Régua de cobrança: o que é e como ela ajuda a reduzir a inadimplência?

João é um dos donos de uma empresa do setor de serviços. Juntamente com sua sócia, Luana, ele enfrenta um grande problema: clientes que não pagam suas contas no prazo. O desequilíbrio que isso causa no fluxo de caixa tira as noites de sono de ambos, especialmente porque todo mês é o mesmo dilema: como conseguir pagar fornecedores e funcionários em dia?

A situação chegou ao limite e os sócios resolveram procurar por soluções. Foi então que descobriram a régua de cobrança, uma ferramenta que não apenas pode reduzir a inadimplência, mas também aumentar os lucros do negócio.

Para aprender mais sobre ela, eles encontraram o artigo que compartilhamos a seguir com você. Então, assim como João e Luana, invista alguns minutos no texto e entenda o que é, qual a importância da régua de cobrança e como montar uma na sua empresa (e muito mais).

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é um conjunto de ações sistemáticas adotadas por uma empresa para incentivar e garantir que os clientes paguem em dia pelos produtos ou serviços que utilizam. O objetivo é reduzir a inadimplência e, portanto, garantir que o negócio tenha fluxo de caixa suficiente para bancar suas operações.

No entanto, a ferramenta não consiste apenas em evitar que os clientes fiquem inadimplentes. Por meio dela é possível também estabelecer um processo estruturado para lidar com quem deixou de pagar, sempre buscando manter um bom relacionamento com o cliente. 

Sendo assim, a régua de cobrança ajuda a minimizar riscos financeiros ao mesmo tempo que padroniza o processo de cobrar clientes. Na prática, em uma régua de cobrança podem ser definidas ações como:

• Enviar lembrete por e-mail a um determinado grupo de clientes 10 dias antes do vencimento da fatura;
• Enviar notificação via WhatsApp no dia de pagamento;
• Enviar um e-mail amigável dois dias seguintes ao prazo de vencimento aos clientes que não pagaram a fatura;
• Com 10 dias de atraso, ligar para o cliente para entender o que aconteceu.

Em outras palavras, com a ferramenta é possível estabelecer um roteiro de ações a serem seguidas pelo departamento de cobrança. 

Qual é a importância para a sua empresa?

Infelizmente, a inadimplência não é um problema isolado de uma ou outra organização. Pelo contrário, é um desafio que muitos negócios enfrentam, independentemente do porte ou do segmento em que atuam.

Clientes que não pagam em dia significam empresas com problema de capital de giro. Quando o capital não é suficiente, as operações são comprometidas e, dependendo do nível e do tempo de inadimplência, negócios podem ir até mesmo à falência. 

A régua de cobrança é uma ferramenta que oferece uma abordagem eficiente e estruturada para lidar com a jornada de pagamento do cliente. Assim, ao implementá-la, donos de empresas costumam ter bons resultados na redução da inadimplência e, consequentemente, no aumento da lucratividade.

Vale lembrar ainda que com uma régua o processo de cobrança torna-se mais profissional e também personalizado. Isso ajuda a passar uma boa imagem aos clientes e aumentar a confiança deles na empresa. 

Vantagens da régua de cobrança

Para donos de empresa e profissionais financeiros, implementar a ferramenta traz diversos benefícios, como:

Melhoria no fluxo de caixa

Um fluxo de caixa saudável é um dos pilares que sustentam qualquer negócio. Utilizar a régua de cobrança é ter uma estratégia focada em recebimentos em dia, o que reduz a necessidade de recorrer a capital de terceiros (como empréstimos) para cobrir despesas operacionais.

Em outras palavras, com um caixa cujas entradas acontecem no prazo a empresa tem capital de giro para manter a sua saúde financeira. Destacamos ainda que, com a diminuição dos atrasos nos pagamentos e a estabilização do fluxo de caixa, o time de finanças consegue elaborar um planejamento financeiro mais preciso.

Melhoria na gestão financeira

Algo que muitos profissionais não imaginam, é que uma régua de cobrança fornece dados valiosos sobre o comportamento de pagamento dos clientes. Com ela é possível identificar um padrão nos atrasos, quem são os clientes bons pagadores ou as necessidades de ajustes na política de cobrança.

Os dados obtidos tornam a equipe financeira mais hábil em tomar decisões embasadas sobre ajustes de prazos de pagamento, definição de limites de crédito e determinação de quando é necessário tomar medidas legais contra inadimplentes.

Aumento na recuperação de créditos

Muitas vezes, o atraso em um pagamento não é por má fé ou porque o cliente está com problemas financeiros. Trata-se simplesmente de um esquecimento ou até mesmo de uma má gestão financeira que ele possui na empresa.

A régua de cobrança preza pela comunicação frequente e estruturada. Diretamente, isso mantém os clientes constantemente cientes de suas obrigações financeiras e faz com que eles priorizem seus pagamentos.

Melhoria no relacionamento com os clientes

Em termos práticos, o que a régua de cobrança faz é aproximar a empresa de seus clientes. Além de a ferramenta servir o propósito de lembrá-los de seus compromissos, ela pode ser um meio de escutar melhor o outro lado. 

Por exemplo, imagine que um de seus clientes esteja passando por dificuldades financeiras. Ao contatá-lo dentro do processo estabelecido na régua de cobrança (e de maneira amigável) ele relata o problema que possui. Você entende a situação e, seguindo a política da empresa, oferece a ele um desconto para realizar o pagamento ou sugere até mesmo aumentar o prazo de vencimento.

Independentemente da ação que você tome, percebe o quanto o fato de se mostrar empático e buscar entender o cliente já ajuda no relacionamento? Isso ocorre porque a régua de cobrança existe para evitar perdas financeiras, mas sem deixar de lado a relação entre empresa e seus clientes.

Como funciona a régua de cobrança?

O funcionamento da régua de cobrança envolve várias etapas, cada uma com um objetivo específico. Ela pode ser estruturada de diferentes maneiras, mas para ajudar você a ter uma ideia, observe um exemplo:

1. Lembrete pré-vencimento: definir quantos dias antes da data de vencimento o cliente deve ser notificado do pagamento. Isso pode ser feito por um e-mail aplicativo de mensagem ou SMS. 
2. Notificação no dia do vencimento: no dia em que o pagamento é devido, o cliente recebe um alerta reforçando a importância do cumprimento do prazo.
3. Aviso de atraso: alguns dias após o vencimento (como por exemplo, D+1 ou D+5) é enviado um lembrete educado para lembrar o cliente que sua fatura venceu.
4. Aviso de atraso - Contato por ligação: caso o atraso persista por mais dias, como D+15, alguém do departamento de cobrança liga para o cliente para entender o que aconteceu e buscar uma solução.
5. Aviso de atraso - Carta de cobrança: persistindo o não pagamento, a empresa envia uma carta de cobrança. Isso pode ser feito, por exemplo, 15 dias após a ligação (D+15). 
6. Ações legais: como último recurso, considerar ações legais para recuperação do crédito.

Note que as etapas podem variar e que o tempo entre uma ação e outra ser executada depende do tipo de cliente e também do que a empresa achar que funciona melhor para ela. Com esse exemplo, queremos apenas dar uma ideia de como funciona a régua de cobrança, mas lembramos que ela deve ser adaptada à sua realidade, ok?

Como montar uma régua de cobrança?

Você entendeu como a ferramenta funciona. Agora vamos te ajudar a implementá-la. Para isso, sugerimos os seguintes passos:

Mapeie o processo de cobrança

A primeira etapa é entender como é o processo de cobrança na sua empresa. Isso envolve identificar cada interação com o cliente relacionada ao pagamento, incluindo desde o envio da fatura até a etapa de quitação do débito. Esse mapeamento ajuda a visualizar o fluxo de trabalho atual e identificar possíveis pontos de melhoria, como o envio de lembretes em determinado momento do processo.

Do mesmo modo, é de suma importância entender os prazos de vencimento das faturas, o tempo de resposta esperado dos clientes e os períodos de tolerância antes de iniciar ações de cobrança mais formais. 

Defina os pontos de contato

Após mapear o processo de cobrança, o próximo passo é definir os pontos de contato, que são os momentos específicos em que a empresa se comunica com os clientes sobre seus pagamentos. Por exemplo, o envio do lembrete será enviado por mensagem ou e-mail? Quantos dias antes? Caso o pagamento não seja efetuado, será enviado outro texto, ou será realizada uma ligação?

É crucial estabelecer uma comunicação clara e consistente, adaptada ao comportamento de pagamento dos seus clientes. Se necessário, a empresa pode definir diferentes grupos de clientes e, para cada um desses grupos, adotar um tipo de cronograma de cobrança, com prazos e estratégias diferenciados.

Monitore e ajuste

Monitorar e ajustar continuamente a régua de cobrança significa avaliar regularmente a eficácia das estratégias de cobrança em prática. A melhor maneira de fazer isso é com uma análise detalhada das receitas de vendas e as saídas. Caso perceba que a baixa disponibilidade de caixa continua, apesar de lucro no Demonstrativo de Resultados de Exercício (DRE), pode ser um sinal de que a inadimplência continua alta e que, portanto, é necessário adaptar a régua de cobrança.

Para realizar esse monitoramento de entradas e saídas por período, fique de olho em gráficos e relatórios gerenciais. Sobre isso, temos duas dicas. A primeira, é monitorar de perto o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) e o DRE. Caso você precise de uma ajuda, temos duas planilhas gratuitas que podem ajudar. Clique em cada imagem para baixá-las. 

Planilha DFC

 

Planilha DRE

A dica seguinte é trazer a tecnologia para o processo e sem pagar nada por isso. Como?

Sua equipe financeira pode utilizar gratuitamente o BI Financeiro da Treasy, totalmente integrado ao Omie. Nele é possível analisar diversos tipos de gráficos e gerar análises Vertical e Horizontal, Drill-Down, Slice and Dice e comparativos.

No BI Financeiro você também tem uma análise gráfica dos valores previstos no Omie, e pode facilmente identificar sua inadimplência em qualquer período:

E para colocar em prática sua régua de cobrança, você pode utilizar o recurso de Plano de Ação disponível no plano gratuito do BI Financeiro:

Clique aqui, e confira na prática como funciona o BI Financeiro da Treasy e monitore a saúde do seu caixa.

Concluindo 

Inadimplência não é o sonho de nenhuma empresa. Embora seja praticamente impossível zerá-la “para todo o sempre”, negócios contam com algumas estratégias para reduzi-la ao máximo, como a implementação de uma régua de cobrança. Como procuramos mostrar, a ferramenta ajuda a transformar a saúde financeira das organizações como a sua. 

Falando nisso, lembra dos sócios no começo deste artigo? Após entenderem do assunto e criarem a régua de cobrança na empresa deles, o fluxo de caixa ficou mais estável e o estresse com os pagamentos atrasados diminuiu. O monitoramento das entradas de caixa com o BI Financeiro de Treasy tem também ajudado os empreendedores a terem uma visão melhor de como estão as finanças da empresa e fazer ajustes sempre que necessário.

Eles perceberam, por exemplo, que algo importante na gestão orçamentária é equilibrar os prazos médios de pagamento e de recebimento. Para entender melhor sobre isso, eles encontraram outro artigo. Se você quiser descobrir o que eles aprenderam, aproveite que está aqui e acesse:

👉 Prazos Médios de Pagamento e Recebimento: qual a política ideal para sua empresa