Como realizar reuniões da Diretoria, o famoso Board Meeting, produtivas

Na década de 80 os Estados Unidos e a Inglaterra viram surgir o Conselho de Administração (ou, como eles falam por lá - e nós também falamos por aqui - o Board). A criação do Board ocorreu para alinhar interesses entre gestão executiva e sócios/acionistas.

Como mostramos bem detalhadamente neste artigo, em uma reunião do conselho (muito conhecida por Board Meeting, ou, ainda, reunião da diretoria) desenvolvem-se questões estratégicas. Isso significa que em uma reunião de board são tratados, entre outros assuntos, orientações gerais dos negócios, sempre com o objetivo de criar vantagens competitivas duradouras para a organização.

Até aí, tudo bem. O problema é que quando falamos em reuniões, já tendemos a olhar de maneira desconfiada. Reuniões eficazes e eficientes não acontecem todos os dias. Bom, mas se a principal forma de funcionamento do conselho é por meio do Board Meeting, é essencial saber como conduzir uma reunião, concorda? É sobre isso que falaremos neste artigo. Então, controller, confira como você pode auxiliar o Conselho de Administração a ter reuniões produtivas.

Quando deve ocorrer uma Reunião de Board?

Um Conselho de Administração só será eficaz se reunir-se com uma certa frequência. Essa frequência varia, mas geralmente a reunião de board ocorre a cada bimestre. Algumas situações em que Board Meeting ocorre são:

• Definição da Meta Global (OMTM);
• Definição das Premissas Orçamentárias;
• Aprovação do Orçamento;
• Avaliação dos Cenários Alternativos e definição do Cenário Oficial;
• Apresentação do Planejado x Realizado;
• Revisão Orçamentária.

Confira a seguir informações sobre cada item.

Definição da Meta Global

A diretoria precisa definir qual será a meta que a empresa precisa alcançar. Nesse caso, a reunião de board ocorre para decidir qual será o objetivo principal da empresa para o ano e qual a métrica que todos os funcionários deverão estar focados. Em outras palavras, o board meeting define a Única Métrica que Importa, ou seja, a OMTM (One Metric that Matters).

Por exemplo: a empresa precisará alcançar X de EBITDA? Ou X de Lucro? Ou X de faturamento? Quem sabe X de lucratividade? Aqui é importante que na reunião de board você, como controller, mantenha o conselho focado em identificar a meta mais importante do negócio.

Definição das Premissas Orçamentárias

Premissas Orçamentárias fornecem a orientação básica para dar início ao Processo Orçamentário.. Isso significa que ao iniciá-lo, deve-se definir quais serão as premissas que nortearão o processo e que serão utilizadas pela organização como guia para as próximas etapas.

Nesse caso, a reunião de board ocorre para definir o que a empresa não abre mão. Por exemplo: o Conselho Administrativo decide que a OMTM será X de faturamento, mas, para isso, não aumentará a equipe.

As Premissas Orçamentárias são como balizadores que definirão os limites mínimos e máximos que os gestores podem trabalhar dentro do Planejamento Orçamentário em busca de atingir os objetivos globais da organização. Para saber mais, salve a leitura deste artigo.

Aprovação do Orçamento

Se sua empresa utiliza o Orçamento Bottom-Up, também conhecido por Orçamento Colaborativo, cada gestor elabora o Orçamento de suas áreas conforme as metas da empresa. Em seguida, o Orçamento é enviado para aprovação do controller, que faz uma análise minuciosa. Uma vez aprovado pelo profissional de controladoria, o Orçamento segue para a reunião de board. A ideia aqui é o conselho realizar os ajustes necessários para aprovação do Orçamento de cada área, para, então, poder trabalhar no Orçamento principal da empresa.

Caso sua organização trabalhe com o Orçamento Top-Down, o processo é inverso. Os diretores definem metas da empresa para vendas, despesas e lucros. O controller terá o papel de pegar os totais aprovados e alocar por cada departamento.

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Avaliação dos Cenários Alternativos e definição do Cenário Oficial

Pense o seguinte: o conselho definiu a OMTM e as Premissas Orçamentárias. O Orçamento foi aprovado e agora o controller é o grande responsável por criar os cenários (otimista, pessimista e realista) e levá-los para a reunião de board para que a diretoria dê a aprovação final.

Projetar cenários é fazer perguntas como: e se acontecer tal situação? E se acontecer tal aumento? Como isso influenciará a OMTM e o Orçamento?

A projeção de cenários faz parte do planejamento estratégico e é um dos assuntos a serem discutidos pela reunião de board. Portanto, o controller cria os cenários e os leva para análise e aprovação do Conselho.

Neste artigo abordamos de forma bem completa o tema. Também disponibilizamos uma planilha gratuita para Análise e Simulação de Cenários Financeiros. Você pode utilizá-la para suas análises e levá-la aos diretores.

Apresentação do Planejado x Realizado

O Board Meeting deve ocorrer pelo menos uma vez por bimestre, mas o recomendado é que ele se reúna mensalmente. Sendo, assim, não é só com o objetivo de criar estratégias baseando-se em OMTM, Orçamento e cenários que ocorre reunião da diretoria.

O controller deve se reportar ao Conselho de Administração sobre os principais desvios no Orçamento Empresarial. Essa é a parte do Acompanhamento Orçamentário, fundamental para que se realize a comparação dos resultados planejados com os resultados realizados.

É aqui que a reunião de board deve ser focada em definir planos de ação para corrigir eventuais desvios.

Revisão Orçamentária

Logicamente o Orçamento empresarial não é escrito em pedra, o que significa que nem sempre é possível cumpri-lo à risca. Um dos motivos para isso é muito simples, pois alguns itens podem afetar a empresa, como

• Mudanças nas Políticas Públicas;
• Mudanças na Cultura Social;
• Alterações do Macro Cenário Econômico (Crescimento, Desenvolvimento ou Crise);
• Entrada de novos concorrentes no mercado;
• Alterações nas demandas dos consumidores;
• Ou outras inúmeras outras variáveis não controláveis.

Isso tudo pode até ser previsto nos cenários econômicos e organizacionais, todavia, por vezes não conseguimos prever com exatidão todos os problemas a que nossas empresas estarão sujeitas. Para esse caso, o board precisa reavaliar as metas planejadas. A isso damos o nome de Revisão Orçamentária.

Geralmente, a cada 3 ou 6 meses o Board deve discutir a validade do plano atual. Nesse caso, a reunião da diretoria deve focar-se em:

• Manter a meta e o Plano Orçamentário; ou
• Revisar a meta e o plano.

Como conduzir uma reunião de board?

Como toda reunião produtiva, a de Board deve ter pautas bem definidas e, ao final, atas bem elaboradas. Uma reunião eficiente é aquela na qual as pessoas tomam decisões.. Para isso, são necessários dois itens:

• Foco, pois deve-se garantir que os diretores se atenham à pauta e
• Dados e informações que devem ser fornecidas pelo controller.

Antes das dicas para reuniões produtivas, eficazes e eficientes, vamos dar uma descontraída. No vídeo abaixo, a Porta dos Fundos mostra de maneira muito simples (e divertida) uma board meeting que não deve ser copiada:

Conduzir uma reunião de board pode ser um assunto complicado, como bem mostrou o vídeo da Porta dos Fundos. Se você é o responsável por manter o foco dos participantes e facilitar o engajamento do conselho, com toda certeza tem uma tarefa e tanto. Algumas dicas para garantir reuniões produtivas da diretoria incluem:

• Planeje o calendário de reuniões e envie-o ao Conselho;
• Garanta um ambiente confortável;
• Envie a pauta, os relatórios e os pontos de discussão do Board Meeting com antecedência. É fundamental dar tempo para os membros do conselho revisarem a pauta e pesquisarem quaisquer itens em aberto. Lembre-se, reuniões são feitas para tomar decisões e não para que as pessoas leiam e reflitam sobre os pontos;
• Forneça aos membros com antecedência as informações financeiras, estratégicas, de produto e de vendas que influenciarão as decisões a serem tomadas;
• Reuniões de board devem ser realizadas na hora certa, ou seja, sempre que a estratégia da empresa precisar;
• Respeite a duração prevista (geralmente de duas a seis horas);
• Gerencie o tempo de duração de cada tópico da agenda, deixando claro a todos o tempo que terão para discutir cada assunto. Não adianta passar 3 horas em algo que poderia ser discutido em uma hora e gastar trinta minutos numa pauta que deveria exigir mais tempo.
• Mantenha-se à agenda (caso algum membro queira trazer outro assunto, o mesmo será discutido mais tarde, se houver tempo, ou em outra reunião);
• Não deixe que confundam a reunião de Board com um compromisso social.

Importante ressaltar que um Board eficiente é aquele que se reúne sempre que há necessidade. Lembra dos pontos discutidos em Quando deve ocorrer uma Reunião de Board? Pois bem, imagine que exista uma reunião prevista para daqui a 4 semanas, mas uma mudança na política pública impactará negativamente o Orçamento. O controller analisou a situação, levantou dados e agora precisa que o Conselho Administrativo defina as ações a serem tomadas com base nos cenários criados. Nesse caso, ao invés de esperar um mês, será necessário conduzir uma reunião o mais rápido possível.

Como no nosso exemplo o caráter é de urgência, pode ser que os membros não tenham todas as informações com a antecedência que deveria, mas é primordial que recebam, no momento em que a reunião é agendada, os dados relevantes ao assunto. Mesmo com pouco tempo, eles precisarão estar preparados.

O vídeo a seguir (em inglês) fala um pouco mais sobre reuniões de board:

Como começar?

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Concluindo

Empresas de sucesso utilizam a reunião de board para elaborar e melhorar as principais estratégias organizacionais. Para isso, a preparação é vital e neste artigo elencamos algumas dicas sobre como conduzir uma reunião produtiva.

Para encerrar, caso você tenha dúvidas sobre como funciona o Conselho de Administração ou como o Board é composto, sugerimos a leitura do artigo: Conselho de Administração: saiba como sua empresa pode se beneficiar com um bom Conselho Administrativo.

Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.

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