As áreas financeira e de controladoria fizeram a lição de casa: traçaram metas, elaboraram o planejamento orçamentário e definiram as projeções para o ano. Mas, no meio do caminho, o cenário mudou. Isso já aconteceu por aí?

Seja por uma oscilação na demanda, um novo concorrente no mercado ou alterações macroeconômicas inesperadas, os controllers precisam ficar atentos. Afinal, se o contexto muda, o plano precisa mudar junto. É nesse momento que entra o Planejamento Estratégico Situacional (PES), que reconhece a dinâmica dos negócios, especialmente em um contexto em que adaptar-se constantemente às mudanças passou a ser a regra.

Neste artigo, entenda o que é o Planejamento Estratégico Situacional, como ele difere do planejamento estratégico tradicional, por que é importante e como aplicá-lo. 

O que é o Planejamento Estratégico Situacional (PES)

O Planejamento Estratégico Situacional é uma metodologia que considera as variáveis do cenário atual para orientar decisões estratégicas. Ele foi criado na década de 1970 pelo economista chileno Carlos Matus. Em sua origem, o PES surgiu para lidar com os desafios da administração pública. No entanto, com o tempo passou a ser utilizado pelas empresas privadas também.

O PES se diferencia do modelo tradicional de planejamento estratégico porque parte do princípio que o contexto muda. Além disso, ele entende que o planejamento não termina quando o plano de ação é entregue. Pelo contrário, ele continua durante a execução, com acompanhamento contínuo, reavaliações e ajustes conforme a realidade se transforma.

Portanto, um plano linear e fixo não se encaixa nas características do Planejamento Estratégico Situacional. Na prática, ao utilizar o PES, controllers e o time financeiro têm um enfoque situacional, o que de uma maneira mais simples significa redirecionar decisões considerando o cenário atual. Ou seja, gestores financeiros não seguem um plano engessado.

Diferenças entre Planejamento Estratégico Situacional e Planejamento Estratégico tradicional

Normalmente, no modelo tradicional, as projeções - como nas análises de cenário - partem de uma base histórica. Já no formato situacional, o planejamento se adapta à situação, isto é, à realidade do momento, com suas limitações, urgências e oportunidades.

Essa diferença torna o planejamento tradicional mais rígido, embora sempre seja possível fazer mudanças (aliá, aqui na Treasy sempre dizemos que nenhum planejamento é feito em pedra). A grande questão é que, no PES, a mudança de rota não é uma exceção, pois faz parte da metodologia.

Outro ponto em que as duas abordagens divergem é na execução. O plano estratégico tradicional segue uma execução linear, com etapas bem definidas. No plano situacional as ações e tomadas de decisão acontecem simultaneamente, uma vez que o planejamento se molda conforme o cenário.

Uma última diferença é o ponto de partida. Enquanto o PES parte da pergunta “Qual é o problema real que precisamos resolver agora?”, o planejamento tradicional começa com “Aonde queremos chegar e como vamos fazer isso?”.

Por que o PES é importante para empresas?

O Planejamento Estratégico Situacional considera variáveis controláveis e não controláveis, o que tem tudo a ver com o contexto em que nossos negócios estão inseridos. Essa abordagem permite que o financeiro e a controladoria se adaptem rapidamente, tomando decisões mais ágeis, baseadas na análise crítica do cenário atual.

Colocando em outros termos, com o PES, os gestores adotam uma postura ativa e realista. Eles deixam de seguir um plano que pode não estar adequado para a situação presente, para ajustar à realidade. Além disso, como comentado, o planejamento situacional não parte de uma base histórica, ou seja, ele não tenta explicar o que está acontecendo hoje com dados do passado.

Para o PES, o que importa é uma apreciação situacional. Isso traz uma grande vantagem para os gestores: enfrentar os problemas prioritários com soluções viáveis no curto prazo, mas sem perder de vista os objetivos estratégicos de longo prazo. Assim, o planejamento torna-se uma ferramenta mais adequada para sustentar o crescimento da empresa em cenários incertos.

Quais são as variáveis do Planejamento Estratégico Situacional?

As variáveis servem para orientar a análise do cenário e embasar a tomada de decisão. No modelo PES, elas se dividem em dois tipos: controláveis e incontroláveis. Entenda:

Variáveis controláveis

Tudo que a empresa pode controlar - ou que os gestores podem influenciar - entra na categoria de variáveis controláveis do PES. Por exemplo: 

• Demissão ou contratação de colaboradores;
• Gestão da equipe e definição de prioridades;
• Alocação de recursos financeiros;
• Mudanças em processos internos;
• Negociação com fornecedores ou parceiros;
• Datas sazonais que afetam o comportamento do consumidor.

Destacamos que as variáveis controláveis impactam diretamente nas projeções financeiras, metas orçamentárias e indicadores de desempenho. Para lidar com elas, é necessário trabalhar com cenários alternativos e simulações para preparar respostas rápidas e minimizar riscos.

Variáveis incontroláveis

Como o nome sugere, as variáveis não controláveis são aquelas que a empresa não tem nenhum controle. O problema é que elas costumam afetar o desempenho dos negócios e, por esse motivo, devem ser monitoradas de perto. Alguns exemplos clássicos:

• Mudanças na legislação tributária;
• Novo concorrente no mercado;
• Aumento de juros ou inflação;
• Oscilações cambiais;
• Crises políticas ou econômicas;
• Mudança no comportamento do consumidor;
• Catástrofes naturais ou eventos globais (como pandemias).

Dentro do grupo de variáveis incontroláveis do PES, existem três tipos:

• Invariantes: embora elas fujam do controle, podem ser previstas. Um exemplo é o mercado financeiro, que costuma seguir ciclos já conhecidos que possibilitam uma certa antecipação.
• Variantes: são as variáveis que ninguém consegue prever o comportamento e não são controláveis. Um exemplo é a atuação repentina de um concorrente que lança um produto inovador.
• Surpresas: representam aqueles eventos que ninguém espera, mas que, caso ocorram, impactam diretamente o planejamento (crises sanitárias e desastres naturais são dois exemplos).

Como aplicar o PES na prática no seu financeiro ou controladoria?

Para aplicar o Planejamento Estratégico Situacional, é preciso percorrer suas 4 etapas, que são:

• Momento explicativo
• Momento normativo
• Momento estratégico
• Momento operacional

Abaixo, veja a explicação de cada etapa:

1 - Momento explicativo

A primeira etapa do PES traz a pergunta: qual é o problema que estamos enfrentando? Isso significa que o foco é a análise da situação atual para descobrir o que está afetando o desempenho. 

Por exemplo: 

• Desvios orçamentários
• Gargalos de fluxo de caixa
• Inadimplência
• Custos imprevistos.

Para colocar essa primeira etapa em prática, é preciso ter dados atualizados e confiáveis. Além disso, no momento explicativo também busca-se priorizar cada problema, de acordo com o grau de impacto. Existem alguns métodos para isso e, para se aprofundar, não deixe de ler:

👉Conheça os principais métodos de priorização de projetos e processos

2 - Momento normativo

Depois de identificados os problemas, onde você deseja chegar? Essa é a pergunta-chave da segunda etapa do Planejamento Estratégico Situacional, pois ela foca no cenário ideal, onde tudo ocorre conforme o planejado. E para chegar a esse cenário, é preciso definir metas específicas, realistas, mensuráveis e alinhadas com os objetivos organizacionais. 

Essa etapa é importante porque define os objetivos do planejamento e como o desempenho será medido. Em uma área financeira ou de controladoria, isso pode significar:

• Manter o orçamento dentro do previsto;
• Reduzir a inadimplência em determinado percentual;
• Aumentar a previsibilidade do fluxo de caixa.

3 - Momento estratégico

A terceira etapa do PES responde à seguinte pergunta: como podemos sair do cenário atual e alcançar o cenário ideal? Para respondê-la, é necessário definir estratégias, estabelecer prioridades e planejar ações concretas, sempre considerando os recursos disponíveis.

Nesse momento, o foco está em analisar os caminhos possíveis e traçar a melhor rota para alcançar os objetivos, levando em conta os riscos identificados e as oportunidades reveladas na etapa anterior. E atenção: lembre-se que o PES é situacional, o que quer dizer que, mesmo com as análises feitas, o plano deve ser ajustado para refletir o cenário atual.

4 - Momento operacional

Na quarta e última etapa do Planejamento Estratégico Operacional, é hora de colocar a mão na massa. Todas as estratégias definidas são transformadas em ações concretas. Para isso, o ideal é criar um plano de ação 5W2H, que responde às perguntas: o quê, por quê, quem, quando, onde, como e quanto vai custar. Esse modelo ajuda a estruturar o que precisa ser feito e garante clareza na execução.

Exemplo:

• O quê? Reduzir o tempo de consolidação orçamentária
• Por quê? O processo manual com planilhas consome até 10 dias úteis, atrasando análises e ampliando riscos de inconsistência
• Quem? Time financeiro/FP&A
• Quando? Até o fim do trimestre
• Onde? Sistema de gestão orçamentária 
• Como? Importação das planilhas históricas, configuração do módulo de orçamento e treinamento da equipe
• Quanto vai custar? R$ XX 

No momento operacional, é necessário acompanhar o efeito de cada ação. Caso algo saia fora da rota, ajuste o percurso.

E para a elaboração do plano de ação 5W2H, utilize a planilha gratuita que elaboramos. Clique na imagem abaixo e faça o download do material:

Planilha de Plano de Ação

Conclusão

O Planejamento Estratégico Situacional foi criado na década de 70, mas sua aplicação faz todo o sentido nos dias atuais. Conforme você viu, ele não se prende ao passado, pois enxerga o momento atual, analisa as variáveis e traz o foco para como esse momento pode afetar o desempenho da empresa.

A aplicação do PES leva em consideração quatro etapas, sendo a coleta de dados uma delas. Por isso, contar com ferramentas que oferecem informações atualizadas, confiáveis e em tempo real pode fazer toda a diferença na construção de um planejamento mais estratégico, realista, situacional e eficaz.

O BI Financeiro da Treasy é essa ferramenta. Com ele, seu time realiza Projeções, Forecast e Simulação de Cenários que ajudam a enxergar riscos e oportunidades antes mesmo de eles se concretizarem. 

O nosso BI financeiro também fornece relatórios, dashboard e indicadores de desempenho para você monitorar seus dados financeiros e agir assim que identificar alguma mudança no seu planejamento. Dessa maneira, o planejamento deixa de ser estático e passa a acompanhar a realidade. 

Então, que tal aplicar o PES no seu planejamento financeiro? Se quiser entender como o BI da Treasy pode apoiar a sua área nisso, experimente a nossa ferramenta gratuitamente (e sem dados de cobrança). Clique na imagem e faça o seu cadastro: