Implantação do Orçamento: qual a estrutura necessária que a minha empresa precisa ter?

Publicado dia 12 de fevereiro de 2018

Implantação do Orçamento

Nós aqui na Treasy já implantamos a Gestão Orçamentária em centenas de empresas. Em um bate-papo para identificar a demanda delas, percebemos que a maioria não sabe exatamente qual é a estrutura necessária para começar a implantar o Orçamento. No geral, as empresas imaginam que só as médias e grandes possuem essa estrutura “ideal” e que as menores não possuem capacidade para implantá-lo.

Vamos já no início desse texto quebrar esses paradigmas e dizer que não existe estrutura ideal e nem que só médias e grandes organizações podem implantar o orçamento. O que existe é uma estrutura básica que sua empresa precisa ter. É como se ela fosse um bebê, que começa primeiro engatinhando para depois andar e posteriormente correr. Se uma criança não nasce correndo, sua empresa também não deve atropelar os passos do desenvolvimento.

É claro que, algumas organizações são mais estruturadas do que outras e isso não está diretamente ligado ao tempo de existência. Mas, sim, à maturidade da gestão.

Dito isso, preste atenção no que vem agora:

  • Se a situação do primeiro parágrafo parece familiar, este artigo foi feito para você. Ao se dedicar a este post, nos próximos minutos você será levado ao mundo do Orçamento o e abordaremos a implantação do Sistema Orçamentário.
  • Caso a carapuça não tenha servido, ótimo! Mas já adianto que este artigo também é para você. Se sua organização já faz uso do orçamento continue aqui e veja que pontos você pode melhorar para uma Gestão Orçamentária mais madura.

Sobre o Orçamento Empresarial

O Orçamento é a tradução do planejamento estratégico em números. Costumamos dizer que enquanto o planejamento mostra ONDE se quer chegar (objetivos da organização) o orçamento apresenta COMO chegar. Falando de uma maneira mais bonita: O Orçamento é o ato de planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro. Geralmente abrange-se um período de 1 a 3 anos, dependendo do setor de atuação.

Não nos alongaremos aqui a tratar de definições ou vantagens do Orçamento, pois nosso foco está na Implantação da Gestão Orçamentária. Por isso, já deixamos aqui algumas sugestões de leitura que irão reforçar seu conhecimento sobre o Orçamento Empresarial, caso você tenha necessidade:

Estrutura necessária para a Implantação do Orçamento

Chegou a hora de ver os pontos que fazem parte da estrutura do Orçamento:

  • Fluxo de Caixa (DFC)
  • Plano de contas estruturado
  • Fechamento contábil estruturado
  • Relatório de Demonstrativo do Resultado (DRE)
  • Tempo

Falando de cada um separadamente:

Fluxo de caixa

Você não pode chutar números para montar seu planejamento orçamentário. Achismo é algo que está fora de cogitação na área de planejamento e controladoria, certo? Por isso, você pode perguntar para qualquer especialista em Gestão Orçamentária e a resposta será unânime: para a implantação do orçamento o ponto de partida é dado com o fluxo de caixa atual. Trocando em miúdos: é preciso ter um controle de entradas e saídas do caixa bem organizado.

O Fluxo de Caixa é o dinheiro que está se movendo (ou fluindo) dentro e fora do seu negócio todo mês. Se mais dinheiro estiver entrando do que saindo, a empresa tem o suficiente para pagar suas contas. Do contrário, a organização com certeza precisará de capital de giro para cobrir a falta de fluxo de caixa.

Pelo Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC) é possível saber quais foram as entradas e saídas de dinheiro que ocorreram em um período específico, seja no caixa, nas contas bancárias ou nas aplicações financeiras que a empresa possui com liquidez imediata. Com o DFC é possível ainda averiguar qual o resultado causado na empresa por cada uma destas movimentações financeiras.

Como o fluxo de caixa é o ponto de partida, disponibilizamos gratuitamente uma planilha para acompanhamento completo das entradas e saídas do caixa de sua empresa de forma simples e fácil. Para baixá-la é só clicar na imagem abaixo:

Planilha Modelo de Demonstrativo de Fluxo de Caixa

Plano de contas

Na jornada para implantar o orçamento o segundo passo é o Plano de Contas, que recebe também três outros nomes: Modelo de Contas, Estrutura de Contas ou Elenco de Contas. Trata-se do principal instrumento para controle econômico-financeiro e patrimonial das empresas.

Visualmente, ele é uma lista que apresenta as contas necessárias para que a organização possa registrar todos os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante suas atividades e operações, ou seja, nele lançam-se todas as despesas e receitas de um negócio.

Como o Modelo de Contas norteia os trabalhos contábeis de registro de atos e fatos, e serve de base para a elaboração das demonstrações contábeis (Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial), para a implantação do orçamento é fundamental que ele seja elaborado de forma bem completa e estruturada. Especialmente porque ele facilita o fornecimento de informações gerenciais que apoiarão em tomadas de decisões.

Não há regras quanto ao número mínimo e máximo de contas que devem ser apresentadas no Plano de Contas. A única regra é: ele deve ser tão detalhado quanto for de interesse da organização. Todavia, como frisamos, para fins de implantação do orçamento o recomendado é detalhá-lo ao máximo. Essa questão de detalhamento do plano de contas também depende muito da complexidade do negócio, quando falamos por exemplo de uma indústria, provavelmente terá um plano de contas bem mais detalhado do que um comércio.

O plano de contas é dividido em quatro grandes grupos:

  • Ativos (Contas Patrimoniais)
  • Passivos (Contas Patrimoniais)
  • Receitas (Contas de Resultado)
  • Despesas (Contas de Resultado)

Como é preciso ter um Plano de Contas para a implantação do Orçamento, disponibilizamos dois modelos: Simplificado e Detalhado. Para realizar o download do Plano de Contas Detalhado (recomendado para a implantação da Gestão Orçamentária), basta clicar no botão abaixo:

Modelo de Plano de Contas Detalhado

Fechamento contábil estruturado

O terceiro passo para implantar o orçamento empresarial é importante para identificar e classificar todas operações da forma correta. O fechamento contábil deve ser realizado no início de cada mês e baseia-se nas informações do mês anterior. Por meio dele é possível criar projeções sobre o que esperar para os meses seguintes.

Além de possibilitar a criação de projeções, o que servirá de base para a criação do orçamento. O fechamento contábil estruturado possibilitará o estabelecimento de estratégias no que tange à adaptação do planejamento orçamentário (pois depois de criado o orçamento deve ser acompanhado).

Algumas dicas que devem ser levadas em consideração quando o assunto é fechamento contábil:

  • Acompanhe diariamente os lançamentos;
  • Considere eventuais atrasos em pagamentos (a inadimplência pode ocorrer até com seus clientes mais pontuais);
  • Identifique corretamente os lançamentos;
  • Tenha um bom controle de estoque.

Implantação do Sistema OrçamentárioO fechamento contábil é geralmente realizado em conjunto por dois departamentos:

  • O financeiro, que é o setor que reúne documentos como extratos bancários, notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento e recebimento e outros relatórios que apresentam os impactos financeiros ou patrimoniais na empresa. Dessa forma, o departamento de finanças é o responsável por fornecer as informações que abastecerão o processo.
  • O contábil, que além de conferir irá analisar os dados entregues pelo financeiro. O contador será o responsável por lançar as informações no fechamento.

Sobre os dados que devem ser registrados, são eles:

  • Movimentações fiscais
  • Movimentações trabalhistas
  • Movimentações contábeis
  • Controle de estoque

As informações do fechamento mensal deverão ser computadas no Balanço Patrimonial e na Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).

Relatório de Demonstrativo do Resultado (DRE)

O DRE é um relatório simples e ao mesmo tempo poderoso, pois oferece uma síntese econômica completa das atividades operacionais e não operacionais de uma empresa em um determinado período de tempo. Com ele é possível ver claramente se a empresa está operando com lucro ou prejuízo.

Devido às obrigações legais de divulgação, a Demonstração de Resultados do Exercício deve ser elaborada anualmente, contudo, para fins administrativos e gerenciais, é comum empresas elaborarem o DRE a cada mês.

Neste artigo explicamos de forma bem completa sobre o DRE. Como abordamos, ele pode ser gerado com dados contábeis ou gerenciais, mas sempre obedecendo ao princípio do Regime de Competência (veja a diferença entre o Regime de Caixa e o Regime de Competência). Com base neste princípio, todas as Receitas, Custos e Despesas devem ser incluídas na data em que ocorreram (em termos contábeis, chamamos isto de data do fato gerador), independente da data de recebimento ou pagamento.

Se você estiver buscando um Modelo de DRE para sua empresa, confira nossa planilha com um modelo de DRE para download gratuito. É só clicar na imagem a seguir:

Planilha Modelo de Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

Tempo

Para algumas pessoas esse tópico pode parecer um pouco estranho, já que o colocamos como “estrutura” necessária para a implantação do orçamento. Mas esse é um dos tópicos mais importantes. Acredite, sem ter um profissional que tenha tempo para se dedicar à criação e ao acompanhamento, você não conseguirá implantar uma Gestão Orçamentária.

Não estamos exagerando, a verdade é que existem dois tipos tradicionais de empresas: empresas que o empreendedor faz o financeiro (ou ajuda) e empresas que possuem um setor de controladoria bem estruturado.

Nas empresas menores, em que o próprio empreendedor é quem faz o financeiro ou possui um profissional de contas a pagar e receber, se responsabilizar pelo orçamento é como tentar abraçar o mundo com as próprias mãos. O Orçamento corre um grande risco de acabar sendo engavetado, pois o empreendedor apesar de saber da sua importância, tem preocupações mais urgentes que acabam desviando sua atenção.

Se você se encontra nessa situação, não se desespere! Há várias opções para resolver esse empasse, como capacitar o profissional do financeiro para realizar o Orçamento ou contratar um Outsourcing de Controladoria. Caso opte pela primeira opção, criamos um Curso Online da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária que poderá auxiliar o profissional de finanças a entender como funciona todo o processo orçamentário. Caso a segunda opção tenha lhe chamado mais atenção,  a Treasy também disponibiliza um serviço de terceirização do Orçamento, no qual um profissional terceiro assume todas as funções da Gestão Orçamentária e só repassa os resultados ao empreendedor. Para mais informações acesse: Outsourcing de Controladoria Treasy.

No segundo caso, em que a empresa possui um setor de controladoria bem estruturado, um dos profissionais deverá ser responsável em executar o Orçamento. Cabe a esse profissional escolher se o melhor é fazê-lo em planilha ou com a utilização de um Software de Gestão Orçamentária.

Implantação do Orçamento Empresarial

Independentemente se for uma pequena, média ou grande empresa, a questão é que a pessoa que se responsabilizar pelo Orçamento deve ter tempo para se dedicar a ele.

Os itens discutidos até aqui buscaram apresentar a estrutura mínima que sua empresa precisa ter para a implantação do orçamento. Todavia, não esqueça que ter uma Gestão Orçamentária é sinônimo de manter os olhos atentos e fazer um acompanhamento constante do orçamento empresarial.

Antes de seguirmos com a implantação do Orçamento Empresarial, queremos deixar claro duas coisas:

  • Sua organização não precisa ter um plano de centro de custos para o primeiro orçamento;
  • Sua organização não precisa esperar ter uma estrutura perfeita para fazer o orçamento.

Por que destacamos isso? Porque muitas empresas ainda protelam a implantação da Gestão Orçamentária por pensarem que precisam ter uma estrutura perfeita, ou seja, começar com um orçamento já no estado da arte. O foco é trabalhar com melhoria contínua, portanto, comece com um orçamento simples para, com o passar dos anos, transformá-lo em uma estrutura best-in-class.

Orçamento na Planilha X Orçamento em um Software

Você já conseguiu ter uma visão da estrutura necessária para a implantação do Orçamento. A maioria das empresas inicia na Gestão Orçamentária com a utilização de planilhas, que são vistas como uma forma econômica para implementar o planejamento orçamentário e financeiro.

No entanto, para que sua empresa possa crescer ela precisará automatizar a Gestão Orçamentária. Já pensou ter que lidar com planilhas de diferentes áreas que vão e voltam de revisões, até que se conclua o Orçamento da organização? Imagina o tempo que isso levará, não é mesmo?

Já falamos sobre 5 perigos em utilizar planilhas para fazer a Gestão Orçamentária e mostramos que os problemas mais comuns para quem só confia em planilhas são:

  • Erros de fórmulas;
  • Planilhas duplicadas com informações diferentes;
  • Perda de tempo ao longo prazo;
  • Análise de dados prejudicadas;
  • Dificuldade de extração de análise de informações para tomadas de decisão.

Consolidar informações e criar cenários orçamentários são duas atividades que não aconselhamos fazer em planilhas, pois essa não é a ferramenta mais segura e ágil para executá-las, podendo até transmitir uma imagem de amadorismo do Controller para a Diretoria. Um software de Gestão Orçamentária resolve esses problemas, tornando processos mais fluídos, reduzindo erros e custos, aumentando produtividade, melhorando a maturidade da Gestão Orçamentária e por aí vai.

Caso ainda tenha dúvidas se o melhor é começar o orçamento em uma planilha ou em um software, temos um infográfico que faz esse comparativo para lhe auxiliar.

Como a Automação Aumenta a Eficiência Operacional do Processo Orçamentário?

Por isso, após implantar o orçamento aí na sua empresa, já comece a pesquisar sobre soluções que ajudarão seu negócio a melhorar cada vez mais a maturidade da gestão orçamentária. A área de controladoria é muito importante para colocar em prática a cultura orçamentária na organização, mas, se no seu caso a sua estrutura ainda não suportar uma equipe de controllers, isso não significa que você deve desanimar na implantação do orçamento.

Muito pelo contrário, pois ter previsibilidade nos negócios é um desejo de todo empreendedor. Existem serviços de Outsourcing financeiro focado em controladoria que podem ajudar e são, inclusive, altamente recomendados para empresas de pequeno porte sem recursos para contratar um controller.

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