço emitida para uma pessoa jurídica onde o valor do serviço for acima de 500 reais, ficará retido para que o tomador do serviço faça o pagamento. Caso o tomador não pague, (nesse caso, vai depender de caso em caso, a sugestão seria perguntar para um especialista em contabilidade que com certeza vai ter mais precisão na resposta) acredito que será o tomado que ficará com a certidão positiva de débitos. Essa medida de retenção de impostos tem como objetivo diminuir a sonegação, pois, normalmente empresas pequenas deixam de emitir algumas notas, porém, ao emitir para empresas maiores normalmente essas exigirão o documento fiscal, e dessa forma, será responsável também pelo pagamento 🙂

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