Quem nunca disse, ou pelo menos ouviu por aí alguém reclamando, que o salário acabou antes do fim do mês? Pois é, se a falta de planejamento financeiro já traz um grande impacto para o orçamento pessoal, ela é ainda pior quando se trata das finanças de uma empresa! A ausência de informações, planos e estratégias para o futuro financeiro de um empreendimento põe em risco todo o investimento e trabalho da sua equipe. A boa notícia é que existe um conceito que, se bem aplicado, pode melhorar a administração dos recursos financeiros de qualquer empresa: a gestão orçamentária.
Essa ferramenta traz vários benefícios aos negócios, entre eles, a possibilidade de planejar metas e ações, prever possíveis cenários — positivos ou não — e acompanhar os resultados para readequar o orçamento sempre que necessário.
Justamente por essa importância, neste artigo vamos detalhar a gestão orçamentária, explicando o que é orçamento empresarial, a importância do gerenciamento orçamentário e, ainda, as etapas de uma boa gestão e como ela se adapta às empresas de diferentes portes, inclusive às pequenas e médias. Vamos lá?
Etapas da gestão orçamentária
Podemos organizar a gestão orçamentária em três grandes etapas:
- Elaboração do plano orçamentário
- Simulação de cenários
- Acompanhamento e análise dos resultados
Na imagem abaixo, podemos ver como cada uma das etapas do orçamento acontece:
Elaboração do Plano Orçamentário
Nesta primeira fase, as empresas fazem o levantamento inicial de dados e informações históricas, bem como a definição das premissas orçamentárias com base em seu planejamento estratégico para os próximos anos. A partir dessas premissas iniciais, são elaborados os planos financeiros de receitas, despesas e investimentos da empresa, cujos principais são:
- Projeção de faturamento
- Projeção de deduções de vendas (impostos, devoluções, abatimentos etc.)
- Projeção de custos variáveis (matérias-primas e insumos)
- Orçamento de gastos com pessoal
- Orçamento de despesas operacionais
- Orçamento de investimentos operacionais
- Levantamento da necessidade de capital de giro
Uma prática cada vez mais comum na fase de elaboração do plano orçamentário é a utilização do conceito de orçamento colaborativo, também conhecido como orçamento descentralizado ou participativo, em que cada gestor realiza o orçamento de seu departamento, unidade de negócio ou centro de resultados. Dessa forma, a elaboração do orçamento ocorre com muito mais agilidade, além de proporcionar maior engajamento da equipe e gerar informações mais confiáveis de cada setor.
No Brasil, o mais comum é que esta fase aconteça nos últimos meses do ano, quando as empresas realizam seu orçamento empresarial para o próximo ano. Porém, isso não é uma regra. Empresas que trabalham com sazonalidade, como o setor de agronegócio ou mesmo o setor de moda, por exemplo, costumam elaborar seu budget de acordo com o período em que acontecem seus negócios (plantio e colheita ou lançamento de coleções, nesses casos).
Simulação de Cenários
Assim que cada plano financeiro — receitas, custos, investimentos, entre outros — é finalizado pelo respectivo gestor responsável, a área de planejamento e controladoria pode, então, consolidar todas as informações em um plano único, gerando um cenário inicial para a análise de todos os stakeholders da empresa.
Nem sempre a primeira versão do orçamento é aprovada pela diretoria ou conselho. Muitas vezes são solicitados ajustes, como aumento das metas de vendas, redução de custos ou despesas, realocação de investimentos, entre outras inúmeras possibilidades. A este processo, damos o nome de revisões orçamentárias.
Assim, a partir do plano orçamentário inicial que havia sido criado, é gerado um novo cenário, comumente chamado de cenário revisado. Neste novo cenário, cada gestor faz as alterações sugeridas pela diretoria da empresa e, após todos concluírem, uma nova rodada de análises é realizada, de forma que o orçamento pode ser aprovado ou uma nova revisão pode ser solicitada até que as projeções fiquem de acordo com as expectativas dos stakeholders, gerando um cenário aprovado ou homologado.
Além disso, mesmo que a primeira versão do orçamento tenha ficado satisfatória, é altamente recomendável que as empresas criem algumas variações e façam simulações de diferentes cenários alternativos, prevendo situações possíveis e prováveis, como abertura ou fechamento de canais de vendas, contratação ou demissão de pessoal, realização de investimentos de expansão, entre outros acontecimentos que podem impactar as finanças do empreendimento.
Nesse sentido, é comum que sejam elaborados, no mínimo, três cenários: um realista, um pessimista e outro otimista. Dessa forma, a empresa se antecipa às situações que poderiam causar prejuízos, preparando-se para minimizar esses riscos e para aproveitar oportunidades que se apresentam nas projeções de cenários.
Em resumo, um cenário orçamentário nada mais é do que uma versão de conteúdo orçamentário, considerando dados, variáveis e valores diferentes para a mesma informação a ser orçada. O grande benefício de trabalhar com cenários, e não simplesmente alterar o orçamento que havia sido gerado anteriormente, é exatamente manter essas versões salvas para poder compará-las e decidir qual o melhor caminho a ser seguido.
Acompanhamento e Análise dos Resultados
Depois de elaborar o orçamento inicial a partir dos diversos cenários possíveis e homologar um plano orçamentário, é necessário acompanhar mensalmente os resultados para analisar se a empresa está caminhando no sentido adequado para atingir os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico. Nesta etapa, três instrumentos de gestão são fundamentais: as análises gráficas, os indicadores de desempenho e os relatórios gerenciais, que auxiliam a empresa nas tomadas de decisões a partir de dados concretos sobre o negócio.
Os gráficos e indicadores de desempenho dão um panorama geral da situação da empresa, de forma direta e objetiva, mostrando em quais aspectos ela está conseguindo resultados positivos e quais outros pontos precisam de atenção. O ideal é que os gráficos e indicadores de desempenho tragam os valores planejados, realizados e o histórico do ano anterior. Assim, o negócio pode ter uma visão geral dos resultados planejados para o ano, acompanhar mensalmente as metas que estão sendo alcançadas e, ainda, comparar o desempenho com o ano anterior, para identificar se está obtendo crescimento de um período para o outro.
Veja alguns exemplos de indicadores de desempenho e um dashboard gerencial de gráficos:
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Já os relatórios gerenciais proporcionam o detalhamento que a objetividade dos gráficos e indicadores deixa de fora. Na gestão orçamentária, existem três relatórios essenciais: o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), que fornece informações sobre a rentabilidade da organização, incluindo índices importantes como a margem de contribuição, Ebitda e lucratividade; a Projeção de Fluxo de Caixa, que permite analisar o futuro da saúde financeira da empresa, a partir dos dados da geração de caixa mensal, prazos médios de pagamento e recebimento e necessidade de capital de giro; e a Projeção de Balanço Patrimonial, que traz uma visão consolidada sobre a evolução patrimonial da empresa, demonstrando todos os ativos (bens e direitos) e passivos (dívidas e deveres), e sobre o patrimônio, verificando se está em ascensão ou em declínio no período da análise.
Não é incomum que essa análise mostre que a empresa não está indo tão bem quanto deveria. Isso acontece, inclusive, porque muitos empreendimentos enfrentam dificuldades em tirar as ideias do papel e colocá-las em prática para alcançar as metas estipuladas. Nesse sentido, o webinar 5 passos para eliminar o abismo entre a estratégia e a execução, conduzido pelo CEO e fundador da Treasy, Gilles B. de Paula, soma dicas valiosas para que este caminho seja mais fácil para a sua empresa. Você pode assisti-lo agora mesmo, basta clicar na imagem abaixo:
E, além de analisar os resultados, é preciso identificar os principais desvios em relação ao planejado e registrar os motivos por meio de comentários ou justificativas. Este registro é fundamental para que, em consultas futuras, seja possível entender quais fatores foram determinantes para que a empresa alcançasse, ou não, os objetivos estabelecidos. Quer dizer: tão importante quanto planejar é acompanhar regularmente os resultados.
Escolhendo a melhor ferramenta para Gestão Orçamentária
Tão importante quanto as etapas que vimos até agora é escolher uma ferramenta para gestão orçamentária adequada à maturidade de orçamento que a sua empresa tem. Em empresas em estágio inicial, por exemplo, é comum que não exista uma área ou um profissional dedicado a planejamento e controladoria e esta função, geralmente, é feita pelo setor financeiro ou mesmo pelos sócios.
Nesses casos, também é comum que não haja os relatórios sobre os quais falamos antes, que são essenciais para começar a gestão orçamentária. Se esse é o caso da sua empresa, sugerimos que comece com algo simples, mas comece!
Já as empresas em estágio intermediário costumam ter um controller dedicado para fazer a gestão orçamentária, muitas vezes já apoiado por um analista ou um assistente de controladoria. Além disso, gerentes e supervisores costumam estar envolvidos no processo de elaboração e acompanhamento do orçamento e, por mais que tudo isso seja muito positivo, os profissionais acabam pensando que este trabalho já é o suficiente. No entanto, é necessário focar na melhoria contínua, buscando soluções de mercado para sistematizar esse processo, focando no que realmente interessa e dá resultados.
Nas empresas em estágio avançado, normalmente há equipes de planejamento e controladoria dedicadas e focadas para fazer a gestão orçamentária. Nesse estágio, as empresas buscam cada vez mais o detalhamento das informações para identificar as causas de qualquer desvio. Porém, um erro comum aqui é a criação de um dashboard gigante, com diversos indicadores que não fazem sentido para os negócios, o que pode fazer com que as planilhas virem uma dor de cabeça. Neste caso, automatizar a gestão orçamentária também é uma boa solução para ter ganhos significativos de produtividade.
Nós da Treasy temos uma solução completa para agilizar a gestão de médio e longo prazo de sua empresa e ajudá-la obter os melhores resultados! Com a nossa metodologia você conseguirá fazer análises de previsão de demanda, simulação de cenários, formação de preço e obter diversos relatórios para uma melhor gestão.
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- Metodologia própria feita para empreendedores, mas também envolvendo os gestores. A combinação do software simples e intuitivo facilita a descentralização do Orçamento, aumentando o engajamento de todos com o processo.
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A Gestão Orçamentária nas Pequenas e Médias Empresas (PME)
Neste artigo, utilizamos conceitos geralmente aplicados em empresas de grande porte, como orçamento colaborativo, área de planejamento e controladoria, aprovação dos planos orçamentários pela diretoria ou conselho e simulações de cenários. Mas eles se aplicam às pequenas e médias empresas também.
Pode até ser que em uma PME não existam tantos gestores envolvidos no processo ou nem mesmo uma área de planejamento e controladoria dedicada à elaboração do orçamento. Entretanto, os benefícios obtidos com a gestão orçamentária nas pequenas e médias empresas são os mesmos. Sem contar que, para elas, este processo se torna ainda mais importante, já que, por não possuírem a solidez financeira dos grandes empreendimentos, essas empresas costumam ser mais sensíveis às flutuações do mercado. Assim, com uma boa gestão orçamentária, as PMEs podem antecipar decisões, evitar riscos e enxergar oportunidades que, sem este processo, poderiam passar despercebidas.
Concluindo
Como vimos, a gestão orçamentária é um processo fundamental para empresas de qualquer porte e segmento. Com ela, é possível criar planos e metas, fazer a previsão de cenários possíveis para o futuro do negócio e acompanhar os resultados para adequar o empreendimento aos seus objetivos. Então, independentemente do estágio da sua empresa e do tamanho da sua equipe, lembre-se de que a boa prática orçamentária permite tomar decisões com mais segurança para colocar o seu negócio no caminho certo!
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