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Utilizar ou não Planilha de Orçamento? Veja os 5 perigos em utilizar planilhas para fazer a Gestão Orçamentária

Renata Freitas de Camargo

Em 1985 nasceu aquele que viria a ser companheiro diário da rotina de profissionais das mais diversas áreas: o Excel. Sua primeira versão foi lançada para o Mac (isso mesmo, ele nasceu para ser filho da Apple) e em 1987 o Windows o adotou. Amado por muitos, odiado por alguns, o fato é que o programa ainda tem seu espaço de rei em muitas empresas, especialmente no departamento de finanças, onde profissionais o utilizam para elaborar diversos relatórios e controles, sendo um deles: a planilha de orçamento empresarial.

Você mesmo, com toda a certeza, vê (ou já viu) o Excel como uma ferramenta de Gestão Orçamentária. E entendemos isso perfeitamente, afinal, quantas empresas possuem profissionais da área de finanças imersos em planilhas?

Sabemos que planilha de controle orçamentário é uma grande mão na roda e não estamos aqui para negar isso. Tanto é que resolvemos fazer uma análise sobre o Excel como ferramenta para a gestão do orçamento e o convidamos para entrar nessa discussão conosco.

Antes, já que estamos falando daquilo que realmente entendemos (Gestão Orçamentária) vamos deixar uma sugestão para você salvar aí em sua lista de leitura. Trata-se de um guia com o passo-a-passo para implantação do Planejamento Financeiro e Acompanhamento Orçamentário em sua empresa. Caso te interesse, faça o download gratuito clicando no banner abaixo:

Bom, e agora, sem mais delongas, vamos começar nossa jornada no mundo das planilhas do Excel para controle orçamentário!

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    Excel no Orçamento Empresarial e na vida dos profissionais de finanças

    Muitas empresas iniciaram sua jornada para implantação da Gestão Orçamentária com um modelo de planilha de budget, especialmente aquelas que nasceram como um modelo de negócio mais simples e com poucos usuários envolvidos no processo de orçamentação. Para empresas com pouco volume de dados para analisar ou sem complexas estruturas corporativas (com várias unidades e departamentos de negócios estratégicos) o Excel tem funcionado muito bem, obrigado.

    Isso porque, como o #teamExcel gosta de argumentar, planilhas são fáceis de configurar, flexíveis e familiares. Quase todos, aliás, têm alguma experiência com o Excel iniciada provavelmente na época dos estudos. Inclusive, se você perguntar para muitos profissionais da área financeira que utilizam o Excel como ferramenta de Gestão Orçamentária a resposta mais comum será: é uma forma fácil e econômica para implementar o planejamento orçamentário e financeiro.

    Mais uma vez, temos que dizer que entendemos esse argumento muito bem. Tão bem que desenvolvemos uma Planilha de Orçamento Empresarial:

    Ao preencher informações referentes a Receita de Vendas Bruta, Deduções de Vendas, Receita de Vendas Líquida, Margem de Contribuição, Ebitda, entre outras, você conseguirá ver o Resultado Líquido Operacional da empresa. Caso tenha interesse, você poderá baixar a planilha gratuitamente clicando na imagem abaixo:

    No entanto, essa planilha de orçamento empresarial só atende a empresas que estão iniciando a Gestão Orçamentária e contam com um processo orçamentário extremamente simples. Para empresas com uma maturidade da Gestão Orçamentária mais elevada, essa planilha não atenderá a estrutura complexa do negócio.

    Mas e aí, o que vem depois do modelo de orçamento no excel?

    Pois é, a empresa nasceu, o Excel tem funcionado, nós até demos a dica de uma planilha de orçamento empresarial, mas e depois? Você pode perguntar: como assim, o que tem depois?

    Acompanhe o raciocínio: o negócio está aumentando de tamanho, novas áreas estão surgindo, novos mercados estão se abrindo (inclusive já se fala em expansão). Ou, ainda, como bom profissional da área de planejamento e controladoria que você é, percebe que está cada vez mais se afundando em planilhas de Excel para realizar tarefas rotineiras como:

    O fato é que toda e qualquer empresa que busque pela Excelência na Gestão Empresarial precisa agir como tal. E se o financeiro é o coração do negócio, a dica de ouro que damos a você é: trate o coração com muito carinho.

    O que nos leva às limitações da planilha de orçamento empresarial

    Ok, concordamos que planilhas de controle orçamentário têm suas utilidades, mas agora você concordará conosco que elas não tornam o trabalho do Controller automatizado.

    Por exemplo, vamos imaginar a Controller Maria, focada em uma atividade para criação de Premissas Orçamentárias. Maria até sabe como montar uma planilha de orçamento, mas prefere utilizar um software para Gestão Orçamentária para conseguir parametrizar e visualizar as premissas orçamentárias em uma única interface. No mesmo sistema, todas as áreas têm acesso a essas informações e a aplicação delas é facilitada, bem como o entendimento das informações e o alinhamento entre a expectativa da área e da empresa.

    E se Maria não utilizasse um software para automatizar a Gestão do Orçamento? Bom, ela teria que buscar informações e organizá-las manualmente. Depois disso, ela teria que fazer com que as premissas chegassem em todas as áreas e que todos tivessem entendimento, ou seja, Maria teria que fazer uma cópia da planilha de budget empresarial para cada gestor, aguardar as respostas e consolidar as informações na mão. Pense no desperdício de energia e tempo que isso acarretaria. Produtividade baixa não combina com Controllers e exatamente por isso temos que alertá-lo sobre:

    5 perigos de usar Planilhas de orçamento para realizar a Gestão Orçamentária

    Ligando este tópico com o anterior, temos um exemplo: o orçamento empresarial foi elaborado em uma planilha de controle orçamentário que você mesmo projetou. Aliás, cada gestor recebeu uma planilha de Budget e a preencheu de acordo com as previsões orçamentárias de cada área. Ao compilar tudo (o que levou dias, porque muitos gestores atrasaram a entrega), você apresentou à diretoria.

    Atire a primeira pedra quem nunca ouviu o diretor dizer que é preciso revisar o orçamento, fazer cortes e alguns ajustes. Pois é, foi o que aconteceu com você e agora sua missão é recomeçar o processo (imagina enviar a planilha de orçamento para todos os gestores fazerem os ajustes novamentes).

    Esse exemplo que demos não é incomum na vida de profissionais da área financeira. Sabemos que a elaboração do orçamento empresarial não é algo fácil, pois é preciso analisar cenários e indicadores, verificar projeções, enfim, são muitas tarefas a serem executadas até que o budget seja elaborado. Coletar todas essas informações de planilhas diferentes e cruzá-las não é algo prático.

    Muitos problemas podem desencadear justamente porque dados financeiros e orçamentários estão espalhados pela empresa em planilhas. Elencamos a seguir alguns erros comuns que acontecem:

    #01 – Os famosos erros de fórmulas

    Falamos sobre isso neste artigo, mas o perigo é tanto que precisamos reforçar. Um erro que pode parecer pequeno para um leigo pode trazer resultados catastróficos para a empresa. Imagine uma fórmula errada que deu um Resultado Líquido Operacional para um determinado mês muito maior do que seria a realidade.

    Baseado nesse número, a empresa decidiu realizar um investimento, mas ao invés do ROI esperado, o resultado foi traduzido em custos e despesas e, consequentemente, em diminuição da lucratividade. Como você sabe, isso é uma bola de neve pois a empresa sofrerá os impactos dessa tomada de decisão equivocada durante todo o exercício contábil, pelo menos.

    E quando o controller perceber que as contas do orçamento empresarial não fecham? Talvez passarão dias até que você se dê conta de que existe alguma coisa errada em sua planilha de orçamento (a premissa é: erros não serão percebidos até que alguém note). Quando isso acontecer, alguém terá que achar o erro, o que significa que horas que deveriam ser dedicadas a fazer a empresa alavancar financeiramente serão gastas para procurar e corrigir um erro.

    #02 – Existência de planilhas duplicadas com informações diferentes

    Uma planilha de orçamento empresarial no Excel não está ligada a um sistema unificado. Mesmo que os dados originais sejam baixados do mesmo local, coletá-los em momentos diferentes pode resultar em planilhas incompatíveis. Adições ou exclusões feitas em algumas versões, mas não em outras, podem criar variâncias.

    Isso sem contar naquela lista sem fim de planilhas que o controller precisa acompanhar e consolidar. Aqui, mais uma vez, caímos naquela questão de tempo sendo desperdiçado.

    #03 - Perda de tempo ao longo prazo

    O uso do Excel geralmente economiza um tempo inicial porque as pessoas estão familiarizadas com o programa e, portanto, não precisam ser treinadas a utilizarem um software para Gestão Orçamentária. Mas pense em um longo prazo. Imagine o tempo gasto mensalmente para consolidar, modificar e corrigir planilhas. Siga o raciocínio: uma ferramenta de Gestão Orçamentária deve facilitar, não é mesmo? Pois bem, é muito provável que após um determinado tempo utilizando o Excel você verá que a maior parte do tempo passado no programa não foi para fazer o trabalho complexo que a profissão exige, mas sim tentando encontrar erros ou cadastrando informações.

    Para exemplificar, confira no link:  como o Hospital Unimed Aracatuba conseguiu reduzir 50% do tempo de consolidação do seu Orçamento e conseguiu envolver os gestores no processo abolindo o uso de planilhas de orçamento.

    #04 - Análise de dados são prejudicadas

    Como controller você precisa elaborar o orçamento de cada área de acordo com o Orçamento Empresarial, que por sua vez deve estar alinhado ao Planejamento Estratégico. Até aí, nada de novo. Agora imagine ter que consolidar informações de vários departamentos onde cada um utiliza um modelo de planilha de Budget empresarial. Essa era uma dificuldade também do Hospital Incar, que após utilizar o Treasy, não precisou mais imprimir planilhas gigantescas. Caso queira ver o Caso de Sucesso completo, acesse: Como a Metodologia Treasy auxiliou na implantação da Cultura Orçamentária no Hospital Incar

    Quando usado em vários setores, diferentes planilhas podem armazenar diferentes dados relacionados. Por exemplo, diferentes planilhas podem conter informações diferentes sobre o mesmo cliente. Um pode armazenar dados de vendas. Outro pode armazenar dados de cobrança.

    O que acontecerá quando você precisar fazer a análise desses dados? Ou quando precisar criar um relatório e ter que vincular dados relacionados em diferentes planilhas? O fato é que não há como vincular dados em planilhas, pois elas simplesmente relatam dados e não apresentam a ligação que há entre eles.

    #05 – Atraso em tomadas de decisão que poderão significar perda de competitividade

    À medida que a tecnologia avança, empresas procuram por formas mais rápidas e fáceis de realizar a mesma tarefa. Existiu um tempo, por exemplo, em que o orçamento era preparado manualmente e o Excel ainda não havia sido inventado. Não há dúvidas de que o Excel revolucionou o planejamento orçamentário, fornecendo uma nova tecnologia que tornou o departamento de finanças muito mais ágil.

    Todavia, mais do que nunca empresas dependem da eficiência. O mercado, dominado por empresas de crescimento rápido que estão em constante mudança, precisa de respostas rápidas. Utilizar planilha de controle orçamentário no Excel para gerenciar ciclos de orçamento demandará um tempo que empresas não possuem o luxo de ter nessa era em que tomadas de decisão devem ser feitas rapidamente.

    Bônus

    Além dos cinco perigos em usar uma planilha de orçamento empresarial que citamos, existem outros que envolvem itens como:

    Em um infográfico apresentamos cada um dos itens acima com duas situações: uma com a rotina de um profissional utilizando planilhas de controle orçamentário (coluna do lado esquerdo da imagem abaixo) e outra com o profissional utilizando um software para Gestão Orçamentária (coluna do lado direito). Para você entender melhor, confira a figura abaixo:

    O infográfico completo você pode baixar clicando no botão a seguir:

    Bom, com tudo isso conseguimos entender que planejamento orçamentário e gestão financeira devem ser sinônimos de eficiência operacional. Isso só é conseguido com a automação dos processos.

    O fim da planilha de orçamento: automatizando processos

    Automatizar processos de Gestão Orçamentária é possível com softwares desenvolvidos para esse fim. Existem várias soluções no mercado, mas para que uma delas seja boa para você deixar de usar uma planilha de orçamento de vez na sua empresa, ela deve atender ao que chamamos de quatro grandes ações na Gestão do Orçamento:

    Sendo assim, um bom software de Gestão Orçamentária deve proporcionar à empresa uma forma simples e automatizada de trabalhar estes grandes grupos de atividades de gestão:

    No artigo Como escolher a Solução de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa explicamos detalhadamente cada ponto que deve ser avaliado na hora da escolha. Uma boa sugestão também para você entender melhor o que a automatização de processos orçamentários pode fazer pela sua empresa, é ver o que colegas têm experimentado.

    Por exemplo, os profissionais de Orçamento e Planejamento do Grupo Axis Biotec, uma holding brasileira, composta pelas empresas Silvestre Labs, Cryopraxis, CellPraxis e PharmaPraxis, passavam horas na consolidação e manutenção das planilhas de orçamento. Com isso, as análises dos resultados obtidos iam parar em segundo plano. O cenário mudou com a adoção de um software para Gestão Orçamentária e você pode saber dessa história neste post.

    Outra dica que damos é: quando você procurar por um software faça um teste para colocar a mão na massa e conhecer melhor sua interface e como ele funciona na prática.

    O Treasy permite isso, e você está mais do que convidado para fazer um teste gratuito por 7 dias e conferir recursos como:

    Clique na figura abaixo, cadastre-se e depois nos conte o que achou:

    Concluindo

    Não queremos aqui abolir o Excel de todas as empresas, mas entendemos que quando o assunto é planilha de orçamento, o departamento financeiro acaba vivenciando diversas limitações.

    Exatamente por isso é que deixamos aqui um espaço aberto para reflexão e para você analisar se não está na hora de pensar em um software para Gestão Orçamentária. Para apoiar um pouco mais no assunto, deixamos algumas recomendações de artigos:

    Esperamos que este artigo sobre planilha de orçamento tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.

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